Panduan Audit HR untuk Kepatuhan UU Pelindungan Ketenagakerjaan: Diagnostik Risiko Operasional dan Solusi Terintegrasi di Indonesia

Berlakunya UU No. 27 Tahun 2026 tentang Pelindungan Ketenagakerjaan membuat perusahaan perlu meninjau kembali proses pengelolaan tenaga kerja yang selama ini diterapkan. 

Perubahan regulasi tidak hanya berdampak pada kebijakan HR, tetapi juga menyentuh administrasi kontrak, pengelolaan cuti, perhitungan payroll, hingga pemenuhan hak karyawan saat terjadi pemutusan hubungan kerja (PHK).

Tantangannya, ketidaksesuaian sering kali tidak langsung terlihat. Riwayat kontrak yang tersebar, saldo cuti yang belum diperbarui, atau template pesangon yang masih menggunakan formula lama bisa menjadi sumber risiko kepatuhan.

Karena itu, perusahaan perlu melakukan audit secara menyeluruh untuk mengidentifikasi potensi masalah dan memastikan setiap proses operasional HR sudah sesuai dengan ketentuan terbaru. 

Panduan ini membahas area yang perlu diperiksa, cara melakukan audit, serta solusi teknologi yang dapat membantu perusahaan mengelola kepatuhan ketenagakerjaan secara lebih terintegrasi.

Audit Siklus PKWT: Diagnostik Riwayat Kontrak dan Batas Akumulasi

Perubahan batas maksimal PKWT menjadi 4 tahun dengan maksimal 2 kali perpanjangan dalam UU Pelindungan Ketenagakerjaan membuat perusahaan perlu meninjau kembali riwayat kontrak setiap karyawan. 

Apalagi jika administrasi kontrak tersebar di berbagai cabang, dokumen fisik, atau spreadsheet yang dikelola masing-masing tim HR.

Dr. Ervina Waty, CFO PT Champ Resto Indonesia, menekankan pentingnya memetakan kondisi kontrak karyawan agar perusahaan dapat mengambil keputusan ketenagakerjaan dengan lebih terencana.

“

Tinjau portofolio kontrak: komposisi karyawan tetap dan kontrak, masa berjalan, dan jadwal berakhirnya, agar keputusan perpanjangan atau pengangkatan tidak mendadak.

Dr. Ervina Waty, S.E, M.M, CPA (Aus), CA, ASEAN CPA, CPMA, CPV (Aus), CERA (Aus), CIBA (Aus), CMA (Aus), PRINCE2, IPSCMI

Chief Financial Officer
di PT Champ Resto Indonesia Tbk

Audit PKWT perlu dilakukan dengan melihat keseluruhan perjalanan kontrak, mulai dari perjanjian awal, setiap tahap perpanjangan, hingga total masa kerja karyawan. 

Dengan begitu, perusahaan bisa mengidentifikasi kontrak yang mendekati batas maksimal, memastikan jumlah perpanjangan tidak terlampaui, dan mengantisipasi risiko perubahan status hubungan kerja.

Bagaimana Mengecek Jumlah Perpanjangan PKWT Bila Data Tersebar?

Untuk mengecek riwayat PKWT, HR perlu mengumpulkan dan mencocokkan dokumen kontrak setiap karyawan, mulai dari kontrak awal sampai seluruh tahap perpanjangannya. 

Berikut hal-hal yang perlu diperiksa:

• Kontrak Awal: Cek kapan kontrak dimulai, berapa lama durasinya (maksimal 2 tahun), jenis pekerjaan yang diperjanjikan, serta bukti pencatatan kontrak ke dinas ketenagakerjaan.
• Perpanjangan Pertama: Pastikan ada surat pemberitahuan dan addendum perpanjangan yang dibuat sebelum kontrak awal berakhir. Durasi perpanjangannya maksimal 1 tahun.
• Perpanjangan Kedua: Cek apakah karyawan sudah memasuki perpanjangan kedua. Ini merupakan kesempatan perpanjangan terakhir, dengan durasi maksimal 1 tahun.

Contoh audit riwayat PKWT:

Rekonsiliasi Saldo Cuti dan Cuti Bersama Pasca-UU 27/2026

Sebelum masuk ke langkah rekonsiliasi, perlu dipastikan bahwa penerapan aturan cuti bersama sudah sesuai dengan ketentuan terbaru.

Perubahan dalam UU No. 27 Tahun 2026 membuat perusahaan perlu meninjau kembali pencatatan cuti karyawan, terutama untuk memastikan cuti bersama tidak mengurangi jatah cuti tahunan.

Pemeriksaan ini penting jika perusahaan masih menggunakan sistem pencatatan cuti yang secara otomatis memotong saldo tahunan setiap kali karyawan mengikuti cuti bersama.

Bagaimana Memeriksa Saldo Cuti yang Terpotong Karena Cuti Bersama?

Untuk memastikan tidak ada pelanggaran terhadap Pasal 118 ayat (6) UU 27/2026, tim HR harus menjalankan rekonsiliasi data kehadiran dan cuti per pekerja:

1. Ekstrak data transaksi ketidakhadiran (time-off logs) sejak 28 Oktober 2026.
2. Identifikasi tanggal-tanggal yang ditetapkan sebagai cuti bersama oleh SKB Tiga Menteri.
3. Cocokkan jenis pemotongan: apabila sistem memotong saldo cuti tahunan untuk tanggal cuti bersama tersebut, catat selisih hari sebagai potongan tidak sah.
4. Terbitkan transaksi pemulihan saldo (credit adjustment) dengan melampirkan dasar hukum Pasal 118 ayat (6).

Apakah Semua Saldo Cuti Lama Harus Dikoreksi Setelah Aturan 2026?

Tidak. Aturan UU 27/2026 tidak berlaku surut (non-retroaktif). Pemotongan cuti tahunan akibat cuti bersama yang terjadi sebelum 28 Oktober 2026 tetap sah dan tidak perlu dikoreksi balik. 

Rekonsiliasi dan koreksi saldo hanya wajib dilakukan atas transaksi cuti bersama yang jatuh pada atau setelah tanggal 28 Oktober 2026.

Contoh audit rekonsiliasi saldo cuti:

Pengendalian Penggajian Cuti Berbayar: Cuti Melahirkan & Sakit Berkepanjangan

Perubahan ketentuan cuti dalam UU No. 27 Tahun 2026 juga berdampak pada pengelolaan penggajian, terutama untuk kondisi yang mengharuskan perusahaan tetap membayarkan upah selama pekerja tidak menjalankan aktivitas kerja.

Cuti melahirkan dengan perpanjangan karena kondisi medis tertentu dan sakit berkepanjangan memiliki skema pembayaran upah yang berbeda berdasarkan durasi cutinya. 

Karena itu, perusahaan perlu memastikan perhitungan payroll sudah mengikuti persentase upah pada setiap periode agar tidak terjadi kekurangan atau kelebihan pembayaran.

Lantas, bagaimana perusahaan menghitung upah selama masa cuti tersebut?

Apakah Bulan Keempat Cuti Melahirkan Dibayar Penuh?

Ya, dibayar 100% penuh. Berdasarkan Pasal 121 dan 123 UU 27/2026, pekerja wanita yang mengambil perpanjangan cuti melahirkan hingga 6 bulan (dengan surat keterangan dokter atas kondisi medis khusus ibu atau anak) berhak atas struktur pembayaran:

• Bulan ke-1 s.d. Bulan ke-3: Dibayar 100% upah.
• Bulan ke-4: Tetap dibayar 100% upah penuh.
• Bulan ke-5 s.d. Bulan ke-6: Dibayar 75% dari upah.

Contoh kalkulasi:

Audit Formula Pesangon: Pensiun & Ketidakpastian Template Lama

Perubahan faktor pengali pesangon dalam UU No. 27 Tahun 2026 membuat perusahaan perlu meninjau kembali formula kompensasi PHK yang digunakan dalam proses payroll dan administrasi HR. 

Salah satu yang perlu diperhatikan adalah perhitungan pesangon bagi karyawan yang memasuki usia pensiun, karena faktor pengalinya berubah dari 1,75 kali menjadi 2 kali ketentuan dasar.

Jika perusahaan masih menggunakan spreadsheet atau template perhitungan lama, selisih formula ini bisa menyebabkan kekurangan pembayaran hak karyawan. 

Karena itu, HR dan tim finance perlu mengevaluasi kembali tabel pesangon, faktor pengali berdasarkan alasan PHK, serta formula perhitungan yang digunakan.

Berapa Selisih Pesangon Pensiun Memakai Pengali 1,75x vs 2x?

Berdasarkan Pasal 247 UU 27/2026, kompensasi PHK karena mencapai usia pensiun wajib diberikan dengan faktor pengali dasar 2 kali (2x) pesangon.

Apakah Template Pesangon Lama Aman Digunakan untuk Kasus Baru?

Sangat berisiko. Lembar kerja (spreadsheet) manual yang tidak diperbarui mengaburkan pemisahan antara nilai tabel dasar dan faktor pengali yuridis. 

Menggunakan formula pra-2026 sering kali salah memetakan alasan pemutusan hubungan kerja, salah menghitung batas upah acuan, serta keliru dalam menerapkan potongan PPh 21 final atas uang pesangon.

Pengalihan Karyawan Antar-Entitas PMA dan Pengelolaan Data HR Lintas Negara

UU No. 27 Tahun 2026 tentang Pelindungan Ketenagakerjaan juga membawa implikasi bagi perusahaan Penanaman Modal Asing (PMA), terutama yang menerapkan kebijakan HR terpusat dari kantor pusat di luar Indonesia.

Perusahaan perlu memastikan bahwa pengelolaan hubungan kerja antar-entitas dalam satu grup tetap sesuai dengan ketentuan ketenagakerjaan nasional. 

Hal ini termasuk ketika karyawan dipindahkan ke entitas lain, maupun ketika data personalia dan payroll dikelola melalui sistem yang berada di luar negeri.

Karena itu, perusahaan PMA perlu meninjau kembali mekanisme pengalihan pekerja dan tata kelola data HR agar kebijakan global yang diterapkan tetap sejalan dengan regulasi yang berlaku di Indonesia.

Apakah Masa Kerja Boleh Direset Saat Pindah Perusahaan Satu Grup?

Tidak boleh dilakukan secara sepihak. Berdasarkan Pasal 81 dan 236 UU 27/2026:

• Opsi Terminasi & Kompensasi Tuntas: Jika pekerja dialihkan antar-entitas anak usaha dalam satu holding, masa kerja hanya dapat direset apabila hubungan kerja pada entitas awal telah diakhiri secara resmi dan seluruh hak pesangon/kompensasinya telah dibayarkan tuntas.
• Opsi Pengalihan Penugasan: Jika pengalihan bersifat transfer penugasan tanpa kompensasi, perusahaan wajib menerbitkan Tripartite Transfer Agreement yang menegaskan bahwa masa kerja di entitas lama diakui penuh (recognized seniority) oleh entitas baru untuk perhitungan cuti besar, jaminan pensiun, dan kompensasi PHK masa depan.

Apa Risiko Akses Payroll Terpusat di Holding PMA?

Banyak perusahaan induk asing mengelola sistem payroll terpusat di luar negeri untuk anak usaha PMA di Indonesia. Praktik ini memicu risiko regulasi ganda:

1. Pelanggaran UU Perlindungan Data Pribadi: Data gaji, NIK KTP, riwayat medis, dan rekening bank merupakan data pribadi spesifik. Mentransfer data tersebut ke server offshore tanpa persetujuan eksplisit karyawan dan tanpa memastikan standar perlindungan negara tujuan setara berisiko sanksi denda administratif hingga 2% dari total pendapatan tahunan.
2. Keterbatasan Akurasi Pajak & Ketenagakerjaan Lokal: Sistem HR pusat global sering tidak mampu memproses pemotongan PPh 21 TER, integrasi BPJS 5 program secara real-time, serta penyesuaian aturan cuti bersama lokal.

Dukung Kesiapan Kepatuhan Ketenagakerjaan dengan Solusi Terintegrasi Mekari

Menyesuaikan operasional perusahaan dengan UU No. 27 Tahun 2026 membutuhkan koordinasi antara tim HR, finance, dan payroll.

Mulai dari memastikan riwayat kontrak karyawan tercatat dengan baik, mengelola hak cuti, memperbarui formula kompensasi PHK, hingga menjaga keamanan data personalia.

Untuk membantu perusahaan mengelola berbagai kebutuhan tersebut, Mekari Talenta dan Mekari Payroll Services menyediakan solusi yang saling melengkapi:

Dengan pengelolaan HR dan payroll yang lebih terintegrasi, perusahaan dapat mengurangi proses administratif manual, menjaga konsistensi data karyawan, dan mempermudah penyesuaian proses kerja terhadap perubahan regulasi.

Ingin mengetahui bagaimana Mekari Talenta dan Mekari Payroll Services dapat mendukung kebutuhan operasional perusahaan Anda? Konsultasikan kebutuhan HR bersama tim Mekari untuk menemukan solusi yang paling sesuai.