10 Manfaat Software Payroll untuk Perusahaan

By RishnaPublished 19 Dec, 2023 Diperbarui 03 Januari 2024

Ada beberapa manfaat software payroll penggajian seperti salah satunya pada aplikasi Mekari Talenta yang akan mempermudah urusan penggajian perusahaan Anda.

Mengingat proses penggajian karyawan tidak bisa dilakukan secara sembarangan.

Sebab gaji merupakan hak pokok bagi karyawan atas jasa yang telah diberikan kepada perusahaan.

Namun dalam prakteknya, masih ada saja perusahaan yang mengabaikan sistem penggajian karyawan yang ada pada HRIS.

Padahal, perhitungan gaji yang tidak jelas dan tidak transparan akan membuat kinerja para karyawan mengalami penurunan.

Sehingga performa karyawan juga akan menurun.

Untuk bisa menciptakan sistem penggajian yang baik, sangat penting bagi perusahaan untuk menggunakan software payroll terbaik.

Apa itu Software Payroll?

Apa Manfaat Software Payroll Penggajian Untuk Perusahaan?

Software payroll merupakan suatu program yang dirancang untuk mengelola seluruh aspek pembayaran gaji kepada karyawan dan juga pengarsipan pajak terkait.

Tugas-tugas yang diatasi oleh perangkat ini meliputi pencatatan kehadiran, perhitungan gaji, perhitungan pajak, penyusunan slip gaji, distribusi gaji, dan pembuatan laporan terkait.

Seluruh proses perhitungan gaji dalam perangkat lunak ini berjalan secara sistematis dan otomatis sesuai dengan peraturan dan hukum ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia.

Sebagian besar perangkat lunak payroll secara otomatis diperbarui setiap kali terjadi perubahan dalam peraturan pajak atau undang-undang terkait. Dengan demikian, perhitungan yang dilakukan oleh perangkat ini tetap akurat dan teliti.

Karena ada banyak manfaat dan beberapa aktivitas berguna yang dapat dilakukan oleh software ini, terutama yang akan mempermudah urusan penggajian perusahaan Anda, seperti di antaranya:

1. Menyimpan Data Karyawan secara Terpusat

Software payroll berbasis cloud dapat menyimpan data karyawan secara terpusat. Data karyawan tersebut akan disimpan dan dijadikan menjadi satu di dalam software.

Sewaktu-waktu jika data tersebut diperlukan oleh perusahaan, akan mudah untuk ditemukan.

Perusahaan tidak perlu menyediakan laci ataupun rak penyimpanan untuk menyimpan data karyawan yang banyak.

Selain boros tempat, penyimpanan data secara manual lebih beresiko hilang atau terselip.

Untuk menyimpan data karyawan di sistem ini, perusahaan hanya perlu mengisikan data melalui formulir yang sudah ada di dalam sistem kemudian melakukan update data jika diperlukan.

Baca juga: Ada Sistem HR & Payroll, Menghitung Gaji Karyawan Jadi Lebih Mudah

2. Menjamin Keamanan Data

Aplikasi payroll bisa menjaga keamanan data para karyawan perusahaan.

Jika disimpan di dalam laci atau rak, maka risiko data hilang atau dicuri sangat mungkin terjadi.

Lain halnya jika data karyawan tersimpan di dalam server, maka data tersebut akan aman karena pihak yang tidak berkepentingan tidak akan bisa mengakses sistem tersebut.

Saya Mau Coba Gratis Mekari Talenta Sekarang

3. Proses Penggajian yang Tepat Waktu

Salah satu hal umum yang sangat sering dikeluhkan oleh karyawan adalah penggajian yang terlambat dikarenakan alasan tim HRD perusahaan belum selesai dalam melakukan penghitungan gaji.

Namun jika menggunakan software payroll, maka hal tersebut tidak akan terjadi lagi.

Karena tim HR perusahaan hanya perlu melakukan input data saja, kemudian sistem yang akan melakukan penghitungan gaji setiap karyawan secara otomatis.

Penghitungan yang dilakukan oleh software jauh lebih akurat dibandingkan dengan penghitungan yang dilakukan secara manual oleh manusia.

Baca Juga: Komponen Database, Penggajian ,Serta Penjelasannya

4. Menghemat Pengeluaran Perusahaan

Dengan menggunakan software, maka perusahaan tidak perlu menyediakan kertas yang bertumpuk-tumpuk untuk mencetak laporan gaji karyawan secara manual.

Hal tersebut dikarenakan ada beberapa software payroll yang dilengkapi dengan fitur slip elektronik.

Sehingga dapat menghemat biaya untuk mencetak slip gaji setiap bulannya.

Selain itu karyawan akan dengan mudah melihat gajinya secara transparan.

5. Hemat Biaya dan Efisiensi Waktu Bekerja

Proses perhitungan dan pengelolaan gaji melibatkan sejumlah komponen yang beragam dari data karyawan, seperti besaran gaji berdasarkan jabatan, potongan iuran BPJS Kesehatan, pajak yang harus dipotong, catatan kehadiran, dan lainnya.

Melakukan sinkronisasi komprehensif dari semua komponen ini secara manual akan memakan waktu yang cukup lama dan melelahkan.

Namun, dengan adanya perangkat lunak payroll, tim HRD dapat dengan cepat mengintegrasikan semua komponen ini secara bersinergi, memungkinkan proses perhitungan dan pengelolaan gaji berjalan dengan lebih efisien dan cepat.

6. Mengeliminasi Kesalahan Yang Seharusnya Bisa Dihindari

Proses perhitungan gaji memiliki risiko kesalahan manusiai ketika dilakukan secara manual.

Kesalahan dalam menghitung gaji dapat mengakibatkan ketidakpuasan karyawan dan mengurangi kepercayaan terhadap integritas perusahaan.

Penerapan otomatisasi melalui perangkat lunak payroll dapat menghindari kemungkinan kesalahan dalam perhitungan dan pengelolaan gaji karyawan.

Dengan demikian, penghitungan gaji bulanan karyawan dapat dilakukan dengan akurasi yang tinggi.

7. Manfaat Keamanan Data Terjaga

Tidak dapat disangkal bahwa informasi mengenai gaji karyawan merupakan rahasia yang sangat penting.

Sayangnya, seringkali terjadi upaya manipulasi data gaji oleh pihak yang tidak bertanggung jawab, atau bahkan ancaman peretasan dari luar perusahaan.

Dalam konteks ini, sistem payroll berperan dalam menjaga kerahasiaan informasi.

Data gaji karyawan akan diamankan dalam penyimpanan cloud atau server yang dilindungi dengan tingkat keamanan yang sangat ketat.

Lapisan perlindungan berupa kode-kode sistematis dirancang untuk menjaga integritas data tersebut.

Akses terhadap informasi gaji karyawan hanya diberikan kepada pihak yang memiliki izin dan kepentingan yang sah.

8. Manfaat Manajemen Data Karyawan yang Lebih Rapi

Salah satu manfaat software payroll penggajian adalah memberikan kemudahan dalam mengatur dan menyimpan data karyawan dengan lebih teratur dan efisien.

Penyimpanan data secara manual rentan terhadap risiko kerusakan dan kesalahan yang berpotensi merugikan.

Data mengenai karyawan mencakup informasi tentang gaji, nomor identifikasi, alamat, riwayat kesehatan, dan berbagai data lainnya.

Keberadaan software payroll memungkinkan perusahaan untuk menyimpan semua informasi ini dalam bentuk digital menggunakan server.

Penggunaan aplikasi software payroll juga berkontribusi pada upaya ramah lingkungan dengan mengurangi penggunaan kertas.

Tidak perlu lagi mencetak slip gaji, karena data slip akan bisa terlihat di aplikasi.

Baca Juga: Komponen Penting Penggajian Untuk Proses Payroll Karyawan

9. Peningkatan Fokus HRD

Software payroll memberikan kemudahan bagi tim HRD dalam menjalankan tugas-tugas administratif.

Tugas-tugas ini seringkali memakan waktu lama dan rentan terhadap kesalahan manusia jika dilakukan secara manual.

Dengan adanya software payroll, efisiensi kerja perusahaan secara otomatis meningkat karena kebutuhan untuk mengatasi kesalahan yang mungkin muncul dari perhitungan gaji manual dapat dihindari.

Dengan beban administratif yang berkurang, tim HRD memiliki lebih banyak waktu untuk berfokus pada pengembangan kinerja karyawan dan inisiatif lain yang dapat meningkatkan produktivitas organisasi.

10. Peningkatan Transparansi

Manfaat penggunaan software payroll penggajian yang terakhir adalah bisa memfasilitasi komunikasi antara tim HRD, manajemen perusahaan, dan karyawan untuk memastikan bahwa perhitungan gaji sesuai dengan standar yang berlaku.

Transparansi dalam sebuah terjamin, namun data tetap aman karena biasanya sistem ini dirancang dengan tingkat keamanan yang tinggi untuk menjaga kerahasiaan data.

Dengan demikian karyawan memiliki akses untuk melihat perincian perhitungan gaji mereka secara transparan dan sistematis jika diperlukan.

Hal ini meningkatkan transparansi pengelolaan gaji oleh tim HRD.

Selain itu, data lain seperti absensi juga dapat dengan mudah dan jelas ditemukan melalui software payroll.

Menggunakan Software Payroll Mekari Talenta Hitung Gaji Otomatis Lebih Cepat

Ada begitu banyak manfaat yang bisa didapatkan dari penggunaan software payroll.

Sehingga akan sangat disayangkan jika perusahaan Anda apalagi perusahaan berskala besar jika masih menggunakan sistem penggajian dengan cara manual.

Perusahaan yang tidak bisa menggunakan teknologi dengan baik seperti software payroll, secara perlahan akan mengalami kemunduran karena proses di dalam perusahaan tidak berjalan dengan efektif dan efisien.

Kemudian, yang sering kali menjadi pertanyaan adalah kapan perusahaan benar-benar membutuhkan software payroll seperti Mekari Talenta?

Ada beberapa kriteria yang mengharuskan perusahaan untuk menggunakan dan mengimplementasikan software penggajian ke HR departemen.

Kriteria yang pertama adalah pada saat bisnis semakin berkembang. Kedua adalah saat kebutuhan akan karyawan yang terus meningkat.

Dengan dua kriteria tersebut, perusahaan harus siap untuk meninggalkan cara manual dan mulai beralih untuk menggunakan software payroll.

Jika perusahaan tetap menggunakan cara manual, maka dikhawatirkan akan menimbulkan banyak masalah kedepannya seperti terjadinya selisih gaji, potongan pajak yang tidak sesuai, dan lain sebagainya.

Penggajian atau payroll karyawan di suatu perusahaan memang harus dikelola dengan baik dan sistematis oleh manajemen perusahaan.

Oleh karena itu, penggunaan solusi software HR dan payroll Mekari Talenta akan membuat tim HR perusahaan dapat melakukan kegiatan yang bersifat administratif dengan mudah.

Kegiatan seperti perhitungan payroll, pembayaran gaji beserta komponen-komponennya secara rutin maupun periodik, hingga pembuatan slip gaji dapat diselesaikan dengan cepat dan akurat.

Mekari Talenta juga memiliki kemampuan untuk melakukan multiple payroll disbursement.

Normalnya, gaji karyawan dibayarkan melalui satu bank saja dan perusahaan harus membayar biaya administrasi jika harus mentrasfer gaji ke rekening selain bank yang ditunjuk perusahaan.

Dengan Mekari Talenta, perusahaan dapat menghubungkan rekening dari bank yang berbeda-beda melalui Virtual Account untuk mengelola gaji karyawan dengan lebih fleksibel.

Setelah mengentahui manfaat software payroll penggajian apakah anda tertarik untuk mencoba Mekari Talenta?

Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Mekari Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami.

Rishna