Mengetahui Struktur dan Skala Upah bagi Perusahaan

Mengetahui Struktur dan Skala Upah bagi Perusahaan

Struktur dan skala upah merupakan hal yang wajib ada di perusahaan. Hal tersebut sudah diatur dalam Peraturan Menteri Ketenagakerjaan (Permenaker) Nomor 1 Tahun 2017.

Adapun tujuan penyusunan struktur dan skala upah adalah untuk mendorong produktivitas karyawan dan mewujudkan upah yang transparan. Nantinya, struktur dan skala upah ini akan disusun secara transparan oleh perusahaan dan diinformasikan kepada karyawan secara perorangan.

Dalam proses penyusunan struktur dan skala upah, pengusaha wajib memperhatikan ketentuan diatur dalam Permenaker Nomor 1 Tahun 2017. Misalnya aspek golongan, masa kerja, jabatan, pendidikan, dan kompetensi.

Apabila pengusaha tidak menyusun struktur dan skala upah ini, maka nantinya akan dikenakan sanksi administratif. Oleh karena itu, agar terhindar dari sanksi administratif tersebut, perusahaan perlu melalui tahapan dalam menyusun struktur dan skala upah.

Berikut ini penjelasan lengkap struktur dan skala upah dari Talenta by Mekari.

Note : Baca artikel Panduan Lengkap Penghitungan Gaji Karyawan Sesuai Regulasi Pemerintah

Regulasi Pengupahan di Indonesia

Sebelum membahas detail tentang struktur dan skala upah, mari kita ketahui terlebih dahulu tentang regulasi pengupahan di Indonesia. Upah merupakan hak yang wajib diterima karyawan di dalam sebuah perusahaan.

Pemberian upah kepada karyawan sudah diatur dalam Undang Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Kemudian diturunkan ke dalam Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 78 Tahun 2015.

Dalam PP 78 Tahun 2015 disebutkan kebijakan pengupahan diarahkan untuk mencapai penghasilan yang memenuhi penghidupan layak bagi para pekerja/buruh.

Penghasilan layak yang dimaksud dari peraturan ini adalah jumlah penerimaan atau pendapatan karyawan dari hasil pekerjaannya mampu memenuhi kebutuhan hidup mereka dan keluarganya secara wajar. Kebijakan penghasilan layak yang dimaksud dari PP 78 Tahun 2015 ini diberikan dalam bentuk Upah dan Pendapatan non Upah.

Adapun kebijakan pengupahan tersebut yang meliputi:

  1. Upah minimum
  2. Upah karena menjalankan hak waktu istirahat kerjanya
  3. Bentuk dan cara pembayaran Upah
  4. Upah kerja lembur
  5. Denda dan potongan Upah
  6. Upah tidak masuk kerja karena melakukan kegiatan lain di luar pekerjaannya
  7. Hal-hal yang dapat diperhitungkan dengan upah
  8. Upah tidak masuk kerja karena berhalangan
  9. Struktur dan skala upah
  10. Upah untuk pembayaran pesangon
  11. Perhitungan pajak penghasilan

Menurut PP 78 tahun 2015, upah yang dimaksud terdiri atas komponen seperti upah tanpa tunjangan, upah pokok dan tunjangan tetap, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap.

Dalam komponen tersebut, upah pokok dan tunjangan tetap memiliki besaran upah pokok paling sedikit 75% dari jumlah uang pokok dan tunjangan tetap. Sedangkan, untuk pendapatan non upah yang berupa tunjangan hari raya keagamaan, menurut PP ini pengusaha dapat memberikan pendapatan non upah berupa bonus, uang pengganti fasilitas kerja, dan atau uang servis pada usaha tertentu.

Dalam PP ini juga menegaskan bahwa tunjangan hari raya keagamaan wajib diberikan oleh pengusaha kepada para pekerja/buruh, dan dibayarkan paling lambat 7 hari sebelum hari raya keagamaan.

Note : Baca artikel Panduan Lengkap BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan

Menghitung Upah Lembur dengan Calculator Payroll Indonesia

Dasar Pengupahan Karyawan

Menurut PP 78 tahun 2015, upah dapat ditetapkan berdasarkan satuan waktu dan/atau satuan hasil. Upah berdasarkan satuan waktu yang dimaksud dalam peraturan ini ditetapkan secara harian, mingguan, atau bulanan.

Upah Berdasarkan Satuan Waktu

Dalam upah yang ditetapkan secara harian, perhitungan upah sehari adalah sebagai berikut:

  1. Bagi perusahaan dengan sistem waktu kerja 6 hari dalam seminggu, upah sebulan dibagi 25 atau;
  2. Bagi perusahaan dengan sistem waktu kerja 5 hari dalam seminggu, upah sebulan dibagi 21.

Penetapan besarnya upah berdasarkan waktu ini juga sudah disusun melalui Pasal 14 ayat (1, 2) PP nomor 78 Tahun 2015. Struktur dan skala upah yang dimaksud menurut PP ini wajib diberitahukan kepada seluruh pekerja/buruh, dan harus dilampirkan oleh perusahaan pada saat permohonan pengesahan dan pembaruan peraturan perusahaan, atau pada saat pendaftaran, perpanjangan, dan pembaharuan perjanjian kerja sama.

Upah Berdasarkan Satuan Hasil

Dalam PP nomor 78 tahun 2015, penetapan upah berdasarkan satuan hasil disesuaikan dengan hasil pekerjaan yang telah disepakati antara pengusaha dan karyawan. Penetapan upah sebulan berdasarkan satuan hasil sudah ditentukan ke dalam ketentuan dengan upah rata-rata tiga bulan terakhir yang diterima oleh karyawan berdasarkan Pasal 16 dari PP ini.

Menurut PP ini pula, pengusaha wajib membayar upah pada waktu yang telah dijanjikan antara pengusaha dan karyawan sesuai kesepakatan.

Komponen Dasar Upah Karyawan

Komponen upah diatur dalam Surat Edaran Menteri Tenaga Kerja Republik Indonesia No. SE/07/MEN/1990 Tahun 1990 tentang Pengelompokkan Komponen Upah dan Pendapatan Non Upah. Berikut adalah komponen-komponen upah tersebut:

Upah Pokok

Upah pokok adalah imbalan dasar yang dibayarkan kepada karyawan menurut jenis pekerjaan yang jumlahnya ditetapkan berdasarkan kesepakatan.

Tunjangan Tetap

Pembayaran teratur yang berkaitan dengan pekerjaan, diberikan kepada karyawan dan keluarganya, serta dibayarkan bersamaan dengan upah pokok. Contohnya seperti tunjangan istri, tunjangan anak, tunjangan kematian, dan lain-lain.

Tunjangan Tidak Tetap

Pembayaran yang secara langsung atau tidak berkaitan dengan karyawan dan diberikan secara tidak tetap untuk karyawan dan keluarganya, dibayarkan pada waktu yang berbeda dari upah pokok. Contohnya seperti tunjangan transport yang didasarkan pada kehadiran.

Jenis Pemotongan Upah yang Bisa Dilakukan Perusahaan

Dalam pemberian upah karyawan, ada pemotongan yang harus dilakukan oleh perusahaan. Jadi, nantinya karyawan akan mendapatkan upah kotor, yakni upah pokok dan tunjangan tetap yang telah mengalami pemotongan.

Berikut adalah jenis-jenis pemotongan tersebut:

  • Pajak penghasilan
  • Pembayaran iuran jaminan sosial (asuransi kesehatan, jaminan pensiun, dan lain-lain)
  • Pemotongan lainnya (pemotongan upah karena karyawan absen tanpa alasan jelas, pemotongan upah karena karyawan melakukan pelanggaran, pemotongan upan karena karyawan harus membayar cicilan).

Note : Baca artikel Panduan Lengkap Penghitungan PPh 21 Karyawan dengan Contoh Soal

Sanksi Perusahaan Telat Berikan Upah Karyawan

Pihak perusahaan wajib memberikan upah karyawan secara tepat waktu sesuai dengan kesepakatan. Apabila upah telat dibayarkan, maka mulai dari hari keempat sampai hari kedelapan terhitung dari pembayaran upah, perusahaan wajib membayar sanksi keterlambatan.

Besaran sanksi yang diberikan yakni sebesar 5% dari gaji untuk tiap hari keterlambatan. Setelah hari kedelapan, sanksi keterlambatan menjadi 1% dari gaji untuk tiap hari keterlambatan.

Jika upah tetap tidak dibayar setelah satu bulan, perusahaan wajib membayar tambahan upah dan bunga yang ditetapkan oleh bank untuk kredit perusahaan bersangkutan.

 

 

Definisi Struktur dan Skala Upah

Salah satu hal yang diatur dalam regulasi pengupahan di Indonesia adalah struktur dan skala upah. Perusahaan berkewajiban untuk menyampaikan informasi struktur dan skala upah. Hal ini diatur dalam Pasal 8 Peraturan Menteri Ketenagakerjaan (Permenaker) Nomor 1 Tahun 2017.

Lantas apa definisi dari struktur dan skala upah?

Struktur dan skala upah adalah susunan tingkat upah dari yang terendah sampai dengan yang tertinggi atau sebaliknya yang memuat kisaran nilai nominal upah dari yang terkecil sampai yang terbesar untuk setiap golongan jabatan.

Upah yang tercantum dalam struktur dan skala upah merupakan upah atau gaji pokok yang merupakan imbalan dasar yang dibayarkan kepada karyawan menurut tingkat atau jenis pekerjaan yang besarannya ditetapkan berdasarkan kesepakatan.

Menurut Pasal 2 Ayat (1) Peraturan Menteri Ketenagakerjaan (Permenaker) Nomor 1 Tahun 2017, pengusaha wajib menyusun struktur dan skala upah dengan memperhatikan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi karyawan.

Hal itu ditetapkan oleh pimpinan perusahaan dalam bentuk surat keputusan, yang otomatis akan berlaku bagi setiap pekerja yang mempunyai hubungan kerja dengan perusahaan bersangkutan.

Bagi karyawan suatu perusahaan, perlu diingat bahwa karyawan berhak mengetahui tingkatan gaji sesuai golongan jabatan yang berlaku pada perusahaan tempat bekerja. Ini menjadi tugas penting bagi tim Human Resource Department (HRD) untuk menyampaikan tingkatan gaji yang berlaku kepada karyawan secara perorangan.

Fungsi Struktur dan Skala Upah

Perlu diketahui bahwa penyusunan struktur dan skala upah berguna bagi perusahaan maupun karyawan yang bekerja pada perusahaan tersebut.
Bagi perusahaan, struktur atau skala gaji berguna sebagai pedoman untuk penetapan upah berdasarkan satuan waktu.

Sementara bagi karyawan, struktur dan skala upah bisa menjamin kepastian upah setiap pekerja serta mengurangi kesenjangan antara upah terendah dan tertinggi di perusahaan.

Penyusunan Struktur dan Skala Upah

Struktur dan skala upah wajib disusun oleh pengusaha dengan memperhatikan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi. Adapun golongan yang dimaksud merupakan golongan jabatan.

Sementara itu, jabatan adalah sekelompok tugas dan pekerjaan dalam organisasi perusahaan. Sedangkan masa kerja merupakan lamanya pengalaman melaksanakan pekerjaan tertentu yang dinyatakan dalam satuan tahun yang dipersyaratkan dalam suatu jabatan.

Untuk pendidikan diukur lewat tingkat pengetahuan yang diperoleh dari jenjang pendidikan formal sesuai dengan sistem pendidikan nasional yang dipersyaratkan dalam suatu jabatan. Terakhir adalah kompetensi adalah kemampuan kerja yang mencakup aspek pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja dengan standar yang diterapkan dan dipersyaratkan dalam suatu jabatan.

Tahapan Penyusunan Struktur dan Skala Upah

Ada 3 tahapan penyusunan struktur dan skala upah yang diatur dalam Peraturan Menteri Ketenagakerjaan (Permenaker) Nomor 1 Tahun 2017, yaitu:

Analisa Jabatan

Analisa jabatan merupakan proses memperoleh dan mengolah data jabatan menjadi informasi jabatan yang dituangkan dalam bentuk uraian jabatan.

Evaluasi Jabatan

Evaluasi jabatan merupakan proses menilai, membandingkan, dan memeringkat jabatan.

Penentuan Struktur dan Skala Upah

Penentuan struktur dan skala upah dilakukan oleh pengusaha berdasarkan kemampuan perusahaan dan harus memperhatikan upah minimum yang berlaku.

Pemberitahuan Struktur dan Skala Upah

Dalam menyusun struktur dan skala upah, pengusaha dapat menggunakan contoh sebagai berikut:

  • Struktur dan skala upah berlaku bagi setiap karyawan yang mempunya hubungan kerja dengan pengusaha di perusahaan yang bersangkutan.
  • Struktur dan skala upah digunakan sebagai pedoman untuk penetapan upah berdasarkan satuan waktu.

Peninjauan Struktur dan Skala Upah

Struktur dan skala upah pada dasarnya wajib diberitahukan kepada seluruh karyawan oleh pengusaha. Adapun pemberitahuan struktur dan skala upah kepada karyawan dilakukan secara perorangan.

Selain itu, struktur dan skala upah dapat ditinjau oleh pengusaha. Hasil peninjauan nantinya diberitahukan kepada karyawan yang golongan jabatannya mengalami perubahan.

Sanksi bagi Perusahaan

Bagi perusahaan yang tidak menyusun struktur dan skala upah serta tidak memberitahukan kepada karyawan bisa dikenai sanksi administratif. Sanksi tersebut diatur Pasal 12 Peraturan Menteri Ketenagakerjaan (Permenaker) Nomor 1 Tahun 2017.

Adapun sanksi yang diatur merujuk Permenaker Nomor 20 Tahun 2016 tentang Tata Cara Pemberian Sanksi Administratif, adalah:

  • Teguran tertulis terkait pelanggaran aturan tentang pengupahan,
  • Pembatasan kegiatan usaha, baik pembatasan kapasitas produksi ataupun penundaan izin,
  • Penghentian sementara sebagian atau seluruh alat produksi baik berupa barang atau jasa dalam waktu tertentu,
  • Pembekuan kegiatan usaha, menghentikan seluruh proses produksi barang atau jasa dalam waktu tertentu

Note : Baca artikel Informasi Lengkap BPJS Ketenagakerjaan bagi Perusahaan dan Karyawan

Sulit Menghitung PPh 21? Program Payroll Solusinya!

 

Praktik Penyusunan Struktur dan Skala Upah

Dalam penyusunan struktur dan skala upah, terdapat beberapa metode yang dapat digunakan pengusaha, antara lain metode rangking sederhana, metode dua titik, dan metode point factor.

Metode Rangking Sederhana

A. Tentukan jabatan dan uraian tugas masing-masing jabatan. Contoh:

  • Office Boy: bertanggung jawab atas kebersihan dan kerapian kantor, serta melaksanakan tugas yang diberikan staf umum.
  • Junior Administrasi: melakukan pembayaran atau transaksi terkait kebutuhan kantor; menjaga komunikasi melalui telepon, fax, maupun email; menyimpan dan merekapitulasi berkas administrasi.
  • Senior Administrasi: menyiapkan administasi harian dan dokumen penting; menyiapkan dan mengatur rapat, seminar, atau pelatihan; serta menyiapkan laporan per semester.
  • Manajer: memimpin, mengendalikan, dan mengembangkan kualitas organisasi; serta membangun kepercayaan antar karyawan.
  • Chief Executive Officer (CEO): menentukan arah strategis perusahaan, menciptakan jaringan bisnis, dan melaporkan perkembangan kepada dewan direksi.

B. Buat daftar jabatan dan urutkan jabatan tersebut berdasarkan uraian tugasnya dari yang termudah sampai dengan yang tersulit.

C. Buat tabel struktur dan skala upah yang terdiri dari kolom jabatan, golongan jabatan, upah terkecil, dan upah terbesar.

D. Tentukan upah terkecil untuk jabatan terendah.

E. Tentukan upah terbesar untuk jabatan terendah.

F. Tentukan upah terkecil dan upah terbesar untuk jabatan-jabatan selanjutnya, mengikuti langkah D dan E.

G. Masukan upah terkecil dan upah terbesar masing-masing jabatan ke dalam tabel struktur dan skala upah.

H. Tentukan golongan jabatan untuk masing-masing jabatan. Apabila ada jabatan yang tugas dan tanggung jawabnya relatif sama, jabatan tersebut dapat dikelompokkan dalam satu golongan jabatan.

Tabel Struktur dan Skala Upah Metode Rangking Sederhana

Jabatan Golongan Jabatan Upah Terkecil Upah Terbesar
Office Boy 1 Rp 2,9 juta Rp 3,2 juta
Junior Administrasi 2 Rp 3,7 juta Rp 4,5 juta
Senior Administrasi 3 Rp 5,5 juta Rp 6,5 juta
Manajer 4 Rp 10 juta Rp 15 juta
CEO 5 Rp 25 juta Rp 40 juta

Metode Dua Titik

Metode dua titik adalah metode yang menghubungkan dua titik dalam bidang koordinat sumbu absis (x) yang merupakan golongan jabatan dan sumbu ordinat (Y) yang merupakan upah. Sehingga keduanya membentuk sebuah garis lurus yang mempunyai persamaan garis lurus Y= a+b(x).

Garis lurus yang terbentuk dari dua titik tersebut merupakan garis kebijakan upah. Berikut langkah-langkah membuat jenjang gaji dengan metode dua titik:

  • Siapkan daftar jabatan dan upah yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, jabatan, dan upah.
  • Urutkan upah dari yang terendah sampai dengan yang tertinggi.
  • Identifikasikan upah yang terendah dan upah yang tertinggi.
  • Tentukan jumlah golongan jabatan.
  • Buat format tabel struktur dan skala upah yang terdiri dari kolom rentang, golongan jabatan, upah terkecil, upah tengah, dan upah terbesar.
  • Tentukan rentang untuk masing-masing golongan jabatan.
  • Gunakan upah terendah sama dengan upah tengah terendah, dan upah tertinggi sama dengan upah tengah tertinggi.
  • Hitung upah tengah antara upah tengah terendah dan upah tengah tertinggi dengan menggunakan garis lurus: Y= a+b(x).
  • Hitung upah terkecil dan upah terbesar masing-masing golongan jabatan dengan menggunakan rumus:
    – Upah terkecil = 2 x upah tengah : (rentang+2)
    – Upah terbesar = (2 x upah tengah) x (rentang+1) : rentang+2

Tabel Struktur dan Skala Upah Metode Dua Titik

Jabatan Golongan Jabatan Klasifikasi Jabatan Rentang

Upah

Upah

Terkecil

Upah

Tengah

Upah

Terendah

Office Boy 1 Staf 40% Rp 1,31 juta Rp 1,57 juta Rp 1,83 juta
Satpam 2 Staf 40% Rp 3,17 juta Rp 3,81 juta Rp 4,44 juta
Kasir 3 Staf 40% Rp 5,04 juta Rp 6,05 juta Rp 7,05 juta
Staf Akuntansi 4 Staf 40% Rp 6,90 juta Rp 8,28 juta Rp 9,06 juta
Supervisor Pembelian 5 Supervisor 70% Rp 7,79 juta Rp 10,52 juta Rp 13,25 juta
Kepala Minimarket 6 Managerial 100% Rp 8,50 juta Rp 12,76 juta Rp 17,01 juta
General Manager 7 Managerial 100% Rp 10 juta Rp 15 juta Rp 20 juta

Metode Point Factor

  • Analisa jabatan yaitu proses pencarian dan pengolahan data jabatan menjadi informasi jabatan yang dituangkan dalam bentuk uraian jabatan.
  • Evaluasi jabatan yang merupakan proses menilai, membandingkan, dan memeringkat jabatan.
  • Penentuan Struktur dan Skala Upah yaitu setelah melakukan evaluasi jabatan dan menentukan poin faktor, pengusaha baru bisa menentukan struktur dan skala gaji. Tahap ini dilakukan oleh pengusaha berdasarkan kemampuan perusahaan dengan memperhatikan upah minimum yang berlaku.
Jabatan Golongan Jabatan Klasifikasi Jabatan Rentang

Upah

Total

Poin

Upah

Terkecil

Upah

Tengah

Office Boy 1 Staf 40% 150 Rp 1.312.500 Rp 1.575.000
Supervisor Pembelian 5 Supervisor 70% 460 Rp 7.796.296 Rp 10.525.000
General Manager 7 Managerial 100% 870 Rp 10.000.000 Rp 15.000.000

Peran HRIS dalam Menentukan Struktur dan Skala Upah

Perkembangan struktur organisasi maupun sistem upah pada perusahaan meningkatkan kebutuhan akan penggunaan software Human Resource Information System (HRIS). Salah satu alasan menggunakan software HRIS seperti Talenta mempermudah penentuan struktur dan skala upah.

Bagi perusahaan yang tidak memiliki banyak karyawan, mungkin tidak terlalu sulit untuk menentukannya secara case by case. Namun, jika perusahaan sudah semakin berkembang dan jumlah karyawan terus meningkat maka cara menentukan case by case akan menimbulkan persepsi yang kurang baik dari karyawan, bisa jadi mereka menganggap perusahaan berspekulasi atas nilai gaji yang diberikan.

Jika hal ini terus dilakukan maka akan menimbulkan banyak keluhan dari karyawan, misalnya:

  1. Karyawan merasa perusahaan menentukan nilai gaji dengan sewenang-wenang,
  2. Karyawan merasa kinerja mereka cukup baik sehingga layak dihargai lebih,
  3. Karyawan merasa bingung tentang hubungan antara kinerja dengan kenaikan gaji.

Kelebihan Software HRIS Talenta

Talenta merupakan salah satu penyedia aplikasi HR terbaik di Indonesia. Dibekali berbagai fitur canggih yang mengakomodir penyusunan struktur dan skala upah yang diatur oleh pemerintah seperti database karyawan dan perhitungan payroll.

Talenta dapat dijadikan solusi untuk membantu mengelola administrasi perusahaan dengan lebih praktis.

Manajemen Database Karyawan

Aplikasi HRIS Talenta memiliki fitur database karyawan. Fitur database karyawan berisi nama dan jabatan dari karyawan tersebut di perusahaan.

Seperti telah disebutkan sebelumnya, data dan informasi karyawan akan disimpan pada database Talenta yang berbasis cloud. Data-data itu terintegrasi dengan fitur-fitur lainnya yang ada.

Saat dibutuhkan untuk proses administrasi, HR bisa mengaksesnya kapan pun dan di mana pun, tanpa repot membuka tumpukan berkas yang menyita waktu.

Penghitungan Upah dengan Fitur Payroll

Proses pengelolaan upah karyawan merupakan hal yang cukup sensitif dan rumit karena perlu memperhitungkan berbagai komponen seperti absensi, pajak, potongan BPJS, dan lain sebagainya. Untuk itu HR memerlukan HR Online dengan fitur payroll untuk meringankan tugas tersebut.

Talenta menyediakan fitur payroll yang dibuat secara khusus untuk membantu menyelesaikan urusan penghitungan gaji karyawan karena terintegrasi dengan fitur-fitur lainnya seperti absensi dan cuti, sehingga perhitungan gaji dapat diotomatisasi sesuai dengan catatan kehadiran karyawan.

Talenta juga dirancang dengan mengikuti kebijakan sesuai peraturan dan hukum yang berlaku di Indonesia.

Jadi sudah jelas, bagaimana aplikasi HRIS Talenta bisa mempermudah perusahaan Anda untuk menyusun struktur dan skala upah. Tunggu apa lagi? Dapatkan demo Talenta di sini dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

CTA Talenta


PUBLISHED04 Sep 2020
Wiji Nurhayat
Wiji Nurhayat