Insight Talenta

Berikut Ini Beberapa Pilihan Alat Absen, Adakah Pilihan Anda Di Antaranya?

Alat absen menjadi salah satu instrumen penting yang membantu bagian Human Resource ( HR ) untuk mencatat dan mengevaluasi daftar kehadiran karyawan ke kantor.

Kehadiran karyawan menjadi acuan penting untuk penghitungan kompensasi karyawan maupun produktivitas karyawan. Oleh karena itu, data kehadiran adalah data yang sensitif dan penting.

Dengan begitu, alat absen juga jadi salah satu alat yang sangat penting dan dibutuhkan di perusahaan Anda. Tak heran, ada banyak alat absen yang ditawarkan untuk membantu berbagai tantangan yang dihadapi pengusaha.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Tantangan yang Dihadapi Pengusaha untuk Memilih Alat Absen

Terkait dengan tantangan yang dihadapi pengusaha sebelum memilih alat absen biasanya berhubungan dengan beberapa hal berikut ini:

Skala perusahaan

Untuk skala perusahaan sendiri ada banyak hal yang bisa mempengaruhi pilihan perusahaan.

Dalam hal ini seperti banyaknya karyawan dan omzet.

Tidak bisa dipungkiri, alat absen merupakan salah satu investasi yang juga memerlukan biaya.

Melihat pada skala perusahaan bisa membantu pengusaha menentukan alat absen mana yang cocok digunakan.

Baca juga: Hal yang Perlu Diperhatikan saat Bekerja di Rumah

Sistem kerja

Mulai tahun lalu, banyak perusahaan, jika tidak bisa dikatakan semua, mengadopsi sistem kerja jarak jauh.

Hal ini tentu membuat alat absen yang mengharuskan karyawan datang ke kantor setiap hari untuk melakukan absensi menjadi tidak lagi relevan.

Karena perlahan tapi pasti, metode absen kehadiran kerja online untuk kantor makin banyak digunakan.

Bukan itu saja, mungkin ada beberapa perusahaan yang menuntut karyawannya lebih banyak di lapangan atau bahkan mobile, hal ini juga mesti didukung dengan alat absen yang menyesuaikan dengan kebutuhan ini.

Lokasi perusahaan

Terkait dengan lokasi, perusahaan yang semua aktivitas bisnisnya terpusat di satu tempat dengan yang memiliki beberapa lokasi tentu memiliki kebutuhan alat absen yang berbeda.

Ditambah lagi, jika meskipun operasional sudah terbagi dalam beberapa cabang namun untuk manajerial masih terpusat di kantor pusat.

Dalam hal ini kebutuhan perusahaan untuk menggunakan alat absen yang menunjang saling berbagi data real-time dengan mudah jadi semakin tinggi.

Pilihan alat absen

Aplikasi Absensi Online : Solusi Terbaik HRD saat Work From Home

Berikut beberapa pilihan alat absen yang ada.

Alat Absen ceklok

Mesin absen ceklok merupakah salah satu alat absen yang pertama kali dikenal.

Masih menggunakan sistem manual di mana masing-masing karyawan memiliki kartu absennya sendiri.

Cara kerjanya, tiap kali karyawan masuk kantor mereka bisa memasukkan kartu absennya ke lubang dalam mesin absen ceklok.

Lalu mesin yang juga memiliki jam digital ini, akan mencetak jam masuk karyawan ke kartu.

Kelebihan dari mesin absen ceklok ini adalah cocok untuk perusahaan yang skalanya masih kecil hal ini karena investasi untuk alat absen yang satu ini cukup terjangkau.

Selain itu, jika perusahaan sudah memiliki banyak karyawan, penggunaan mesin absen ceklok akan menghabiskan banyak biaya untuk kartu absensi.

Selain tidak efisien secara biaya, penggunaan kertas yang massif juga kurang ramah lingkungan.

Kekurangan lain dari mesin ceklok adalah tidak fleksibel.

Apalagi jika perusahaan Anda menerapkan sistem kerja remote working atau bentuk lain jam kerja fleksibel untuk karyawan.

Absen sidik jari

Alat absen sidik jari menggunakan teknologi pembacaan biometrik yaitu membaca sidik jari atau fingerprint.

Seperti yang kita tahu, fingerprint merupakan identitas diri yang unik dan sulit untuk dipalsukan.

Dengan begitu, sidik jari merupakan salah satu cara identifikasi kehadiran karyawan yang baik.

Hal ini juga yang menjadikan salah satu kelebihan dari penggunaan absen sidik jari.

Kelebihan menggunakan alat absen sidik jari adalah hasil absensi merupakan data yang valid karena spesimen sidik jari merupakan identitas yang unik.

Namun demikian, mesin absen sidik jari lebih cocok dengan perusahaan dengan skala yang cukup besar.

Hal ini karena investasi untuk alat absen ini cukup besar.

Belum lagi, biaya perawatannya sehari-hari yang juga mungkin memakan biaya yang tidak sedikit..

Mesin absen sidik jari juga mungkin kurang cocok untuk perusahaan yang menerapkan kebijakan jam kerja fleksibel seperti bekerja jarak jauh.

Pun, bagi perusahaan yang sebagian karyawannya bekerja di lapangan atau mobile juga mungkin pilihan mesin absen sidik jari bukan pilihan terbaik.

Terkait pengolahan data, mesin absen sidik jari memang sudah memberikan output data digital yang bisa diolah lebih lanjut untuk penghitungan kompensasi maupun evaluasi kinerja karyawan.

Tentu hal ini bisa memudahkan berbagai departemen yang terkait untuk pengolahan data.

Mengingat data kehadiran karyawan adalah data yang penting baik untuk karyawan maupun perusahaan.

Baca juga: Apa Itu mesin Absensi dan Apa Saja Jenisnya?

Absen online

Absen online merupakan salah satu inovasi terbaru untuk alat absen.

Umumnya, untuk absen online salah satu cara identifikasi yang digunakan adalah lokasi dengan menggunakan Global Positioning System (GPS).

Salah satu yang banyak digunakan adalah Aplikasi Talenta dengan banyak fitur yang berguna.

Absen online bisa menjadi solusi bagi perusahaan yang menerapkan flexible working hour termasuk perusahaan yang masih menggunakan sistem bekerja jarak jauh untuk timnya.

Hal ini dikarenakan ketika menggunakan sistem ini, masing-masing karyawan bisa melaporkan kehadirannya dari mana saja.

Pihak manajer atau HR juga bisa memantau kehadiran karyawan dengan mudah.

Hal yang menjadi masalah berikutnya lalu bagaimana dengan jalur persetujuan misalnya untuk cuti dan lembur.

Wajar jika pertanyaan tersebut muncul mengingat sistem absen online menekankan pada employee self-service yang mendorong masing-masing karyawan untuk bisa melayani kebutuhannya sendiri.

Namun demikian, jalur persetujuan seperti yang sudah ada juga bisa diakomodasi oleh absen online.

Untuk hal ini bisa dilakukan ketika awal, mulai dari mengkomunikasikan pada pihak penyedia jasa software absen online.

Dengan begitu, Anda bisa dibantu untuk mengaturnya sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Kekurangan dari menggunakan absen onlen yaitu ketergantungan pada adanya jaringan internet.

Meskipun untuk kota-kota besar di Indonesia saat ini rasanya sudah tidak ada lagi masalah ini.

Jika perusahaan Anda ingin menggunakan absen online, jangan lupa untuk menanyakan pemberian kapasitas penyimpanan cloud yang diberikan oleh platform.

Baca juga: Pengertian Mengenai Absensi dan Penerapannya di Perusahaan

Software HRIS sebagai Solusi Alat Absen yang Terintegrasi

Software HRIS Talenta tidak hanya bisa menyelesaikan masalah kehadiran karyawan saja.

Lebih dari itu, platform absen online dari Talenta sudah terintegrasi dengan HRIS yang bisa meringankan beban kerja administratif HR.

Software HRIS sebagai Solusi Alat Absen yang Terintegrasi

Artinya, dengan alat absen yang sudah terintegrasi dengan HRIS, maka pencatatan kehadiran karyawan yang ada terhubung dengan penghitungan payroll secara otomatis.

Pekan-pekan menjelang gajian yang biasanya harus lembur karena harus melakukan konsolidasi data kini tidak perlu terjadi lagi.

Kemudahan ini bukan hanya berarti bagi HR namun juga tim lain seperti finance.

Selain itu, dengan menggunakan alat absen online seperti Talenta maka juga akan meningkatkan transparansi di perusahaan.

Mengingat data yang ada juga bisa dilihat oleh karyawan lain, hal ini akan meningkatkan akuntabilitas HR.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Karyawan yang merasa ada datanya yang salah juga bisa mengoreksinya, baik dengan melapor pada HR atau untuk data-data pribadi bisa dengan mudah diubah sendiri melalui aplikasi.

Dengan semua kemudahan ini, mungkin Anda sudah ingin menghubungi tim sales kami untuk menjadwalkan demo gratis dari Talenta.

Coba gratis demonya dengan mengisi formulir di tautan berikut ini.


PUBLISHED19 Oct 2021
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah