Panduan Implementasi UU Pelindungan Ketenagakerjaan melalui Sistem HRIS

Pengesahan UU No. 27 Tahun 2026 tentang Pelindungan Ketenagakerjaan membawa sejumlah penyesuaian terhadap tata kelola hubungan kerja dan pemenuhan hak karyawan di Indonesia. 

Perusahaan tidak cukup hanya memperbarui kebijakan internal, tetapi juga perlu memastikan setiap ketentuan dapat diterapkan secara konsisten dalam proses administrasi dan pengelolaan SDM sehari-hari.

Tantangannya, perubahan regulasi ini menyentuh berbagai proses yang saling berkaitan, mulai dari pengelolaan kontrak kerja, cuti, lembur, penggajian, hingga dokumentasi karyawan. 

Jika masih dikelola secara manual atau melalui sistem yang terpisah, perusahaan berisiko menghadapi ketidaksesuaian data, keterlambatan administrasi, dan kesalahan dalam pemenuhan hak karyawan.

Karena itu, perusahaan perlu mengevaluasi kesiapan sistem HRIS dan payroll untuk mendukung implementasi UU tersebut. 

Berikut aspek-aspek pengelolaan sistem yang perlu diperhatikan agar proses administrasi UU ketenagakerjaan terbaru lebih terstruktur, terdokumentasi, dan selaras dengan ketentuan yang berlaku.

Tata Kelola Siklus PKWT: Register Kontrak, Notifikasi, dan Otomasi Uang Kompensasi

UU Pelindungan Ketenagakerjaan mengatur kembali ketentuan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT), termasuk batas durasi kontrak, perpanjangan, dan kewajiban pembayaran uang kompensasi. 

Perusahaan perlu memastikan setiap kontrak memenuhi ketentuan tersebut, mulai dari penandatanganan hingga berakhirnya hubungan kerja.

Berdasarkan ketentuan PKWT dalam UU 27/2026, durasi kontrak awal dibatasi maksimal dua tahun dan dapat diperpanjang paling banyak dua kali, masing-masing paling lama satu tahun. 

Selain itu, Pasal 88 mewajibkan pemberi kerja memberikan uang kompensasi ketika PKWT berakhir, sedangkan Pasal 89 mengatur sanksi administratif bagi pemberi kerja yang tidak memenuhi kewajiban tersebut.

Ketentuan ini membuat perusahaan perlu memiliki pencatatan kontrak yang akurat dan terintegrasi dengan administrasi payroll. 

Tanpa pengelolaan yang terstruktur, HR berisiko melewatkan batas perpanjangan, tidak memiliki dokumentasi kontrak yang lengkap, atau terlambat memenuhi pembayaran kompensasi karyawan.

Fitur Apa yang Membantu HR Memantau Perpanjangan PKWT?

Untuk memantau siklus PKWT, perusahaan membutuhkan sistem HR yang mampu mencatat riwayat kontrak secara berurutan, mengidentifikasi batas waktu perpanjangan, dan menyimpan dokumen pendukung dalam satu tempat. 

Setidaknya, ada tiga kemampuan yang perlu diperhatikan:

• Notifikasi masa berlaku kontrak: Sistem perlu memberikan pengingat sebelum kontrak berakhir agar HR memiliki waktu untuk mengevaluasi status karyawan, menyiapkan perpanjangan, atau memproses pengakhiran hubungan kerja. Jadwal pengingat dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, misalnya 30 dan 14 hari sebelum tanggal berakhir.
• Pelacakan tahapan kontrak: Sistem perlu membedakan kontrak awal dan setiap periode perpanjangan. Dengan begitu, HR dapat melihat durasi masing-masing periode, menghitung akumulasi masa PKWT, dan memastikan jumlah perpanjangan tidak melewati batas yang berlaku.
• Penyimpanan dokumen dan riwayat perubahan: Sistem perlu menyediakan dokumentasi kontrak awal, addendum, serta informasi pencatatan kontrak kepada instansi ketenagakerjaan. Riwayat ini memudahkan HR menelusuri perubahan status dan mempersiapkan bukti administrasi ketika diperlukan.

Sebagai contoh, Mekari Talenta menyediakan fitur Contract and Probation untuk pengelolaan data kontrak karyawan, yang dapat dilengkapi dengan Custom Fields untuk mencatat informasi tambahan seperti tahapan dan nomor registrasi PKWT. 

Fitur Employee Transfer juga dapat mendukung pencatatan perubahan penempatan atau entitas karyawan sesuai kebutuhan administrasi perusahaan.

Bagaimana Menghubungkan Kompensasi PKWT dengan Periode Kontraknya?

Pengelolaan uang kompensasi PKWT perlu terhubung dengan riwayat kontrak agar perusahaan dapat memastikan setiap pembayaran dihitung berdasarkan masa kerja dan upah yang berlaku pada periode terkait. 

Sesuai ketentuan UU No. 27 Tahun 2026 Pasal 88–90 dan PP No. 35 Tahun 2021, uang kompensasi diberikan ketika suatu periode PKWT berakhir, termasuk ketika hubungan kerja dilanjutkan melalui perpanjangan kontrak.

Untuk mendukung proses tersebut, sistem HR dan payroll setidaknya perlu memiliki tiga kemampuan:

• Perhitungan kompensasi secara prorata: Sistem perlu menghitung kompensasi berdasarkan masa kerja aktual dalam setiap periode PKWT. Rumus dasarnya adalah (masa kerja dalam bulan / 12) × upah bulanan.
• Pemisahan periode kontrak: Setiap kontrak awal dan perpanjangan perlu memiliki catatan perhitungan tersendiri. Dengan begitu, pembayaran kompensasi pada akhir satu periode tidak tercampur dengan perhitungan periode berikutnya.
• Integrasi dengan payroll: Nilai kompensasi yang sudah dihitung perlu dapat diteruskan ke proses penggajian agar pembayaran tercatat dalam administrasi payroll dan mudah ditelusuri.

Sebagai contoh, perusahaan dapat menggunakan sistem HR seperti Mekari Talenta untuk mengelola data dan riwayat kontrak karyawan, kemudian menghubungkan informasi tersebut dengan proses administrasi payroll. 

Berikut simulasi perhitungan kompensasi untuk karyawan yang menjalani dua periode PKWT dengan dasar upah berbeda:

Konfigurasi Modul Time Off: Pemisahan Cuti Bersama dan Istirahat Panjang

UU Ketenagakerjaan terbaru membawa perubahan pada pengelolaan hak istirahat pekerja, termasuk ketentuan mengenai cuti bersama. Berdasarkan Pasal 118 ayat (6), pelaksanaan cuti bersama tidak mengurangi hak cuti tahunan pekerja.

Ketentuan ini membuat perusahaan perlu meninjau kembali kebijakan cuti dan konfigurasi sistem HRIS yang digunakan. 

Jika cuti bersama masih tercatat sebagai pengajuan cuti tahunan, saldo cuti karyawan berisiko terpotong secara tidak tepat. Perusahaan juga perlu memastikan hak istirahat panjang dicatat secara terpisah sesuai ketentuan yang berlaku.

Karena itu, sistem HRIS perlu mendukung pengaturan kategori cuti, satuan perhitungan hari, dan mekanisme pemotongan saldo yang berbeda untuk setiap jenis hak istirahat.

Bagaimana Memisahkan Cuti Bersama dari Saldo Cuti Tahunan di HRIS?

Berdasarkan Pasal 118 ayat (6) UU No. 27 Tahun 2026, cuti bersama yang ditetapkan pemerintah tidak memotong hak cuti tahunan pekerja swasta. 

Karena itu, perusahaan membutuhkan sistem HRIS yang dapat membedakan pencatatan cuti bersama dari pengajuan cuti tahunan.

Ada tiga kemampuan sistem yang perlu diperhatikan:

• Pemisahan kategori cuti: Sistem perlu menyediakan kategori khusus untuk cuti bersama pemerintah agar pencatatannya tidak tercampur dengan cuti tahunan.
• Pengaturan pemotongan saldo: HR perlu dapat menentukan apakah suatu kategori ketidakhadiran mengurangi saldo cuti tahunan atau tidak.
• Integrasi kalender hari libur: Sistem perlu mendukung pencatatan tanggal cuti bersama sebagai hari libur perusahaan sehingga tidak diproses sebagai pengajuan cuti individual.

Bagaimana Mengatur Istirahat Panjang Tiga Puluh Hari Kalender?

Pengelolaan istirahat panjang membutuhkan pengaturan yang berbeda dari cuti tahunan, terutama dalam hal satuan perhitungan hari dan pencatatan saldo. 

Jika ketentuannya menggunakan hari kalender, sistem harus dapat menghitung seluruh hari dalam rentang cuti, termasuk Sabtu, Minggu, dan hari libur nasional.

Untuk mendukung kebutuhan tersebut, HRIS idealnya memiliki beberapa kemampuan:

1. Kategori istirahat panjang tersendiri: HR dapat memisahkan pencatatan istirahat panjang dari saldo cuti tahunan.
2. Pengaturan satuan hari: Sistem mendukung perhitungan berdasarkan hari kalender (calendar days), bukan hanya hari kerja (working days).
3. Perhitungan rentang tanggal: Sistem menghitung keseluruhan periode istirahat sesuai tanggal mulai dan berakhirnya cuti, termasuk akhir pekan dan hari libur nasional.

Dengan konfigurasi yang tepat, HR dapat memantau penggunaan hak istirahat panjang tanpa mencampurkannya dengan administrasi cuti tahunan.

Pada Mekari Talenta, pengelolaan kategori dan saldo cuti, serta pengaturan cuti istirahat panjang dapat dilakukan melalui modul pengelolaan cuti karyawan, dengan salah satu kapabilitasnya yaitu mengatur kebijakan cuti karyawan. HR perlu memastikan konfigurasi kategori dan perlakuan saldo yang digunakan sudah sesuai dengan ketentuan cuti bersama.

Pengendalian Penggajian Cuti Melahirkan & Tata Kelola Privasi Data (UU PDP)

UU No. 27 Tahun 2026 tentang Pelindungan Ketenagakerjaan kembali mengatur hak cuti melahirkan dan pembayaran upah bagi pekerja perempuan melalui Pasal 121 dan Pasal 123. 

Ketentuan ini sejalan dengan pengaturan sebelumnya dalam UU No. 4 Tahun 2024 tentang Kesejahteraan Ibu dan Anak (UU KIA), yang memberikan hak cuti melahirkan paling singkat tiga bulan dan perpanjangan hingga tiga bulan berikutnya dalam kondisi khusus yang dibuktikan dengan surat keterangan dokter. 

Skema cuti hingga enam bulan ini belum diatur dalam UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, yang sebelumnya hanya memberikan hak istirahat selama 1,5 bulan sebelum dan 1,5 bulan setelah melahirkan.

Bagi perusahaan, pemenuhan hak tersebut membutuhkan pengelolaan administrasi cuti yang terhubung dengan proses penggajian. 

Perubahan durasi cuti perlu diikuti penyesuaian pembayaran upah sesuai ketentuan, yaitu 100% untuk tiga bulan pertama dan bulan keempat, serta 75% untuk bulan kelima dan keenam apabila cuti diperpanjang karena kondisi khusus.

Di sisi lain, proses pengajuan perpanjangan cuti melibatkan dokumen pendukung yang memuat informasi kesehatan karyawan. 

Berdasarkan UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP), data dan informasi kesehatan termasuk Data Pribadi yang bersifat spesifik sehingga perlu dilindungi dalam proses pengumpulan, penyimpanan, dan penggunaannya.

Karena itu, perusahaan perlu memastikan sistem HR dan payroll mampu mengelola periode cuti dan penyesuaian pembayaran upah, sekaligus menerapkan pembatasan akses terhadap dokumen medis berdasarkan kewenangan masing-masing pengguna.

Bagaimana Menghubungkan Policy Cuti Melahirkan dan Pembayaran Payroll?

Pengelolaan cuti melahirkan dengan perpanjangan hingga enam bulan berdasarkan Pasal 121 dan 123 UU No. 27 Tahun 2026 membutuhkan koordinasi antara administrasi cuti dan penggajian.

Sistem HR dan payroll idealnya memiliki beberapa kemampuan berikut:

• Pemisahan periode cuti: Sistem perlu memungkinkan HR mencatat periode cuti melahirkan standar dan perpanjangan berdasarkan kondisi medis secara terpisah. Setiap periode harus memiliki tanggal mulai, tanggal berakhir, serta dokumen pendukung yang sesuai.
• Penyesuaian komponen payroll: Sistem perlu mendukung pengaturan komponen upah berdasarkan periode cuti. Dengan begitu, perubahan persentase pembayaran tidak harus dihitung secara manual setiap bulan.
• Sinkronisasi data cuti dan payroll: Perubahan status atau durasi cuti perlu menjadi dasar penyesuaian penggajian agar tidak terjadi ketidaksesuaian antara catatan absensi dan pembayaran upah.

Sebagai ilustrasi, apabila perusahaan menerapkan skema pembayaran berdasarkan periode cuti, pengaturan payroll dapat mengikuti ketentuan berikut:

• Bulan 1–3: upah dibayarkan sebesar 100%.
• Bulan 4: upah dibayarkan sebesar 100%.
• Bulan 5–6: upah dibayarkan sebesar 75%.

Pada implementasinya, perusahaan dapat memanfaatkan modul payroll Mekari Talenta atau layanan Mekari Payroll Services untuk mendukung administrasi penggajian. 

Pengaturan formula dan otomatisasi pembayaran perlu disesuaikan dengan kemampuan serta konfigurasi layanan yang digunakan.

Bagaimana Membatasi Akses Dokumen Medis dalam Proses Cuti?

Berdasarkan UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, data dan informasi kesehatan termasuk kategori Data Pribadi yang bersifat spesifik.

Oleh karena itu, perusahaan perlu membatasi akses terhadap surat dokter, diagnosis, dan dokumen medis lainnya agar hanya dapat diakses oleh pihak yang memiliki kewenangan dan kebutuhan yang relevan.

Sistem HRIS idealnya mendukung beberapa mekanisme pengendalian akses berikut:

• Pembatasan akses berdasarkan peran (Role-Based Access Control): Hak akses pengguna perlu disesuaikan dengan tanggung jawabnya. Atasan langsung, misalnya, cukup mengetahui status dan durasi cuti tanpa harus membuka informasi diagnosis medis.
• Pemisahan dokumen medis dan informasi payroll: Dokumen kesehatan sebaiknya tidak otomatis dapat diakses oleh seluruh pengguna yang terlibat dalam proses penggajian. Payroll hanya membutuhkan informasi periode cuti dan komponen pembayaran yang harus diterapkan.
• Pengaturan hak akses dokumen: Sistem perlu memungkinkan perusahaan menentukan siapa yang dapat melihat, mengunduh, atau mengubah dokumen medis.
• Pencatatan aktivitas akses: Riwayat akses dan perubahan dokumen membantu perusahaan menelusuri penggunaan data pribadi serta mendukung proses audit internal.

Pembagian akses tersebut dapat diterapkan melalui matriks kewenangan seperti berikut:

Dengan pembagian tersebut, perusahaan dapat memastikan setiap pengguna hanya mengakses informasi yang dibutuhkan untuk menjalankan tanggung jawabnya. 

Pengaturan hak akses pada sistem HRIS, seperti pada Mekari Talenta, perlu disesuaikan dengan struktur organisasi dan kapabilitas kontrol akses yang tersedia.

Kontrol Lembur Terintegrasi: Validasi Pengajuan vs. Formula Pembayaran

UU No. 27 Tahun 2026 tentang Pelindungan Ketenagakerjaan mengatur kembali ketentuan kerja lembur melalui Pasal 116. 

Dibandingkan UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, terdapat penegasan mengenai persyaratan lembur, yaitu harus didasarkan pada persetujuan pekerja dan perintah pemberi kerja secara tertulis atau melalui media digital. 

Selain itu, Pasal 116 ayat (3) secara eksplisit menetapkan dasar perhitungan upah lembur per jam berdasarkan upah pokok dan tunjangan tetap dibagi 173. 

Sementara itu, aturan sebelumnya dalam PP No. 35 Tahun 2021 masih mengatur penggunaan 75% dari keseluruhan upah sebagai dasar perhitungan apabila upah pokok dan tunjangan tetap kurang dari 75% total upah.

Karena itu, sistem HR dan payroll perlu menghubungkan proses persetujuan lembur, pencatatan kehadiran, dan perhitungan upah agar setiap aktivitas lembur dapat ditelusuri dari pengajuan hingga pembayaran.

Apa Beda Batas Overtime Request dan Overtime Payment?

Meskipun saling berkaitan, Overtime Request dan Overtime Payment memiliki fungsi kontrol yang berbeda:

• Overtime Request (Validasi Pengajuan): Berfungsi mengontrol kelayakan lembur sebelum dilakukan. Sistem idealnya dapat memeriksa durasi lembur yang diajukan, batas maksimum harian dan mingguan, serta status persetujuan pekerja dan atasan. Berdasarkan Pasal 116 UU No. 27 Tahun 2026, lembur harus didasarkan pada persetujuan pekerja dan perintah pemberi kerja secara tertulis atau melalui media digital. Batas umumnya adalah 4 jam sehari dan 18 jam seminggu, dengan pengecualian untuk sektor usaha atau pekerjaan tertentu.
• Overtime Payment (Validasi Pembayaran): Berfungsi menghitung nominal upah lembur berdasarkan jam kerja aktual yang telah diverifikasi. Sistem perlu mengakomodasi perbedaan faktor pengali berdasarkan jenis hari lembur dan pola kerja perusahaan, sehingga nominal pembayaran sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Untuk mendukung kedua kontrol tersebut, perusahaan membutuhkan sistem yang menghubungkan pengajuan lembur dengan data absensi dan komponen payroll. 

Pada Mekari Talenta, fitur pengelolaan lembur seperti Maximum Overtime dapat menjadi salah satu opsi untuk mendukung pembatasan pengajuan. Mekanisme pemblokiran otomatis dan parameter batasnya perlu disesuaikan dengan konfigurasi produk yang tersedia.

Bagaimana Memeriksa Payroll Lembur untuk Pola 5 dan 6 Hari Kerja?

Penggajian lembur menggunakan dasar upah sejam, yaitu 1/173 × upah sebulan. Pemeriksaan payroll perlu memastikan durasi lembur aktual sudah tercatat dan faktor pengali yang digunakan sesuai dengan pola kerja perusahaan.

Ada dua skenario perhitungan yang perlu diperhatikan:

• Hari Kerja Biasa (Pola 5 atau 6 Hari): Jam pertama dikalikan 1,5 kali upah sejam, sedangkan jam kedua dan seterusnya dikalikan 2 kali upah sejam.
  Contoh: Karyawan dengan upah bulanan Rp5.190.000 memiliki upah sejam sebesar Rp30.000. Jika melakukan lembur selama 3 jam pada hari kerja biasa, perhitungannya:
  • Jam pertama: 1,5 × Rp30.000 = Rp45.000
  • Jam kedua dan ketiga: 2 × 2 × Rp30.000 = Rp120.000
  • Total upah lembur = Rp165.000
• Hari Libur Resmi atau Istirahat Mingguan: Faktor pengali disesuaikan dengan pola hari kerja perusahaan:
  • Pola 5 hari kerja (8 jam/hari): Jam pertama hingga kedelapan dikalikan 2 kali, jam kesembilan 3 kali, dan jam kesepuluh hingga kedua belas 4 kali upah sejam.
  • Pola 6 hari kerja (7 jam/hari): Jam pertama hingga ketujuh dikalikan 2 kali, jam kedelapan 3 kali, dan jam kesembilan hingga kesebelas 4 kali upah sejam.

Berikut simulasi perhitungan dengan upah sejam Rp30.000:

Untuk mendukung administrasi lembur, Mekari Talenta menyediakan pengaturan melalui menu Settings > Time > Overtime > General Settings. Di dalamnya, perusahaan dapat mengatur beberapa parameter, antara lain:

• Overtime on Break Hours: Mengatur apakah karyawan diperbolehkan mengajukan lembur selama jam istirahat. Tersedia juga Strict Mode yang menolak pengajuan apabila durasinya tidak mencakup seluruh periode istirahat.
• Overtime Request Submission: Mencegah karyawan mengajukan lembur baru selama masih terdapat pengajuan sebelumnya yang menunggu persetujuan.
• Overtime Payment Schedule: Mengatur jadwal pembayaran upah lembur, termasuk menggunakan jadwal pembayaran tersendiri apabila berbeda dari siklus payroll reguler.

Selain itu, data lembur pada sistem memerlukan catatan check-in dan check-out sebagai bentuk validasi sebelum pembayaran dilakukan. 

Arsitektur Multi-Badan Hukum (Holding PMA) vs. Mutasi Entitas

Perusahaan Penanaman Modal Asing (PMA) dan grup usaha yang memiliki beberapa badan hukum di Indonesia perlu memperhatikan konsekuensi ketenagakerjaan ketika melakukan perubahan struktur organisasi maupun pengelolaan karyawan lintas entitas. 

Hal ini menjadi relevan dalam penerapan UU No. 27 Tahun 2026 tentang Pelindungan Ketenagakerjaan, terutama ketika perubahan struktur perusahaan berdampak pada kelanjutan hubungan kerja dan pemenuhan hak karyawan.

Salah satu ketentuan yang perlu diperhatikan adalah Pasal 236, yang mengatur hak pekerja ketika terjadi penggabungan, peleburan, pengambilalihan, atau pemisahan perusahaan dan pekerja tidak bersedia melanjutkan hubungan kerja. 

Dalam kondisi tersebut, perusahaan wajib memperhitungkan hak pekerja sesuai ketentuan PHK yang berlaku.

Bagi perusahaan yang memiliki beberapa badan hukum, ketentuan ini perlu menjadi pertimbangan ketika menyusun kebijakan penempatan dan pengalihan karyawan. 

Perusahaan harus dapat membedakan penugasan lintas entitas yang tidak mengubah pemberi kerja dengan perpindahan yang mengubah pihak dalam hubungan kerja.

Karena itu, sistem HR perlu mendukung pengelolaan data karyawan lintas perusahaan sekaligus menjaga kejelasan identitas badan hukum pemberi kerja, riwayat hubungan kerja, dan administrasi hak karyawan.

Bagaimana Mengelola HR Beberapa Badan Hukum di Indonesia?

Pengelolaan HR untuk beberapa badan hukum membutuhkan sistem yang mampu mengakomodasi kebutuhan administrasi setiap entitas tanpa menghilangkan visibilitas di tingkat grup. 

Setidaknya, ada tiga kemampuan yang perlu diperhatikan:

• Pemisahan data dan administrasi setiap entitas: Sistem perlu mendukung pengelolaan data karyawan, informasi perusahaan, serta administrasi payroll berdasarkan badan hukum masing-masing. Hal ini penting agar informasi perpajakan, kepesertaan BPJS, dan pembayaran gaji tidak tercampur antar-PT.
• Visibilitas lintas entitas: HR regional atau manajemen holding membutuhkan akses terhadap ringkasan data karyawan dan analitik lintas perusahaan. Namun, akses tersebut tetap perlu mengikuti kewenangan pengguna dan batas kerahasiaan data setiap entitas.
• Pengaturan kebijakan per entitas: Sistem perlu mendukung penerapan kebijakan HR yang berbeda sesuai kebutuhan masing-masing perusahaan, seperti pengaturan cuti, jam kerja, struktur organisasi, dan komponen payroll.

Kebutuhan tersebut dapat didukung melalui fitur Multi-Company Mekari Talenta, yang memungkinkan pengelolaan beberapa perusahaan dalam satu ekosistem sistem HR. Implementasinya perlu disesuaikan dengan struktur badan hukum, kebutuhan administrasi, dan pengaturan hak akses masing-masing entitas.

Apa Bedanya Pengelolaan Multi Company dengan Perpindahan Pemberi Kerja?

Dalam perusahaan multinasional, penugasan karyawan lintas anak usaha tidak selalu berarti terjadi perpindahan hubungan kerja. Perusahaan perlu membedakan perubahan administratif atau penempatan kerja dengan perubahan badan hukum yang secara resmi menjadi pemberi kerja.

Perbedaannya dapat dilihat dari beberapa aspek berikut:

Pengelolaan Struktur dan Skala Upah: Salary Grading, Benchmark, dan Payroll Governance

UU No. 27 Tahun 2026 tentang Pelindungan Ketenagakerjaan kembali menegaskan kewajiban perusahaan untuk menyusun dan menerapkan struktur dan skala upah melalui Pasal 146. 

Kewajiban ini sebelumnya telah diatur dalam Pasal 92 UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. 

Namun, UU terbaru memperjelas beberapa aspek penyusunannya, termasuk penggunaan upah pokok sebagai dasar penyusunan, pertimbangan terhadap saran perwakilan pekerja atau serikat pekerja, serta kewajiban melampirkan struktur dan skala upah dalam Peraturan Perusahaan (PP) atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB).

Ketentuan tersebut membuat perusahaan perlu memiliki struktur pengupahan yang terdokumentasi dan dapat ditelusuri berdasarkan jabatan, golongan, masa kerja, pendidikan, serta kompetensi pekerja. 

Karena itu, sistem HR dan payroll perlu mendukung penyusunan salary structure, pengaturan rentang upah, serta pemantauan penerapannya berdasarkan kriteria yang relevan dengan kebijakan perusahaan.

Fitur Apa yang Membantu HR Menyusun Struktur dan Skala Upah?

Untuk menyusun struktur dan skala upah, perusahaan membutuhkan sistem yang mampu mengelompokkan karyawan berdasarkan kriteria tertentu, menetapkan rentang gaji, dan menghasilkan laporan sebagai bahan evaluasi pengupahan.

Setidaknya, ada tiga kemampuan yang perlu diperhatikan:

• Pengelompokan berdasarkan kriteria jabatan dan karyawan: Sistem perlu mendukung penyusunan struktur upah berdasarkan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi. Kriteria tersebut membantu perusahaan memastikan penetapan upah memiliki dasar yang konsisten.
• Pengaturan rentang upah: Sistem perlu menyediakan pengaturan nilai minimum, tengah (midpoint), dan maksimum untuk setiap kelompok atau struktur jabatan. Dengan begitu, perusahaan dapat menentukan rentang upah sesuai kebijakan internal dan melakukan evaluasi terhadap posisi gaji aktual karyawan.
• Laporan dan dokumentasi struktur upah: Sistem perlu menghasilkan laporan struktur dan skala upah yang dapat digunakan sebagai bahan audit, evaluasi, dan dokumentasi pendukung penyusunan Peraturan Perusahaan atau PKB.

Sebagai contoh, Mekari Talenta menyediakan fitur Salary Structure untuk menyusun dan mengelola struktur gaji berdasarkan komponen payroll, periode, serta kriteria seperti branch dan organization. HR juga dapat menambahkan kriteria lain sesuai kebutuhan pengelompokan struktur upah.

Fitur ini mendukung beberapa metode penyusunan rentang gaji, yaitu Spread Percentage, Actual Salary Target Percentile, dan Custom Amount. Perusahaan dapat menentukan target gaji minimum, tengah, dan maksimum, baik berdasarkan data aktual maupun nilai yang ditetapkan secara manual.

Bagaimana Memantau Penerapan Struktur dan Skala Upah?

Penyusunan struktur upah perlu diikuti dengan pemantauan penerapannya agar kebijakan yang telah ditetapkan benar-benar menjadi pedoman pengupahan perusahaan.

Untuk mendukung proses tersebut, sistem HR dan payroll setidaknya perlu memiliki tiga kemampuan:

• Perbandingan gaji aktual dengan rentang upah: HR perlu dapat membandingkan gaji aktual karyawan dengan rentang minimum, tengah, dan maksimum yang telah ditetapkan untuk kelompoknya.
• Evaluasi dan peninjauan berkala: Sistem perlu menyediakan data historis dan laporan yang membantu HR mengevaluasi struktur upah berdasarkan perubahan jabatan, masa kerja, serta kebijakan pengupahan perusahaan.
• Dokumentasi kebijakan pengupahan: Struktur dan skala upah yang telah ditetapkan perlu disimpan dan didokumentasikan sebagai bagian dari Peraturan Perusahaan atau PKB agar dapat ditelusuri ketika diperlukan.

Pada Mekari Talenta, fitur Salary Structure menyediakan laporan berdasarkan periode dan komponen gaji. 

HR dapat menggunakan data riwayat gaji yang tersedia dalam sistem untuk menyusun struktur, melakukan evaluasi, serta mengunduh laporan sebagai bahan audit dan perencanaan keuangan perusahaan.

Namun, penyusunan dan pelampiran struktur upah ke dalam PP atau PKB tetap perlu dilakukan melalui proses dokumentasi kebijakan perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku.

Tata Kelola Dokumen Karyawan: Document Management dan Offboarding Control

UU Pelindungan Ketenagakerjaan mengatur larangan bagi pemberi kerja untuk mensyaratkan atau menahan ijazah dan/atau dokumen pribadi milik pekerja sebagai jaminan dalam hubungan kerja melalui Pasal 78.

Ketentuan ini sebelumnya telah disampaikan melalui Surat Edaran Menteri Ketenagakerjaan Nomor M/5/HK.04.00/V/2025, tetapi kini telah dimuat secara eksplisit dalam undang-undang.

Dengan ketentuan ini, perusahaan perlu meninjau kembali proses pengumpulan dan penyimpanan dokumen karyawan, terutama dalam tahap rekrutmen, onboarding, hingga offboarding.

Karena itu, perusahaan membutuhkan sistem pengelolaan dokumen karyawan yang terpusat untuk menyimpan salinan digital, mengelompokkan dokumen berdasarkan kategori, serta membantu memastikan proses administrasi ketika karyawan mengakhiri hubungan kerja.

Fitur Apa yang Membantu HR Mengelola Dokumen Karyawan?

Untuk mengelola dokumen karyawan, sistem HRIS idealnya mampu menyimpan dokumen secara terstruktur, memudahkan pencarian, dan mengatur distribusi dokumen sesuai kebutuhan perusahaan.

Setidaknya, ada tiga kemampuan yang perlu diperhatikan:

• Penyimpanan dokumen berdasarkan kategori: Sistem perlu memungkinkan HR mengelompokkan dokumen berdasarkan jenisnya, seperti identitas karyawan, ijazah, sertifikat kompetensi, perjanjian kerja, dan dokumen administrasi lainnya. Pengelompokan ini memudahkan pencarian dan pemeriksaan dokumen ketika diperlukan.
• Pengelolaan dokumen perusahaan dan karyawan: Sistem perlu membedakan dokumen yang menjadi arsip perusahaan dengan dokumen pribadi milik karyawan. HR juga perlu dapat mengatur dokumen yang dibagikan kepada karyawan berdasarkan jabatan, organisasi, cabang, atau status kepegawaian.
• Pengingat dan pemantauan dokumen: Sistem perlu mendukung notifikasi ketika dokumen baru dibagikan atau ketika karyawan perlu memeriksa dokumen tertentu. Mekanisme ini membantu memastikan informasi dan dokumen administrasi tersampaikan kepada pihak yang berkepentingan.

Sebagai contoh, Mekari Talenta menyediakan fitur Database Management untuk mengelola dokumen perusahaan maupun dokumen milik karyawan.

Melalui fitur ini, HR dapat mengunggah dokumen berdasarkan nama karyawan dan kategori file, menambahkan kategori baru, serta mencari dan mengunduh dokumen berdasarkan karyawan atau jabatan.

Bagaimana Memastikan Dokumen Karyawan Dikembalikan saat Offboarding?

Pengelolaan dokumen tidak berhenti ketika karyawan bergabung dengan perusahaan. Ketika hubungan kerja berakhir, HR juga perlu memastikan seluruh administrasi offboarding diselesaikan, termasuk pengembalian dokumen pribadi yang sebelumnya disimpan perusahaan.

Untuk mendukung proses tersebut, sistem HRIS setidaknya perlu memiliki beberapa kemampuan:

• Checklist penyelesaian offboarding: Sistem perlu menyediakan daftar tugas yang harus diselesaikan oleh PIC terkait sebelum proses offboarding dinyatakan selesai.
• Pemantauan status tugas: HR perlu dapat memeriksa tugas yang masih berjalan atau belum diselesaikan agar tidak ada proses administrasi yang terlewat.
• Pengingat kepada PIC: Sistem perlu mendukung pengiriman pengingat kepada pihak yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas offboarding sesuai tenggat waktu.

Pada Mekari Talenta, fitur Offboarding menyediakan halaman detail yang menampilkan informasi aset yang dipinjam karyawan, formulir yang perlu diisi, status pinjaman, serta daftar tugas yang harus diselesaikan oleh PIC terkait. 

Matriks Solusi Produk: Mekari Talenta & Mekari Payroll Services

Implementasi UU Pelindungan Ketenagakerjaan terbaru membutuhkan dukungan sistem HRIS dan payroll yang mampu mengakomodasi perubahan dalam pengelolaan hubungan kerja, administrasi karyawan, hingga pemenuhan hak pekerja.

Mekari Talenta dan Mekari Payroll Services dapat mendukung kebutuhan tersebut melalui pengelolaan data kepegawaian, administrasi kontrak, cuti, lembur, struktur upah, serta pemrosesan penggajian.

Berikut matriks kebutuhan regulasi dan solusi yang dapat dimanfaatkan perusahaan melalui kedua layanan tersebut.

Diskusikan kebutuhan pengelolaan HR perusahaan bersama kami, atau coba demo gratis untuk melihat bagaimana sistem dapat mendukung operasional perusahaan.