PT Pindad Medika Utama (PMU), penyedia layanan kesehatan dengan sekitar 800 karyawan di Bandung, Lembang, dan Turen, menggunakan fitur rekrutmen Mekari Talenta sejak Januari 2025. Sebelumnya, lamaran untuk semua posisi masuk ke satu inbox email dan disaring satu per satu secara manual. Dengan career page, recruitment stage yang fleksibel, dan AI Candidate Scoring dari Mekari Talenta, waktu screening PMU turun dari sekitar 2 hari menjadi sekitar 1 hari.
Tentang PT Pindad Medika Utama
PT Pindad Medika Utama (PMU) adalah perusahaan layanan kesehatan dalam grup PT Pindad (Persero), BUMN di bidang industri pertahanan. PMU berdiri pada 2017 dan mengelola rumah sakit Pindad untuk melayani pasien dari lingkungan Pindad sekaligus masyarakat umum.
Saat ini, PMU memiliki tiga unit layanan aktif dengan sekitar 800 karyawan. Rumah Sakit Pindad Bandung berada di Jawa Barat. Rumah Sakit Umum Pindad Turen di Kabupaten Malang, Jawa Timur, sebelumnya bernama Rumah Sakit Bersalin Cakra Husada sebelum berganti nama pada Desember 2018.
Klinik Utama Pindad Lembang melengkapi jaringan layanan di Jawa Barat. PMU juga menjalin kerja sama dengan Bio Farma untuk membuka layanan imunisasi Imunicare di RSU Pindad Bandung dan RSU Pindad Turen.
Tantangan: Ratusan Lamaran, Satu Inbox, Satu Recruiter
Di industri kesehatan, satu salah rekrut bisa berdampak langsung pada kualitas pelayanan pasien. Karena itu, PMU tidak cukup mencari kandidat yang memenuhi kualifikasi pendidikan dan kompetensi teknis. Kandidat juga harus punya pengalaman, kompetensi perilaku, integritas, dan kemampuan beradaptasi dengan budaya kerja rumah sakit.
Untuk beberapa posisi, khususnya untuk tenaga medis ataupun beberapa pisisi tertentu, memiliki ketersediaan yang terbatas, sehingga persaingan dalam mendapatkan kandidat yang berkompeten cukup tinggi.
PT Pindad Medika Utama
Tantangan itu harus ditangani dengan tim yang sangat ramping. Rekrutmen PMU dipegang oleh dua orang. Ranti sendirian menangani Rumah Sakit Pindad Bandung dan Klinik Utama Pindad Lembang, sementara satu rekan lain menangani Rumah Sakit Umum Pindad Turen di Malang.
Volume tinggi, kebutuhan mendesak
Kebutuhan rekrutmen PMU cukup beragam. Untuk posisi seperti perawat, jumlah orang yang dibutuhkan mungkin hanya beberapa, tetapi pelamarnya bisa mencapai 200 orang.
Sementara itu, ada juga kebutuhan yang harus segera dipenuhi, misalnya untuk menggantikan karyawan yang mengambil cuti melahirkan atau mengundurkan diri sebelum kontraknya berakhir. Dalam situasi seperti ini, PMU biasanya perlu mendapatkan kandidat pengganti dalam waktu sekitar satu minggu.
Lokasi juga ikut berpengaruh. Kandidat untuk RS Pindad Bandung relatif mudah dicari karena lokasinya strategis. Klinik Utama Pindad Lembang punya kualifikasi posisi yang sama, tetapi jumlah kandidat yang tertarik melamar ke sana lebih terbatas.
Proses manual lewat email dan Excel
Sebelum menggunakan Mekari Talenta, alur rekrutmen PMU hampir seluruhnya manual:
- Lowongan dipublikasikan lewat flyer di LinkedIn dan Instagram.
- Kandidat mengirim lamaran ke satu alamat email, untuk semua posisi sekaligus.
- HR memisahkan lamaran per posisi berdasarkan subject email, lalu menyaringnya satu per satu.
- Data kandidat direkap ke Excel.
- Kandidat dihubungi lewat WhatsApp.
Cara ini punya celah. Ada kandidat yang tidak menulis subject sesuai posisi, sehingga lamarannya terlewat. Ada juga yang lupa melampirkan CV. Kapasitas inbox email terbatas, dan status rekrutmen tiap unit harus dipantau lewat koordinasi manual yang intensif.
Sebelumnya itu lebih manual, belum ada aplikasi yang membantu secara penuh. Pengirimannya by email, screening-nya juga by email, rekapnya juga masih manual.
PT Pindad Medika Utama
Mengapa PMU Memilih Mekari Talenta
PMU mengenal Mekari Talenta dari rekomendasi dan obrolan antarpraktisi HR di perusahaan lain. Setelah mengeksplorasi fitur dan manfaatnya, PMU mulai menggunakan Mekari Talenta pada Januari 2025.
Ada dua alasan utama:
- Bisa disesuaikan. Alur dan pengaturan Mekari Talenta dapat di-customize sesuai kebutuhan proses PMU.
- Fiturnya sudah lengkap. Fitur yang tersedia dinilai sudah cukup memenuhi kebutuhan rekrutmen PMU sejak awal.
Proses implementasi dan onboarding juga berjalan lancar. Tim Mekari menjelaskan fitur rekrutmen secara detail. Ketika Ranti lupa alur tertentu atau membutuhkan suatu bantuan, ia cukup bertanya ke Airene, AI assistant di Mekari Talenta.
Kesulitannya sih tetap ada, cuma tetap bisa terbantu dengan adanya Airene itu.
PT Pindad Medika Utama
Solusi: Rekrutmen Terpusat dengan Mekari Talenta
Alur dasar rekrutmen PMU di tiap cabang tetap sama: buka lowongan, screening, tes, interview, lalu keputusan. Bedanya, setiap langkah kini berjalan di satu sistem dan jauh lebih otomatis.
Career Page: lamaran otomatis terpisah per posisi
Semua lowongan aktif PMU tampil di career page Mekari Talenta. Kandidat cukup memilih posisi yang sesuai, lalu mengisi data diri hingga mengunggah CV dalam satu alur. Karena formulirnya terstruktur, risiko lamaran tanpa CV atau tanpa keterangan posisi ikut hilang.
Di sisi HR, lamaran langsung terpisah berdasarkan posisi. Misalnya, saat PMU membuka lowongan rekam medis dan analis kesehatan secara bersamaan, pelamar keduanya otomatis masuk ke daftar yang berbeda.
Dalam satu klik, kandidat sudah bisa melihat semua posisi yang kita buka. Untuk proses screening pun sudah langsung terpisah per posisi, tidak menjadi satu seperti di email.
PT Pindad Medika Utama
Career page juga membantu kandidat. PMU menampilkan kualifikasi, benefit, hingga informasi salary di halaman lowongan. Kandidat jadi memahami posisi sebelum melamar, dan pertanyaan mereka saat interview menjadi lebih spesifik, misalnya soal detail insentif kinerja.
Recruitment Stages yang fleksibel
PMU memakai seluruh tahapan rekrutmen: screening, assessment, tes hard skill atau tes praktik, psikotes, dan interview. Urutannya disesuaikan per posisi.
Untuk beberapa posisi, semua tes dan interview dilakukan dalam satu hari. Untuk posisi lain, kandidat mengikuti tes tulis dan psikotes lebih dulu sebelum disaring ke tahap interview.
Kandidat dapat dipindahkan antar-stage kapan saja, termasuk langsung ke status rejected setelah seluruh proses selesai.
AI Candidate Scoring untuk prioritas screening
Saat menyaring ratusan pelamar, Ranti menggunakan skor AI yang merupakan bagian dari fitur AI Candidate Scoring sebagai salah satu bahan pertimbangan.
Persentase yang tinggi menandakan kandidat lebih sesuai dengan kebutuhan posisi, sehingga kandidat yang paling relevan bisa ditinjau lebih dulu.
Recruitment User Access untuk kepala unit
Kepala unit dapat diundang sebagai user di Mekari Talenta Recruitment. Mereka bisa melihat kandidat yang masuk dan ikut melakukan screening secara langsung. Proses review kini berjalan dua arah, dari HR dan dari kepala unit, tanpa harus berbagi akses email.
Airene sebagai panduan penggunaan
Ranti memakai Airene untuk mengecek alur dan cara kerja fitur dalam platform rekrutmen Mekari Talenta.
Contohnya, ia sempat ragu menekan tombol “save and send” saat me-reject kandidat karena khawatir email penolakan langsung terkirim. Lewat Airene, ia memastikan email hanya terkirim jika opsi send to email dicentang. Airene juga ia gunakan untuk memahami pembaruan fitur di Mekari Talenta.
Hasil: Screening 2x Lebih Cepat, Koordinasi Lebih Ringan
Dampak paling terasa ada pada waktu screening. Karena lamaran sudah terpisah per posisi dan AI candidate scoring membantu menentukan prioritas, waktu screening PMU turun sekitar setengahnya.
Kalau dari segi waktu, proses screening jadi lebih singkat ketika menggunakan Talenta. Yang sebelumnya bisa membutuhkan waktu sekitar 2 hari, dengan Talenta prosesnya bisa diselesaikan dalam 1 hari.
PT Pindad Medika Utama
| Aspek | Sebelum Mekari Talenta | Sesudah Mekari Talenta |
|---|---|---|
| Waktu screening | Sekitar 2 hari | Sekitar 1 hari |
| Penerimaan lamaran | Satu inbox email untuk semua posisi | Career page, lamaran otomatis terpisah per posisi |
| Kelengkapan lamaran | Subject tidak sesuai atau CV tidak terlampir | Data diri dan CV diisi dalam satu formulir |
| Rekap data kandidat | Manual ke Excel | Tersimpan dan terlacak di satu sistem |
| Keterlibatan kepala unit | Koordinasi manual, email tidak bisa dibagikan | Kepala unit melihat dan menyaring kandidat langsung |
| Riwayat pelamar | Sulit ditelusuri | Pelamar berulang di posisi yang sama dapat dikenali |
Selain waktu, ada tiga dampak lain yang dirasakan PMU:
- Beban administratif berkurang. Pekerjaan memisahkan, merekap, dan memantau kandidat secara manual jauh lebih ringan.
- Proses lebih transparan. Kepala unit bisa melihat progres rekrutmen secara langsung tanpa menunggu laporan dari HR.
- Kandidat lebih mudah ditelusuri. Perjalanan kandidat dari screening hingga terpilih tercatat, termasuk jika seseorang pernah melamar sebelumnya.
Mekari Talenta di Mata PT Pindad Medika Utama
Bagi Ranti, pemanfaatan teknologi menjadi semakin penting untuk mendukung proses rekrutmen di industri kesehatan yang membutuhkan kandidat dengan kompetensi spesifik.
Pengalaman PMU menggunakan Mekari Talenta juga menunjukkan bahwa proses screening dapat diselesaikan sekitar dua kali lebih cepat, sekaligus mengurangi pekerjaan administratif dan mempermudah koordinasi dengan kepala unit.
Ranti menyarankan rumah sakit dan klinik untuk mulai memanfaatkan teknologi agar tim HR dapat bekerja lebih efisien dan memiliki lebih banyak waktu untuk pekerjaan lainnya.
Jangan sampai ketinggalan zaman, masih manual. Cara kerja bisa kita efisiensikan lebih cepat, biar kita juga bisa fokus untuk pekerjaan-pekerjaan yang lain.
PT Pindad Medika Utama
