- Surat peringatan adalah dokumen resmi yang dikeluarkan perusahaan untuk memberikan peringatan tertulis kepada karyawan yang melanggar peraturan kerja, perjanjian kerja, atau kebijakan perusahaan sebagai bagian dari proses pembinaan.
- Secara umum, ketentuan pemberiannya yaitu diberikan secara bertahap mulai dari SP1 hingga SP3 dengan masa berlaku maksimal 6 bulan setiap tahap, kecuali diatur berbeda dalam perjanjian kerja atau kebijakan perusahaan.
Berikut ini Insight Talenta akan mengulas contoh surat teguran karyawan, surat peringatan, beserta ketentuan pemberiannya!
Setiap perjalanan pengelolaan karyawan perusahaan, Anda sebagai HR pasti pernah memiliki karyawan yang susah diatur atau sering melanggar peraturan perusahaan.
Karyawan dengan masalah seperti harus diberi peringatan secara tertuliss.
Sehingga tidak bisa menular kepada karyawan lain jika tidak segera diatasi.
Sedangkan, perusahaan tidak bisa semudah itu melakukan PHK kepada karyawan yang bersangkutan.
Banyak solusi yang dapat Anda tempuh jika terjadi hal seperti ini.
Salah satunya adalah memberi surat peringatan karyawan.
Surat peringatan karyawan ini adalah dokumen yang dikeluarkan perusahaan untuk memberi peringatan atau teguran kepada karyawan yang melanggar peraturan perusahaan, perjanjian kerja, maupun perjanjian bersama.
Surat peringatan atau surat teguran karyawan ini memang menjadi sesuatu yang menakutkan bagi sebagian karyawan, karena jika sudah mencapai surat peringatan kesekian kalinya, karyawan dapat di PHK.
Jenis-Jenis Peringatan Karyawan
Sebelum membahas menganai ketentuan, prosedur atau tata cara untuk mengeluarkan surat peringatan kepada karyawan, sebagai HR perlu diketahui ada beberapa jenis peringatan yang bisa diberlakukan.
1. Peringatan Lisan
Peringatan secara lisan dari atasan kepada bawahan dianggap jenis peringatan yang paling ringan dan sopan. Peringatan ini dianggap sebagai peringatan tidak formal yang bisa dilakukan untuk perkembangan karyawan sebelum mengambila langkah yang lebih serius.
2. Surat Peringatan Tertulis
Memberikan surat peringatan kepada karyawan terkait, berarti karyawan secara formal sudah ditandai oleh perusahaan atas pelanggaran yang dia lakukan. Ini menjadi bukti bahwa perusahaan menaruh perhatian pada karyawan dan sungguh – sunggu mengharapkan adanya perubahan.
3. Surat Peringatan Akhir
Biasanya ini adalah surat yang dikeluarkan sebagai peringatan terakhir sebelum adanya tindakan tegas dari perusahaan, seperti pemutusan hubungan kerja. Surat ini adalah tanda batas akhir perusahaan menoleransi kesalahan yang dibuat oleh karyawan.
Baca Juga : Contoh Surat Peringatan Karyawan Berdasarkan Aturan di Indonesia
Ketentuan Pemberian Surat Peringatan Karyawan
Walau surat peringatan karyawan atau SP adalah salah satu hal yang bisa ditempuh untuk memberikan teguran secara resmi kepada karyawan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum memberikannya.
Terdapat beberapa ketentuan pemberian surat peringatan atau SP kepada karyawan, sebagai berikut :
1. SP Berdasarkan UU Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003
Berdasarkan Undang-Undang Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003 Pasal 161 ayat (1), perusahaan dianjurkan untuk tidak langsung melakukan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) terhadap karyawan yang melakukan pelanggaran.
Perusahaan perlu terlebih dahulu memberikan pembinaan melalui mekanisme surat peringatan sebagai bentuk upaya perbaikan sebelum mengambil keputusan yang lebih tegas.
Selain sebagai bentuk kepatuhan terhadap peraturan pemerintah, pemberian surat peringatan juga dapat membantu perusahaan mempertahankan karyawan dan menekan tingkat turnover.
Surat peringatan atau surat teguran karyawan diberikan kepada karyawan yang melanggar peraturan perusahaan, perjanjian kerja, maupun perjanjian kerja bersama.
Melalui pemberian SP, perusahaan memberikan kesempatan bagi karyawan untuk memperbaiki perilaku kerja sehingga keputusan PHK tidak perlu dilakukan secara langsung.
Baca Juga : Serba-Serbi Surat Peringatan Kerja Sesuai Undang-undang
2. SP Berdasarkan Pasal 81 angka 42 Perppu Cipta Kerja UU Ketenagakerjaan Nomor 2 Tahun 2022
Berdasarkan peraturan tersebut, pekerja yang melakukan pelanggaran atas perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama dapat diberikan surat peringatan secara berturut – turut dengan masa berlaku masing-masing paling lama 6 bulan, kecuali jika ditentukan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
SP sendiri memiliki 3 tahap, yaitu SP 1, SP 2, dan terakhir SP 3. Ketika karyawan melanggar peraturan, perusahaan tidak diperbolehkan untuk langsung memberikan keputusan PHK, namun harus melalui 3 tahap SP tersebut.
Kecuali bentuk pelanggaran tertentu yang dinilai sangat berat dan sudah disepakati sebelumnya.
Berikut contoh pemberian surat peringatan :
Pemberian Surat Peringatan 1 ( SP 1 )
Surat Peringatan 1 atau surat teguran karyawan pertama diberikan ketika karyawan baru pertama kalinya melakukan pelanggaran.
SP 1 berlaku paling lama 6 bulan sejak dikeluarkan atau tergantung pada perjanjian kerja atau peraturan perusahaan yang sah dan sudah disepakati.
Setelah masa berlaku 6 bulan selesai, perusahaan harus melakukan monitoring dan evaluasi kepada karyawan yang bersangkutan.
Jika karyawan tersebut menunjukkan perbaikan sikap dan tidak mengulangi pelanggaran yang sama, maka perusahaan akan mempertahankan karyawan tersebut.
Namun, apabila karyawan yang sama melakukan pelanggaran yang berbeda setelah SP 1 berakhir (6 bulan), maka SP yang dikeluarkan dianggap SP 1 lagi dan tidak langsung diberikan SP 2.
Baca Juga : Tips Membuat Surat Peringatan Pegawai
Pemberian Surat Peringatan 2 dan 3 ( SP 2 Dan SP 3 )
Surat Peringatan 2 diberikan kepada karyawan ketika masa berlaku SP 1 belum selesai dan karyawan yang bersangkutan sudah melakukan pelanggaran lain maupun pelanggaran yang sama terulang kembali. Surat Peringatan 2 memiliki masa berlaku yang sama, yaitu 6 bulan.
Sama seperti ketentuan SP 1, jika masa berlaku surat teguran karyawan SP 2 belum selesai dan karyawan melakukan pelanggaran lagi serta tidak ada perbaikan sikap sama sekali, maka perusahaan berhak mengeluarkan SP 3.
Masa berlaku SP 3 juga berlaku selama 6 bulan sejak SP diterbitkan.
Apabila dalam kurun waktu 6 bulan karyawan tersebut tidak ada perbaikan kesalahan dan terus memburuk, maka perusahaan dapat mengeluarkan keputusan pemecatan sementara dan PHK dengan memberikan uang pesangon.
Termasuk apabila karyawan melakukan pelanggaran lain.
Baca Juga : Ketentuan THR bagi Karyawan yang Terkena SP
3. Ketentuan Khusus Lainnya
Selain ketentuan dasar di atas, perusahaan dapat melakukan modifikasi dan penyesuaian peraturan dengan karakteristik perusahaan.
Dengan syarat, ketentuan di atas adalah dasarnya. Beberapa perusahaan menafsirkan peraturan di atas sedikit berbeda.
SP atau surat teguran karyawan dikeluarkan bukan secara bertahap melainkan tergantung pada besar kecilnya pelanggaran yang dilakukan karyawan.
Artinya, semakin berat pelanggaran yang dilakukan karyawan, maka akan semakin tinggi pula tingkatan pemberian Surat peringatannya.
Pihak yang menentukan ketentuan tingkatan SP dan bentuk pelanggarannya adalah atas perusahaan yang setingkat dengan manajer dan HRD kemudian disetujui oleh direksi.
Sehingga Anda sebagai HR juga akan terlibat dalam pembuatan keputusan terkait Surat Peringatan ini.
Anda juga harus mengerti bahwa manfaat Surat Peringatan tidak hanya untuk menghambat karyawan agar tidak langsung di PHK.
Dengan mengeluarkannya secara tegas akan menjadikan karyawan lainnya untuk bisa belajar dari peristiwa tersebut.
Sehingga tidak terjadi pelanggaran yang sama untuk kesekian kalinya maupun pelanggaran lain yang lebih berat.
Selain itu, Anda sebagai HR juga akan terbantu untuk mengawasi kedisiplinan karyawan dan tanggung jawab mereka dalam mengikuti peraturan perusahaan.
Secara tidak langsung, perusahaan dapat mengendalikan mutu dan kualitas para karyawannya dengan adanya kebijakan Surat Peringatan ini.
Ketika stabilitas produktivitas karyawan dapat dipertahankan, perusahaan juga akan semakin maju.
Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
Sebelum sampai terjadinya PHK, pekerja, serikat pekerja, perusahaan, dan pemerintah harus mengupayakan agar tidak terjadi PHK. Maka dari itu, baiknya SP 1, SP 2, dan SP 3 perlu dikeluarkan terlebih dahulu oleh perusahaan sebelum terjadinya PHK.
Kalaupun tidak bisa dihindari, maka perusahaan sepatutnya memberikan surat pemberitahuan maksimal 14 hari kerja sebelum PHK.
Jika karyawan menerima keputusan PHK, perusahaan perlu melaporkan kepada kementeria bidang ketenagakerjaan. Apabila karyawan menolah PHK, karyawan perlu membuat surat penolakan dengan alasan maksimal 7 hari kerja setelah diberikan surat pemberitahuan PHK.
Dalam kondisi ini, diharapkan kedua pihak dalam menyelesaikan secara mufakat. Jika tidak tercapai kesepakatan, maka penyelesaian perselisihan akan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Perusahan juga perlu tahu ada hak – hak karyawan yang di PHK, salah satunya adalah UPMK.
Baca Juga : Contoh Surat Peringatan Karyawan, Surat Peringat Kerja, SP!
Kelola Surat Teguran, Surat Peringatan Karyawan Lebih Mudah Dengan Aplikasi HRIS Mekari Talenta
Mengelola surat teguran atau surat peringatan karyawan secara manual sering kali membuat HR kesulitan memantau masa berlaku SP, riwayat pelanggaran, hingga proses persetujuan.
Melalui fitur Reprimand Letter pada menu Employee di Mekari Talenta, perusahaan dapat mengelola proses pemberian SP secara lebih terstruktur, terdokumentasi, dan mudah dipantau dalam satu sistem terpusat.
Beberapa kapabilitas utama fitur Reprimand Letter di Mekari Talenta meliputi:
- Membuat dan mengatur tipe surat peringatan sesuai kebijakan perusahaan
- Menentukan masa berlaku SP dengan Effective Date dan End Date otomatis
- Menetapkan karyawan penerima serta approver atau manager terkait
- Menambahkan catatan pelanggaran dan feedback langsung di dalam sistem
- Melampirkan dokumen surat peringatan secara digital
- Mengelola status reprimand seperti Active, Expired, atau Cancelled
- Import data surat peringatan secara massal melalui template
- Monitoring riwayat SP karyawan secara terpusat pada menu Employees
- Karyawan dapat melihat detail surat peringatan langsung melalui akun Talenta
Sebagai bagian dari ekosistem software terintegrasi Mekari, Mekari Talenta membantu perusahaan mengelola administrasi HR secara lebih terintegrasi, mulai dari absensi, payroll, hingga pengelolaan disiplin karyawan dalam satu platform.
Dengan sistem yang terdokumentasi secara otomatis, tim HR dapat memantau tahapan SP1, SP2, hingga SP3 dengan lebih mudah serta mengambil keputusan yang lebih cepat dan objektif.
Ingin mengelola surat teguran dan surat peringatan karyawan dengan lebih praktis dan terdokumentasi? Hubungi kami sekarang untuk mengetahui bagaimana fitur-fitur di Mekari Talenta dapat membantu operasional HR Anda berjalan lebih efisien dan terstruktur!
