Mengapa perusahaan perlu gunakan aplikasi HR Cloud Based seperti Mekari Talenta HRIS?
Sebagai tim Human Resources (HR) dalam perusahaan, pekerjaan yang harus dilakukan memang cukup banyak. Mulai dari mengelola kinerja karyawan hingga melakukan proses pengembangan skill perusahaan. Untuk itu berarti perlu software HR berbasis cloud untuk menunjang tugas para HRD.
Pengelolaan database karyawan juga dilaksanakan oleh HR sehingga banyak pekerjaan yang harus diselesaikan dengan tepat. Dengan banyaknya pekerjaan tersebut, HR perlu menggunakan aplikasi HR ini adalah salah satu cara untuk memudahkan pekerjaan.
Tidak hanya itu saja, aplikasi ini dilengkapi dengan banyak fitur yang membantu tugas HR terutama yang berkaitan dengan administrasi karyawan. Sehingga pekerjaan jauh lebih mudah dan efisien.
Meskipun masih banyak perusahaan yang lebih suka menggunakan cara manual untuk mengelola data karyawan. Penggunaan aplikasi HRIS berbasis cloud seharusnya bisa dipertimbangkan dengan lebih baik. Alasannya selain aplikasi jenis ini memiliki fitur-fitur yang sangat membantu, juga memiliki cloud system yang lebih canggih.
Menggunakan Ms. Excel ataupun spreadsheet memang cukup sering digunakan oleh perusahaan. Tetapi kerugian yang terjadi adalah akses hanya bisa dilakukan oleh yang bersangkutan saja.
Sehingga jika orang lain membutuhkan akses, akan memakan waktu lama untuk memproses data tersebut. Selain itu, resiko data yang hilang juga bisa terjadi. Hal ini tidak akan terjadi dengan aplikasi HR cloud.
Adanya sistem cloud dalam sistem HRIS membuat software HR modern bisa diakses kapanpun dan dimanapun. Sistem cloud pada aplikasi HR membuat kinerja aplikasi lebih ringan dan data tersimpan dengan aman tanpa khawatir hilang ataupun bocor.
Sistem cloud sendiri adalah sebuah sistem yang kinerjanya menggunakan internet yang digambarkan dengan ‘cloud’. Sehingga aplikasi yang menggunakan sistem cloud harus terhubung dengan internet agar bisa mengakses aplikasi.
Oleh karena itu, aplikasi HR yang memiliki sistem cloud bisa diakses kapanpun selama ada internet. Dengan adanya software HRD yang semakin banyak dan terbukti memudahkan kinerja perusahaan.
Menggunakan aplikasi HR cloud juga menjadi salah satu investasi untuk mengembangkan bisnis menjadi lebih baik. Berikut adalah beberapa alasannya:
1. Aplikasi HR Cloud Memiliki Keamanan yang Terjamin
Perlindungan keamanan menggunakan software HR berbasis cloud sudah terjamin dengan peraturan yang berlaku. Setiap aplikasi yang menggunakan sistem cloud harus memiliki sertifikasi ISO 27001 yang menyatakan bahwa organisasi tersebut memiliki standar keamanan sistem manajemen yang telah ditetapkan.
Apalagi keamanan data karyawan adalah salah satu aspek paling sensitif dalam manajemen HR. Aplikasi HR berbasis cloud biasanya dilengkapi dengan fitur keamanan tingkat tinggi, seperti:
- Enkripsi SSL (Secure Socket Layer) untuk melindungi data yang dikirimkan secara online.
- Backup otomatis berkala untuk menghindari kehilangan data.
- Kontrol akses berbasis peran (role-based access) yang memastikan hanya pihak berwenang yang bisa melihat atau mengubah informasi tertentu.
Keunggulan lainnya adalah standar kepatuhan (compliance) terhadap regulasi perlindungan data, seperti ISO/IEC 27001 atau GDPR untuk perusahaan global. Hal ini memberi jaminan bahwa data sensitif karyawan seperti NPWP, nomor rekening, atau histori kinerja tidak mudah diakses atau disalahgunakan oleh pihak yang tidak berwenang.
Selain ISO 27001, menggunakan software HR ini juga akan lebih aman karena data secara otomatis tersimpan di dalam cloud. Jika data yang Anda simpan tidak sengaja terhapus, maka data sebelumnya bisa dikembalikan dengan mudah.
Baca Juga : Keuntungan Finansial yang Didapatkan dari Penggunaan Aplikasi HR
2. Instalasi yang Mudah
Menggunakan aplikasi ini jauh lebih mudah dibandingkan dengan aplikasi tanpa sistem cloud. Jika tidak menggunakan sistem cloud, Anda harus membangun infrastruktur sendiri.
Misalnya seperti pengelolaan device yang digunakan, membayar service, serta menyewa Sysadmin untuk membentuk infrastruktur tersebut. Sedangkan menggunakan aplikasi HR Cloud, anda hanya perlu menggunakan aplikasi dan memasukkan data ke dalam aplikasi saja.
Setelah itu, Anda tidak perlu menyusun infrastruktur secara manual karena semua sudah siap untuk digunakan.
Baca Juga : Sistem HRIS, Manfaat dan Pentingnya bagi Perusahaan
3. Biaya yang Terjangkau
Sama seperti ketika melakukan instalasi, biaya yang digunakan untuk menggunakan aplikasi tanpa sistem cloud akan lebih besar. Pembayaran biaya membangun infrastruktur dan juga pengadaan alat yang berhubungan dengan kebutuhan akan memakan biaya yang besar.
Sedangkan dengan aplikasi ini, anda cukup membayar biaya berlangganan yang jauh lebih terjangkau dibanding biaya pembuatan infrastruktur sendiri.
Mekari Talenta adalah software HRIS berbasis cloud yang dapat mempermudah HR dalam mengelola kebutuhan karyawan. Cari tahu selengkapnya mengenai produk Talenta di website Talenta.
Tertarik untuk mencoba Mekari Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!
Anda juga bisa coba gratis Talenta sekarang dengan klik gambar di bawah ini.
Baca Juga : 3 Software Database Karyawan Perusahaan yang Patut Dicoba
4. Aksesibilitas Data Kapan Saja dan Di Mana Saja
Keunggulan utama dari sistem HR berbasis cloud adalah kemampuannya dalam memberikan akses real-time terhadap data karyawan dan operasional HR. Melalui internet, pengguna dapat masuk ke sistem menggunakan perangkat apa pun, mulai dari laptop hingga smartphone. Fitur ini sangat krusial di tengah tren kerja fleksibel seperti remote working dan hybrid working.
Bagi manajer atau divisi HR, mereka tidak perlu lagi berada di kantor untuk memproses cuti, mengecek presensi, atau mengakses data appraisal. Demikian juga bagi karyawan, mereka dapat mengakses slip gaji, mengajukan cuti, dan memperbarui data pribadi secara mandiri, kapan saja dan di mana saja.
Akses yang fleksibel ini tidak hanya meningkatkan efisiensi kerja tetapi juga mempercepat proses pengambilan keputusan karena informasi tersedia dalam hitungan detik.
5. Efisiensi Operasional dan Penghematan Biaya
Implementasi sistem cloud mengeliminasi kebutuhan investasi awal untuk pembelian perangkat keras seperti server dan penyimpanan data fisik. Tidak hanya itu, perusahaan juga tidak perlu merekrut tim IT tambahan untuk pemeliharaan sistem karena semua dikelola oleh penyedia layanan cloud.
Model langganan (subscription) yang umum diterapkan dalam sistem cloud memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan biaya sesuai dengan kebutuhan dan ukuran organisasinya. Hal ini memberikan keuntungan besar terutama bagi UMKM yang memiliki keterbatasan anggaran namun tetap ingin memiliki sistem HR modern.
Dengan pengurangan beban operasional dan peningkatan efisiensi kerja, return on investment (ROI) dari penggunaan Cloud HR relatif cepat tercapai.
6. Otomatisasi Proses Administrasi HR
Tugas-tugas rutin seperti penghitungan gaji, pemrosesan cuti, pelaporan absensi, dan pengelolaan lembur yang sebelumnya dilakukan secara manual kini dapat diotomatisasi sepenuhnya. Dengan begitu, tim HR dapat berfokus pada peran yang lebih strategis seperti pengembangan karyawan, peningkatan retensi, atau analisis kinerja.
Proses rekrutmen juga dipermudah melalui integrasi applicant tracking system (ATS), sehingga manajemen lamaran kerja, penjadwalan wawancara, dan onboarding karyawan baru bisa berjalan lebih cepat dan efisien. Semua data disimpan dalam satu sistem yang terintegrasi, mengurangi kesalahan input dan duplikasi.
7. Skalabilitas Sesuai Pertumbuhan Perusahaan
Seiring dengan bertambahnya jumlah karyawan, cabang, atau lini bisnis, kebutuhan sistem HR juga ikut berkembang. Aplikasi berbasis cloud memberikan fleksibilitas tinggi dalam melakukan ekspansi atau penyesuaian modul.
Misalnya, perusahaan yang awalnya hanya membutuhkan sistem absensi dan payroll, dapat menambahkan modul performance appraisal, training & development, bahkan succession planning seiring waktu. Semua penambahan ini bisa dilakukan tanpa perlu mengganti sistem secara keseluruhan, cukup dengan upgrade atau penambahan lisensi.
Skalabilitas ini sangat bermanfaat bagi perusahaan yang sedang dalam fase pertumbuhan dinamis atau sedang melakukan ekspansi ke berbagai wilayah atau negara.
8. Pengambilan Keputusan yang Lebih Cerdas Berbasis Data
Aplikasi HR cloud modern umumnya dilengkapi fitur dashboard dan analitik yang mampu menyajikan data dalam bentuk grafik, tren, dan laporan interaktif. Hal ini sangat berguna bagi manajemen untuk membuat keputusan strategis, seperti:
- Menentukan kebijakan insentif berdasarkan data kinerja.
- Menganalisis tingkat absensi dan turnover secara kuantitatif.
- Mengidentifikasi potensi leadership dari data appraisal dan pelatihan.
Dengan bantuan big data dan analitik prediktif, perusahaan dapat merumuskan strategi HR yang lebih akurat dan responsif terhadap tantangan bisnis.
9. Peningkatan Pengalaman dan Kepuasan Karyawan
Self-service portal yang tersedia dalam sistem HR cloud memberi karyawan kendali lebih besar atas informasi mereka sendiri. Mereka dapat mengakses slip gaji, mengajukan cuti, melihat riwayat kehadiran, atau memperbarui data pribadi tanpa harus menghubungi HR.
Kemudahan ini menciptakan kesan profesional terhadap layanan HR, sekaligus membangun kepercayaan dan transparansi. Akibatnya, karyawan merasa dihargai dan didukung oleh sistem kerja yang modern dan responsif.
Pengalaman positif ini secara tidak langsung akan meningkatkan keterlibatan (employee engagement) dan loyalitas terhadap perusahaan.
