Sebagai salah satu industri yang menekankan pengelolaan jadwal roster shift atau rostering schedule karyawan yang baik, beberapa industri seperti F&B membutuhkan solusi konkret untuk mempermudah prosesnya. Seperti menggunakan sistem HRISย misalnya.
Kompleksitas ini diperparah dengan rata-rata masa kerja karyawan di kisaran 1 bulan 26 hari.
Alhasil, manajer pada industri ini membutuhkan 7 persen dari waktu kerjanyaย selama seminggu untuk menyusun shift karyawan saja.
Risikonya, jika terjadi kesalahan rostering karena cara manual, usaha bisa merugi hingga 30 persen dari keseluruhan total biaya.
Permasalahan lain mengenai kebutuhan peningkatan kualitas pengelolaan shift karyawan juga terjadi di industri penerbangan.
Pada bulan September 2017, maskapai RyanAir dari Irlandia, terpaksa membatalkan 20.000 penerbangan karena masalah rostering.
Hal ini mencerminkan bahwa solusi jadwal roster shift karyawan adalah kebutuhan mutlak bagi berbagai industri yang bahkan bisa berdampak besar jika tidak ditangani dengan baik.
Oleh karenanya, Mekari Talenta hadir sebagai solusi absensi dan roster shift karyawan.
Memberikan banyak kemudahan untuk melakukan pengelolaan absensi di mana pun dan kapan pun cukup dengan perangkat mobile Anda.
Mari kita simak bagaimana cara mengatur shift karyawan dengan mudah menggunakan aplikasi Mekari Talenta.
Sebelum memulai membuat jam kerja shift, Anda perlu melakukan pengaturan awal seperti registrasi akun admin, undang karyawan ke aplikasi, dan menetapkan lokasi, yang semuanya bisa anda pelajari lebih lanjut di artikel cara atur shift di sini.
Setelah selesai dengan pengaturan awal tersebut Anda bisa memulai pembuatan shift kerja dengan mengikut langkah-langkah di bawah ini.
Baca Juga: Cara Membuat Contoh Daftar Hadir Karyawan di Excel dan Google Forms
Pengaturan jadwal roster shift karyawan yang praktis dan fleksibel
Langkah pertama setelah pengaturan awal selesai adalah dengan mengatur jam kerja setiap outlet dengan dengan masuk ke menu โProfilโ dan pilih tab โJadwal Kerjaโ di bawah. Pilih ikon โ+โ dan pilih opsi โTambah Jam Kerjaโ.
Ilustrasi pembuatan jadwal roster shift / rostering schedule.
Isi โNama Jam Kerjaโ dengan label yang Anda inginkan, seperti โOffice Hourโ, โShift 1โ, โOperational Hourโ, dan lain-lain sesuai kebutuhan usaha Anda.
Kemudian isi rincian jam kerja seperti jam masuk/pulang dan jam istirahat.
Setelah selesai tekan tombol โSimpanโ di bagian bawah layar.
Setelah selesai Anda bisa melihat jam kerja yang telah dibuat di menu โDaftar Jam Kerjaโ.
Anda bisa membuat lebih dari satu jam kerja sesuai dengan kebutuhan usaha dan jadwal roster shift atau rostering schedule karyawan Anda.
Baca Juga: Pakai Aplikasi Lembur Otomatis Untuk Permudah Ajukan Lembur
Membuat jadwal jadi lebih mudah di mana saja
Langkah terakhir adalah dengan membuat jadwal kerja untuk masing-masing karyawan.
Caranya mudah, hampir mirip dengan pembuatan jam kerja, cukup dengan masuk ke menu โProfilโ dan pilih tab โJadwal Kerjaโ di bawah.
Pilih ikon โ+โ dan pilih opsi โTambah Jadwal Kerjaโ, lalu pilih opsi โJam Kerja Shiftโ.
Ilustrasi jadwal roster shiftย dengan Mekari Talenta.
Pilih menu โHari Kerjaโ dan tentukan jumlah hari kerja efektif dengan mengisi hari mana saja yang termasuk โLiburโ dan hari mana saja yang termasuk hari kerja sesuai dengan โJam Kerjaโ yang telah diatur pada langkah sebelumnya.
Menu โJam Kerja Shiftโ terdapat tambahan dropdown list yakni pilihan hari kerja mulai dari 1 hari kerja hingga maksimal 30 hari kerja.
Anda bisa menentukan rincian masing-masing jam kerja hingga ke hari ke-30.
Setelah selesai menetapkan jadwal roster shift, pilih tombol โTerapkanโ di bagian paling bawah layar.
Anda bisa mengaktifkan bar โToleransi Keterlambatanโ dan mengatur jumlah menit toleransi sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Setelah itu tetapkan โTanggal Efektif Berlakunya Jadwalโ. Fitur ini digunakan untuk menentukan kapan dimulainya jadwal kerja yang telah Anda atur barusan.
Terdapat menu tambahan berupa โPola Kerja Hari Pertamaโ yang memungkinkan Anda untuk mengatur hari pertama kerja karyawan.
Contohnya, karyawan Anda baru akan bekerja pada tanggal 1 April 2020 yang jatuh pada hari Rabu.
Sementara itu jadwal shift yang Anda atur efektif mulai pada hari Senin, maka Anda dapat menetapkan hari ke-3 pada menu โPola Kerja Hari Pertamaโ untuk menetapkan hari Rabu sebagai hari pertama kerja karyawan.
Setelah selesai membuat jadwal roster shift Anda bisa menetapkan karyawan di jadwal-jadwal tertentu menggunakan fitur โAssign Karyawanโ.
Baca juga: Keuntungan Menggunakan Aplikasi Software Attendance Management
Setelah selesai dengan semua rangkaian di atas, Anda bisa mengecek secara real-time karyawan mana saja yang telah melakukan clock-in/out pada menu โHomeโ.
Rekap laporan juga bisa Anda peroleh melalui menu โLaporanโ.
Aplikasi ini menyediakan dua format laporan, yakni โLaporan Lengkapโ dan โLaporan Ringkasโ untuk memudahkan kebutuhan monitoring dan absensi hinga jadwal roster shift Anda.
Mekari Talenta, Solusi Mengatur Jadwal Shift Karyawan Anda
Itulah tadi mengenai cara atur jadwalย roster shift karyawan di Mekari Talenta.
Mekari Talenta juga memiliki fitur On-Call Management. Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk memitigasi kebutuhan karyawan di saat darurat pada shift tertentu.
Selama ini, komunikasi manual entah lewat telepon maupun chatย membuat waktu merespon darurat ketika perusahaan butuh tenaga ekstra di shiftย tertentu jadi lebih lambat.
Denganย On-Call Management, notifikasi secaraย real-timeย memastikan karyawan yang tepat dapat dinotifikasi langsung.
Hal ini membuat adanya pengurangan waktu respon yang sangat signifikan di masa-masa kritis, misalnya saat butuh tenaga medis di rumah sakit.
Selain itu karena sudah terintegrasi dengan fitur Payroll, pencatatanย shiftย kerja ekstra juga dapat dilakukan secara otomatis untuk menghindari kesalahan pencatatan manual dan keakuratan data.
Terima kasih telah mempercayai software HRIS Mekari Talenta sebagai perangkat pengelola absensi online dan roster shift karyawan Anda.
Jika ingin berkonsultasi seputar permasalahan HR Anda, segera hubungi tim sales kami dan temukan berbagai solusi praktis menggunakan Mekari Talenta.
