Komponen dan Fungsi Penting Laporan Gaji Karyawan

Komponen dan Fungsi Penting Laporan Gaji Karyawan

Laporan gaji karyawan atau yang sering juga disebut dengan slip gaji merupakan bukti otentik dan informasi resmi pembayaran gaji dari pemberi kerja kepada karyawan. Pada laporan gaji tertera rincian penghasilan sekaligus potongan-potongan dari perusahaan, sehingga karyawan dapat mengetahui secara transparan penghasilan neto yang diterimanya.

Baca juga: Alasan Software Payroll Dibutuhkan Perusahaan saat New Normal

Peraturan Pemerintah tentang Laporan Gaji

Atur Payroll saat WFH dengan Software Gaji Karyawan

Sedemikian pentingnya laporan gaji , sehingga pemerintah melalui PP Nomor 78 tahun 2015 tentang Pengupahan mewajibkan pengusaha atau pemberi kerja memberikan dokumen bukti pembayaran ini. Adapun dalam pasal 17 ayat 2, diatur bahwa laporan gaji wajib memuat rincian upah yang diterima oleh karyawan pada saat gaji / upah tersebut dibayarkan.

Fungsi Laporan Gaji Karyawan

Fungsi pemberian laporan gaji dari pemberi kepada karyawan adalah sebagai informasi yang transparan sekaligus bukti tertulis apabila suatu saat timbul persepsi yang berbeda antara pemberi kerja dan karyawan mengenai hak-hak karyawan yang belum dan sudah dibayarkan.

Bukti tertulis ini dianggap bukti yang otentik untuk menunjukkan bahwa hak karyawan atas upah telah dipenuhi oleh pemberi kerja. Untuk itu, penting bagi pemberi kerja untuk memiliki format tertentu sehingga, laporan gaji tidak mudah ditiru atau dipalsukan.

Setidaknya ada 5 manfaat dari laporan gaji :

  1. Bukti kredibilitas dan transparansi perusahaan atas pemenuhan kewajiban yang dilakukannya,
  2. Menjaga loyalitas karyawan karena adanya informasi yang jelas atas hak yang telah dipenuhi,
  3. Pada perusahaan yang memberikan tunjangan atas kinerja, laporan gaji dapat menjadi gambaran penilaian kompetensi karyawan,
  4. Rekapitulasi laporan gaji dapat menjadi pedoman alokasi anggaran gaji pegawai,
  5. Laporan gaji dapat menjadi bahan pertimbangan kebijakan perusahaan di bidang keuangan.

Note: Mengelola penggajian mencakup segala hal yang berkaitan dengan pembayaran karyawan dan perhitungan pajak penghasilan atas gaji karyawan. Kenali Aplikasi Penggajian Karyawan Berbasis Web untuk Kelola Payroll

Komponen Laporan Gaji Karyawan

Komponen penting yang harus terdapat dalam laporan gaji adalah sebagai berikut:

1 . Informasi Umum Perusahaan

Anda perlu mencantumkan informasi umum tentang perusahaan Anda seperti nama, alamat, lokasi dan nomor telepon atau gunakan kop resmi perusahaan. Cantumkan pula departemen karyawan yang bersangkutan.

2 . Periode Gaji

Periode gaji adalah komponen yang penting untuk dicantumkan dan berubah mengikuti bulan berjalan. Selain itu, cantumkan pula tanggal pembayaran gaji agar dapat dilakukan cross check dengan bukti transfer atau bukti pembayaran lain.

3 . Data Pribadi Karyawan

Gunakan kode unik seperti nomor induk pegawai, selain menggunakan nama lengkap, dan data pribadi karyawan lainnya. Hal ini penting untuk membedakan individu yang memiliki kesamaan nama. dan untuk menghindari kekeliruan pembayaran.

4 . Besaran Gaji Karyawan

Cantumkan besaran penghasilan yang diberikan kepada karyawan. Biasanya penghasilan karyawan terdiri dari gaji pokok, tunjangan dan insentif.

5 . Potongan Gaji

Dalam laporan gaji juga harus dicantumkan potongan gaji yang dikenakan kepada karyawan. Komponen yang umumnya ada adalah pajak serta asuransi BPJS. Pun apabila pemberi kerja memberikan tunjangan atas pajak dan BPJS, komponen tersebut tetap harus dinyatakan dalam laporan gaji.

Selain itu, tidak menutup kemungkinan ada potongan lain seperti hukuman kedisiplinan, dll yang juga harus dirinci dalam laporan gaji.

6 . Total Take Home Pay

Setelah komponen rincian gaji dan potongan, di dalam laporan gaji juga harus mencantumkan total take home pay yang karyawan dapatkan. Rincian tersebut dapat disusun dalam sebuah tabel atau bagan dimana dapat dilihat proses pengurangan gaji dengan pemotongan secara jelas. Hal ini penting agar tidak terjadi kesalahpahaman karyawan.

Note: Tapera adalah iuran yang dipotong dari gaji karyawan setiap bulannya atau sama seperti BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan. Baca artikel Memahami Tapera, Jenis Potongan Gaji Baru dengan Sistem Mirip BPJS

Proses pembuatan laporan gaji karyawan untuk masing-masing karyawan memang cukup menyita waktu, terlebih apabila Bagian HRD membuat laporan ini secara manual. Selain proses pembuatan, proses penyampaian dokumen kepada pegawai juga membutuhkan waktu yang cukup banyak, terutama apabila perusahaan Anda memiliki banyak karyawan.

Untuk itu, Anda perlu mempertimbangkan untuk menggunakan aplikasi HRD digital Talenta yang dapat melakukan perhitungan gaji sekaligus menerbitkan laporan gaji secara otomatis dan mengirimkannya secara digital melalui email. Hal ini akan membuat pekerjaan Bagian HRD sangat efisien dan juga mengurangi kesalahan akibat human error.

Untuk mengetahui informasi lebih lanjut tentang aplikasi Talenta, dapatkan demo produk Talenta secara gratis.


PUBLISHED23 Jun 2020
Emanuelle
Emanuelle