Job Shadowing: Metode Pengembangan Karyawan lewat Pengalaman Kerja

Karyawan baru atau karyawan yang ingin bertransisi ke peran baru sering hanya diberi penjelasan teoretis tentang pekerjaan yang akan mereka jalani, padahal pemahaman paling efektif justru datang dari pengalaman langsung mengamati pekerjaan itu berlangsung.

Kesenjangan semacam ini menunjukkan bahwa penjelasan tertulis atau sesi pelatihan formal saja sering tidak cukup untuk membekali karyawan dengan pemahaman kontekstual tentang pekerjaan sehari-hari.

Di sinilah job shadowing berperan sebagai metode yang memungkinkan karyawan belajar langsung dari observasi nyata terhadap rekan kerja yang lebih berpengalaman, menutup celah antara teori dan praktik yang sering tidak tertangkap oleh pelatihan konvensional.

Artikel ini akan membahas apa itu job shadowing, manfaatnya bagi pengembangan karyawan, jenis-jenisnya, serta cara merancang program job shadowing yang efektif di perusahaan.

Apa Itu Job Shadowing?

Job shadowing adalah metode pembelajaran di mana seseorang mengamati secara langsung pekerjaan karyawan atau profesional yang lebih berpengalaman untuk memahami tugas, tanggung jawab, serta dinamika kerja di lingkungan tersebut.

Dalam metode ini, peserta peserta mengikuti aktivitas kerja karyawan yang menjadi host selama beberapa jam, hari, atau periode tertentu. Melalui observasi langsung, peserta dapat memperoleh wawasan lebih dalam mengenai suatu peran sekaligus memahami budaya dan cara kerja di dalam perusahaan. 

Dalam konteks HR, job shadowing dapat menjadi bagian dari proses onboarding, pengembangan kompetensi, knowledge sharing, maupun persiapan karyawan untuk menjalankan peran atau tanggung jawab baru. 

Dengan mengikuti aktivitas sehari-hari seorang karyawan berpengalaman, peserta dapat mengembangkan keterampilan, memahami proses kerja, dan memperoleh gambaran yang lebih jelas mengenai suatu peran. 

Bagi perusahaan, metode ini dapat membantu mempercepat proses pembelajaran karyawan dan mendukung pengembangan talenta internal. 

Manfaat Job Shadowing

Job shadowing dapat membantu perusahaan memberikan pengalaman belajar secara langsung kepada karyawan. 

Metode ini dapat digunakan dalam onboarding, pengembangan kompetensi, hingga persiapan karyawan untuk menjalankan peran baru. 

1. Mempercepat Pemahaman terhadap Pekerjaan

Salah satu manfaat job shadowing adalah membantu karyawan memahami bagaimana suatu pekerjaan dilakukan secara langsung. Dengan mengamati karyawan yang lebih berpengalaman, peserta dapat:

• Memahami tugas dan tanggung jawab pekerjaan melalui aktivitas kerja sehari-hari.
• Mempelajari proses dan keterampilan yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu peran.
• Melihat bagaimana karyawan menangani situasi dan tantangan pekerjaan dalam kondisi nyata.

Misalnya, karyawan baru dapat mengikuti karyawan yang lebih berpengalaman dalam menjalankan aktivitas sehari-hari untuk memahami alur kerja, penggunaan sistem, serta cara berkoordinasi dengan tim.

2. Mendukung Knowledge Sharing dan Kolaborasi

Job shadowing memberikan kesempatan bagi karyawan untuk belajar langsung dari rekan kerja yang memiliki pengalaman atau keahlian tertentu. Proses ini dapat membantu transfer pengetahuan yang mungkin sulit diperoleh hanya melalui pelatihan formal.

Selain meningkatkan pemahaman peserta, interaksi selama job shadowing juga dapat memperluas koneksi antarkaryawan dan mendorong kolaborasi lintas tim atau fungsi.

Baca Juga: Cara Membangun Sense of Belonging Karyawan di Lingkungan Kerja

3. Memahami Budaya Kerja dan Dinamika Perusahaan

Setiap perusahaan memiliki budaya kerja yang unik, yang mencerminkan nilai-nilai, kebiasaan, dan cara kerja yang diterapkan dalam organisasi tersebut.

Dengan mengikuti job shadowing, peserta dapat mengamati bagaimana tim bekerja sama dalam menyelesaikan pekerjaan dan menghadapi tantangan di tempat kerja.

 Mereka juga dapat memahami lingkungan kerja, seperti ritme kerja, hierarki perusahaan, dan cara komunikasi yang digunakan.

Misalnya, dalam proses onboarding, karyawan baru dapat mengikuti karyawan yang lebih berpengalaman untuk mengamati bagaimana anggota tim berkomunikasi, berkolaborasi, dan menjalankan pekerjaan sehari-hari. 

Dengan begitu, karyawan dapat lebih mudah memahami budaya dan dinamika kerja yang berlaku di perusahaan.

4. Mendukung Pengembangan Karier dan Internal Mobility

Job shadowing dapat memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengenal peran atau fungsi lain sebelum berpindah ke posisi tersebut. 

Dengan mengamati pekerjaan secara langsung, karyawan dapat memahami kompetensi dan tanggung jawab yang dibutuhkan pada peran yang ingin dikembangkan.

Bagi perusahaan, metode ini dapat menjadi bagian dari pengembangan talenta dan internal mobility, terutama ketika perusahaan mempersiapkan karyawan untuk mengambil tanggung jawab atau posisi baru.

Baca juga: Panduan Pelatihan & Pengembangan Karyawan untuk Workforce yang Adaptif 

Cara Melakukan Job Shadowing

Penerapan job shadowing perlu dilakukan secara terstruktur agar peserta mendapatkan pengalaman belajar yang sesuai dengan tujuan perusahaan. 

HR dapat menyiapkan program mulai dari menentukan tujuan, memilih karyawan yang terlibat, hingga melakukan evaluasi setelah kegiatan. 

1. Tentukan Tujuan dan Peserta Job Shadowing

Langkah pertama adalah menentukan tujuan job shadowing, misalnya untuk mendukung onboarding, pengembangan kompetensi, knowledge sharing, atau persiapan karyawan untuk menjalankan peran baru. 

Tujuan ini akan membantu HR menentukan aktivitas dan hasil pembelajaran yang perlu dicapai peserta.

Selanjutnya, tentukan karyawan yang akan mengikuti program berdasarkan kebutuhan pengembangan dan tujuan yang telah ditetapkan. 

Misalnya, karyawan baru dapat mengikuti job shadowing untuk memahami alur kerja, sementara karyawan yang akan berpindah fungsi dapat menggunakannya untuk mengenal tanggung jawab pada posisi baru.

2. Tentukan Host dan Peran yang Akan Diamati

HR perlu memilih karyawan berpengalaman yang memiliki kompetensi dan kinerja yang sesuai untuk menjadi host. Karyawan tersebut nantinya menjadi pihak yang diamati dan dapat memberikan penjelasan mengenai pekerjaan yang dilakukan.

Selain menentukan host, HR perlu menetapkan peran atau aktivitas yang akan diamati peserta. Dengan begitu, kegiatan job shadowing tetap berfokus pada kompetensi dan pengetahuan yang ingin dipelajari, bukan sekadar mengikuti aktivitas karyawan sepanjang hari.

3. Susun Jadwal dan Rencana Pembelajaran

Tentukan durasi, jadwal, aktivitas yang akan diamati, serta hal-hal yang perlu dipelajari selama job shadowing. Durasi dapat disesuaikan dengan tujuan program dan kompleksitas pekerjaan yang diamati.

HR juga perlu memastikan jadwal tidak mengganggu tanggung jawab utama peserta maupun host. Jika diperlukan, HR dapat memberikan panduan atau daftar aktivitas dan pertanyaan yang dapat digunakan peserta selama mengikuti kegiatan.

4. Laksanakan Job Shadowing

Pada tahap pelaksanaan, peserta mengikuti aktivitas kerja host untuk mengamati bagaimana pekerjaan dilakukan dalam kondisi nyata. 

Peserta dapat mencatat informasi penting dan mengajukan pertanyaan yang relevan untuk memperdalam pemahaman terhadap pekerjaan tersebut.

HR juga perlu memastikan peserta memahami batasan selama kegiatan, terutama jika job shadowing melibatkan data karyawan, informasi pelanggan, atau dokumen perusahaan yang bersifat rahasia. 

Dengan demikian, proses pembelajaran tetap berjalan tanpa mengabaikan keamanan informasi perusahaan.

5. Lakukan Evaluasi dan Tindak Lanjut

Setelah job shadowing selesai, HR dapat meminta peserta memberikan umpan balik mengenai pengalaman dan pengetahuan yang diperoleh. Evaluasi dapat mencakup hal yang dipelajari, kesesuaian kegiatan dengan tujuan program, serta hal yang masih perlu dipahami peserta.

Hasil evaluasi dapat digunakan untuk menentukan tindak lanjut, seperti pelatihan tambahan, pendampingan, atau pengembangan kompetensi lainnya. 

HR juga dapat menggunakan hasil tersebut untuk mengevaluasi efektivitas program job shadowing dan memperbaikinya pada pelaksanaan berikutnya.

Baca Juga: Succession Planning: Tujuan, Manfaat & Penerapannya

Contoh Program Job Shadowing

karyawan, mulai dari onboarding hingga persiapan perpindahan peran. Berikut beberapa contoh penerapannya yang dapat menjadi referensi bagi HR. 

1. Job Shadowing untuk Onboarding Karyawan Baru

Karyawan baru dapat mengikuti karyawan yang lebih berpengalaman dalam tim yang sama untuk memahami alur kerja, penggunaan sistem, serta cara berkoordinasi dengan anggota tim. 

Misalnya, karyawan baru di tim payroll dapat mengikuti aktivitas payroll specialist untuk memahami proses penggajian, pengecekan data, dan koordinasi sebelum proses payroll dijalankan.

Penerapan seperti ini dapat membantu karyawan memahami bagaimana pekerjaan dilakukan dalam kondisi nyata, melengkapi materi onboarding formal yang sebelumnya telah diberikan.

2. Job Shadowing untuk Internal Mobility

Perusahaan dapat memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengamati pekerjaan di fungsi atau posisi lain sebelum berpindah peran. 

Misalnya, karyawan dari tim customer service yang tertarik berpindah ke tim product dapat mengikuti product specialist dalam meeting, proses pengembangan produk, dan aktivitas koordinasi dengan tim lain.

Cara ini membantu karyawan mendapatkan gambaran yang lebih nyata mengenai tanggung jawab dan kompetensi yang dibutuhkan sebelum mengambil keputusan terkait perpindahan peran. Job shadowing juga dapat menjadi bagian dari program internal mobility perusahaan.

3. Job Shadowing untuk Pengembangan Kepemimpinan

Karyawan yang dipersiapkan untuk posisi manajerial dapat mengikuti pemimpin atau manajer berpengalaman untuk mengamati bagaimana mereka mengambil keputusan, memimpin meeting, memberikan arahan kepada tim, dan menangani berbagai situasi kerja.

Sebagai contoh nyata, Muhammad Aldo Farizky pernah membagikan pengalamannya melakukan job shadowing dengan President Director & CEO PT Siemens Indonesia. Dalam pengalaman tersebut, ia mengamati rutinitas kerja, mengikuti meeting, serta berdiskusi langsung dengan pimpinan.

4. Job Shadowing untuk Knowledge Sharing

Job shadowing juga dapat digunakan untuk membantu transfer pengetahuan dari karyawan yang memiliki pengalaman atau keahlian tertentu kepada karyawan lain. 

Misalnya, karyawan dari tim HR dapat mengikuti payroll specialist untuk memahami proses, sistem, dan koordinasi yang dilakukan dalam pengelolaan payroll.

Penerapan ini dapat membantu perusahaan menyebarkan pengetahuan yang sebelumnya hanya dikuasai oleh karyawan atau fungsi tertentu, sekaligus memberikan wawasan lintas fungsi kepada peserta.

Tantangan dalam Menerapkan Job Shadowing

Meskipun dapat mendukung proses pembelajaran dan pengembangan karyawan, penerapan job shadowing juga memiliki beberapa tantangan yang perlu diperhatikan HR. 

Beberapa di antaranya berkaitan dengan waktu, efektivitas pembelajaran, serta koordinasi antara peserta dan karyawan yang menjadi host.

1. Menyesuaikan Jadwal Peserta dan Host

Job shadowing membutuhkan keterlibatan peserta dan host dalam waktu yang sama. Jika jadwal keduanya tidak disesuaikan dengan baik, kegiatan dapat mengganggu pekerjaan utama atau membuat proses pembelajaran kurang optimal.

Karena itu, HR perlu menentukan waktu dan durasi job shadowing dengan mempertimbangkan beban kerja peserta maupun host. Jadwal juga sebaiknya disusun berdasarkan aktivitas kerja yang memang relevan untuk diamati.

2. Berpotensi Mengganggu Pekerjaan Utama

Selama job shadowing, karyawan yang menjadi host perlu meluangkan waktu untuk menjelaskan pekerjaan dan menjawab pertanyaan peserta. Jika dilakukan tanpa perencanaan, kegiatan ini dapat mengurangi waktu yang tersedia untuk menyelesaikan pekerjaan utama.

HR dapat mengurangi risiko tersebut dengan menetapkan durasi, aktivitas, dan tujuan pembelajaran yang jelas. Dengan begitu, job shadowing tetap memberikan manfaat tanpa mengganggu produktivitas tim secara berlebihan.

3. Hasil Pembelajaran Tidak Selalu Sama

Peserta job shadowing berfokus pada observasi sehingga pengalaman yang diperoleh dapat berbeda dengan pelatihan yang melibatkan praktik langsung. Peserta juga dapat memiliki tingkat pemahaman yang berbeda meskipun mengikuti aktivitas host yang sama.

Untuk mengatasinya, HR dapat memberikan panduan atau daftar hal yang perlu diamati sebelum kegiatan dimulai. Setelah job shadowing selesai, evaluasi dan diskusi dapat dilakukan untuk memastikan peserta memahami pengetahuan dan kompetensi yang ingin dicapai.

4. Perlu Memperhatikan Kerahasiaan Informasi

Peserta dapat melihat informasi, dokumen, sistem, atau percakapan yang bersifat internal selama mengikuti aktivitas host. Hal ini perlu diperhatikan terutama jika job shadowing dilakukan pada fungsi yang menangani data karyawan, pelanggan, keuangan, atau informasi bisnis yang sensitif.

HR perlu menetapkan batasan akses dan memberikan arahan mengenai informasi yang boleh diamati atau didiskusikan selama kegiatan. Dengan demikian, proses pembelajaran tetap dapat berjalan tanpa mengabaikan keamanan dan kerahasiaan informasi perusahaan.

Dukung Pengembangan Karyawan dengan Talent Development Mekari Talenta

Job shadowing dapat menjadi salah satu cara bagi karyawan untuk belajar langsung dari rekan kerja atau pemegang peran tertentu. 

Agar manfaatnya tidak berhenti pada pengalaman belajar, perusahaan perlu menghubungkan aktivitas tersebut dengan kompetensi dan kebutuhan pengembangan karyawan.

Fitur Talent Management dari platform HCM Mekari Talenta membantu perusahaan mengelola pengembangan karyawan berbasis kompetensi dalam satu sistem terintegrasi. 

HR dapat memetakan kompetensi sesuai peran dan jabatan, mengidentifikasi gap kompetensi, serta menyusun rencana pengembangan yang relevan.

Melalui pengelolaan Individual Development Plan (IDP), aktivitas pengembangan seperti job shadowing dapat menjadi bagian dari rencana pengembangan karyawan yang lebih terarah.

Dengan menghubungkan aktivitas job shadowing dengan kebutuhan kompetensi dan rencana pengembangan, perusahaan dapat membuat program pembelajaran yang lebih terarah dan sesuai dengan kebutuhan karyawan maupun organisasi.

Hubungi Mekari Talenta untuk mengetahui bagaimana Talent Management Mekari Talenta dapat membantu perusahaan mengelola pengembangan kompetensi dan karier karyawan secara lebih terstruktur.

Referensi:

Bisnika.hops.id: “Di Balik Startup Sukses Qerja,com”