Pakai Aplikasi Reimbursement Online Agar Klaim Tak Tertunda

By DesyPublished 26 Apr, 2023 Diperbarui 16 Januari 2024

Anggaran meeting di luar kantor dengan klien biasanya sudah dialokasikan oleh perusahaan. Tetapi sering ditemui, anggaran tersebut ditanggung terlebih dahulu oleh karyawan kemudian meminta reimburse kepada perusahaan. Agar prosesnya lebih cepat, perlu aplikasi reimbursement online.

Reimbursement merupakan pengembalian uang karyawan yang telah digunakan untuk operasional perusahaan.

Karyawan berhak meminta reimbursement untuk biaya yang ia keluarkan untuk urusan yang berhubungan dengan bisnis atau perusahaan.

Pengajuan reimbursement kepada perusahaan juga harus disertai bukti-bukti yang akurat seperti nota pembayaran atau yang lainnya.

Nota pembayaran tersebut bisa jadi nota pembayaran konsumsi selama proses meeting dan sebagainya.

Bukti tersebut harus ada untuk proses reimbursement bisa dilakukan dengan lancar.

Penjelasan Mengenai Reimbursement

Reimbursement adalah proses penggantian uang atau biaya yang telah dikeluarkan oleh seseorang atau perusahaan atas suatu pengeluaran tertentu kepada pihak yang memberikan penggantian tersebut.

Contohnya, jika seseorang melakukan perjalanan dinas dengan menggunakan kendaraan pribadi, maka biaya bahan bakar, tol, parkir, dan sebagainya dapat diajukan untuk mendapatkan reimbursement dari perusahaan tempat ia bekerja.

Begitu juga jika seseorang melakukan pembayaran untuk pengobatan kesehatan, maka biaya yang telah dikeluarkan tersebut dapat diajukan untuk mendapatkan reimbursement dari perusahaan asuransi atau program kesehatan yang dimiliki.

Reimbursement bertujuan untuk memberikan penggantian biaya yang telah dikeluarkan oleh seseorang sehingga dapat meringankan beban keuangan yang harus ditanggung oleh pihak yang bersangkutan.

Proses HR jadi lebih cepat denagn software HR terautomasi Mekari Talenta.

Kategorisasi Reimbursement

Berikut adalah beberapa pengkategorian jenis-jenis reimbursement di tempat kerja:

Travel reimbursement

Penggantian biaya yang dikeluarkan oleh karyawan selama melakukan perjalanan dinas seperti tiket transportasi, penginapan, makanan, dan biaya tambahan lainnya.

Medical reimbursement

Penggantian biaya yang dikeluarkan oleh karyawan untuk biaya kesehatan seperti pengobatan, tes laboratorium, dan obat-obatan.

Education reimbursement

Penggantian biaya yang dikeluarkan oleh karyawan untuk pendidikan seperti biaya kursus atau sertifikasi.

Miscellaneous reimbursement

Penggantian biaya untuk pengeluaran lainnya yang terkait dengan pekerjaan seperti biaya parkir, biaya tugas, biaya internet, atau biaya pulsa ketika berkomunikasi dengan klien, hingga biaya pengiriman.

Baca juga: Permudah Prosedur Pengajuan Klaim Karyawan lewat Sistem HR

Penyebab Klaim Reimbursement Bisa Tertunda

Setiap perusahaan pasti memiliki kebijakan tersendiri tentang reimbursement.

Tetapi akan lebih baik jika proses reimbursement dilakukan secepat mungkin.

Paling tidak, pengajuan reimbursement biaya harus dilakukan secepat mungkin setelah aktivitas operasional yang menggunakan biaya karyawan dilakukan.

Menunda pengajuan reimbursement bisa merugikan karyawan dan bisa juga perusahaan secara tidak langsung.

Perusahaan memiliki alokasi biaya tersendiri untuk aktivitas seperti ini.

Maka disarankan untuk melakukan pengajuan reimbursement secepat mungkin agar pengembalian dana bisa dilakukan sepenuhnya.

Meskipun terdapat alokasi dana untuk reimbursement, perusahaan memiliki batas biaya.

Jika dalam satu waktu terdapat lebih dari 1 karyawan yang melakukan reimbursement, maka dikhawatirkan pengembalian dana tidak bisa dilakukan sepenuhnya.

Kerugian pengajuan dengan atau tanpa menggunakan aplikasi reimbursement online tersebut tidak hanya untuk karyawan, tetapi secara tidak langsung untuk perusahaan juga.

Reimbursement yang tidak segera diajukan bisa merusak alur laporan keuangan perusahaan.

Laporan keuangan yang biasanya dilakukan setiap bulan harus menambahkan nota reimbursement yang terjadi pada bulan-bulan sebelumnya.

Tentunya hal ini merusak alur laporan keuangan karena pengeluaran reimbursement tidak dilakukan pada bulan yang sama seperti yang tertera pada nota.

Ini mengakibatkan laporan keuangan rentan salah. Apalagi jika proses reimbursement dilakukan oleh banyak orang sekaligus.

Agar Pengajuan Klaim Tak Tertunda, HR Harus Pakai Aplikasi Reimbursement Online

Ilustrasi Pakai Aplikasi Reimbursement Online Agar Klaim Tak Tertunda

Baca juga: Cara Tepat Melakukan Program Kesehatan Reimbursement Karyawan

Masalah yang Ditimbulkan saat Penundaan Klaim Karyawan

Secara tidak langsung, pengajuan klaim reimbursement yang ditunda akan berdampak kerugian bagi perusahaan.

Selain laporan keuangan yang rentan salah dan merusak alur laporan keuangan, menunda melakukan klaim kepada perusahaan juga bisa membuat kehilangan kepercayaan antara perusahaan dan karyawan.

Saat klaim reimbursement dilakukan oleh banyak orang sekaligus, maka ada kemungkinan alokasi dana perusahaan tidak cukup untuk mengganti semuanya.

Ini membuat karyawan menerima yang tidak sesuai hak nya.

Kepercayaan karyawan pun bisa menurun karena hal ini.

Maka dari itu akan lebih baik untuk segera melakukan klaim reimbursement dengan menggunakan aplikasi seperti Mekari Talenta yang juga bisa anda coba secara gratis terlebih dahulu.

Saya Mau Bertanya ke Sales Mekari Talenta Sekarang

Aplikasi Reimbursement Online adalah salah satu fitur dari software HRD Talenta.

Gunakan Aplikasi Reimbursement Online Mekari Talenta

Biasanya, alasan klasik karyawan menunda untuk mengajukan klaim reimbursement adalah karena lupa atau tidak sempat.

Hal ini bisa jadi karena perusahaan memiliki birokrasi yang rumit sehingga karyawan enggan melakukan reimbursement atau pihak yang bertanggung jawab terlalu sibuk untuk mengelola hal ini.

Agar tidak terjadi penundaan klaim reimbursement, menggunakan aplikasi reimbursement akan sangat membantu.

Aplikasi tersebut akan membantu mengingatkan karyawan tentang klaim reimbursement dan karyawan bisa melakukan klaim via online.

Dengan begini, birokrasi perusahaan yang rumit bisa dipersingkat.

Aplikasi reimbursement online juga memudahkan perusahaan untuk melihat pengajuan klaim reimbursement.

Tentunya perusahaan tidak perlu lagi melakukan pemeriksaan klaim secara manual. Semua bisa dilakukan dalam satu aplikasi dengan mudah.

Mekari Talenta sebagai software HRIS menyediakan fitur Reimbursement untuk mempermudah proses pengajuan klaim oleh karyawan.

Cukup sekali klik disertai dengan lampiran bukti seperti berupa foto nota pembayaran, akan langsung diproses oleh HR.

Cari tahu selengkapnya mengenai fitur Reimbursement Talenta di website Talenta atau isi formulir berikut ini untuk jadwalkan demo gratis Talenta secara langsung.

Desy