Sekilas tentang KitaBeli
KitaBeli adalah perusahaan social commerce yang memiliki visi untuk memudahkan pemilik usaha di Indonesia yang berdomisili di kota-kota luar Jabodetabek mengakses berbagai layanan e-commerce. Berbeda dengan perusahaan e-commerce lainnya, KitaBeli mengirim barangnya langsung ke setiap pelanggan karena alur bisnis KitaBeli sendiri adalah B2C.
Didirikan pada tahun 2019, KitaBeli sekarang sudah berkembang secara pesat dengan 200 karyawan inti dan enam kantor yang beroperasi di berbagai kota dalam Jawa seperti Jakarta, Malang, Solo, hingga Kediri untuk memberikan layanan e-commerce serta dampak sosial yang terbaik untuk semua mitranya.
Mengapa KitaBeli memilih Mekari Talenta
Sebelum menggunakan Mekari Talenta, KitaBeli mengelola segala urusan HR secara manual dengan berbagai solusi standar seperti Google Sheet untuk pendataan, dan juga manual bank transfer untuk pembayaran payroll.Â
Pengelolaan HR manual tentunya tidak memiliki skalabilitas yang baik dari segi efisiensi waktu dan jerih payah. Ditambah perkembangan perusahaan yang pesat membuat pengerjaan manual ini semakin tidak efektif.
Sangat memakan waktu dan tidak efektif lagi, sampai C-level kita harus turun tangan untuk transfer gaji secara manual pada saat itu. Setelah pake HRIS ya masalah ini sudah tidak terjadi lagi.
KitaBeli menerapkan sistem hybrid working untuk karyawannya karena 200 karyawan inti dari KitaBeli tersebar di berbagai lokasi, 33% berada di luar negeri dan 66% bekerja dari Indonesia.
Untuk membuat pengelolaan HR bagi para karyawan yang bekerja di Indonesia menjadi lebih efisien, maka KitaBeli memutuskan untuk menggunakan Mekari Talenta sejak pertengahan 2021.
Mengapa KitaBeli menggunakan Talenta Forms+
Dengan jumlah karyawan yang semakin naik, maka pengelolaan data manual menjadi semakin tidak efektif. Walau sempat menggunakan Google Forms, munculnya divisi serta fungsi bisnis yang semakin banyak membuat KitaBeli memutuskan untuk mengambil Talenta Forms+ sejak September 2022 lalu.
Sebelum Forms+, kami memakai email sebagai satu-satunya solusi yang audit-proof. Audit bisa datang kapan saja, dan detail-detail semua bisa didapatkan dari email. Sayangnya, email mudah tercecer dan juga tertimbun karena banyaknya email yang masuk.
PERMASALAHAN
Perlu solusi pembuatan serta pendistribusian formulir yang mudah digunakan serta audit-proof
Email bukan platform distribusi form yang efektif
Sebelumnya, KitaBeli memanfaatkan email untuk segala keperluan pengiriman formulir, diantaranya business trip dan manpower outsource. Walaupun audit-proof karena segala detail dapat dicek di email tersebut, email mudah tercecer dan juga tertimbun karena ada banyak email yang masuk setiap harinya di sisi HR. Hal ini membuat HR harus membuang waktu untuk mencari email spesifik di antara banyak email lainnya.Â
Kendala ini juga berlaku untuk para karyawan yang mengisi formulir serta supervisor yang akan memberi persetujuan. Alur persetujuan menjadi lambat karena formulir yang telah dikirim bisa tertimbun.
Pembuatan formulir di Google Forms tidak audit-proof
Pada awalnya, kebutuhan yang memerlukan solusi adalah forms untuk business trip serta penambahan manpower outsource. Membuat formulir untuk kebutuhan-kebutuhan ini tentu mudah dilakukan dengan Google Forms, namun platform ini tidak audit-proof.
KitaBeli membutuhkan solusi yang dapat mempermudah pekerjaan HR saat audit terjadi.
SOLUSI
Talenta Forms+ dengan inbox tersendiri yang mudah diakses saat dibutuhkan
Pengiriman dan penyimpanan formulir melalui aplikasi Mekari Talenta
Talenta Forms+ memungkinkan formulir untuk dikirimkan langsung ke inbox aplikasi Talenta masing-masing karyawan. Dengan segregasi ini, maka formulir tidak akan tercecer dan mudah diakses oleh segala pihak.
Setiap hari dengan banyaknya email yang masuk, bisa tenggelam formsnya. Dengan Talenta Forms+, distribusi forms jadi sangat terbantu karena terpisah penyimpanan dan notifikasinya. Membantu sekali untuk high season saat ada banyak business trip, dimana bisa ada tiga formulir yang perlu disetujui setiap harinya.
Pembuatan formulir mudah dan audit-proof
Dengan UI yang mudah dimengerti, membuat formulir di Talenta Forms+ sangat mudah untuk dilakukan. Melalui fitur drag-and-drop berbagai pertanyaan dapat disematkan ke dalam formulir dengan cepat.
Untuk kebutuhan audit, semua formulir yang dibuat dalam Talenta Forms+ dapat dengan mudah diakses dan diperiksa detailnya untuk mempersingkat waktu pengecekan.
HASIL
Persetujuan form jadi cepat dan HR tidak perlu khawatir dengan audit mendadak
Alur persetujuan formulir yang cepat dan efisien
Dengan Talenta Forms+, 90% hambatan yang membuat formulir lambat disetujui jadi hilang sepenuhnya. Setiap ada request yang dikirimkan oleh karyawan, akan ada notifikasi terpisah dari aplikasi Talenta untuk pastikan bahwa formulir tersebut tidak terlewat. Penyimpanan di dalam inbox aplikasi Talenta juga membuat formulir tidak lagi tertimbun dalam banyak email yang masuk setiap harinya.
Sekarang jadi lebih dinamis. Tidak ada lagi kendala persetujuan lambat karena formulir tertimbun dalam tumpukan email. Untuk pengajuan yang belum disetujui dalam satu hari bisa langsung dicek dari HR dan kami jadi bisa langsung mengingatkan.
Sebagai tambahan, HR juga bisa menjadi lebih sigap untuk bantu karyawan mendapatkan persetujuan. HR dapat melihat formulir mana saja yang belum disetujui setelah satu hari untuk mengingatkan kembali pihak yang menyetujui.
100% sigap untuk audit kapan saja
Semua data formulir yang sudah dikirimkan dan juga disetujui dapat diakses kapan saja dari dashboard online Talenta. Tidak ada lagi waktu yang terbuang untuk mencari email-email spesifik di dalam kumpulan email lainnya.
Saya bisa dengan mudah cek kapan request itu dibuat, kapan request itu dikirim, dan kapan requestnya disetujui. Sekarang sudah paperless semua, dan kalau ditanya buktinya di mana? Ada di sistem, bisa langsung dibuka.
Talenta Forms+ sebagai solusi yang mudah digunakan dan audit-proof
Seiring dengan berkembangnya fungsi-fungsi perusahaan, maka kebutuhan HR akan semakin banyak. Tanpa sistem yang dapat mempercepat proses, maka waktu dan tenaga kerja HR akan tersita di pekerjaan yang repetitif.
Talenta Forms+ mudah digunakan dan juga memiliki fitur layered approval yang sangat membantu kebutuhan internal perusahaan. Betul-betul supporting tools yang berguna untuk user.
