-
Payroll adalah proses administrasi penggajian karyawan yang mencakup perhitungan, pembayaran, hingga pelaporan gaji dalam periode tertentu.
-
Proses payroll mencakup tahap pra-penggajian, perhitungan gaji, hingga distribusi slip gaji ke karyawan.
-
Perhitungan payroll dapat dilakukan manual atau Excel, namun penggunaan software payroll jauh lebih efisien dan akurat.
Dalam dunia kerja, proses payroll merupakan salah satu hal penting yang tidak bisa diabaikan. Secara umum, proses ini terbagi menjadi tiga tahap utama yaitu pre-payroll, payroll, dan pasca-payroll.
Tantangannya, payroll bukan hanya soal angka gaji pokok, tetapi juga tunjangan, potongan pajak, BPJS, hingga bonus hingga uang lembur yang harus dicatat secara akurat.
Kesalahan kecil dalam pengelolaan payroll dapat menimbulkan masalah besar, mulai dari keluhan karyawan hingga risiko sanksi hukum.
Itulah mengapa pemahaman tentang payroll menjadi hal penting, baik bagi HR maupun karyawan.
Artikel ini akan membahas pengertian payroll, manfaatnya bagi perusahaan dan karyawan. Simak uraian lengkapnya berikut ini.
Apa Itu Payroll?
Payroll adalah proses pengelolaan gaji karyawan yang mencakup perhitungan, distribusi, dan pelaporan dalam periode tertentu.
Komponennya meliputi gaji pokok, tunjangan, potongan, hingga kewajiban pajak yang harus dipenuhi perusahaan.
Bagi perusahaan, payroll berfungsi memastikan penggajian dilakukan secara adil, akurat, dan tepat waktu sesuai aturan ketenagakerjaan.
Sementara bagi karyawan, sistem payroll yang transparan memberi kepastian hak, meningkatkan motivasi kerja, dan membangun kepercayaan terhadap perusahaan.
Dengan pengelolaan payroll yang tepat, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan, menjaga kepatuhan hukum, dan mendukung kelancaran operasional bisnis.
Baca Juga: 20+ Aplikasi Payroll Terbaik di Indonesia yang Bisa Anda Coba Gratis!
Proses Payroll
Proses payroll memiliki tiga tahapan utama hingga gaji diterima oleh karyawan. Berikut adalah tahapan-tahapan dalam proses payroll:
Pre-Payroll
Pre-payroll adalah tahapan pertama dalam prosesย payroll.ย Dalam proses ini, perusahaan akan menghitung cuti, tunjangan, lembur, serta absensi kehadiran kerja.
Selain itu, perusahaan juga perlu menghitung iuran wajib seperti BPJS Kesehatan, PPh 21 karyawan, dan juga BPJS Ketenagakerjaan.
Dalam proses ini, perusahaan akan mengkalkulasi segala komponen yang sudah disebutkan dan menghitung jumlah akhir gaji yang akan diterima karyawan pada bulan berjalan.
Jika di bulan tersebut juga ada THR atau bonus, maka komponen tersebut harus dimasukkan ke dalam perhitunganย payroll.
Proses ini butuh ketelitian dan validasi agar tidak terjadi kesalahan hitung yang mengakibatkan karyawan tidak mendapatkan gaji mereka yang seharusnya.
Payroll
Tahap ini meliputi perhitungan gaji karyawan secara akurat serta pendistribusian dana ke rekening masing-masing. Kesalahan pada tahap ini dapat memengaruhi kepuasan dan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan.
Setelah memastikan bahwa perhitungannya sudah benar dan keluar hasil gaji bersih masing-masing karyawan, maka perusahaan akan mulai melakukan proses payroll melalui sistem penggajian.
Jika perusahaan menggunakanย softwareย payroll seperti aplikasi Mekari Talenta, maka proses ini dapat dilakukan secara otomatis.
Post-Payroll
Di tahap ini, divisi HR akan bekerja sama dengan tim finance di perusahaan untuk mencatat seberapa besar uang yang dikeluarkan dalam proses penggajian setiap bulannya.
Ketika timย finance selesai mencatat pengeluaran, maka pembayaran gaji dapat dilakukan melalui rekening perusahaan.
Pembayaran gaji ini juga akan diikuti dengan pengiriman slip gaji pada masing-masing karyawan.
Pemberian slip gaji ini sudah sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 78 Tahun 2015 Pasal 17 Ayat 2 di mana pengusaha harus memberikan bukti pembayaran gaji yang membuat berbagai komponen atau rincian yang diterima oleh pekerja ketika gaji tersebut dibayarkan.
Selain itu, slip gaji juga punya beberapa peran penting, di mana selain sebagai bukti resmi bahwa perusahaan melaksanakan kewajiban membayar gaji karyawan, slip gaji juga bisa menjadi dokumentasi untuk tim HR dan juga finance.
Baca Juga: Komponen Penting Penggajian Untuk Proses Payroll Karyawan
Apa Saja Manfaat Payroll?
Payroll memiliki banyak manfaat, baik bagi perusahaan maupun karyawan. Berikut beberapa di antaranya:
1. Kepatuhan terhadap Hukum
Salah satu manfaat utama payroll adalah memastikan perusahaan patuh terhadap aturan ketenagakerjaan dan perpajakan.
Dengan sistem payroll yang terkelola baik, perusahaan dapat menghitung dan memotong pajak secara benar, membayar BPJS, serta memenuhi kewajiban penggajian sesuai regulasi pemerintah.
2. Membantu Pembayaran Gaji Tepat Waktu
Payroll mendukung perusahaan dalam menyalurkan dan membayar gaji secara tepat waktu dan akurat. Integrasi dengan sistem perbankan membuat proses transfer lebih cepat, sehingga karyawan merasa lebih aman dan terjamin kesejahteraannya.
Pembayaran gaji yang konsisten juga meningkatkan motivasi serta loyalitas karyawan.
3. Transparansi Laporan Gaji Karyawan
Dengan payroll, setiap karyawan dapat melihat rincian komponen gajinya secara jelas setiap bulan. Mulai dari potongan pajak, iuran BPJS, hingga take home pay yang diterima.
Transparansi ini penting untuk membangun kepercayaan dan menjaga hubungan kerja yang sehat.
4. Efisiensi Waktu untuk HR
Bagi divisi HR, payroll adalah solusi yang menghemat banyak waktu. Misalnya, ketika sistem payroll terhubung dengan absensi karyawan, maka perhitungan lembur, potongan, dan tunjangan bisa dilakukan otomatis tanpa harus input manual. Hal ini membuat tim HR lebih produktif untuk fokus pada strategi SDM.
5. Mempermudah Pengelolaan Pajak
Payroll juga memudahkan perusahaan dalam menyiapkan formulir pajak karyawan, seperti bukti potong PPh 21. Proses administrasi yang biasanya rumit bisa dilakukan lebih cepat dan efisien karena data gaji, potongan, dan tunjangan sudah tercatat otomatis di dalam sistem.
Baca Juga: Contoh Cara Menghitung Gaji Karyawan Bulanan Lengkap
Tantangan Proses Payroll Secara Manual
Berikut beberapa tantangan yang sering dihadapi perusahaan ketika mengelola payroll secara manual:
1. Risiko kesalahan perhitungan
Proses manual sangat bergantung pada ketelitian staf. Kesalahan entri data atau perhitungan bisa mengakibatkan gaji salah dibayarkan. Hal ini tentu merugikan perusahaan sekaligus menimbulkan ketidakpuasan di kalangan karyawan.
2. Sulit mengikuti regulasi yang berubah
Aturan terkait pajak, BPJS, dan ketenagakerjaan di Indonesia terus diperbarui. Tanpa sistem yang otomatis, perusahaan berisiko salah menghitung kewajiban pajak atau melewatkan ketentuan hukum, yang bisa berujung denda maupun sanksi.
3. Proses lambat dan tidak efisien
Menghitung gaji, tunjangan, lembur, hingga potongan pajak satu per satu membutuhkan waktu yang panjang. Semakin banyak karyawan, semakin besar pula beban administrasi, sehingga produktivitas HR menurun.
4. Keamanan data tidak terjamin
Data payroll berisi informasi sensitif seperti gaji, NIK, hingga rekening bank karyawan. Jika disimpan di file excel atau dokumen cetak, risiko kehilangan, kerusakan, atau penyalahgunaan data jadi lebih tinggi.
5. Sulit beradaptasi dengan pertumbuhan perusahaan
Sistem manual tidak fleksibel untuk mengakomodasi penambahan karyawan, perubahan struktur gaji, atau pemberian tunjangan baru. Akibatnya, bisnis yang berkembang sering kewalahan mengatur penggajian.
6. Rawan keterlambatan pembayaran
Karena prosesnya panjang dan rumit, payroll manual sering membuat perusahaan terlambat membayar gaji atau memenuhi kewajiban pajak. Hal ini bisa merusak kepercayaan karyawan dan menimbulkan masalah hukum.
7. Kompleksitas tunjangan dan potongan
Mengelola potongan seperti pajak, asuransi, atau dana pensiun secara manual sangat mudah menimbulkan kesalahan. Begitu juga dengan perhitungan tunjangan dan bonus yang berbeda tiap karyawan.
Manfaat Menggunakan Payroll Berbasis Aplikasi Dibandingkan dengan Excel
Seperti apa itu sistem untuk payroll? Contohnya adalah Aplikasi Talenta di atas!
Salah satu contoh manfaat dan kelebihan dengan adanya payroll adalah gaji perusahaan berbasis aplikasi, artinya tugas HRD dalam melihat performa karyawan dalam satu bulan akan jauh lebih mudah dibandingkan ketika menggunakan excel.
Biasanya aplikasi payroll terintegrasi dengan sistem absensi dan cuti karyawan, sehingga setiap karyawan akan secara otomatis mendapat potongan gaji apabila tidak masuk kerja.
Proses hitung gaji karyawan akan dilakukan secara otomatis menggunakan aplikasi pembayaran gaji ini.
Baik itu gaji pokok, tunjangan kerja, bonus, uang makan, uang transportasi, dan lain sebagainya.
Selain dapat menghemat waktu dalam proses hitung gaji karyawan, payroll juga memungkinkan perusahaan untuk lebih menghemat anggaran untuk gaji staf HRD.
Bagaimana tidak? Sebagai contoh, untuk menghitung payroll gaji 100 pegawai dalam satu hari misalnya, akan membutuhkan jumlah staf HRD 3 hingga 5 orang.
Dengan adanya sistem HR dengan fitur payroll adalah penggajian seperti Mekari Talenta, artinya perusahaan akan bisa berhemat.
Karena hanya akan membutuhkan 1 sampai 2 orang staf HRD saja untuk pekerjaan ini.
Kelola Payroll Karyawan Secara Otomatis dengan Aplikasi Payroll Mekari Talenta
Mengelola payroll bukan sekadar menghitung gaji karyawan. HR harus memastikan komponen gaji seperti tunjangan, lembur, potongan pajak PPh 21, BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan, hingga distribusi slip gaji berjalan akurat setiap bulannya. Jika dilakukan manual, semakin banyak karyawan justru membuat proses makin rumit dan rawan kesalahan.
Jika terjadi kesalahan, bukan hanya merugikan karyawan, tapi juga bisa merugikan perusahaan. Selain itu, waktu HR yang seharusnya fokus pada pengembangan SDM habis hanya untuk mengurus administrasi payroll.
Dengan software payroll Mekari Talenta, semua komponen payroll dapat dihitung otomatis dan sesuai regulasi. HR dapat melakukan perhitungan gaji karyawan dengan cepat, mengatur pembayaran gaji online secara aman, hingga membagikan payslip online secara otomatis kepada karyawan.
Ingin penggajian seluruh karyawan dapat diselesaikan dengan cepat, tepat, dan praktis?
Anda bisa manfaatkan solusi HRIS seperti Mekari Talenta yang akan memudahkan seluruh pekerjaan staf HRD.
Saya Mau Coba Gratis Mekari Talenta Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Mekari Talenta Sekarang!
Dengan Mekari Talenta, Anda dapat menghitung gaji serta absensi karyawan sertasecara lebih akurat dengan fitur input data penghasilan netto dan total pajak yang dibayarkan per karyawan.
Mekari Talenta juga menyediakan Laporan yang dapat memberi gambaran apabila terdapat perubahan penggajian di bulan ini dan bulan lalu.
Seluruh data yang ada di Mekari Talenta Human Resource Information System atau HRIS akan dienskripsi dan disimpan pada server dengan keamanan kelas dunia.
Data perusahaan Anda akan di-backup secara rutin setiap hari dan setiap minggu.
Tertarik untuk mencoba aplikasi HR dengan fitur payroll lengkap seperti Mekari Talenta?
Anda bisa membuat jadwal demoย onlineย dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!
Anda juga bisa coba gratis Mekari Talenta sekarang dengan klik tombol dibawah ini.
Saya Mau Coba Gratis Mekari Talenta Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Mekari Talenta Sekarang!
Selain itu software payrollย Mekari Talenta juga memiliki fitur lainnya seperti aplikasi absensi online dan database karyawan yangย akan membuat bisnis anda menjadi efektif dan efisien.
Semoga informasi ini bisa berguna, dan jangan lupa untuk dibagikan di sosial media ya!
