HR Dashboard: Mengolah Data HR untuk Pengambilan Keputusan 

Data karyawan yang tersebar di berbagai file dan sistem terpisah sering membuat tim HR kesulitan mendapatkan gambaran utuh untuk mengambil keputusan secara cepat dan tepat. 

Riset yang sama menemukan bahwa organisasi dengan praktik people analytics matang terbukti hingga enam kali lebih mampu mengambil tindakan konstruktif berdasarkan data dibandingkan organisasi yang belum matang, menunjukkan bahwa memiliki data saja tidak cukup tanpa cara yang tepat untuk memvisualisasikan dan menerjemahkannya. 

Sayangnya, laporan ini juga mencatat bahwa presentasi dan email masih menjadi cara paling dominan dalam membagikan hasil analitik, sebuah pendekatan yang membatasi interaktivitas dan kecepatan pengambilan keputusan dibandingkan sistem dashboard yang terintegrasi secara real-time. 

Kesenjangan antara ketersediaan data dan kemampuan menindaklanjutinya inilah yang membuat HR dashboard menjadi kebutuhan strategis, bukan sekadar alat pelengkap administratif.

Artikel ini akan membahas apa itu HR dashboard, fungsi dan manfaatnya bagi HR, contoh dashboard yang umum digunakan, serta langkah membuat HR dashboard yang efektif.

Mengenal Apa Itu HR Dashboard

HR dashboard adalah sebuah perangkat pintar yang memungkinkan divisi HR untuk melacak, menganalisis, dan membuat laporan pada KPI milik HR.

Penyedia platform HR dashboard biasanya akan menampilkan data-data terkait HR secara interaktif di mana hal ini akan memudahkan HR untuk menyelami data lebih dalam dan menganalisisnya hanya melalui dashboard tersebut.

Jadi, HR dapat dengan mudah mendapatkan insight menarik yang akan meningkatkan berbagai aspek di dalam perusahaan, mulai dari meningkatkan proses rekrutmen, optimasi manajemen, dan juga meningkatkan performa karyawan.

Baca juga: Mengenal Apa Itu HR Analytics

Fungsi Utama HR Dashboard

Platform penyedia HR dashboard terbaik bisa melakukan lebih banyak dari sekadar melacak KPI perusahaan dan visualisasi data.

Sebagai pertimbangan Anda dalam mencari software HRIS yang memiliki HR dashboard lengkap, berikut adalah beberapa fungsi utama yang harus dimiliki.

1. Menampilkan Data HR Secara Interaktif

HR dashboard menampilkan data dalam bentuk visual seperti grafik, diagram, tabel, atau metrik tertentu sehingga data dapat dipantau dan dianalisis secara langsung.

2. Mengintegrasikan Data dari Berbagai Sumber

HR dashboard mengumpulkan dan menyajikan data dari berbagai fungsi HR dalam satu tampilan. Data tersebut dapat mencakup absensi, payroll, reimbursement karyawan, rekrutmen, hingga data karyawan.

3. Menyajikan Data Secara Real-Time

HR dashboard dapat menampilkan data terbaru dari sistem HR yang terintegrasi. Dengan demikian, perubahan atau pembaruan data dapat terlihat pada dashboard tanpa perlu mengolah data secara manual terlebih dahulu.

4. Memfilter dan Menyortir Informasi

HR dashboard menyediakan fitur untuk memilih, memfilter, dan menyortir data berdasarkan kebutuhan tertentu. Misalnya berdasarkan periode, departemen, lokasi kerja, jabatan, atau status karyawan.

5. Memvisualisasikan Data dalam Berbagai Bentuk

HR dashboard mengubah data HR menjadi visualisasi yang lebih terstruktur, seperti grafik, diagram, tabel, dan indikator kinerja. Visualisasi ini dapat digunakan untuk melihat pola, perbandingan, atau perubahan pada data HR.

6. Menyajikan Laporan dan Metrik HR

HR dashboard menyajikan berbagai laporan HR dan metrik HR dalam satu tampilan yang terpusat. Informasi seperti jumlah karyawan, tingkat absensi, turnover, biaya tenaga kerja, hingga metrik lainnya dapat ditampilkan sesuai konfigurasi dashboard.

Baca Juga: Predictive HR Analytics: Masa Depan Pengambilan Keputusan HR

Langkah-Langkah Membuat HR Dashboard 

Membuat HR dashboard perlu dilakukan secara bertahap agar data yang ditampilkan sesuai dengan kebutuhan HR dan dapat digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan. Berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan: 

1. Tentukan Tujuan dan Kebutuhan HR

Tentukan tujuan utama dashboard yang akan dibuat dan informasi apa yang perlu ditampilkan. Misalnya, dashboard ditujukan untuk memantau absensi, turnover, biaya tenaga kerja, atau kinerja rekrutmen.

2. Tentukan KPI dan Metrik yang Relevan

Pilih KPI dan metrik HR yang sesuai dengan tujuan dashboard sebagai KPI dashboard. Pastikan setiap metrik memiliki definisi, sumber data, dan periode pengukuran yang jelas agar hasilnya dapat digunakan secara konsisten. 

3. Kumpulkan dan Integrasikan Data HR

Kumpulkan data dari berbagai sumber yang dibutuhkan, seperti sistem HRIS, payroll, absensi, rekrutmen, dan performance management. Integrasikan data tersebut agar dapat ditampilkan dalam satu dashboard.

4. Bersihkan dan Validasi Data

Periksa kualitas data sebelum dimasukkan ke dashboard. Identifikasi data yang duplikat, tidak lengkap, tidak konsisten, atau sudah tidak relevan, kemudian lakukan validasi untuk memastikan data yang digunakan akurat.

5. Analisis Data dan Identifikasi Insight

Analisis data yang telah dikumpulkan untuk menemukan pola, tren, atau perubahan pada metrik HR. Tahap ini membantu menentukan informasi apa yang perlu ditonjolkan dalam dashboard.

6. Rancang Struktur dan Visualisasi Dashboard

Tentukan struktur dashboard, mulai dari KPI yang ditampilkan, filter, tabel, hingga jenis grafik yang digunakan. Susun elemen tersebut berdasarkan prioritas informasi agar data dapat dibaca dan dibandingkan dengan mudah.

7. Hubungkan Dashboard dengan Pengambilan Keputusan

Tentukan bagaimana hasil yang ditampilkan dalam dashboard akan digunakan dalam proses pengambilan keputusan HR. Misalnya, data turnover digunakan untuk mengevaluasi strategi retensi atau data absensi digunakan untuk mengidentifikasi masalah kehadiran pada unit tertentu.

8. Evaluasi dan Perbarui HR Dashboard

Evaluasi dashboard secara berkala untuk memastikan KPI, sumber data, dan visualisasi yang digunakan masih relevan dengan kebutuhan perusahaan. Perbarui dashboard ketika terdapat perubahan strategi bisnis, struktur organisasi, kebijakan HR, atau kebutuhan informasi.

Baca Juga: Contoh Laporan HRD di Excel untuk HR Perusahaan

Beberapa Contoh HR Dashboard

Berikut adalah contoh-contoh dari dashboard yang umum digunakan di perusahaan. Tidak semua perusahaan menggunakan satu dashboard yang sama. Semua bergantung pada kebutuhan perusahaan mengenai data apa yang ingin mereka analisis untuk peningkatan kualitas ke depannya.

Executive HR Dashboard

Melalui dashboard ini, Anda bisa melihat secara keseluruhan data paling penting dalam satu dashboard, misalnya jumlah karyawan yang bisa dibagi lagi berdasarkan gender, peran karyawan, jumlah karyawan kontrak dan tetap, dan lain sebagainya.

Employee Performance Dashboard

Employee performance dashboard dapat membantu HR serta perusahaan untuk mengerti efektivitas, kepuasan, serta progres goal dari para karyawannya.

Workforce Demographics Dashboard

Penting bagi perusahaan untuk menciptakan lingkungan kerja yang beragam dan seimbang. Maka dari itu, mereka juga perlu melihat karakteristik dari karyawan mereka.

Dashboard ini memungkinkan Anda untuk menganalisis lebih mendalam berdasarkan gender, tempat tinggal, departemen, dan lain sebagainya.

Recruitment HR Dashboard

Melalui dashboard ini, Anda dapat memantau progres rekrutmen karyawan yang sedang berjalan. Misalnya, berapa banyak karyawan yang melamar, berapa yang sampai di tahap interview, berapa yang lolos, dan laing sebagainya.

Mengapa HR Dashboard Sering Tidak Efektif?

HR dashboard tidak otomatis menghasilkan insight hanya karena mampu menampilkan banyak data.

Efektivitasnya sangat bergantung pada kualitas data, relevansi KPI, dan kemampuan dashboard dalam membantu HR memahami kondisi tenaga kerja.

1. Data HR Masih Terfragmentasi

Data HR yang tersebar di berbagai sistem, file, atau sumber yang tidak terintegrasi dapat membuat dashboard sulit memberikan gambaran kondisi karyawan secara menyeluruh. 

Proses pengumpulan dan penggabungan data secara manual juga meningkatkan risiko duplikasi, ketidakkonsistenan, atau keterlambatan informasi.

2. KPI Tidak Selaras dengan Prioritas Bisnis

Dashboard dapat menjadi kurang efektif ketika KPI yang ditampilkan tidak berkaitan langsung dengan prioritas bisnis perusahaan. 

Terlalu banyak metrik tanpa fokus yang jelas justru dapat menyulitkan HR menentukan indikator mana yang perlu dipantau dan ditindaklanjuti.

3. Data Berlimpah, tetapi Insight Terbatas

Menampilkan banyak data tidak selalu berarti dashboard mampu menghasilkan insight yang berguna. 

Tanpa analisis dan visualisasi yang tepat, HR mungkin hanya melihat angka tanpa memahami tren, penyebab perubahan, atau tindakan yang perlu dilakukan.

Optimalkan HR Analytics dengan Custom Dashboard Mekari Talenta

Mengelola data karyawan dalam jumlah besar dapat menjadi tantangan ketika informasi HR masih tersebar di berbagai sistem atau harus diolah secara manual. 

Padahal, data seperti jumlah karyawan, kehadiran, payroll, hingga performa dapat memberikan insight penting untuk membantu perusahaan mengambil keputusan yang lebih tepat.

Dengan Mekari Talenta, perusahaan dapat memanfaatkan HR Analytics untuk mengubah data HR menjadi insight yang lebih mudah dipahami dan digunakan dalam pengambilan keputusan. 

HR Analytics menyediakan berbagai dashboard untuk membantu perusahaan memantau kondisi tenaga kerja secara lebih menyeluruh:

• Headcount Insight membantu memantau tren jumlah karyawan, struktur tenaga kerja, dan turnover.
• Attendance Insight memberikan gambaran mengenai tren kehadiran dan cuti karyawan
• Payroll Insight membantu memantau pengeluaran payroll, tunjangan, dan komponen potongan.
• Insight terkait performance, overtime, dan turnover untuk membantu perusahaan memahami kondisi tenaga kerja dari berbagai sisi.

Seluruh informasi tersebut disajikan dalam bentuk visual dan laporan yang lebih mudah dianalisis.

Mekari Talenta menyediakan Custom Dashboard yang memungkinkan perusahaan menyesuaikan laporan berdasarkan kebutuhan bisnis, termasuk memilih dataset, variabel, format visualisasi, dan jenis informasi yang ingin dipantau.

Custom Dashboard dapat digunakan untuk membuat laporan yang lebih spesifik, memonitor berbagai metrik HR, hingga mendukung analisis berdasarkan KPI perusahaan.

Hubungi Mekari Talenta untuk mengetahui bagaimana HR Analytics dapat membantu perusahaan mengubah data HR menjadi insight yang lebih akurat dan mendukung pengambilan keputusan berbasis data.