Divisi International Relations PT Bio Farma (Persero) mengelola proyek kerja sama internasional, termasuk proyek yang didanai hibah (grant). Setiap penggunaan sumber daya di proyek ini harus bisa dipertanggungjawabkan kepada pemberi hibah. Dulu, data jam kerja aktual personel dikumpulkan manual dari unit lain dan bisa memakan 1–2 bulan. Dengan fitur Task & Timesheet di Mekari Talenta, data tersebut kini bisa diekspor dalam 1 hari dan langsung dipakai untuk perhitungan FTE.
Tentang PT Bio Farma (Persero)
PT Bio Farma (Persero) adalah BUMN farmasi yang sahamnya sepenuhnya dimiliki Pemerintah Indonesia dan berkantor pusat di Bandung, Jawa Barat.
Perusahaan ini berdiri pada 6 Agustus 1890 dengan nama Parc Vaccinogene, lalu beberapa kali berganti nama sebelum menjadi PT Bio Farma (Persero) pada 1997. Bio Farma dikenal sebagai produsen vaksin dan antisera, dan vaksinnya juga disalurkan ke berbagai negara melalui lembaga seperti UNICEF.
Sejak 2020, Bio Farma menjadi induk Holding BUMN Farmasi, dengan anggota PT Kimia Farma Tbk, PT Indofarma Tbk, dan PT Industri Nuklir Indonesia (INUKI).
Tantangan: Membuktikan Setiap Jam Kerja kepada Pemberi Hibah
Untuk proyek yang didanai hibah, Divisi International Relations harus melaporkan secara rinci siapa saja yang terlibat, mengerjakan apa, dan berapa lama. Laporan ini menjadi dasar pertanggungjawaban kepada pemberi dana.
Semua penggunaan sumber daya yang ada di dalam kegiatan proyek grant ini harus bisa kita pertanggungjawabkan dan ada dasarnya. Nah, makanya kita membutuhkan suatu sistem yang dapat mendukung hal tersebut.
PT Bio Farma
Data jam kerja aktual yang sulit dikumpulkan
Tim membutuhkan data actual working hour setiap personel yang terlibat di proyek hibah. Namun data itu hanya bisa diminta secara periodik dari user dan unit lain, termasuk tim Human Capital. Setiap kali, tim harus mengonsolidasikan dan memvalidasi data bersama pihak di luar divisinya.
Effort yang kita keluarkan dalam pengumpulan suatu data tentang personal itu lebih besar. Jadi, konsolidasi dan validasinya harus selalu berhadapan dengan user-user eksternal.
PT Bio Farma
Risiko pada monitoring dan pelaporan
Tantangan utamanya adalah menyediakan data yang terstruktur, terdokumentasi dengan baik, dan bisa ditelusuri lebih dalam saat dibutuhkan. Jika data belum terdokumentasi dengan baik, proses monitoring dan pelaporan kepada pemberi dana hibah ikut terdampak.
Mengapa Bio Farma Memilih Mekari Talenta
Tim International Relations mencari cara mendokumentasikan data personel proyek dengan lebih baik. Mereka melihat Mekari Talenta sudah banyak dipakai perusahaan besar, lalu meriset fitur-fitur yang bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan proyek hibah.
Hasilnya, Mekari Talenta dinilai sebagai platform pengelolaan SDM yang terintegrasi, terstruktur, dan cukup lengkap untuk kebutuhan tersebut.
Pada akhirnya kita menemukan Mekari Talenta sebagai platform yang terintegrasi, yang terstruktur, yang lebih advance lah istilahnya untuk pengelolaan sumber daya manusia sesuai dengan project grant Bio Farma.
PT Bio Farma
Solusi: Task & Timesheet sebagai Basis Data Proyek
Bio Farma memanfaatkan fitur Task & Timesheet Management di Mekari Talenta untuk mencatat pekerjaan dan waktu yang digunakan setiap personel di tiap proyek. Ada tiga komponen yang saling terhubung:
- Employee. Data personel yang terlibat dalam proyek.
- Task. Pekerjaan atau aktivitas yang dilakukan dalam proyek.
- Assignment. Penugasan yang menghubungkan personel dengan task yang dikerjakan, beserta durasinya.
Ketiga komponen ini menjadi basis data untuk laporan monitoring di setiap periode. Dari data yang sama, tim menghitung FTE (full-time equivalent) setiap personel yang kemudian dilaporkan kepada pemberi dana hibah.
Tiga komponen tersebut merupakan komponen utama yang menjadi basis data kita untuk kita masukkan ke dalam laporan monitoring setiap periodenya. Pada akhirnya, hasilnya dapat menjadi basis data dalam perhitungan FTE yang nantinya akan dilaporkan kepada pemberi dana hibah.
PT Bio Farma
Hasil: Data Proyek Siap dalam 1 Hari
Dampak paling terukur ada pada waktu menyiapkan data. Sebelumnya, data personel proyek harus diminta ke unit lain dan bisa memakan 1–2 bulan. Kini data tersebut bisa langsung diekspor dari Mekari Talenta dalam 1 hari.
Sebelumnya kan harus manual, biasanya memerlukan waktu 1 bulan atau 2 bulan, karena meminta datanya ke HC. Kalau sekarang kita sudah punya aplikasi sendiri, jadi kita tinggal pakai Talenta. Butuh waktu 1 hari, langsung bisa diekspor datanya.
PT Bio Farma
| Aspek | Sebelum Mekari Talenta | Sesudah Mekari Talenta |
|---|---|---|
| Waktu menyiapkan data personel proyek | 1–2 bulan | 1 hari, data langsung diekspor |
| Sumber data jam kerja | Diminta secara periodik ke user dan tim HC | Tercatat langsung melalui Task & Timesheet |
| Konsolidasi dan validasi | Dilakukan berulang bersama pihak di luar divisi | Data sudah terstruktur dalam satu platform |
| Visibilitas alokasi waktu | Perlu dikonsolidasi terlebih dahulu untuk setiap proyek | Hubungan employee, task, dan durasi terlihat jelas |
| Basis perhitungan FTE | Disusun dari data yang dikumpulkan secara manual | Diambil dari data Employee, Task, dan Assignment |
Selain lebih cepat, data juga lebih terlihat. Tim kini bisa melihat keterlibatan dan alokasi waktu setiap personel di setiap proyek secara sistematis.
Perubahan yang paling terasa itu ada di visibilitas datanya. Sekarang assignment dan pencatatan waktunya sudah terdokumentasi secara lebih sistematis. Kami bisa melihat hubungan antara employee, task, dan duration secara lebih jelas.
PT Bio Farma
Mekari Talenta di Mata PT Bio Farma
Bagi tim International Relations, Mekari Talenta membuat proses monitoring proyek hibah menjadi lebih sederhana. Data yang dulu tersebar di berbagai unit kini terdokumentasi di satu platform, sehingga laporan kepada pemberi dana bisa disusun dari data yang lebih jelas dasarnya.
Kurnia Safitri melihat kolaborasi ini sebagai dukungan nyata bagi cara kerja divisinya, khususnya dalam mengelola proyek yang menuntut akuntabilitas tinggi.
Terima kasih kepada Mekari Talenta yang sudah mendukung proses kerja kami, khususnya pada proses monitoring dan pengelolaan proyek dana hibah. Semoga ke depannya kolaborasi kita dapat terus memberikan manfaat dan semakin efektif.
PT Bio Farma
