Kelebihan dan Kekurangan Fitur Mesin Absen Dibanding Absensi Online

Mesin absen sidik jari kini jamak digunakan oleh perusahaan di Indonesia. Hampir semua perusahaan di Indonesia sudah beralih ke mesin absen sidik jari dan meninggalkan mesin absen manual dengan mesin absen amano atau pun mesin absen ceklok.

Penggunaan mesin absen sidik jari dianggap bisa lebih efektif untuk memantau kehadiran karyawan. Sidik jari adalah identitas unik yang tidak dapat dipalsukan atau dititipkan kepada orang lain.

Hal ini tentu mengurangi kemungkinan kecurangan saat melakukan absensi dibanding absen amano atau absen ceklok yang masih merupakan mesin absen manual.

Absensi adalah elemen yang sangat penting, bahkan bisa dibilang sangat dasar dalam pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan.

Ada banyak elemen terkait yang sangat tergantung pada validitas absensi, seperti pembayaran uang lembur, potongan cuti, potongan terlambat, hingga menghitung tunjangan tidak tetap.

Namun demikian, membicarakan efektivitas mesin absen sidik jari tidak juga bisa dilepaskan dengan teknologi yang lebih baru, absensi online.

Dalam tulisan kali ini, kita akan membahas bagaimana kekurangan dan kelebihan mesin absen sidik jari dibanding absensi online.

Kelebihan Mesin Absen Sidik Jari

Mencegah kecurangan

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, sidik jari adalah identitas yang unik, masing-masing sidik jari hanya dimiliki oleh satu orang. Hal ini yang membuat sistem sistem sidik jari jadi bisa mencegah kecurangan.

Apalagi jika dibandingkan dengan absen amano dan absen ceklok, sistem yang masih menggunakan mesin absensi manual dengan menggunakan kartu absen yang ditandatangani.

Tanda tangan juga bisa dikatakan identitas yang unik namun kita tahu sangat mudah untuk dipalsukan. Tentu kita sudah tidak asing lagi dengan istilah titip absen.

Bagi perusahaan dan HR kecurangan absensi juga berarti keluarnya dana yang tidak seharusnya. Ada cost yang bisa lebih efisien dengan memastikan validitas absensi karyawan.

Mendorong karyawan lebih disiplin

Dengan adanya mesin absen sidik jari, tidak ada lagi bisa titip absen. Hal ini yang kemudian mendorong karyawan untuk untuk bisa disiplin dengan kehadirannya di kantor.

Absen fingerprint menjadi salah satu inovasi yang meningkatkan efisensi mesin absen manual yang sebelumnya digunakan. Absen finger juga praktis bagi karyawan.

Lebih jauh, kedisiplinan karyawan untuk hadir di kantor juga menjadi salah satu yang bisa mempengaruhi produktivitas baik karyawan maupun perusahaan.

Mulai dari hari kehadiran hingga ketepatan waktu yang tercatat dengan presisi di mesin absen sidik jari secara tidak langsung mendorong karyawan untuk memenuhi sesuai standar penilaian kinerja.

Kekurangan mesin absen sidik jari

Tidak fleksibel dalam kondisi pandemi

Di awal pandemi, kita sempat mendengar bahwa absen fingerprint menjadi salah satu tempat yang rawan penularan virus Covid-19.

Perlu ada strategi absensi baru yang bisa mencegah kantor menjadi salah satu kluster penularan virus Covid-19.

Belum lagi, bagi karyawan yang bekerja dari rumah, akan sangat merepotkan bisa dituntut untuk ke kantor demi bisa melakukan absen jika absen masih mengandalkan mesin absen manual.

Kedua alasan inilah yang membuat absen fingerprint tidak fleksibel digunakan selama pandemi. Apalagi, biaya investasi pengadaan dan maintenance juga tetap berjalan.

Hal yang sama juga akan terjadi, bila perusahaan masih menggunakan mesin absen manual seperti absen amano atau mesin absen ceklok.

Investasi awal dan perawatan relatif mahal

Menyambung dari poin sebelumnya, aplikasi absen finger membutuhkan biaya yang tidak sedikit di awal pemasangan.

Hal yang sama juga membatasi penggunaan absen manual seperti mesin absen amano dan absen ceklok. Sebabnya, ketiga mesin absen manual itu memiliki kapasitas yang terbatas. Sehingga makin besar cakupan gedung dan jumlah karyawan akan membuat investasi di awal semakin besar.

Belum lagi jika menghitung tenaga untuk melakukan instalasi di awal yang juga butuh keahlian khusus.

Untuk operasional sehari-hari pun, mesin absen sidik jari butuh biaya perawatan.

Sebabnya, mesin absen sidik jari perlu perawatan rutin supaya bisa tetap bisa berjalan dengan baik, terutama di bagian scanner yang berfungsi untuk identifikasi sidik jari.

Kesalahan identifikasi

Salah satu kekurangan yang sangat menonjol dan cukup merepotkan dari mesin absen sidik jari adalah ketidakmampuannya membaca sidik jari kalau kotor.

Masalahnya, kotor ini bukan hanya dari debu atau kotoran lain namun juga dari banyaknya sidik jari lain.

Hal ini tentu menyulitkan bagi karyawan yang ingin melakukan absensi jika sering terjadi kegagalan pada saat pemindaian sidik jari.

Kegagalan yang biasa muncul seperti kesalahan identifikasi atau yang lebih sering adalah tidak bisa mengenali sidik jari sama sekali.

Kalau jumlah karyawan yang banyak, ditambah ada potongan gaji untuk karyawan yang terlambat, kegagalan identifikasi mesin absen sidik jari ini bisa jadi merugikan karyawan.

Penarikan data manual

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, data absensi adalah salah satu data penting bahkan basic yang dibutuhkan HR untuk banyak kebutuhan administratif karyawan.

Sebenarnya, data yang ditarik dari mesin absensi sidik jari memang sudah berupa data elektronik. Namun begitu, jika ingin menggunakannya sebagai data siap saji masih perlu proses pengolahan manual.

Kekurangannya, kalau membutuhkan data real-time maka data dari mesin absen sidik jari tidak bisa digunakan. Ditambah lagi tentu pengolahan secara manual akan menghabiskan lebih banyak waktu dan tenaga.

Integrasi kelebihan mesin absen sidik jari dengan Talenta by Mekari

Jika selama ini, perusahaan masih menggunakan mesin absen sidik jari dan ingin upgrade menggunakan sistem absensi online?

Dengan menggunakan Talenta by Mekari, tidak perlu khawatir dengan mesin absensi yang sudah ada karena bisa diintegrasikan dengan sistem absensi di Talenta.

Apalagi jika perusahaan memberlakukan sebagian karyawan harus bertugas di kantor sementara sebagian yang lain bekerja dari rumah, sistem absensi ini bisa menjadi solusi.

Sistem absensi online menggunakan data dari GPS sebagai kuncian untuk memastikan karyawan berada di kantor atau tempat yang disepakati. Jika berada di luar area pada radius tertentu maka absensi tidak bisa dilakukan.

Hal ini yang diharapkan bisa menjadi pengganti sidik jari yang memastikan kejujuran dan kedisiplinan karyawan.

Yang paling akan terasa berbeda setelah berpindah ke sistem absensi online yang telah terintegrasi dengan HRIS seperti Talenta by Mekari adalah pengolahan data.

Kalau sebelumnya semua proses mulai dari penarikan hingga pengolahaan harus dilakukan secara manual, kini sudah terintegrasi dalam sistem sehingga bisa digunakan bahkan real-time.

Dengan terintegrasi ke HRIS juga berarti ada kemudahan untuk melakukan konsolidasi data absensi dengan penghitungan cuti, lembur, dan tunjangan tidak tetap lain.

Hal ini tentu akan sangat memudahkan untuk melakukan penghitungan gaji di akhir bulan.

Absensi yang menjadi data sensitif, juga bisa sama-sama diakses secara transparan baik oleh karyawan yang bersangkutan maupun manajemen dengan mudah lewat aplikasi.

Kombinasi data yang valid, penarikan dan pengolahan yang lebih cepat dan efisien serta transparansi tentu akan memudahkan hingga ke proses pembayaran gaji.

Apalagi Talenta by Mekari juga sudah terintegrasi dengan sistem payroll yang bisa melakukan otomasi proses pembayaran gaji mulai dari penghitungan, cetak slip gaji, transfer payroll, hingga berbagi pengaturan custom yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Ingin upgrade mesin absensi ke sistem absensi yang lebih mutakhir? Hubungi tim Talenta by Mekari pada link berikut ini untuk menjadwalkan demo gratis menggunakan sistem absen online yang sudah terintegrasi dengan HRIS.


PUBLISHED13 Aug 2021
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah


Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, siap kembangkan bisnis lebih cepat

Jadwalkan Demo

Jadwalkan Demo

Jadwalkan demo & konsultasi langsung dengan Talenta

Jadwalkan Demo
Coba Demo Interaktif

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi fitur Talenta untuk kebutuhan payroll & administrasi HR

Coba Sekarang
WhatsApp Hubungi sales