Insight Talenta

Mengenal Organisasi Perusahaan: Pengertian, Jenis dan Fungsinya

Struktur organisasi sangat diperlukan dalam sebuah perusahaan karena dapat membantu memperjelas fungsi di setiap divisi dan hubungan antar divisi sehingga dapat lebih fokus pada tujuan bisnis yang ingin dicapai.

Struktur ini membantu operasi perusahaan berjalan lebih efisien dan efektif karena hierarkinya jelas. Apa fungsi dan jenis struktur organisasi perusahaan? Apa saja barang-barang yang diperlukan? Temukan jawabannya di artikel ini!

stuktur organisasi Perusahaan

Pengertian Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi perusahaan adalah diagram visual yang berisi komponen-komponen yang membentuk perusahaan, menggambarkan apa yang dilakukan karyawan, kepada siapa mereka bertanggung jawab, dan bagaimana keputusan dibuat dalam perusahaan.

Diagram struktur organisasi dengan jelas menyatakan posisi, fungsi, tanggung jawab, hak dan tugas masing-masing departemen agar perusahaan dapat berfungsi dengan baik dan operasinya berfungsi secara efektif dan efisien.

Struktur organisasi menentukan bagaimana informasi mengalir antar level dalam organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.

Semakin banyak produk yang Anda kembangkan dan semakin banyak orang yang Anda pekerjakan, semakin sederhana bagan organisasi untuk membantu Anda menjalankan dan mengelola bisnis Anda.

Fungsi Struktur Organisasi Perusahaan

Sekarang setelah Anda mengetahui artinya, Anda juga harus memahami banyak manfaat yang didapat ketika bisnis Anda menggunakan struktur organisasi, antara lain:

Struktur organisasi membantu karyawan baru mengenal dan belajar tentang manajemen dan departemen perusahaan Anda.

Struktur organisasi yang buruk dapat menyebabkan peran pekerjaan yang ambigu, kurangnya kepercayaan tim dan manajer, lingkungan kerja yang kaku, dan pengambilan keputusan yang lambat.

Elemen Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi yang baik tidak hanya mendefinisikan atau menjelaskan fungsi, hierarki, peran dan tanggung jawab, tetapi juga menyelaraskan tujuan organisasi dalam tim. Agar struktur organisasi perusahaan tetap berjalan lancar, Anda dapat menggunakan aplikasi employee self service dari Talenta by Mekari.

Struktur organisasi membantu Anda mengidentifikasi elemen kunci tentang cara kerja perusahaan Anda dan peran yang dimainkan setiap individu di perusahaan.

  • Chain of Command

Rantai komando mendefinisikan bagaimana tugas dan kekuasaan didelegasikan dan bagaimana pekerjaan dibagi dalam suatu organisasi.

Manajemen puncak memberikan arahan kepada tim yang lebih rendah dan semua karyawan di setiap area atau departemen.

Struktur organisasi memungkinkan Anda untuk menentukan berapa banyak orang yang harus dimiliki oleh area atau departemen tertentu dan memberikan kejelasan tentang struktur pelaporan dalam perusahaan.

Misalnya, siapa yang mendelegasikan tugas, bagaimana topik, permintaan, dan saran dikomunikasikan di dalam departemen?

Manfaat dari elemen ini adalah dapat meningkatkan produktivitas karena manajer secara langsung mengontrol kinerja karyawan.

Selain itu, komunikasi, penyelesaian masalah dan konflik menjadi lebih jelas, karena titik tolaknya terletak langsung pada atasan. Struktur organisasi ini tidak cocok untuk perusahaan besar karena pengendalian manajemen sangat ketat. Karena setiap departemen saling bergantung, pengambilan keputusan juga lambat dan mengurangi inisiatif karyawan.

  • Span of Control (Rentang Manajemen)

Rentang kendali organisasi dapat mewakili dua hal, siapa tim di bawah manajer dan apa tanggung jawab area atau departemen. Ketika ada lebih banyak tugas di setiap divisi atau departemen, rentang kendali menjadi lebih besar. Itu tergantung pada aspek lokasi geografis, peralatan dan keterampilan yang unggul, kompleksitas tugas dan lain-lain.

Rentang kendali memungkinkan perusahaan memiliki lebih sedikit manajer dan lebih banyak bawahan, tetapi pekerjaan manajer menjadi lebih atau lebih kelebihan beban dalam kondisi seperti itu.

Rentang kepemimpinan yang terlalu lama mengakibatkan perhatian manajer terbagi dan bawahannya salah arah.

Jika rentang kendali tidak memadai, dapat mempengaruhi produktivitas dan efisiensi perusahaan. Sentralisasi mengacu pada struktur perusahaan di mana wewenang perencanaan dan pengambilan keputusan diberikan kepada satu orang atau alamat teratas.

  • Sentralisasi

Sentralisasi kurang efisien untuk perusahaan dengan banyak proyek dan cabang, tetapi sentralisasi dapat mengurangi duplikasi tugas antar departemen atau divisi.

Organisasi terdesentralisasi adalah ketika perencanaan dan pengambilan keputusan terjadi atau wewenang didelegasikan dari manajemen ke departemen bawahan. Keputusan dan wewenang tersebut harus dilaksanakan dan dipertanggungjawabkan kepada manajemen atau pengawas.

Kelebihan desentralisasi adalah inisiatif dan persaingan yang tinggi antar pegawai sehingga dapat meningkatkan kinerjanya. Kelemahannya dapat berupa duplikasi upaya yang dikenakan pada individu, yang dapat mengakibatkan biaya tinggi.

Struktur yang jelas dapat mengurangi konflik internal, memudahkan pencapaian tujuan perusahaan dan memotivasi karyawan karena adanya jenjang karir yang jelas.

  • Spesialisasi

Banyak perusahaan besar membagi fungsi ke dalam area tertentu. Setiap karyawan di suatu departemen diberikan tugas yang berbeda dengan karyawan di departemen lain.

Spesialisasi menghasilkan divisi atau divisi terkecil dari perusahaan yang menggabungkan beberapa pekerjaan menjadi satu tim.

Spesialisasi dapat meningkatkan kualitas produk perusahaan, kepuasan kerja, dan produktivitas kerja, memungkinkan individu atau departemen untuk lebih fokus pada tujuan perusahaan di setiap area.

  • Formal dan Informal

Organisasi formal menekankan pada tujuan, visi dan misi perusahaan, hierarki dan hubungan, wewenang dan juga tanggung jawab, cara kerja dan penugasan kepada individu menurut aturan dan prosedur tertulis.

Organisasi formal membuat perusahaan terasa kaku dan formal, organisasi informal menekankan tanggung jawab pekerjaan yang selaras dengan keterampilan dan preferensi individu, terlepas dari departemen atau divisi tempat Anda bekerja.

Dalam organisasi informal, tidak ada spesialisasi untuk dijelajahi oleh karyawan, juga tidak ada perubahan peran dan otoritas yang dapat diterima dengan mudah.

  • Departementalisasi

Departemen adalah cara organisasi untuk mengkoordinasikan peran dan tugas yang telah dikelompokkan secara horizontal.

Struktur organisasi ini membagi fungsi organisasi ke dalam departemen yang berbeda berdasarkan spesialisasi pekerjaan atau tanggung jawab sehingga tugas dapat ditangani oleh tim yang berdedikasi.

Dalam departemen yang kaku hampir tidak ada interaksi antara tim lain dan masing-masing tim bekerja sesuai bidang keahliannya.

Namun, ketika departemen santai atau informal, tim bebas berinteraksi satu sama lain dan bekerja sama dalam tugas bersama.

Pembagian Kerja

Setiap individu dalam tim tidak dapat menangani semua tugas yang kompleks. Untuk fokus pada pencapaian tujuan, perlu untuk memilih dan menetapkan tugas untuk setiap individu.

Spesialisasi dalam pembagian tugas memudahkan karyawan untuk mengembangkan dan mendalami bidang pekerjaannya.

  • Hierarki

Hirarki adalah garis wewenang yang tidak terputus dari atas struktur organisasi ke bawah.

Garis kompetensi ini menggambarkan hubungan antara tanggung jawab pelapor dan orang yang menerima laporan.

Pendelegasian wewenang dari atasan kepada bawahan harus jelas agar tidak terjadi masalah komunikasi dan dapat terpantau dengan baik.

  • Koordinasi

Untuk mencapai tujuan perusahaan secara efektif dan efisien, perusahaan perlu menyatukan dan menyesuaikan tujuan dan aktivitas kerja masing-masing divisi atau divisi.

Koordinasi vertikal terdiri dari mengarahkan dan menyatukan kegiatan kerja di departemen atau departemen di bawah wewenang dan tanggung jawab penyedia koordinator.

Koordinasi horizontal terjadi pada bagian-bagian struktur organisasi yang berada pada level yang sama dalam mencapai semua tujuan perusahaan.

Jenis Struktur Organisasi Perusahaan

Untuk mengetahui bentuk-bentuk organisasi yang umum dalam suatu perusahaan, perlu diketahui perbedaan spektrum struktur organisasi mekanis dan organik.

Struktur mekanis sering disebut sebagai struktur birokrasi karena memiliki rentang kendali yang sempit, terpusat, terspesialisasi, dan sangat formal.

Struktur mekanis menggunakan standar dan praktik khusus untuk mengatur semua keputusan perusahaan.

Hal ini menghambat kreativitas individu dan kelincahan yang dibutuhkan bisnis untuk mengikuti perubahan pasar.

Struktur organik dikenal sebagai struktur datar, struktur ini memiliki rentang kendali yang luas, desentralisasi, spesialisasi rendah dan pembagian yang longgar.

Hal ini dapat membantu memberdayakan karyawan untuk maju secara profesional dan memperkuat tenaga kerja perusahaan dalam jangka panjang.

Beberapa tim dapat bertanggung jawab untuk satu orang dan mengerjakan proyek berdasarkan keterampilan tim.

Berikut ini adalah beberapa struktur organisasi perusahaan yang lebih spesifik:

  • Struktur Fungsional

Struktur ini paling sering digunakan oleh sebagian besar usaha kecil dan menengah dengan sumber daya manusia yang terbatas.

Dalam struktur ini, organisasi dibagi menjadi produksi, pemasaran, sumber daya manusia, keuangan, penjualan, IT dan departemen lain sesuai dengan tugas dan kegiatan, departemen ini memiliki karyawan sendiri untuk melakukan fungsi dan tugas yang berbeda.

Sering disebut sebagai struktur organisasi birokratis karena memecah perusahaan berdasarkan spesialisasi karyawannya di masing-masing departemen.

Ada dua peran pekerjaan dalam organisasi ini yaitu manajer dan karyawan. Otoritas eksekutif secara langsung mengawasi dan menginstruksikan bawahan dalam rantai vertikal. Manajer memiliki wewenang langsung atas staf.

Otoritas Sumber Daya Manusia memberdayakan para profesional untuk mendukung pekerjaan karyawan lain dan membuatnya lebih efisien.

Misalnya, sebuah perusahaan memiliki dua departemen, yaitu departemen kendali mutu dan departemen produksi. Staf departemen kontrol kualitas memiliki wewenang atas staf departemen produksi untuk memberikan dukungan mengenai pemeliharaan dan memastikan bahwa kualitas produk dalam tahap produksi melebihi kualitas. ujian

Struktur fungsional meningkatkan fungsi manajemen dan meningkatkan efisiensi kerja.

  • Struktur Divisi atau Multidivisi

Struktur ini terutama digunakan oleh perusahaan besar yang memiliki banyak produk, banyak wilayah, atau mengerjakan banyak proyek berbeda dengan tim terpisah.

Perusahaan yang menggunakan struktur ini mengelompokkan organisasi berdasarkan wilayah geografis, produk, proyek, atau kombinasi dari ketiganya.

Dalam struktur organisasi divisi produk atau proyek, semua kegiatan di bidang produksi, pemasaran, pembelian, kontrol kualitas dan kegiatan lainnya diawasi oleh manajer departemen.

Strategi pemasaran dan produk yang ditawarkan disesuaikan dengan kebutuhan konsumen di wilayah atau daerah tersebut.

Setiap divisi perusahaan memiliki peran dan sumber daya yang berbeda untuk setiap produk, proyek atau anak perusahaan di area yang berbeda untuk memungkinkan pengambilan keputusan yang cepat dan meningkatkan tanggung jawab perusahaan.

  • Struktur Flatarchy

Struktur ini umum di banyak perusahaan baru.Struktur ini menggeneralisasi setiap bagian (hierarki) dan kekuasaan serta memberikan banyak hak dan kewajiban kepada karyawan.

Perusahaan yang menggunakan struktur datar cenderung bergerak cepat dalam mengimplementasikan fitur-fiturnya.

  • Struktur Matriks

Struktur organisasi matriks dibentuk untuk mengerjakan proyek-proyek yang dikerjakan oleh perusahaan. Dalam struktur ini, manajer proyek bertugas menyelesaikan proyek dan bertanggung jawab kepada pemimpin, yang biasanya adalah manajer utama. Karyawan melapor kepada manajer fungsional. dan manajer proyek.

Misalnya, seorang anggota tim SDM melapor kepada manajer SDM untuk proyek kontrak pengembangan perangkat lunak dan kepada manajer SDM untuk tugas fungsional timnya.

Keuntungan dari struktur organisasi matriks adalah keputusan dibuat secara desentralisasi dan karyawan dapat berspesialisasi dalam bidangnya.

Sedangkan kekurangan dapat dengan mudah menimbulkan konflik dan menambah anggaran operasional perusahaan.

  • Struktur Proyek

Struktur organisasi proyek bersifat sementara dan dikembangkan untuk menangani beberapa proyek perusahaan.

Tim di dalamnya memiliki anggaran, waktu, dan staf tertentu selama proyek berlangsung hingga selesai, setelah proyek selesai, karyawan kembali ke departemennya masing-masing.

Misalnya, di perusahaan TI yang memiliki banyak proyek desain dan pengembangan perangkat lunak, tim non-TI mungkin terlibat dalam perencanaan, desain, pengembangan, dan pengujian perangkat lunak.

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah memungkinkan tim untuk fokus pada tujuan utama dan tugas serta tugas yang tidak terlalu membebani.

Kekurangannya adalah ada pesanan yang tertunda padahal proyek memakan waktu lama.

  • Struktur Hybrid

Ketika perusahaan berkumpul untuk mencapai tujuan bersama dan menghasilkan keuntungan, itu disebut organisasi hibrida.

Ini adalah kombinasi dari struktur organisasi fungsional dan terkait proyek. Banyak perusahaan multinasional menggunakan struktur organisasi ini karena berbasis di satu negara dan juga memiliki cabang. Di banyak negara Kepala perusahaan di setiap negara melaporkan tanggung jawab kepada CEO di kantor pusat.

Jabatan dalam Organisasi Perusahaan

Setelah mengetahui jenis struktur organisasi, Anda perlu mengetahui posisi apa saja yang termasuk dalam diagram struktur organisasi. Jumlah posisi dalam struktur organisasi disesuaikan dengan ukuran perusahaan dan ketersediaan sumber daya. Berikut ini jabatan umum yang paling umum ditemui:

  • Dewan Direksi

Dewan bertanggung jawab untuk menetapkan semua kekuatan dan kebijakan perusahaan, termasuk visi dan misi perusahaan.Dewan memiliki kendali penuh atas tujuan dan pengembangan perusahaan.

Biasanya terdiri dari seorang ketua, enam direktur dan tiga wakil direktur. Rapat dewan diadakan tiga kali setahun untuk menilai kinerja operasional dan keuangan perusahaan. Tak heran, keuntungan yang didapat karyawan sangat besar.

  • Direktur Utama

CEO berkomunikasi langsung dengan CEO perusahaan dan memimpin seluruh Komite Eksekutif perusahaan.

CEO menjalankan tugas dan tanggung jawab yang diberikan oleh Direksi perusahaan dengan standar etika dan hukum.

  • Direktur

Sebagai pimpinan perusahaan, direktur bertanggung jawab untuk menyusun kebijakan bisnis jangka pendek, ia juga menetapkan prosedur dan tujuan bagi para manajer di bawahnya.Dalam sebuah perusahaan biasanya terdapat direktur keuangan, direktur sumber daya manusia atau HRD dan lain-lain.

CFO mengawasi operasi keuangan perusahaan, memastikan arus kas keuangan yang sehat dan bertanggung jawab atas semua urusan keuangan perusahaan.

Direktur Sumber Daya Manusia atau HRD bertanggung jawab atas operasi sumber daya manusia (SDM) perusahaan, termasuk pengembangan karyawan dan administrasi karyawan secara keseluruhan.

  • Manajer

Tugas umum seorang manajer adalah mengarahkan keputusan, kebijakan, pengawasan dan pembentukan organisasi dan pekerjaan departemen atau personel di bawahnya untuk mencapai tujuan perusahaan.

Para manajer dalam sebuah perusahaan biasanya terdiri dari Manajer Sumber Daya Manusia atau HRD, Pemasaran dan lain-lain. Manajer Sumber Daya Manusia atau HRD melakukan semua proses rekrutmen karyawan yang dibutuhkan perusahaan.

Selain itu, beliau menangani berbagai hal yang berkaitan dengan cuti karyawan, promosi, mutasi, demosi dan pemutusan hubungan kerja.

Manajer pemasaran bertugas membuat rencana strategi pemasaran yang efektif dan melakukan riset pasar dan persaingan. Semua manajer harus secara teratur melaporkan pekerjaan mereka kepada direktur terkait.

Kesimpulan

Penciptaan struktur organisasi operasional tergantung pada ukuran perusahaan, struktur, jenis perusahaan dan sumber daya yang tersedia.

Struktur organisasi perusahaan sangat berguna dalam memperlancar pencapaian tujuan perusahaan dengan menerjunkan sumber daya manusia yang kompeten pada setiap posisi yang dibutuhkan.

Setelah membuat struktur organisasi yang tepat untuk bisnis Anda, jangan lupa untuk memastikan semua proses berjalan dengan lancar.

Selain sumber daya manusia yang kompeten, perusahaan juga harus memiliki situasi keuangan yang sehat agar operasional dapat berfungsi dengan baik.

Dalam mengelola sebuah organisasi perusahaan, Anda dapat menggunakan aplikasi HRD untuk membantu proses adminsitrasi HR perusahaan, selain itu penggunaan software HR yang berbasis empoyee self-sercive akan mempercepat proses administrasi HR karena memberikan karyawan wewenang melakukan administrasi secara mandiri hanya melalui smartphone mereka. Salah satu aplikasi ESS terbaik saat ini adalah Talenta yang menyediakan berbagai fitur yang dapat mempermudah pekerjaaan administrasi HR. Anda dapat mengunjungi link berikut untuk lengkapnya: https://www.talenta.co/fitur/employee-self-service-ess/.

Selain itu juga, Talenta juga dilengkapi dengan fitur benefit karyawan yang memberi kemudahan perusahaan dalam memberikan tunjangan karyawan berupa fitur akses gaji lebih awal dengan tidak dikenakan bunga atau biaya potongan, lalu perusahaan juga tidak perlu mengalokasikan budget khusus untuk itu. Kunjungi link berikut  untuk mengetahui benefit lainnya:  https://mekari.com/produk/mekari-flex/benefit-karyawan/.


PUBLISHED02 Mar 2022
Guest Guest
Guest Guest