PT Sepatu Bata Tbk, brand sepatu global yang hadir di Indonesia sejak 1931, menggunakan Mekari Payroll Service sejak masa trial pada Januari 2025. Sebelumnya, proses HR berjalan semi-manual, sehingga data historis sulit dilacak dan pelaporan seperti BPJS kerap terlambat. Kini siklus payroll Bata selesai dalam sekitar 3 hari, dari pengiriman data hingga virtual account, atau 4–5 hari lebih cepat dari sebelumnya.
Tentang PT Sepatu Bata Tbk
PT Sepatu Bata Tbk adalah perusahaan alas kaki yang berdiri di Indonesia pada 15 Oktober 1931. Perusahaan ini merupakan bagian dari Bata, brand sepatu global yang didirikan oleh Tomáš, Anna, dan Antonín Baťa pada 1894 di Zlín, Republik Ceko. Sejak 24 Maret 1982, PT Sepatu Bata Tbk tercatat di Bursa Efek Indonesia dengan kode saham BATA.
Secara global, Bata beroperasi di lima region: Asia, Eropa, Amerika Latin, India–Pakistan, serta Timur Tengah dan Afrika. Di Indonesia, Bata selama puluhan tahun dikenal sebagai produsen sepatu, salah satunya lewat pabrik di Purwakarta yang beroperasi sejak 1994. Setelah menghentikan produksi di pabrik tersebut pada 2024, Bata kini berfokus pada bisnis retail.
Tantangan: Proses HR Semi-Manual di Perusahaan Berusia 90 Tahun
Bata sudah melewati lebih dari 90 tahun pasang surut bisnis di Indonesia. Selama puluhan tahun, Bata dikenal sebagai produsen sepatu. Pada 2024, perusahaan memutuskan berhenti memproduksi secara lokal dan berfokus pada bisnis retail. Perubahan arah ini ikut menuntut operasional yang lebih efisien, termasuk di HR.
Saat itu, sebagian besar proses HR masih semi-manual. Ada tiga masalah utama yang dirasakan tim HR.
Data historis bergantung pada orang
Data karyawan tersimpan di tangan individu yang mengelolanya. Ketika orang tersebut resign, menelusuri data lama menjadi sangat sulit.
Kalau sebelumnya sistem itu dilakukan semi-manual, waktu kita mau melakukan tracing historical data itu susah banget, karena kita tergantung sama orang. Jadi ketika orangnya resign, ketika kita tarik data sudah kesusahan.
PT Sepatu Bata Tbk
Risiko compliance
Proses manual membuat data absensi sering meleset dan pelaporan BPJS terlambat. Untuk perusahaan terbuka dengan jaringan retail nasional, risiko compliance seperti ini perlu ditekan.
Distribusi dokumen dan klaim yang lambat
Dokumen pajak karyawan harus dikumpulkan dulu, lalu dibagikan satu per satu. Pengajuan reimbursement juga belum bisa dilakukan langsung oleh karyawan.
Mengapa Bata Memilih Mekari Payroll Service
Bata mulai mencoba Mekari Payroll Service lewat masa trial pada Januari 2025. Setelah trial, perusahaan memutuskan untuk melanjutkan karena tiga alasan:
- Dashboard yang bisa disesuaikan. Tim HR bisa melacak data lewat dashboard dan report yang mengikuti kebutuhan perusahaan, termasuk laporan yang harus disubmit setiap bulan.
- Tim support yang responsif. Respons cepat dari tim Mekari jadi salah satu pertimbangan utama.
- Pengelolaan HR yang lebih menyeluruh. Selain menggunakan Mekari Payroll Service untuk membantu proses penggajian, Bata juga memanfaatkan fitur HRIS lengkap Mekari Talenta untuk mengelola data karyawan, form, dan announcement. Dengan begitu, kebutuhan penggajian dan administrasi HR dapat didukung dalam satu ekosistem digital.
Tim yang kemudian fast respon tentunya menjadi beberapa pertimbangan kami untuk kemudian memilih tetap continue.
PT Sepatu Bata Tbk
Solusi: Mekari Talenta dan Payroll Service untuk Proses HR yang Lebih Efisien
Bata menggunakan Mekari Talenta untuk mendukung pengelolaan data dan administrasi karyawan, serta Mekari Payroll Service untuk membantu proses penggajian bulanan. Keduanya mendukung kebutuhan HR Bata, mulai dari pengelolaan data karyawan dan distribusi dokumen secara digital hingga pemrosesan payroll yang lebih efisien.
Payroll Service: siklus payroll yang lebih ringkas
Setiap bulan, alur payroll Bata kini berjalan seperti ini:
- Tim HR Bata mengirim data payroll.
- Tim Payroll Service memproses dan mengembalikannya dalam bentuk report payroll.
- Tim HR Bata mengecek report tersebut.
- Virtual account untuk pembayaran diterbitkan.
Seluruh siklus ini selesai dalam sekitar 3 hari. Data pendukung pelaporan bulanan, seperti payroll summary, rincian potongan, bank transfer report, serta rekap BPJS dan PPh 21, tersedia di sistem.
Dokumen pajak paperless
Dulu, tim HR harus mengumpulkan semua dokumen pajak karyawan, lalu membagikannya satu per satu. Sekarang karyawan cukup mengunduh dokumen seperti formulir 1721-A1 sendiri dari Mekari Talenta.
Kalau dulu kami harus collect semua laporan pajak, baru kami distribusikan satu per satu. Nah, sekarang kita sudah bisa paperless. Mereka tinggal download.
PT Sepatu Bata Tbk
Reimbursement langsung dari karyawan
Karyawan kini bisa mengajukan klaim reimbursement langsung lewat Mekari Talenta, tanpa harus melewati alur dokumen fisik.
Data karyawan dan komunikasi internal
Data karyawan tersimpan di satu sistem, sehingga tidak lagi bergantung pada orang yang mengelolanya. Fitur form dan announcement juga dipakai untuk mengumpulkan data dan menyampaikan informasi ke karyawan.
Hasil: Payroll 3 Hari, Hemat hingga 5 Hari Kerja
Dampak paling terukur ada di siklus payroll. Dengan Payroll Service, Bata kini menyelesaikan payroll dalam sekitar 3 hari dan menghemat 4–5 hari kerja di setiap siklus.
Relatively kita cuma butuh 3 hari, mulai dari submit data, data dikembalikan ke kami dalam bentuk report payroll, kami melakukan pengecekan, sampai ke return virtual account. Jadi kita bisa saving even 4 to 5 days.
PT Sepatu Bata Tbk
| Aspek | Sebelum Mekari payroll Service | Sesudah Mekari Payroll Service |
|---|---|---|
| Siklus payroll | Sekitar 4–5 hari lebih lama dari sekarang | Sekitar 3 hari, dari kirim data hingga virtual account |
| Data historis karyawan | Bergantung pada orang yang mengelola | Tersimpan terpusat di sistem |
| Absensi dan pelaporan BPJS | Absensi sering meleset, lapor BPJS terlambat | Proses lebih terstruktur sehingga compliance lebih terjaga |
| Dokumen pajak karyawan | Dikumpulkan lalu dibagikan satu per satu | Paperless, karyawan mengunduh sendiri |
| Reimbursement | Belum bisa diajukan langsung oleh karyawan | Diajukan langsung lewat Mekari Talenta |
Manfaatnya juga terasa bagi karyawan. Mereka kini punya pengalaman digital untuk mengakses informasi soal benefit dan hak mereka, tanpa harus menunggu HR.
Mekari Payroll Service di Mata PT Sepatu Bata Tbk
Bagi Prima, penggunaan Mekari Payroll Service membantu tim HR mengelola proses payroll dengan lebih efisien. Proses yang sebelumnya membutuhkan waktu lebih panjang kini dapat diselesaikan dalam sekitar tiga hari, mulai dari pengiriman data hingga pengembalian virtual account.
Selain efisiensi proses, Prima juga menilai pentingnya memberikan pengalaman layanan yang baik bagi karyawan. Sistem HR yang lebih terstruktur membantu karyawan mengakses informasi terkait benefit dan hak mereka dengan lebih mudah, sekaligus mendukung perusahaan dalam menjaga compliance.
Untuk yang mempertimbangkan bagaimana deliver best service to employee, karena kita pengin juga karyawan yang bahagia, perusahaan juga akan bahagia dan produktif, dan compliance bisa tergaransi dengan baik, saya sarankan untuk menggunakan Mekari Talenta dan Payroll Service. Itu akan saving our time, saving our energy.
PT Sepatu Bata Tbk
Menurut Prima, efisiensi waktu dan tenaga menjadi salah satu manfaat yang dirasakan dari penggunaan Mekari Talenta dan Payroll Service. Dengan proses HR yang lebih terstruktur, tim dapat bekerja lebih efisien, sementara perusahaan tetap memperhatikan pengalaman karyawan dan kepatuhan terhadap ketentuan yang berlaku.
