Berikut Contoh Data Karyawan pada Sistem HRIS dan Excel di Perusahaan

Bagaimana sebenarnya contoh data atau database karyawan yang baik dan lengkap untuk sebuah perusahaan? Bagi divisi HRD, pengelolaan data karyawan adalah bagian penting yang tidak bisa dihiraukan. Database karyawan butuh untuk dikelola dengan baik.

Pengelolaan database karyawan yang baik akan mempermudah HR untuk menjalankan tugas administrasi yang berkaitan dengan karyawan. Misalnya saja, terkait pendataan karyawan baru, gaji karyawan, hingga jumlah karyawan di masing-masing divisi atau departemen.

Mengingat semakin berkembangnya teknologi dan perubahan ke arah digital, pengelolaan data harus dilakukan dengan baik agar data tersebut valid.

Data yang dikelola oleh perusahaan memiliki banyak kegunaan. Ia dapat menjadi rujukan untuk berbagai keputusan yang hendak dibuat oleh perusahan nantinya.

Ada perusahaan yang masih mengelola data karyawan secara manual seperti menggunakan Microsoft Excel, dan ada juga yang sudah mulai menggunakan sistem HRIS.

Tentunya, penggunaan sistem HRIS dinilai lebih efisien karena data-data disimpan secara terpusat menggunakan aplikasi berbasis cloud.

Aplikasi HRIS dapat menyederhanakan tugas HRD perusahaan secara praktis sehingga membuat HR menyelesaikan tugas administrasi karyawan lebih cepat.

Lalu, bagaimanakah contoh data atau database karyawan yang baik, baik menggunakan Excel maupun HRIS? Simak pembahasannya pada artikel Insight Talenta berikut ini.

Contoh Pentingnya Mengelola Database Data Karyawan bagi Perusahaan

Banyak manfaat yang bisa diperoleh untuk perusahaan jika HR dapat mengelola data dengan baik. Apa saja manfaatnya? Simak pemaparannya.

Untuk Pelacakan Data

Data yang dikelola dengan baik akan memberikan kemudahan untuk pihak yang berkepentingan untuk menggunakannya.

Hal yang paling sederhana dan sering dilakukan, yaitu untuk menemukan informasi mengenai seorang karyawan.

Perusahaan bisa langsung memasukkan kata kunci yang telah diprogram (bisa berupa nama, nomor anggota, NPWP karyawan atau sejenisnya) dan informasi tersebut akan muncul secara cepat.

Bayangkan, dengan kapasitas pekerja yang berjumlah besar, tidak mungkin bagian HR Anda harus mencari satu persatu pada kertas atau program tradisional seperti excel?

Menggunakan excel mungkin dapat memberikan kemudahan jika dibanding mencari manual dengan kertas, namun jika ada yang lebih baik mengapa tidak?

Mudah Mencari Informasi Database Karyawan

Sebagai contoh, jika Anda mengelola data karyawan dengan rapi dan lengkap, tidak hanya Anda tapi juga tim dari divisi lain akan mudah dalam mengakses data tersebut.

Misalnya, hanya dengan memasukkan nomor ID karyawan, Anda akan mendapatkan informasi karyawan yang bersangkutan dengan lengkap.

Anda juga bisa menggunakan aplikasi HRIS seperti Talenta untuk mengelola database karyawan.

Pada Talenta, bahkan setiap karyawan bisa mengakses list setiap karyawan perusahaan.

Ini berguna apabila ada divisi lain yang ingin melihat informasi lengkap karyawan seperti alamat, jabatan, nomor telepon, dan lain sebagainya.

Menyimpan Informasi Pribadi Karyawan dan Gaji

Melalui pengelolaan data karyawan, perusahaan dapat menyimpan berbagai data penting seperti absensi kehadiran kerja karyawan, detail lembur karyawan, informasi data pribadi, hingga besaran gaji yang diterima karyawan.

Semua data tersebut harus terintegrasi karena dibutuhkan untuk proses penghitungan gaji karyawan.

Ini adalah salah satu contoh kegunaan data dan database karyawan yang paling banyak dipakai perusahaan.

Tentu saja Talenta juga memiliki fitur payroll yang sangat berguna ini.

Anda bisa mencobanya sendiri fitur payroll pada aplikasi Talenta tersebut dengan klik disini untuk membuktikannya.

Ilustrasi contoh data / database karyawan secara lengkap di Aplikasi Talenta

Misalnya saja, jumlah absen karyawan apabila ada karyawan yang tidak absen, akan mengurangi gaji karyawan.

Kemudian jam lembur yang dilakukan karyawan dapat menambah gaji yang diterima.

Hal-hal semacam itu harus terekam dengan jelas pada data karyawan sehingga memudahkan tugas HRD dalam menghitung payroll.

Baca juga: Pentingnya Mengelola Database Karyawan bagi Perusahaan

Mempermudah Evaluasi Kerja Karyawan

Pengelolaan data karyawan yang baik juga berkaitan kepada performa karyawan. Bagaimana kaitannya?

Setiap karyawan pasti akan dimonitor performanya melalui performance review yang diadakan perusahaan.

Hasil dari review tersebut akan dicatat oleh HR untuk melihat bagaimana perkembangan performa karyawan tersebut.

Nantinya, perusahaan dapat menentukan langkah selanjutnya untuk mengembangkan potensi dari karyawan tersebut.

Misalnya, lalui pelatihan atau program pengembangan tertentu.

Untuk Data Alokasi Karyawan

Sehubungan dengan monitoring performa karyawan, perusahaan juga dapat memanfaatkan informasi data karyawan ini untuk pendistribusian karyawan di bagian tertentu.

Misalnya, jika seorang karyawan yang ditempatkan di satu bagian tidak mengalami perkembangan yang diharapkan atau underperformance, maka karyawan tersebut bisa ditempatkan di bagian lain yang mungkin lebih cocok.

Dalam jumlah kecil, kesalahan penempatan karyawan mungkin tidak akan memiliki efek yang signifikan.

Namun jika jumlahnya masif, hal ini akan menyulitkan perusahaan dalam bergerak gesit untuk mencapai target.

Alokasi karyawan dengan jumlah tepat dan spesialisasi akurat akan meningkatkan efektivitas kerja setiap bagian di perusahaan.

Penggunaan oleh Banyak Divisi Sekaligus

Beberapa waktu yang lalu, setiap bagian di perusahaan memiliki pengelolaan data masing-masing secara terpisah sesuai dengan kebutuhannya.

Hal ini sedikit menyulitkan jika terdapat perubahan tertentu pada data dan pembaruannya tidak dilakukan secepatnya.

Bisa saja, informasi karyawan yang ada pada bagian HR adalah tidak sama dengan yang ada pada bagian keuangan, dan hal ini bisa menjadi masalah baru.

Dengan integrasi yang dilakukan pada setiap data akan memungkinkan setiap bagian agar dapat menggunakan basis data yang sama dan lengkap.

Data karyawan dapat diakses oleh tiap bagian, dan dipergunakan sesuai dengan peruntukannya.

Tentu saja, data seperti ini harus lengkap dan valid sehingga memudahkan penggunaannya untuk setiap bagian.

Pengelolaan informasi SDM yang dimiliki perusahaan perlu dilakukan secara efektif agar kinerja perusahaan secara umum bisa maksimal.

Waktu yang digunakan untuk melakukan prosedur rutin dan berulang bisa dipercepat, sehingga lebih banyak waktu bisa dialokasikan untuk perencanaan strategis lainnya.

Mengawasi Saldo Cuti Karyawan

HR juga dapat memonitor cuti karyawan apabila telah melakukan pendataan dengan benar pada data karyawan.

Ini adalah salah satu contoh manfaat dari pengelolaan data / database karyawan yang baik dan lengkap.

Dengan begitu, HR dapat mengetahui sisa saldo cuti yang bisa masing-masing karyawan ambil.

Fungsi ini dapat mempengaruhi laporan kehadiran karyawan. Jika tidak akurat, hal ini dapat berpengaruh pada laporan gaji karyawan.

Oleh karena itu, ada baiknya HR mencatat jatah cuti masing-masing karyawan dengan akurat.

Aplikasi Talenta juga dilengkapi dengan fitur cuti di mana selain perusahaan dapat melihat sisa saldo cuti karyawan, karyawan juga bisa request cuti dengan mudah lewat aplikasi.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Evaluasi Performa Perusahaan

Contoh kegunaan data karyawan biasanya juga dipakai perusahaan ketika hendak membuat report tahunan.

Report ini nantinya akan digunakan ketika perusahaan ingin mengevaluasi performa karyawan.

Untuk itu, Anda harus mengumpulkan data-data terkait karyawan selama satu tahun terakhir.

Proses ini akan lebih cepat dilakukan jika Anda meng-update data pegawai secara berkala dan tersimpan rapi.

Sehingga, waktu pembuatan report pun akan lebih menyingkat waktu.

Selain itu, perusahan juga bisa menggunakan aplikasi penilaian kinerja karyawan sehingga data yang dihasilkan lebih komprehensif.

Contoh Cara Membuat Database Data Karyawan Menggunakan Excel

Sebetulnya, ada beragam cara ketika membuat database karyawan dengan menggunakan program seperti Excel. Misalnya dengan menggunakan rumus atau memasukkan data-data karyawan secara manual.

Berikut adalah caranya.

Membuka Aplikasi Excel atau Spreadsheet

Pertama-tama, siapkan data karyawan yang sudah tersusun rapi, lalu buka aplikasinya.

Membuat Format Table

Caranya sangat mudah. Pertama-tama, pilih tab Insert dan kemudian klik menu Table.

Kemudian, Anda bisa membuat barisan tabel sesuai data yang Anda miliki.

Kemudian setelah tabel dibuat, Anda bisa mengisi setiap heading yang ada pada cell sesuai dengan data karyawan Anda.

Setelah terisi, Anda bisa blok heading yang sudah terisi, pilih menu Insert, dan pilih Table. Kemudian klik OK.

Warnai Table agar Tidak Monoton

Ubah desain table agar terlihat lebih menarik. Anda bisa mengubah baik dari warna, dan juga ukuran sesuai selera. Caranya dengan klik tab Design.

Menambahkan Menu Form Excel

Untuk menambahkan menu form, Anda bisa membuatnya dengan klik Customize Quick Access Toolbar.

Lalu Anda bisa pilih More Command kemudian ubah jadi opsi Commands not in the Ribbon. Lalu klik Form kemudian Add dan terakhir OK.

Membuat Form Excel

Selanjutnya, Anda bisa membuat menu Form agar dapat muncul di atas.

Pertama-tama, klik menunya, lalu masukan data-data karyawan menyesuaikan kotak yang ada pada tabel.

Klik New untuk memulai baris berikutnya.

Contoh Database Data Karyawan Menggunakan Excel

Salah satu cara paling mudah untuk menyimpan data pegawai dengan baik adalah dengan menggunakan software seperti Microsoft Excel.

Sejak awal diciptakan, software ini sudah membantu banyak sekali perusahaan untuk berbagai keperluan seperti mengatur keuangan hingga ke pendataan.

Meski biayanya murah, namun HR butuh bekerja keras untuk mengelola data-data menggunakan Excel.

Untuk memulainya, Anda dapat membuat database karyawan menggunakan Excel dengan sederhana.

Berikut contoh data atau database karyawan pada Excel secara lebih lengkap.

Anda pun dapat menyesuaikan variabel data apa saja yang ingin Anda tampilkan pada Excel sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Yang perlu diperhatikan ketika menggunakan Excel untuk mengelola data karyawan adalah Anda harus meng-update secara berkala data-data tersebut.

Kemudian, karena sangat mudah di-copy Anda harus memiliki satu master file yang benar-benar dipakai untuk update data karyawan.

Sehingga, keakuratan data tergantung dari ketelitian Anda dalam mengelola file Excel ini.

Jika perusahaan yang Anda miliki jumlah karyawannya sedikit, mungkin menggunakan software seperti Microsoft Excel merupakan pilihan yang tepat.

Namun, bagaimana jadinya apabila perusahaan terus berkembang dan jumlah karyawan juga kian bertambah?

Anda bisa mulai beralih ke aplikasi HRIS yang berbasis cloud seperti Talenta.

Contoh Database Data Karyawan Menggunakan Sistem HRIS Talenta

Sudah siap melihat contoh data karyawan jika menggunakan aplikasi?

Nah, memang pada dasarnya mengelola data karyawan yang begitu banyak bukan perkara mudah.

Untuk itu, agar pengelolaan data pegawai lebih optimal, Anda bisa menggunakan Talenta.

Talenta memiliki berbagai fitur yang membantu Anda dalam mengelola karyawan, seperti database karyawan, perhitungan pph 21, pengelolaan cuti, penghitungan gaji, absensi kehadiran, dan lain sebagainya.

Salah satu fitur penting untuk mengelola data pegawai di Talenta adalah fitur Employees.

Fitur ini juga meliputi aktivitas lain seperti penambahan karyawan, perubahan informasi karyawan, riwayat transfer karyawan, penyesuaian status PTKP, impor data karyawan, dan sebagainya.

Kira-kira seperti inilah contoh data atau database karyawan pada aplikasi Talenta.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Semua fitur tersebut bisa Anda maksimalkan, dengan penggunaan layanan Talenta sebagai aplikasi HRIS perusahaan Anda

Itulah tadi beberapa contoh data juga database karyawan yang bisa kami coba tampilkan untuk Anda.

Bagaimana, tertarik untuk mencoba Talenta untuk mengelola data karyawan di perusahaan Anda ?

Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan tim kami dan konsultasikan masalah HR Anda!

Jika tertarik, Anda juga bisa mencoba gratis demo aplikasi payroll ataupun software attendance Indonesia terbaik melalui aplikasi HRD dari Talenta dengan klik pada gambar di bawah ini.

Coba sekarang juga!