Sekilas tentang PT AYOETEX
Sebagai perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang tekstil dan produk-produk berbahan dasar kain, AYOETEX telah menjadi salah satu pemain kunci dalam industri dengan komitmen menyediakan produk berkualitas tinggi. Beroperasi dengan skala besar dan terus berkembang, AYOETEX mempekerjakan sekitar 800 karyawan yang tersebar di berbagai divisi produksi dan administrasi. Namun, di balik kesuksesan tersebut, tantangan dalam pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) menjadi salah satu hambatan utama bagi perusahaan untuk mencapai produktivitas optimal.
Tantangan bisnis dalam pengelolaan HR
Di PT AYOETEX, ada sebagian karyawan yang memiliki fleksibilitas untuk mengatur shift mereka sendiri berdasarkan kelancaran kerja mesin. Namun, hal ini membuat pengelolaan shift menjadi rumit bagi tim HR, terutama ketika ada perubahan mendadak atau penghitungan shift overnight yang sering kali terjadi di dua hari berbeda.
Kemudian, proses perpanjangan kontrak karyawan masih dilakukan secara manual, di mana tim HR harus mengurus dokumen satu per satu. Hal ini menyita banyak waktu dan berpotensi menimbulkan kesalahan administrasi.
Selain itu, distribusi payslip memakan waktu hingga dua hari karena harus dicetak dan dibagikan satu per satu kepada setiap karyawan. Selain itu, jika terjadi kesalahan perhitungan gaji, proses ini menjadi lebih lama dan mempengaruhi kepuasan karyawan.
“Proses distribusi payslip manual itu melelahkan. Tiap bulan, kami harus mencetak payslip satu per satu, merobek lembarannya, lalu mengumpulkan dan menyerahkannya ke manajer karyawan untuk dibagikan lagi. Proses distribusinya saja, bisa memakan waktu dua hari penuh.”
Mekari Talenta sebagai solusi tantangan HR
Untuk menjawab tantangan tersebut, AYOETEX memilih Mekari Talenta sebagai solusi HRIS end-to-end yang efektif. Fitur manajemen shift dari Talenta memungkinkan karyawan untuk mengajukan permintaan shift langsung melalui aplikasi di ponsel mereka, sementara tim HR hanya perlu memantau dan menyetujui permintaan tersebut. Selain itu, sistem Talenta secara otomatis menghitung shift overnight yang terjadi di dua hari berbeda.
Untuk proses perpanjangan kontrak karyawan, Mekari Talenta memungkinkan tim HR menyeleksi karyawan secara sekaligus, yang akan diperpanjang kontraknya, dan sistem Talenta akan melakukan pembaruan secara otomatis. Sementara itu, proses penggajian dan distribusi payslip menjadi jauh lebih efisien dengan Mekari Talenta, di mana payslip dapat didistribusikan secara otomatis dan akurat di hari yang sama tanpa perlu mencetak dan mendistribusikan secara manual.
Hasil nyata yang dirasakan oleh PT AYOETEX
Setelah mengimplementasikan Mekari Talenta, AYOETEX merasakan peningkatan yang signifikan dalam pengelolaan SDM:
Pengelolaan shift bisa online
Karyawan dapat mengajukan shift langsung melalui aplikasi, dan tim HR hanya perlu memantau serta menyetujui. Talenta juga otomatis menghitung shift overnight meskipun terjadi di dua hari berbeda.
“Kadang shift overnight jadi membingungkan kalau dihitung manual, karena terjadi di dua hari yang berbeda. Tapi di Mekari Talenta sudah terhitung otomatis (sebagai satu shift), jadi nggak perlu hitung ulang.”
Proses perpanjangan kontrak lebih cepat
Dengan Mekari Talenta, HR dapat memperpanjang kontrak banyak karyawan sekaligus. Hanya dengan men-select di awal nama-nama karyawan yang akan diperpanjang kontraknya, dan langsung memproses perpanjangannya di sistem Mekari Talenta. Proses ini tidak hanya mempersingkat durasi kerja tim HR tetapi juga memastikan bahwa kontrak diperbarui dengan akurasi tinggi tanpa perlu verifikasi manual yang memakan waktu.
Pangkas waktu 2 hari distribusi payslip
Proses yang sebelumnya memakan waktu hingga 2 hari kini tereliminasi sepenuhnya. Mekari Talenta menghitung gaji secara otomatis dan mendistribusikan payslip secara digital di hari yang sama. Dengan sistem ini, kesalahan dalam proses distribusi dapat diminimalkan, sementara transparansi dan kecepatan pengiriman payslip meningkatkan kepuasan karyawan.
Selain kemudahan-kemudahan yang dirasakan secara operasional, Suci Ayu juga mengapresiasi layanan aftersales dari Mekari Talenta yang dinilainya tanggap dalam menangani kendala. Menurutnya apabila ada kendala yang dilaporkan, waktu untuk layanan aftersales menanganinya hanya memakan waktu 1-2 hari saja.
Mekari Talenta di mata PT AYOETEX
Ketika ditanya bagaimana peran Mekari Talenta terhadap perkembangan efisiensi di PT AYOETEX, Suci menjelaskan,
“Mekari Talenta telah mengubah proses manual kami menjadi paperless, dan itu membawa pengaruh besar terhadap banyak aspek pengelolaan SDM.“
