Insight Talenta

Absensi Selfie jadi Pilihan Terbaik Sistem Kehadiran Karyawan saat WFH

Bagaimana cara absensi pegawai yang bisa diterapkan di perusahaan? Mulai dari cara absensi dengan sidik jari, selfie wajah, hingga RFID, berikut penjelasannya di Insight Talenta.

Tidak dapat dipungkiri bahwa sistem absensi pegawai merupakan hal yang cukup krusial di sebuah perusahaan.

Tanpanya, HR akan mengalami kesulitan dalam memiliki data kehadiran karyawan dan juga menghitung gaji karyawan.

Tidak hanya sekadar memindai sidik jari atau wajah, cara atau sistem absensi pegawai sendiri ada banyak jenisnya.

Apalagi bagi HR yang hanya terbiasa dengan absen manual tentunya perlu untuk mempertimbangkan kemudahan untuk beradaptasi.

Di artikel kali ini, Talenta akan memberikan informasi mengenai absensi selfie untuk karyawan beserta metode absensi lainnya yang umum digunakan, seperti RFID hingga sidik jari.

Sistem Absensi Pegawai Manual dan Konvensional yang Masih Digunakan Hingga Sekarang

Pada sistem absensi manual, pegawai harus mengisi kehadiran mereka masing-masing. Hal ini membuat pegawai harus mengantri untuk mengisi daftar kehadiran.

Ini adalah cara absensi pegawai yang paling tradisional sebelum ada metode menggunakan jenis absensi RFID, selfie wajah, absen sidik jari online hingga dengan aplikasi.

Ada dua tipe absen manual, yakni yang menggunakan pulpen dan buku absen atau kertas, serta menggunakan mesin absen ceklok.

Pada mesin absensi ceklok, pegawai akan memasukan kartu absen ke dalam mesin, kemudian mesin ceklok akan mencetak waktu absen pegawai pada kartu absen.

Sementara itu absensi konvensional lainnya yang juga umum dipakai adalah absensi sidik jari dan absensi menggunakan kartu ID pegawai.

Absensi Sidik Jari

Salah satu cara absen yang paling umum diterapkan adalah sistem absensi sidik jari atau fingerprint.

Cara kerja sistem absen ini cukup sederhana di mana pegawai hanya perlu menempelkan jari ke mesin fingerprint.

Kemudian, mesin fingerprint merupakan alat yang akan membaca sidik jari pegawai secara otomatis dan data absen langsung terekam.

Nantinya di periode payroll, HR akan men-download data absen pada mesin fingerprint dan baru lah mereka akan menghitung gaji pegawai.

Namun, sekarang ini absensi sidik jari sudah bisa diintegrasikan dengan software HRIS sehingga penghitungan gaji karyawan dapat dilakukan secara otomatis.

Absensi sidik jari juga dapat meminimalisir kecurangan karena sidik jari tiap orang berbeda-beda sehingga sulit untuk dikelabui.

Sehingga kehandalannya bisa dibilang mendekati metode absensi selfie wajah.

Buat Anda yang tertarik untuk menggunakan absen sidik jari yang terintegrasi software, kisaran harga fingerprint absensi bekisar Rp600.000 – Rp4.000.000.

Baca juga: Cara Tarik Data dari Mesin Finger Print ke Komputer dengan Mudah

Cara Absensi Menggunakan Kartu ID Pegawai

Cara absensi lainnya yang juga banyak digunakan adalah dengan menempelkan kartu ID pegawai ke mesin absensi.

Setelah pegawai menempelkan kartunya, data absensi kemudian akan otomatis terdata.

Cara kerjanya mirip seperti mesin absensi fingerprint atau sidik jari yang dikembangkan dari mesin ceklok.

Biasanya penggunaan kartu ID karyawan ini juga sekaligus sebagai kartu akses masuk ke gedung atau ke ruangan.

Hanya saja sistem absen ini memiliki kekurangan, salah satunya adalah sangat mudah bagi karyawan untuk melakukan kecurangan dalam hal absen. Misalnya, dengan menitipkan kartu ID ke karyawan lainnya.

Apa Itu Absensi Selfie Wajah?

Absensi selfie wajah adalah sistem absensi yang sifatnya lebih modern. Sistem absensi selfie ini menggunakan teknologi biometric security dan memanfaatkan teknologi pengenalan wajah.

Mungkin Anda juga pernah mendengar teknologi bernama face recognition. Nah, teknologi inilah yang diaplikasikan pada mesin absensi agar ia dapat mengonfirmasi identitas seseorang dengan memindai wajah mereka.

Meski awalnya banyak digunakan oleh institusi seperti kepolisian dan segala hal yang berkaitan dengan keamanan dan identifikasi, teknologi ini mulai banyak digunakan untuk keperluan absen.

Sistem absensi wajah dapat mengidentifikasi wajah seseorang melalui foto, video, atau bahkan secara langsung.

Jenisnya sendiri ada dua. Yang pertama adalah menggunakan mesin seperti mesin fingerprint. Yang kedua adalah dengan pengimplementasian software HRIS seperti Talenta dan menggunakan smartphone pegawai masing-masing untuk absensi dengan cara selfie dan mengidentifikasi wajah.

Cara kedua ini boleh dibilang lebih hemat biaya karena Anda tidak perlu memasang perangkat mesin absensi wajah di kantor, hanya perlu selfie.

Selain itu, dengan menggunakan smartphone, pegawai dapat absen di mana saja. Namun, cara ini lebih tepat disebut dengan absensi online.

Nah, bagaimana cara membuat absensi karyawan online dengan menggunakan selfie untuk mengenali wajah itu?

Absensi Selfie Online

Dengan berkembangnya teknologi, tentu dunia HR juga memiliki perkembangan untuk pengelolaan administrasi yang lebih efisien. Salah satu teknologi yang dapat diaplikasikan adalah absensi selfie online.

Apa bedanya dengan sistem absen konvensional yang sudah ada sebelumnya? Biasanya, sistem absensi selfie online terintegrasi dengan sistem HRIS seperti Talenta yang dimiliki perusahaan.

HRIS atau Human Resources Information System merupakan sebuah sistem database HR tersentralisasi yang memiliki kemampuan untuk menyimpan berbagai data pegawai, seperti apa itu payroll, database pegawai, absensi pegawai, dan masih banyak lagi.

Dengan menggunakan absensi selfie online, Anda dapat membuat sistem absen yang terautomasi. Salah satu kelebihannya adalah pegawai dapat melakukan absen di mana saja, hanya perlu menggunakan smartphone atau laptop mereka.

Sistem absensi selfie Talenta akan mengandalkan teknologi GPS untuk mengetahui di mana pegawai berada. Setelah itu, pegawai dapat melakukan absensi dan self check-in dengan cara selfie wajah.

Setelah pegawai check-in, data absen akan secara otomatis ter-update ke dalam sistem dan HR personalia tidak perlu lagi men-download ulang data tersebut. Sehingga proses penghitungan gaji pegawai jadi lebih mudah dilakukan.

Baca juga: 8 Peran Penting GPS di Aplikasi Absensi Online

Cara Kerja Absensi Selfie

Absensi selfie dari Talenta memiliki berbagai keunggulan yang membedakannya dengan sistem absensi yang sudah ada.

Dengan fitur yang bernama Live Attendance ini, cara kerjanya jadi cukup mudah. Karyawan hanya perlu mengakses aplikasi Talenta dan melakukan selfie pada fitur Live Attendance ketika ingin absen datang dan pulang.

Ketika karyawan melakukan absensi, sistem akan secara otomatis mencatat jam kehadiran karyawan. Hal ini dapat memberikan kemudahan bagi perusahaan yang menerapkan jadwal kerja remote atau WFH.

Kelebihan Sistem Absensi Selfie

Sebagai sistem absensi yang lebih modern, tentunya absensi selfie online Talenta memiliki beberapa kelebihan dibandingkan pendahulunya. Berikut adalah beberapa di antaranya.

Memudahkan HR Memonitor Kehadiran Karyawan

Aplikasi absensi selfie seperti Talenta sudah menyematkan teknologi GPS sehingga HR dapat mengetahui dari mana karyawan melakukan absensi. Apakah benar-benar di lokasi kerja, di rumah, atau tempat lainnya.

Hal ini dapat meminimalisir kecurangan karyawan dalam hal absensi, misalnya seperti titip absen dan bilangnya masuk padahal tidak ada di lokasi. Hal ini tidak dapat dilakukan sistem absensi konvensional yang lain seperti fingerprint.

Hemat Biaya

Absensi seperti fingerprint atau yang menggunakan kartu ID membutuhkan perangkat keras yang perlu dipasang di beberapa lokasi kantor, terutama perusahaan yang memiliki beberapa cabang sehingga harus memiliki lebih dari satu perangkat.

Sementara itu, absensi selfie online seperti Talenta yang berbasis cloud tidak perlu perangkat. Karyawan hanya perlu memiliki aplikasi Talenta, absensi bisa dilakukan di mana saja. Hal ini menghemat biaya pemasangan perangkat dan juga perawatan yang cukup memakan biaya.

Mendukung Karyawan yang Bekerja Remote dan WFH

Karena bisa dilakukan di mana saja, absensi selfie online Talenta memungkinkan perusahaan untuk menerapkan kebijakan WFH dan kerja remote lebih mudah.

Karyawan dapat melakukan absensi di rumah mereka masing-masing dan data absensi dapat terekam secara otomatis ke dalam sistem.

Mencegah Manipulasi Data Absensi

Mesin absensi fingerprint mengharuskan HR untuk menarik data absensi secara manual dengan cara men-download di perangkatnya.

Proses rekapitulasinya pun dilakukan secara manual setelah data absensi ditarik. Karena prosesnya yang panjang, data absensi karyawan rawan dimanipulasi. Sehingga efektivitasnya pun diragukan.

Berbeda dengan mesin absensi online yang data absensinya otomatis ter-update di sistem karena berbasis cloud. Selain dapat direkapitulasi secara otomatis, hal ini juga meminimalisir oknum karyawan nakal yang ingin mengubah data absensi.

Baca juga: Cegah Fraud dengan Absensi Online Karyawan

Data Disajikan Secara Real-time

Absensi selfie online Talenta yang berbasis cloud menyajikan data secara real-time. Jadi siapapun karyawan yang melakukan absensi, saat itu juga data absensi langsung tercata ke dalam sistem.

HR dapat mengaksesnya langsung tanpa perlu menunggu akhir bulan dan tanpa perlu mengunduh data absensi secara manual.

Meminimalisir Penularan Virus Covid-19

Di zaman pandemi, sentuhan amat sangat dibatasi. Mesin absensi fingerprint yang mengharuskan karyawan menempelkan jari ke mesin dianggap tidak lagi efektif.

Dengan cara selfie, selain lebih mudah dan efisien, perusahaan dapat menerapkan social distancing dengan lebih optimal.

Baca juga: Maksimalkan Teknologi HRIS untuk Cegah Penyebaran Virus Corona di Kantor

Mana Sistem yang Cocok untuk Perusahaan Anda? Cara Absensi Pegawai Dengan RFID, Selfie Wajah Atau Sidik Jari?

Sebetulnya, tidak ada sistem absen yang benar-benar paling tepat.

Semua kembali lagi kepada kebutuhan perusahaan, mulai dari kepraktisan, banyaknya pegawai, dan berapa biaya yang mau dikeluarkan untuk menyematkan sistem absen.

Namun jika Anda ingin menghemat biaya dan tidak menginginkan membeli perangkat, mungkin Anda bisa mempertimbangkan untuk menggunakan cara absensi online, seperti dengan cara selfie yang dapat mengenali wajah.

Mengingat banyak perusahaan yang menerapkan WFH, sistem absensi online lebih tepat untuk diterapkan.

Nah, diatas adalah beberapa cara absensi pegawai mulai dari absensi dengan sidik jari, selfie wajah, dengan RFID atau dengan menggunakan Aplikasi Talenta.

Misalnya dengan software HRIS Talenta yang punya fitur Attendance Management dan Live Attendance.

Fitur ini memungkinkan pegawai untuk melakukan absensi dengan selfie di rumahnya melalui aplikasi mobile Talenta.

Dengan fitur GPS, HR pun bisa memantau keberadaan pegawai sehingga meminimalisir terjadinya kecurangan.

Fitur Live Attendance Talenta juga dapat terintegrasi dengan fitur Talenta lainnya seperti Payroll untuk memudahkan tugas HRD dalam mengurus administrasi pegawai.

Karena data absen pegawai ter-update secara real-time, HR tidak perlu lagi merekap absensi pegawai secara manual.

Nah, diatas adalah beberapa cara absen pegawai mulai dari absensi dengan sidik jari, selfie wajah, dengan RFID atau dengan menggunakan Aplikasi Talenta.

Tertarik untuk mencoba fitur absen online Talenta lebih lengkap? Anda bisa mencoba demonya secara gratis dengan mendaftarkan perusahaan Anda pada formulir berikut ini. Yuk, coba Talenta sekarang juga!

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!


PUBLISHED23 Sep 2021
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah