Rekomendasi HRIS Terbaik untuk Mendukung Tenaga Kerja Remote dan Hybrid

Di era kerja fleksibel dan digital seperti saat ini, mengelola tenaga kerja remote dan hybrid menjadi tantangan tersendiri bagi tim HR dan manajemen. Perusahaan tidak hanya perlu memastikan produktivitas tetap terjaga, tetapi juga harus mematuhi berbagai regulasi ketenagakerjaan dan perpajakan terbaru yang terus diperbarui oleh pemerintah.

Di sinilah peran Human Resource Information System (HRIS) menjadi semakin penting. Sistem ini membantu perusahaan mengintegrasikan proses administrasi, payroll, absensi, dan manajemen kinerja dalam satu platform berbasis cloud yang dapat diakses kapan saja dan di mana saja.

Dengan penerapan HRIS yang tepat, perusahaan dapat membangun ekosistem kerja yang efisien, transparan, dan patuh regulasi, sekaligus mendukung kenyamanan karyawan di lingkungan kerja jarak jauh maupun hybrid.

Apa Itu HRIS?

Human Resource Information System (HRIS) adalah sistem digital yang digunakan perusahaan untuk mengelola seluruh proses administrasi dan data sumber daya manusia secara terintegrasi.

HRIS menggabungkan fungsi manajemen SDM, payroll, absensi, dan performa ke dalam satu platform sehingga HR dapat bekerja lebih efisien dan akurat.

Dengan sistem ini, perusahaan dapat mengotomatisasi tugas administratif seperti perhitungan gaji, cuti, hingga pajak PPh 21 tanpa harus melakukan input manual berulang.

Bagi perusahaan modern yang memiliki tenaga kerja remote maupun hybrid, HRIS berperan penting dalam menjaga konsistensi data dan transparansi proses HR.

Seluruh aktivitas, mulai dari absensi online, persetujuan cuti, pelaporan lembur, hingga pembaruan data karyawan, dapat dilakukan dari mana saja melalui aplikasi berbasis cloud.

Hal ini memastikan setiap karyawan, meskipun bekerja dari lokasi berbeda, tetap tercatat dan dipantau dengan sistem yang sama.

Selain itu, HRIS juga menyediakan fitur employee self-service, di mana karyawan dapat mengakses slip gaji, mengajukan cuti, atau memperbarui data pribadi tanpa harus melalui HR secara manual.

Kombinasi fitur-fitur ini tidak hanya menghemat waktu tim HR, tetapi juga meningkatkan pengalaman karyawan dengan sistem yang lebih mandiri, transparan, dan sesuai kebutuhan kerja fleksibel di era digital.

Keuntungan Menggunakan HRIS untuk Remote dan Hybrid Workforce

1. Pengelolaan data karyawan secara efisien

HRIS memungkinkan perusahaan mengelola seluruh data karyawan secara otomatis dan terintegrasi, mulai dari biodata, riwayat kerja, status pajak, hingga catatan kehadiran. Semua informasi tersimpan dalam satu sistem berbasis cloud yang dapat diakses kapan saja tanpa harus membuka banyak file atau spreadsheet manual.

Bagi tim HR yang mengelola tenaga kerja remote atau hybrid, efisiensi ini sangat penting karena proses pembaruan data dapat dilakukan secara real time tanpa kendala lokasi.

2. Mempermudah komunikasi dan kolaborasi antar tim

Dalam lingkungan kerja remote dan hybrid, tantangan utama adalah menjaga komunikasi dan koordinasi yang efektif.

HRIS menyediakan fitur seperti portal karyawan, notifikasi otomatis, dan dashboard komunikasi internal yang membantu tim HR menyampaikan informasi penting, seperti jadwal cuti bersama, pengumuman perusahaan, atau perubahan kebijakan, secara serentak.

Dengan kanal komunikasi yang terpusat, kolaborasi antar tim lintas lokasi menjadi lebih mudah, cepat, dan terdokumentasi dengan baik.

3. Pengawasan kinerja dan produktivitas karyawan

Sistem HRIS modern dilengkapi fitur performance tracking yang memudahkan manajer memantau pencapaian target dan progres kerja setiap karyawan, termasuk mereka yang bekerja secara remote.

Melalui data aktivitas harian, laporan hasil kerja, dan evaluasi berkala, HR dapat mengukur produktivitas dengan lebih objektif. Bahkan, beberapa platform HRIS juga terintegrasi dengan modul KPI dan OKR, membantu perusahaan melakukan penilaian kinerja secara kuantitatif dan transparan.

4. Penyimpanan dokumen dan akses informasi yang terpusat

HRIS berfungsi sebagai pusat penyimpanan digital untuk berbagai dokumen penting seperti kontrak kerja, surat peringatan, slip gaji, hingga bukti potong pajak. Semua file tersimpan dalam sistem yang aman dan terenkripsi, mengurangi risiko kehilangan data atau dokumen tercecer.

Bagi tenaga kerja remote, akses informasi menjadi lebih mudah karena seluruh dokumen dapat diunduh atau dilihat langsung melalui portal karyawan tanpa harus datang ke kantor. Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga memperkuat keamanan dan kepatuhan terhadap regulasi data perusahaan.

Rekomendasi HRIS untuk Tenaga Kerja Remote dan Hybrid

1. Mekari Talenta

Mekari Talenta adalah HRIS berbasis cloud yang dirancang khusus untuk kebutuhan perusahaan di Indonesia. Platform ini menawarkan modul lengkap mulai dari payroll otomatis, absensi online berbasis GPS, manajemen cuti, hingga pelaporan pajak PPh 21 sesuai regulasi terbaru.

Kelebihan:

Integrasi penuh dengan aplikasi pajak Klikpajak dan sistem absensi digital.
Mendukung sistem kerja remote dan hybrid dengan fitur check-in/check-out berbasis lokasi.
Update regulasi ketenagakerjaan otomatis
Sistem payroll otomatis

2. BambooHR

BambooHR populer di perusahaan global berskala kecil hingga menengah berkat tampilan antarmuka yang sederhana dan mudah dipahami. Sistem ini fokus pada manajemen data karyawan, onboarding digital, dan penilaian kinerja.

Kelebihan:

Fitur self-service portal yang memudahkan karyawan remote memperbarui data pribadi.
Dashboard pelacakan KPI dan feedback 360° untuk evaluasi kinerja jarak jauh.
Integrasi dengan berbagai aplikasi kolaborasi seperti Slack, Asana, dan Zoom.

3. Gusto

Gusto adalah HRIS yang dikenal kuat di bidang penggajian dan benefit management, terutama bagi perusahaan berbasis startup atau teknologi. Sistem ini juga menyediakan layanan otomatisasi pajak dan kepatuhan untuk karyawan lintas negara bagian (khusus Amerika Serikat).

Kelebihan:

Payroll dan potongan pajak otomatis untuk pekerja remote.
Pengelolaan benefit, asuransi, dan kompensasi secara digital.
Fitur laporan kehadiran real-time dan integrasi dengan software akuntansi seperti QuickBooks.

4. SAP SuccessFactors

HRIS ini cocok untuk perusahaan besar (enterprise) yang membutuhkan sistem SDM dengan kapabilitas global. SAP SuccessFactors mencakup fungsi lengkap mulai dari rekrutmen, learning management, hingga analitik tenaga kerja.

Kelebihan:

Dukungan multibahasa dan multi-currency untuk tim lintas negara.
Modul analitik canggih untuk memantau performa dan engagement karyawan.
Skalabilitas tinggi dan keamanan data tingkat enterprise.
Kriteria memilih HRIS yang tepat untuk tenaga kerja remote dan hybrid

Sebelum memilih sistem HRIS, perusahaan sebaiknya mempertimbangkan beberapa kriteria berikut agar solusi yang digunakan benar-benar sesuai dengan kebutuhan operasional dan budaya kerja:

Berbasis cloud dan mobile-friendly
Sistem harus bisa diakses dari mana saja, baik melalui laptop maupun smartphone, agar mendukung karyawan remote dan hybrid.
Terintegrasi dengan payroll dan absensi digital
Pastikan HRIS memiliki modul payroll otomatis, kalkulasi PPh 21 sesuai regulasi Indonesia, serta fitur absensi berbasis lokasi atau biometrik.
Memiliki fitur employee self-service
Fitur ini memungkinkan karyawan mengajukan cuti, mengakses slip gaji, dan memperbarui data tanpa campur tangan langsung HR, menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi.
Kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan dan perpajakan
Pilih sistem yang secara otomatis mengikuti update peraturan pemerintah, seperti Mekari Talenta.
Keamanan dan skalabilitas data
HRIS harus memiliki enkripsi data yang kuat serta dapat berkembang seiring pertumbuhan jumlah karyawan dan kompleksitas organisasi.

Dengan mempertimbangkan faktor-faktor di atas, perusahaan dapat memilih HRIS yang tidak hanya mempermudah administrasi SDM, tetapi juga mendukung fleksibilitas dan produktivitas tim remote serta hybrid secara berkelanjutan.

Panduan Implementasi HRIS dalam Konteks Remote dan Hybrid

Langkah-langkah untuk memilih dan mengimplementasikan HRIS

Implementasi HRIS bukan sekadar penggantian sistem administrasi, tetapi transformasi menyeluruh terhadap cara perusahaan mengelola sumber daya manusia. Agar berjalan efektif, berikut tahapan utama yang sebaiknya dilakukan:

Identifikasi kebutuhan HR dan bisnis — Tentukan masalah yang ingin diselesaikan, seperti kesulitan memantau absensi remote, kompleksitas perhitungan payroll, atau kendala komunikasi antar tim.
Tentukan kriteria sistem yang sesuai — Pilih HRIS berbasis cloud, memiliki fitur absensi dan payroll otomatis, serta mendukung regulasi ketenagakerjaan lokal.
Lakukan uji coba (pilot project) — Jalankan sistem dalam lingkup kecil, misalnya pada satu divisi remote terlebih dahulu, untuk menilai efektivitas fitur dan kecepatan adopsi.
Integrasikan dengan sistem lain — Pastikan HRIS terhubung dengan software pendukung seperti akuntansi, pajak, atau project management tools agar data antar sistem sinkron.
Evaluasi dan optimasi berkala — Setelah implementasi penuh, pantau penggunaan, kumpulkan umpan balik, dan lakukan penyesuaian fitur sesuai kebutuhan organisasi.

Langkah-langkah ini membantu perusahaan memastikan bahwa HRIS yang dipilih tidak hanya fungsional, tetapi juga fit for purpose bagi model kerja remote maupun hybrid.

Tips untuk melibatkan karyawan dalam proses transisi

Salah satu kunci keberhasilan implementasi HRIS adalah partisipasi aktif karyawan sejak awal proses. Perubahan sistem kerja digital sering kali menimbulkan resistensi jika tidak dikelola dengan baik. Berikut beberapa cara agar transisi berjalan mulus:

Komunikasikan tujuan dan manfaat HRIS secara terbuka — Jelaskan bagaimana sistem baru akan mempermudah akses slip gaji, pengajuan cuti, atau kehadiran online, sehingga karyawan melihat nilai tambah langsung bagi mereka.
Libatkan perwakilan dari tiap departemen — Karyawan dari berbagai divisi dapat menjadi change ambassadors yang membantu rekan-rekannya memahami dan menggunakan sistem.
Gunakan pendekatan bertahap — Terapkan sistem secara bertahap (misalnya, mulai dari modul absensi, lalu payroll) untuk memberi waktu adaptasi.
Berikan kanal umpan balik terbuka — Sediakan forum atau sesi tanya jawab bagi karyawan untuk melaporkan kendala dan memberikan masukan perbaikan sistem.

Dengan melibatkan karyawan sejak awal, perusahaan dapat membangun rasa kepemilikan (ownership) terhadap sistem baru dan mempercepat adopsi di seluruh organisasi.

Pentingnya pelatihan dan dukungan teknis

Pelatihan yang memadai dan dukungan teknis yang responsif adalah fondasi agar implementasi HRIS berjalan lancar. Tanpa bimbingan yang tepat, sistem yang canggih pun bisa menjadi tidak efektif.

Pelatihan terstruktur perlu diberikan kepada tim HR, supervisor, dan karyawan mengenai cara menggunakan fitur utama, mulai dari absensi, pengajuan cuti, hingga akses laporan kinerja.
Dokumentasi dan panduan digital seperti video tutorial atau help center akan membantu karyawan belajar mandiri kapan saja, terutama bagi mereka yang bekerja jarak jauh.
Dukungan teknis (technical support) dari vendor HRIS juga penting untuk memastikan setiap masalah dapat ditangani dengan cepat, baik melalui chat, email, maupun ticket system.

Perusahaan yang serius dalam memberikan pelatihan dan dukungan teknis tidak hanya mempercepat adaptasi pengguna, tetapi juga memastikan HRIS dapat memberikan manfaat maksimal dalam jangka panjang, terutama bagi organisasi dengan tenaga kerja remote dan hybrid yang tersebar di berbagai lokasi.

Kesimpulan

Penerapan HRIS telah menjadi kebutuhan strategis bagi perusahaan yang mengelola tenaga kerja remote dan hybrid.

Sistem ini tidak hanya mempermudah administrasi HR seperti penggajian, absensi, lembur, dan perhitungan PPh 21, tetapi juga memastikan seluruh proses berjalan efisien, transparan, dan patuh terhadap regulasi ketenagakerjaan yang terbaru sekali pun.

Untuk perusahaan di Indonesia, solusi seperti Mekari Talenta menjadi pilihan unggul karena sudah terintegrasi penuh dengan regulasi lokal serta memiliki fitur payroll otomatis.

Dengan Mekari Talenta, perusahaan dapat bertransformasi menuju manajemen HR yang modern, fleksibel, dan compliant, sekaligus membangun pengalaman kerja terbaik bagi karyawan di mana pun mereka berada.

Optimalkan manajemen SDM dan payroll perusahaan Anda dengan Mekari Talenta dan coba gratis demo aplikasinya dengan menghubungi tim sales kami sekarang juga.