Panduan Evaluasi Sistem HRIS untuk Implementasi UU Pelindungan Ketenagakerjaan

Pengesahan UU No. 27 Tahun 2026 tentang Pelindungan Ketenagakerjaan membuat perusahaan perlu mengevaluasi kesiapan sistem HRIS yang digunakan. 

Perubahan ketentuan terkait PKWT, cuti, lembur, pengupahan, hingga dokumentasi karyawan perlu diikuti dengan penyesuaian proses administrasi dan pengelolaan SDM.

Tantangannya bukan hanya memastikan perusahaan memahami regulasi, tetapi juga memastikan setiap ketentuan dapat diterapkan secara konsisten dalam operasional sehari-hari. 

Ketika data karyawan masih tersebar di berbagai spreadsheet atau aplikasi yang tidak terintegrasi, perusahaan berisiko menghadapi ketidaksesuaian data, keterlambatan administrasi, hingga kesalahan pemenuhan hak karyawan.

Karena itu, pemilihan HRIS perlu mempertimbangkan lebih dari sekadar kelengkapan fitur. Perusahaan perlu mengevaluasi kemampuan sistem dalam mendukung kebutuhan regulasi, fleksibilitas konfigurasi, integrasi data HR dan payroll, serta tata kelola informasi karyawan.

Artikel ini membahas kapabilitas HRIS yang perlu diperhatikan, framework untuk mengevaluasi vendor, serta bagaimana Mekari Talenta dan Mekari Payroll Services dapat mendukung implementasi UU Pelindungan Ketenagakerjaan.

Mengapa Perusahaan Perlu Mengevaluasi Sistem HRIS setelah UU Ketenagakerjaan Terbaru Disahkan?

Perusahaan perlu mengevaluasi sistem HRIS untuk memastikan proses administrasi dan pengelolaan SDM mampu mendukung penerapan UU No. 27 Tahun 2026 tentang Pelindungan Ketenagakerjaan. 

Sistem yang digunakan harus dapat membantu perusahaan mengelola perubahan ketentuan terkait hubungan kerja, cuti, lembur, pengupahan, hingga dokumentasi karyawan secara konsisten dan terdokumentasi.

Evaluasi ini penting karena implementasi regulasi tidak berhenti pada penyesuaian kebijakan internal. Perusahaan juga perlu memastikan setiap ketentuan dapat diterapkan dalam proses operasional sehari-hari. 

Tanpa dukungan sistem yang memadai, pengelolaan data yang tersebar di berbagai spreadsheet, dokumen, atau aplikasi terpisah dapat meningkatkan risiko ketidaksesuaian data dan kesalahan administrasi.

Ada beberapa aspek yang membuat evaluasi HRIS semakin relevan setelah perubahan regulasi ini:

• Memastikan administrasi hubungan kerja lebih terkendali. Perusahaan perlu memantau masa berlaku, perpanjangan, dan dokumentasi PKWT agar pengelolaan kontrak sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
• Menjaga ketepatan pemenuhan hak karyawan. Pengelolaan cuti tahunan, cuti bersama, istirahat panjang, dan cuti melahirkan membutuhkan pencatatan yang jelas agar hak karyawan tidak tercampur atau terlewat.
• Mendukung akurasi pengelolaan waktu kerja dan pengupahan. Data kehadiran, lembur, komponen upah, dan payroll perlu saling terhubung untuk membantu perusahaan meminimalkan kesalahan perhitungan.
• Memperkuat dokumentasi dan kesiapan audit. Data kontrak, kebijakan, riwayat perubahan status karyawan, serta dokumen administrasi perlu tersimpan secara terstruktur dan mudah ditelusuri.
• Mengurangi ketergantungan pada proses manual. Otomatisasi dan integrasi antarmodul dapat membantu tim HR mengurangi pekerjaan administratif berulang sekaligus menjaga konsistensi data.

Namun, perlu dipahami bahwa penggunaan HRIS tidak secara otomatis menjamin kepatuhan perusahaan terhadap regulasi.

Sistem berfungsi sebagai alat pendukung pengelolaan data dan proses, sedangkan perusahaan tetap bertanggung jawab memastikan kebijakan, konfigurasi, dan pelaksanaan operasionalnya sesuai dengan ketentuan hukum.

Karena itu, perusahaan perlu mengevaluasi HRIS berdasarkan kapabilitas yang benar-benar dibutuhkan untuk mengimplementasikan regulasi, bukan hanya jumlah fitur yang ditawarkan vendor.

Apa Saja yang Perlu Dievaluasi dalam Sistem HRIS untuk Implementasi UU Pelindungan Ketenagakerjaan?

Untuk mendukung implementasi UU No. 27 Tahun 2026 tentang Pelindungan Ketenagakerjaan, perusahaan perlu mengevaluasi apakah sistem HRIS yang digunakan sudah mampu mengakomodasi perubahan dalam pengelolaan hubungan kerja dan pemenuhan hak karyawan. 

Setidaknya, ada enam kapabilitas utama yang perlu diperhatikan, mulai dari administrasi kontrak kerja hingga tata kelola dokumen karyawan.

1. Employment Contract and Compensation Management

Pengelolaan perjanjian kerja menjadi salah satu aspek penting yang perlu dievaluasi, terutama terkait ketentuan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT). Perusahaan perlu memastikan sistem HRIS dapat membantu memantau siklus kontrak, termasuk durasi, perpanjangan, dan pemenuhan hak kompensasi karyawan.

Beberapa kapabilitas yang perlu diperhatikan meliputi:

• Pencatatan siklus PKWT: sistem dapat menyimpan informasi tanggal mulai dan berakhirnya kontrak, durasi kerja, serta riwayat perpanjangan.
• Monitoring masa berlaku kontrak: tersedia pengingat sebelum kontrak berakhir agar perusahaan dapat menindaklanjuti status hubungan kerja tepat waktu.
• Dokumentasi perjanjian kerja: perusahaan dapat menyimpan kontrak dan dokumen pendukung dalam satu sistem sehingga riwayat hubungan kerja lebih mudah ditelusuri.
• Pencatatan kompensasi PKWT: sistem mendukung pencatatan periode kontrak dan komponen kompensasi yang perlu dipenuhi saat kontrak berakhir.

Kapabilitas ini membantu perusahaan mengurangi risiko kontrak terlewat, ketidaksesuaian data masa kerja, maupun keterlambatan administrasi pemenuhan kompensasi.

2. Leave and Employee Rights Management

Sistem HRIS juga perlu mendukung pengelolaan berbagai jenis cuti dan hak istirahat karyawan sesuai ketentuan yang berlaku. Hal ini penting karena setiap jenis cuti dapat memiliki aturan, periode, dan implikasi administrasi yang berbeda.

Misalnya, UU Pelindungan Ketenagakerjaan mengatur bahwa cuti bersama yang ditetapkan pemerintah tidak mengurangi hak cuti tahunan karyawan.  Selain itu, perusahaan perlu memperhatikan ketentuan mengenai istirahat panjang dan cuti melahirkan.

Karena itu, evaluasi sistem perlu mencakup beberapa hal berikut:

• Pemisahan cuti bersama dan cuti tahunan: sistem dapat membedakan pencatatan cuti bersama dari saldo cuti tahunan agar hak cuti karyawan tetap terjaga.
• Pengelolaan istirahat panjang: tersedia fleksibilitas untuk mencatat dan mengelola hak istirahat panjang berdasarkan kebijakan serta ketentuan yang berlaku.
• Administrasi cuti melahirkan: sistem mendukung pencatatan periode cuti, termasuk perpanjangan apabila memenuhi persyaratan yang ditentukan.
• Pencatatan hak pembayaran upah: informasi periode cuti dapat digunakan sebagai referensi dalam proses administrasi dan penggajian.

Dengan pengelolaan yang terpusat, perusahaan dapat memantau penggunaan cuti sekaligus memastikan pencatatan hak karyawan lebih konsisten.

3. Overtime and Payroll Management

Pengelolaan lembur dan payroll perlu dievaluasi secara bersamaan karena keduanya berkaitan langsung dengan pemenuhan hak pengupahan karyawan. 

Sistem HRIS idealnya mampu menghubungkan data kehadiran, pengajuan lembur, persetujuan atasan, dan komponen penghasilan yang digunakan dalam proses payroll.

Beberapa kapabilitas yang perlu diperhatikan antara lain:

• Pengendalian waktu lembur: sistem mendukung pencatatan durasi lembur agar perusahaan dapat memantau pelaksanaannya berdasarkan batas yang diatur dalam regulasi.
• Workflow persetujuan lembur: tersedia alur pengajuan dan persetujuan lembur yang terdokumentasi, termasuk informasi karyawan, waktu, dan pihak yang menyetujui.
• Perhitungan upah lembur: sistem mendukung perhitungan berdasarkan ketentuan tarif dan pola hari kerja, termasuk perbedaan antara hari kerja biasa dan hari istirahat atau libur resmi.
• Integrasi kehadiran dan payroll: data kehadiran serta lembur dapat digunakan dalam proses penggajian untuk mengurangi kebutuhan input ulang dan risiko ketidaksesuaian data.

Integrasi ini menjadi semakin relevan bagi perusahaan dengan sistem kerja shift atau operasional yang berlangsung di luar jam kerja reguler. Tanpa pencatatan yang terintegrasi, tim HR dan payroll perlu melakukan rekonsiliasi data dari berbagai sumber sebelum penggajian diproses.

4. Compensation and Termination Management

Perubahan ketentuan ketenagakerjaan juga membuat perusahaan perlu memastikan pengelolaan struktur upah dan administrasi berakhirnya hubungan kerja didukung oleh data yang akurat. 

Kedua proses ini membutuhkan dokumentasi yang konsisten karena dapat memengaruhi hak finansial karyawan.

Dalam mengevaluasi HRIS, perusahaan perlu memperhatikan kapabilitas berikut:

• Pengelolaan struktur dan skala upah: sistem mendukung pencatatan struktur upah berdasarkan jabatan, golongan, masa kerja, kompetensi, atau kriteria lain yang digunakan perusahaan.
• Salary grading: perusahaan dapat mengelompokkan jabatan berdasarkan tingkatan atau grade tertentu untuk membantu pengelolaan rentang upah.
• Pencatatan komponen penghasilan: sistem dapat menyimpan informasi gaji pokok, tunjangan tetap, dan komponen penghasilan lainnya sebagai referensi administrasi payroll.
• Dokumentasi proses terminasi: sistem mendukung pencatatan tanggal berakhirnya hubungan kerja, alasan terminasi, dan dokumen pendukung.
• Administrasi kompensasi akhir hubungan kerja: data masa kerja dan komponen upah dapat digunakan sebagai referensi dalam proses perhitungan hak karyawan, seperti uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, atau uang penggantian hak sesuai ketentuan yang berlaku.

5. Multi-Entity Workforce Management

Bagi perusahaan yang memiliki beberapa badan hukum atau entitas bisnis, pengelolaan data karyawan membutuhkan perhatian lebih. Setiap entitas dapat memiliki kebijakan, struktur organisasi, administrasi hubungan kerja, dan proses penggajian yang berbeda.

Karena itu, sistem HRIS perlu mendukung pengelolaan tenaga kerja lintas entitas tanpa menghilangkan kejelasan hubungan kerja masing-masing karyawan.

Kapabilitas yang perlu dievaluasi meliputi:

• Pemisahan data berdasarkan badan hukum: sistem dapat membedakan data karyawan berdasarkan perusahaan atau entitas tempat mereka terdaftar secara administratif.
• Dokumentasi perpindahan karyawan: tersedia pencatatan riwayat perubahan entitas, termasuk tanggal efektif dan dokumen pendukung apabila terjadi perubahan pemberi kerja.
• Konsistensi administrasi lintas perusahaan: perusahaan dapat mengelola data karyawan dan proses administrasi dari beberapa entitas melalui sistem yang terkoordinasi.
• Pengelolaan payroll lintas entitas: sistem mendukung pemisahan data penggajian berdasarkan entitas agar proses administrasi dan pelaporan tidak tercampur.

Hal ini penting karena perpindahan karyawan antarperusahaan dalam satu grup tidak selalu sekadar perubahan unit kerja. 

Perusahaan perlu memastikan apakah perpindahan tersebut juga mengubah badan hukum pemberi kerja dan bagaimana dampaknya terhadap administrasi serta hak karyawan.

6. Employee Document and Data Governance

Aspek terakhir yang tidak kalah penting adalah pengelolaan dokumen dan data karyawan. Implementasi regulasi membutuhkan dokumentasi yang dapat ditelusuri, mulai dari perjanjian kerja hingga dokumen yang berkaitan dengan berakhirnya hubungan kerja.

Sistem HRIS perlu menyediakan mekanisme pengelolaan dokumen sekaligus memastikan informasi karyawan hanya dapat diakses oleh pihak yang memiliki kewenangan.

Beberapa kapabilitas yang perlu diperhatikan adalah:

• Sentralisasi dokumen karyawan: sistem menyediakan penyimpanan terpusat untuk kontrak kerja, dokumen identitas, dan dokumen administrasi kepegawaian lainnya.
• Pengaturan hak akses berdasarkan peran: perusahaan dapat membatasi akses terhadap data dan dokumen tertentu sesuai tanggung jawab pengguna.
• Audit trail: sistem mencatat riwayat perubahan data, termasuk informasi mengenai perubahan yang dilakukan dan pihak yang melakukannya.
• Pengelolaan dokumen saat offboarding: tersedia proses untuk memeriksa dan mendokumentasikan pengembalian dokumen pribadi karyawan ketika hubungan kerja berakhir.

Pengelolaan akses juga perlu memperhatikan jenis data yang disimpan. Misalnya, dokumen medis yang berkaitan dengan pengajuan cuti melahirkan atau kondisi kesehatan karyawan sebaiknya hanya dapat diakses oleh pihak yang memang berwenang. 

Bagaimana Mengevaluasi Kapabilitas HRIS dalam Memenuhi Kebutuhan Regulasi UU Ketenagakerjaan Terbaru?

Setelah mengidentifikasi kebutuhan HRIS, perusahaan perlu menguji kemampuan sistem melalui skenario operasional nyata. Evaluasi vendor dapat dilakukan berdasarkan empat dimensi berikut.

1. Functional Fit: Kesesuaian Fitur

Pastikan fitur HRIS benar-benar mendukung kebutuhan administrasi ketenagakerjaan, bukan sekadar tersedia dalam daftar fitur. 

Misalnya, apakah sistem dapat mencatat siklus PKWT, memisahkan saldo cuti, mengelola lembur, hingga mendukung administrasi terminasi?

Minta vendor mendemonstrasikan proses tersebut menggunakan contoh data agar kemampuan sistem dapat divalidasi secara langsung.

2. Configurability: Fleksibilitas Konfigurasi

Setiap perusahaan memiliki kebijakan dan pola operasional berbeda. Karena itu, evaluasi apakah sistem dapat dikonfigurasi untuk mengakomodasi:

• Jenis kontrak, durasi, dan pengingat masa berlaku.
• Jenis cuti, saldo, dan alur persetujuan.
• Workflow serta parameter perhitungan lembur.
• Komponen gaji, tunjangan, dan salary grade.
• Struktur organisasi dan kebijakan antarentitas.

Perusahaan juga perlu mengetahui apakah konfigurasi dapat dilakukan secara mandiri, membutuhkan bantuan vendor, atau memerlukan pengembangan khusus karena akan memengaruhi biaya dan pemeliharaan sistem.

3. Integration: Integrasi Data HR dan Payroll

Data karyawan, kehadiran, lembur, cuti, dan payroll perlu terhubung agar perusahaan tidak perlu melakukan input ulang secara manual.

Uji apakah sistem dapat:

• Meneruskan perubahan data karyawan dan komponen gaji ke payroll.
• Menggunakan data kehadiran sebagai input penggajian.
• Meneruskan lembur yang disetujui ke perhitungan upah lembur.
• Menghubungkan informasi cuti dengan administrasi penggajian.
• Menjaga konsistensi data ketika status atau entitas karyawan berubah.

Periksa juga mekanisme integrasinya, apakah melalui fitur bawaan, konektor pihak ketiga, API, atau impor dan ekspor file. Setiap metode memiliki kebutuhan teknis dan konsekuensi berbeda terhadap sinkronisasi data.

4. Governance: Kontrol dan Dokumentasi Data

HRIS perlu mendukung pengelolaan data yang aman, terdokumentasi, dan dapat ditelusuri. Evaluasi beberapa aspek berikut:

• Kontrol akses: hak akses dibedakan berdasarkan peran dan tanggung jawab pengguna.
• Audit trail: riwayat perubahan data mencatat waktu dan pengguna yang melakukan perubahan.
• Dokumentasi: kontrak, persetujuan lembur, perubahan status kerja, dan dokumen offboarding tersimpan serta mudah ditelusuri.
• Perlindungan data: akses terhadap informasi sensitif, seperti dokumen medis, dapat dibatasi.
• Retensi data: pengelolaan dan penyimpanan dokumen mendukung kebijakan internal serta ketentuan yang berlaku.

Contoh Framework Pengujian Vendor HRIS

Agar perbandingan lebih objektif, minta setiap vendor menjalankan skenario pengujian yang sama berdasarkan enam kapabilitas utama.

Hasil pengujian dapat dikelompokkan menjadi empat kategori:

• Memenuhi: dapat dijalankan tanpa proses tambahan signifikan.
• Memenuhi dengan konfigurasi: membutuhkan penyesuaian pengaturan.
• Memerlukan integrasi atau pengembangan: membutuhkan API, konektor, atau pengembangan khusus.
• Belum memenuhi: sistem belum mendukung kebutuhan tersebut.

Bagaimana Mekari Talenta dan Mekari Payroll Service Mendukung Implementasi UU Pelindungan Ketenagakerjaan?

Implementasi UU Pelindungan Ketenagakerjaan terbaru membutuhkan dukungan sistem HRIS untuk mengelola perubahan administrasi hubungan kerja dan pemenuhan hak karyawan. 

Mekari Talenta membantu perusahaan mengelola data serta proses administrasi kepegawaian, sementara Mekari Payroll Services mendukung pemrosesan penggajian berdasarkan data dan kebijakan perusahaan.

Berikut pemetaan kebutuhan regulasi dan dukungan kedua solusi tersebut:

Melalui dukungan tersebut, perusahaan dapat mengelola administrasi HR dan payroll secara lebih terstruktur. Namun, konfigurasi sistem dan pelaksanaan proses tetap perlu disesuaikan dengan kebijakan perusahaan serta ketentuan regulasi yang berlaku.

Untuk mengetahui bagaimana Mekari Talenta dan Mekari Payroll Services dapat mendukung kebutuhan operasional HR perusahaan, hubungi tim profesional kami untuk mendiskusikan kebutuhan bisnis dan solusi yang paling sesuai dengan perusahaan Anda.