Selama ini kita hanya mengenal finger absensi sebagai instrumen untuk melacak absensi tepat waktu dan kehadiran saja. Namun ternyata finger print dan mesin absensi pegawai bisa juga menjadi titik berangkat untuk memperbaiki manajemen waktu di perusahaan.
Manajemen waktu bisa menjadi sesuatu yang sangat penting dalam pekerjaan. Hal ini sering kali dikaitkan dengan tanggung jawab individu padahal sesungguhnya bisa dibentuk secara kolektif dalam budaya kerja di perusahaan.
Absensi pegawai menggunakan finger print yang sudah kita kenal dengan sistemnya yang bisa mengurangi kecurangan dan meningkatkan kedisiplinan bisa menjadi titik berangkatnya.
Tidak dapat dipungkiri bahwa mesin absensi fingerprint merupakan jenis absensi yang paling umum dipakai di perusahaan.
Menggunakan finger print absensi bisa menjadi salah satu cara untuk membiasakan seluruh karyawan dalam perusahaan menghargai waktu seperti datang tepat waktu dan melaksanakan aturan terkait libur dan cuti dengan disiplin, tidak ada bolos-bolos dan titip absen.
Sikap ini bisa menjadi pondasi penting untuk mulai menjalankan strategi manajemen waktu di perusahaan.
Pentingnya Menghargai Waktu dan Absensi yang Tepat Waktu
Salah satu karakter buruk yang terlanjur melekat dalam kehidupan kita sehari-hari adalah tidak menghargai waktu. Hal ini terlihat dari bagaimana masih melekatnya kebiasaan terlambat misalnya.
Banyak karyawan yang juga terkadang masih berpikiran bahwa absensi dan mesin finger print bukanlah hal yang penting.
Sehingga mereka kerap lupa untuk absen dan menganggap mesin absensi finger print hanya sekadar alat yang tidak berfungsi apa-apa.
Kebiasaan ini tidak jarang juga masih kita lihat di dalam perusahaan. Namun, karena sudah berjalan lama, kebiasaan bukan hal yang mudah untuk diubah. Meskipun bukan tidak mungkin.
Dalam perusahaan, menghargai waktu mestinya menjadi salah satu budaya kerja yang dijunjung tinggi.
Beberapa hal yang bisa diusahakan oleh perusahaan untuk membentuk budaya kerja yang menghargai waktu:
- Menghargai mereka yang datang tepat waktu misalnya ada sanksi untuk karyawan yang datang terlambat
- Acara perusahaan harus dimulai tepat waktu
- Memilih alat absen mandiri yang akurat seperti absensi finger print atau absensi online
- Memiliki sistem reward and punishment terkait kehadiran karyawan
- Membangun sistem manajemen tugas yang baik, termasuk di dalamnya work flow yang jelas karena dari sini saja jelas sudah menghemat banyak waktu dan tenaga
Baca juga: Ketahui Harga Mesin Absensi Finger Print dan Jenis-jenisnya
Strategi Manajemen Waktu dalam Perusahaan
Ketika perusahaan memiliki manajemen waktu yang baik, akan mempengaruhi seberapa efektif dan efisiennya sebuah bisnis. Hal ini yang kemudian sedikit banyak akan mempengaruhi kualitas layanan yang diterima oleh pelanggan atau klien.
Pada akhirnya, hal ini akan sangat mempengaruhi produktivitas hingga profit perusahaan.
Manajemen waktu yang baik bukan hanya tentang memastikan bahwa waktu kerja bisa direncanakan dan diatur supaya to-do-list bisa selesai dikerjakan.
Bukan hanya to-do-list yang kita tahu terencana saja, namun juga punya alokasi waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas yang mungkin mendesak namun tidak ada dalam to-do-list harian.
Lalu apa saja yang dibutuhkan dalam sebuah perusahaan untuk melakukan manajemen waktu?
Buat prioritas
Setelah karyawan datang ke kantor dan selesai melakukan absensi di mesin finger print, hal pertama yang harus mereka perhatikan adalah apa saja yang harus mereka kerjakan di hari itu.
Dari semua hal yang ada dalam to-do-list harian, bisa diurutkan mana yang benar-benar harus selesai hari ini, mulai urutkan dari yang paling penting dan mendesak hingga tidak penting dan tidak mendesak.
Tugas-tugas dalam kuadran tidak penting dan tidak mendesak malah bisa dihapus saja dari to-do-list. Dari sini juga bisa dilihat apa saja yang bisa didelegasikan kepada orang lain.
Dari prioritas ini, bisa dikerjakan mulai dari yang paling penting dan paling mendesak sehingga kalaupun di tengah hari ada hal tak terduga muncul, kita tetap sudah selesai dengan tugas utama.
Dalam perusahaan, penting untuk saling menghargai prioritas tugas dan waktu masing-masing sehingga salah satu hal yang bisa dilakukan adalah dengan tidak mendelegasikan sesuatu yang mendadak, sebisa mungkin.
Dengan begitu, rekan kerja punya waktu untuk menyesuaikan pekerjaan lainnya.
Baca juga: Cara Tarik Data Absensi dari Mesin Finger Print dengan Mudah
Tentukan tujuan yang terukur
Menentukan tujuan bersama yang terukur akan memudahkan baik pengusaha maupun karyawan. Hal ini akan memudahkan untuk memastikan pekerjaan yang dilakukan berjalan dengan efektif dan bisa dievaluasi.
Hal ini dikarenakan menjadi produktif bukan hanya tentang mengatur waktu saja, namun juga memastikan upaya yang dilakukan berbuah hasil yang nyata.
Lebih lanjut, harus sesuai dengan tujuan perusahaan itu sendiri.
Baca juga: Mengenal Sejarah Finger Print dan Kaitannya dengan Absensi
Rencanakan terlebih dulu
Membuat perencanaan akan menghemat waktu dan bisa jadi cara untuk mengurangi stres. Apalagi ketika sudah memiliki tujuan yang ingin dicapai, kira-kira timeline seperti apa yang cocok.
Termasuk ketika kita mulai masuk kantor, kita sudah merencanakan dari malam hari, akan tidur pukul berapa, sampai di kantor pukul berapa agar semua pekerjaan bisa diselesaikan sesuai dengan waktunya.
Waktu sampai di kantor penting sekali untuk memastikan agenda hari itu berjalan sesuai dengan rencana. Untuk perusahaan, perlu memastikan semua karyawan datang tepat waktu sehingga perlu alat seperti absensi fingerprint solution.
Karyawan disiplin pastinya akan mengusahakan dirinya untuk melakukan absensi di mesin finger print secepat mungkin.
Datang tepat waktu bukan hanya semata memastikan tidak ada gaji yang dipotong namun juga sebagai wujud kita menghargai waktu dan tujuan rekan kerja yang lain.
Itulah tadi beberapa tips yang bisa dilakukan agar karyawan dapat lebih mengatur manajemen waktunya.
Lalu bagaimana mesin absensi finger print juga dapat berpengaruh pada efektivitas manajamen waktu di perusahaan?
Integrasikan Mesin Finger Absensi dengan Software HRIS
Seperti yang sudah kita lihat dari bagian sebelumnya, bahwa mesin absensi finger print yang selama ini hanya kita lihat sebagai alat untuk mencatat kehadiran saja bisa menjadi pondasi penting untuk menerapkan manajemen waktu di perusahaan.
Mesin absensi finger print konvensional mungkin tidak bisa langsung terhubung dengan sistem manajemen waktu perusahaan. Oleh karena itu, mesin absensi finger print yang Anda miliki bisa diintegrasikan dengan sistem HRIS dan absensi online seperti Mekari Talenta.
Di Talenta, mesin finger print yang ada juga bisa diintegrasikan dengan fitur manajemen absensi. Jika dahulu Anda perlu men-download secara manual data absensi dari mesin finger print, dengan absensi karyawan online, data tersebut bisa update secara otomatis ke dalam sistem.
Sehingga akan mempercepat proses rekonsiliasi payroll dan mempercepat pembayaran gaji karyawan. Jika Anda tak perlu lagi download data absensi di mesin finger print, tentu pekerjaan jadi lebih hemat waktu, bukan?
Untuk lebih jelasnya, bisa daftarkan diri Anda di sini sehingga bisa mengikuti demo dari kami sekaligus konsultasikan masalah HR di perusahaan Anda:
Dengan begitu, kalau selama ini ada masalah dengan manajemen waktu di perusahaan, diselesaikan dengan bantuan aplikasi absensi yang dapat mengintegrasikan mesin finger print seperti Talenta.
Ditambah lagi, Mekari Talenta juga terintegrasi dengan aplikasi HRIS yang bisa membantu kebutuhan administratif dan tugas HRD di perusahaan, mulai dari menangani absensi, cuti karyawan hingga pengajuan lembur termasuk dengan penghitungan dan pembagian gaji.
Bagi karyawan yang WFH pun absensi bisa dilakukan di mana saja menggunakan smartphone. Sehingga mereka tidak perlu lagi melakukan absensi di mesin finger print ketika tidak di kantor.
Talenta merupakan aplikasi yang juga memiliki fitur Employee Self-Service yang artinya karyawan pun bisa mengurus keperluan administrasi karyawan secara mandiri.
Hal ini bisa dilakukan untuk memasukkan data kehadiran, pengajuan cuti dan lembur, juga data pribadi mereka.
Namun demikian, untuk persetujuan dan jalurnya bisa sesuaikan dengan peraturan dari masing-masing perusahaan.
Dengan begitu, beban administratif HR bisa berkurang. Artinya, akan ada lebih banyak alokasi waktu untuk menelurkan kebijakan-kebijakan strategis dalam perusahaan.
Selain itu, dengan adanya aplikasi yang mudah diakses dari perangkat masing-masing karyawan, dari mana saja, juga bisa meningkatkan transparansi data karyawan dalam perusahaan yang pada akhirnya meningkatkan kepercayaan pada perusahaan.
Jika Anda ingin melakukan upgrade sistem absensi di perusahaan sehingga bisa meningkatkan juga manajemen waktu produktif, daftar di sini untuk mendapatkan jadwal demo gratis bersama tim dari Mekari Talenta.
Anda juga bisa berkonsultasi dengan tim kami terkait masalah HR yang Anda alami di perusahaan.
Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!
atau
