Insight Talenta

Fungsi dan Komponen Laporan Gaji Sesuai Peraturan Pemerintah

Laporan gaji karyawan atau yang sering juga disebut dengan rekap gaji atau slip gaji karyawan merupakan bukti otentik dan informasi resmi pembayaran gaji dari pemberi kerja kepada karyawan.

Pada laporan upah ini biasanya tertera rincian penghasilan sekaligus potongan-potongan dari perusahaan.

Sehingga karyawan dapat mengetahui secara transparan penghasilan neto yang diterimanya. Seperti apa komponen beserta fungsinya? Di sini Insight Talenta akan mengulasnya dengan detail.

Peraturan Pemerintah tentang Laporan Gaji Karyawan

Atur Payroll saat WFH dengan Software Gaji Karyawan

Sedemikian pentingnya laporan gaji , sehingga pemerintah melalui PP Nomor 78 tahun 2015 tentang Pengupahan mewajibkan pengusaha atau pemberi kerja memberikan dokumen bukti pembayaran ini.

Adapun dalam pasal 17 ayat 2, diatur bahwa dalam rekap gaji wajib memuat rincian upah yang diterima oleh karyawan pada saat upah tersebut dibayarkan.

Fungsi Laporan Gaji Karyawan

Pemberian laporan gaji kepada karyawan masuk ke dalam rencana kerja HRD yang dibuat dengan excel sebagai informasi yang transparan sekaligus bukti tertulis.

Apabila suatu saat timbul persepsi yang berbeda antara pemberi kerja dan karyawan mengenai hak-hak karyawan yang belum dan sudah dibayarkan.

Rekap gaji tertulis ini dianggap bukti yang otentik untuk menunjukkan bahwa hak karyawan atas upah telah dipenuhi oleh pemberi kerja.

Untuk itu, penting bagi pemberi kerja untuk memiliki format tertentu dalam cara buat slip gaji karyawan untuk pelaporan tidak mudah ditiru atau dipalsukan.

Setidaknya ada 5 manfaat dari laporan gaji karyawan:

  1. Bukti kredibilitas dan transparansi perusahaan atas pemenuhan kewajiban yang dilakukannya,
  2. Menjaga loyalitas karyawan karena adanya informasi yang jelas atas hak yang telah dipenuhi,
  3. Pada perusahaan yang memberikan tunjangan atas kinerja, laporan gaji dapat menjadi gambaran penilaian kompetensi karyawan,
  4. Rekapitulasi laporan gaji dapat menjadi pedoman alokasi manajemen anggaran gaji pegawai,
  5. Laporan gaji dapat menjadi bahan pertimbangan kebijakan perusahaan di bidang keuangan

Baca Juga: 5 Hal Penting Terkait Laporan Keuangan Yang Dibutuhkan Perusahaan

Komponen Laporan Payslip Gaji Karyawan

Komponen penting yang harus terdapat dalam laporan gaji adalah sebagai berikut:

1 . Informasi Umum Perusahaan

Anda perlu mencantumkan informasi umum tentang perusahaan Anda. Misalnya seperti nama, alamat, lokasi dan nomor telepon atau gunakan kop resmi perusahaan. Cantumkan pula departemen karyawan yang bersangkutan.

2 . Periode Gaji

Periode gaji adalah komponen yang penting untuk dicantumkan dan berubah mengikuti bulan berjalan.

Selain itu, cantumkan pula tanggal pembayaran gaji agar dapat dilakukan cross check dengan bukti transfer atau bukti pembayaran lain.

3 . Data Pribadi Karyawan

Gunakan kode unik seperti nomor induk pegawai, selain menggunakan nama lengkap, dan optimasi data pribadi karyawan lainnya.

Hal ini penting untuk membedakan individu yang memiliki kesamaan nama.

Selain itu data pribadi karyawan pada laporan gaji juga berfungsi untuk menghindari kekeliruan pembayaran.

4 . Besaran Gaji Karyawan

Cantumkan besaran penghasilan yang diberikan kepada karyawan. Biasanya penghasilan karyawan terdiri dari gaji pokok, tunjangan dan insentif.

5 . Potongan Gaji

Dalam laporan juga harus dicantumkan potongan gaji yang dikenakan kepada karyawan.

Komponen yang umumnya ada adalah pajak serta asuransi BPJS.

Pun apabila pemberi kerja memberikan tunjangan atas pajak dan iuran BPJS Kesehatan, iuran BPJS Ketenagakerjaan, komponen tersebut tetap harus dinyatakan di slip gaji.

Selain itu, tidak menutup kemungkinan ada potongan lain seperti hukuman kedisiplinan, dan lain sebagainya yang juga harus dirinci dalam laporan.

6 . Total Take Home Pay

Apa itu Software Penghitung Gaji? Apa Urgensi & Implementasinya?

Setelah komponen rincian gaji dan potongan, di dalam laporan gaji juga harus mencantumkan total take home pay yang karyawan dapatkan.

Rincian tersebut dapat disusun dalam sebuah tabel atau bagan dimana dapat dilihat proses pengurangan gaji dengan pemotongan secara jelas.

Hal ini penting agar tidak terjadi kesalahpahaman karyawan.

Untuk cara membuat laporan payroll gaji masing-masing karyawan memang cukup menyita waktu, terlebih apabila bagian HRD membuat laporan ini secara manual.

Selain proses pembuatan, proses penyampaian dokumen kepada pegawai juga membutuhkan waktu yang cukup banyak, terutama apabila perusahaan Anda memiliki banyak karyawan.

Baca Juga: Cara Menghitung Gaji Bersih Karyawan Tetap, Tidak Tetap dan Prorata

Buat Laporan Pay Slip Lebih Mudah dengan Aplikasi Payroll Talenta

Untuk itu, Anda perlu mempertimbangkan untuk menggunakan sistem aplikasi HRD digital Talenta yang dapat melakukan perhitungan gaji sekaligus menerbitkan pay slip secara otomatis dan mengirimkannya secara digital melalui email.

Hal ini akan membuat pekerjaan juga tugas HRD sangat efisien dan juga mengurangi kesalahan akibat human error dengan software payroll berbasis cloud.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Anda bisa mengisi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan Tim Sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis aplikasi karyawan berbasis Android dan macOS dari Talenta sekarang dengan klik gambar  dan link di bawah ini.

Coba Gratis Aplikasi HRIS Talenta Sekarang!

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!


PUBLISHED18 Feb 2022
Emanuelle
Emanuelle