Insight Talenta

Metode dan Prosedur Rekrutmen Karyawan yang Efektif

Salah satu permasalahan yang umumnya dihadapi bagian HRD yaitu menemukan kandidat yang sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan perusahaan secara singkat. Menemukan kandidat yang sesuai bukanlah hal yang mudah, terlebih lagi bila kita tidak mengenal kandidat secara langsung. Namun ada metode dan prosedur rekrutmen karyawan yang bisa kita lakukan secara efektif.

prosedur rekrutmen karyawan

Pengertian dan Manfaat Prosedur Rekrutmen karyawan yang Efektif

Secara sederhana, rekrutmen merupakan proses mencari, menyeleksi dan mengikat kandidat yang sesuai untuk mengisi posisi tertentu dalam suatu perusahaan. Disini HRD akan mengelola seluruh prosedur rekrutmen karyawan untuk mencari SDM yang berkompeten, sebab SDM sendiri merupakan investasi bagi kesuksesan perusahaan.

Prosedur rekrutmen karyawan sendiri tentunya akan memakan waktu dan biaya tersendiri, karenanya penting agar bagian HRD mengetahui bagaimana prosedur rekrutmen karyawan yang efektif. Sebab prosedur rekrutmen karyawan yang efektif mempunyai manfaat seperti meminimalisir biaya, mendapatkan kandidat yang berkualitas dan kompeten, hingga meningkatkan produktivitas karyawan.

Metode Efektif Untuk Menyeleksi Calon Karyawan

Melakukan tes kepada calon karyawan menjadi metode yang umum dilakukan untuk mengukur kemampuannya. Jenis tes sendiri ada yang sifatnya umum hingga khusus untuk posisi tertentu. Berikut beberapa tes yang dapat dilakukan untuk menyeleksi calon kandidat berkualitas yang sesuai untuk perusahaan :

  1. Tes Kemampuan

Tes kemampuan menjadi metode untuk mengetahui tentang kandidat lebih mendalam secara langsung. Disini kandidat akan disaring berdasarkan keterampilan dan kemampuannya untuk mengisi posisi yang dilamar. Pada tes ini kita juga akan mengetahui sebaik apa kandidar bila berada di posisi tersebut nantinya, umumnya tes ini berbentuk pilihan ganda.

Nilai minimal atau cut-off dapat kita tentukan sendiri berdasarkan jumlah pelamar dalam tes ini. Sebagai contoh bila rasio seleksi rendah maka nilai ini bisa kita tingkatkan untuk menyaring pelamar yang melebihi kualifikasi.

Pada tes ini juga akan mengukur bagaimana kemampuan mental kandidat dengan adanya tes penalaran, matematis, kemampuan verbal dan membaca. Sebaiknya analisis lebih dulu tentang pekerjaan pada posisi yang dibutuhkan agar kita tahu dengan pasti kemampuan apa yang dibutuhkan dari kandidat.

  1. Tes Integritas

Selanjutnya tes integritas merupakan metode untuk mengetahui kecenderungan perilaku yang lebih spesifik lagi. Pada tes ini kita akan mengukur sikap dan pengalaman untuk mendapatkan kandidat yang berintegritas juga mendapatkan gambaran akan kejujuran, seni ketergantungan dan sifat dapat dipercayanya. Tes ini umumnya berbentuk pertanyaan-pertanyaan rahasia yang terbuka guna mengetahui kejujuran kandidat tentang informasi pribadinya.

  1. Tes Kepribadian

Untuk mendapatkan kandidat dengan sifat yang relevan dengan posisi yang dibutuhkan bisa dilakukan tes kepribadian. Contohnya adalah kandidat seorang akuntan biasanya membutuhkan orang yang teliti dan detail, sedangkan untuk marketing membutuhkan orang yang aktif, ramah hingga pintar berjualan.

Dengan tes ini kita akan melihat seberapa cocok sifat kandidat dengan pekerjaan yang dilamarnya. Umumnya tes ini berbentuk seperti MBTI, DISC, Big Five, 16 personalities, dll.

  1. Tes Pengetahuan Mengenai Pekerjaan

Metode tes ini adalah untuk menguji wawasan kandidat mengenai kebutuhan dan gambaran pekerjaan pada posisi yang dilamarnya. Sebagai contohnya adalah seorang teknisi komputer harus mempunyai pengetahuan tentang troubleshooting, maintenance hardware dan software, jaringan komputer, hingga perkembangan IT terbaru.

  1. Referensi 

Umumnya kandidat akan menyertakan latar belakang dan referensi tempat ia bekerja sebelumnya atau yang sedang dijalani. Untuk mengetahui gambaran kemampuan kandidat kita dapat menghubungi perusahaan tempat ia bekerja sebelumnya. Selain itu minta pula pelamar menyertakan sosial medianya agar kita dapat mengetahui bagaimana karakter kandidat tersebut.

  1. Wawancara

Tes wawancara bisa kita lakukan secara langsung maupun video call, tujuannya adalah untuk mendapatkan gambaran lebih rinci mengenai bagaimana sikap dan tindakan kandidat. Umumnya wawancara akan mempertemukan HRD maupun kepala departemen atau manajer posisi terkait dengan kandidat secara privat.

  1. Tes Simulasi

Bentuk tes ini dapat berupa simulasi maupun menguji kemampuan kandidat berdasarkan situasi tertentu. Contohnya bila ingin mencari seorang marketing kita bisa meminta kandidat untuk menawarkan dan meyakinkan kita membeli suatu produk. Dari sini kita akan tahu bagaimana penguasaan kandidat akan situasi tertentu dan caranya mengatasinya.

  1. Praktik Kerja

Selain simulasi, untuk posisi pekerjaan tertentu kita juga dapat melakukan tes praktik kerja secara langsung. Kita dapat meminta kandidat untuk melakukan demonstrasi akan tugas dari posisi yang dilamarnya. Sebagai contohnya, seorang kandidat teknisi komputer dapat kita uji untuk melakukan servis pada komputer dengan kerusakan tertentu. Dari sini kemampuan dari kandidat akan kita ketahui lebih detail.

  1. Tes Kesehatan maupun Kemampuan Fisik

Tidak semua jenis pekerjaan membutuhkan tes kesehatan atau kemampuan fisik. Namun memang ada beberapa pekerjaan khususnya dengan resiko tinggi yang membutuhkannya untuk bisa memastikan keselamatan karyawan. Sebagai contoh, bila akan mencari seorang teknisi listrik untuk BTS atau sutet kita bisa menguji kemampuannya untuk bekerja di ketinggian dan kecakapannya akan kelistrikan.

  1. Portofolio atau Contoh Hasil Kerja

Memperkirakan kemampuan kandidat juga dapat kita lakukan dengan melihat contoh hasil kerja atau portofolio kandidat. Sebagai contohnya bila ingin mencari programmer, design grafis maupun web design kita bisa meminta program, desain maupun web yang pernah ia buat sebelumnya.

Proses dan Prosedur Rekrutmen Karyawan yang Efektif

Setiap pimpinan perusahaan maupun HRD tentunya ingin mendapatkan kandidat yang sesuai untuk menjadi karyawannya. Hal ini tentunya dapat terjadi bila prosedur rekrutmen karyawan berjalan baik. Selain itu kita juga tentunya ingin prosedur rekrutmen karyawan berjalan dengan efektif dan efisien. Untuk melakukannya, kita bisa menggunakan proses dan prosedur rekrutmen karyawan berikut dalam tahapan dan prosedur rekrutmen karyawan di sebuah perusahaan :

  1. Buat perencanaan rekrutmen pada posisi yang dibutuhkan

Setelah proses identifikasi dan pendeskripsian pada posisi yang dibutuhkan diselesaikan tentunya hal ini akan membuat HRD lebih mudah mencari tenaga kerja. Barulah selanjutnya HRD membuat perencanaan rekrutmen mulai dari bagaimana publikasi lowongan, seleksi administrasi hingga siapa saja yang akan berpartisipasi.

  1. Mengidentifikasi posisi apa yang tengah dibutuhkan

Butuh tidaknya tenaga kerja untuk suatu posisi bisa kita lihat dari banyaknya beban kerja pada posisi tersebut, dari sini kita akan tahu apakah posisi tersebut membutuhkan bantuan tambahan.

Prosedur rekrutmen karyawan ini dilakukan dengan mempertimbangkan beberapa hal seperti kebutuhan perusahaan, jumlah tenaga kerja yang dimiliki, hingga bagaimana rencana bisnis perusahaan kedepannya. Akan lebih baik lagi bila karyawan lama diberi tahu lebih dulu akan adanya prosedur rekrutmen karyawan.

  1. Publikasikan lowongan kerja yang telah dibuat

Selanjutnya kita tentu harus mempublikasikan lowongan, berhasil tidaknya publikasi ini juga dipengaruhi oleh posisi apa yang ditawarkan dan media publikasinya. Selain itu, sebaiknya lakukan juga publikasi kepada karyawan lama karena bisa saja ada kandidat yang memenuhi kriteria atau kita mengenalnya dengan rekrutmen internal.

  1. Seleksi lamaran yang masuk

Apabila proses publikasi berhasil, maka akan ada banyak kandidat yang mengirimkan atau meng-apply lamaran. Dari banyaknya lamaran yang masuk tersebut, HRD harus menyeleksinya atau menyaringnya untuk memilih kandidat terbaik yang dibutuhkan perusahaan

Penyaringan ini tentunya akan menghemat banyak waktu untuk proses rekrutmen. Pilihlah kandidat yang memenuhi syarat dan paling berkompeten, selanjutnya hubungi kandidat tersebut untuk mengikuti tahap rekrutmen selanjutnya.

  1. Proses interview pada kandidat yang terpilih

Proses interview merupakan proses penyaringan kandidat yang lebih khusus lagi. Disini kita juga dapat membandingkan antara satu kandidat dengan kandidat lainnya secara langsung. Selain itu, ada baiknya kandidat yang tidak terpilih juga diberi kabar agar mereka tidak terus menerus menunggu kabar.

Setelah terpilih beberapa kandidat yang lebih berkompeten, buatlah jadwal interview atau wawancara tahap kedua kepada kandidat terpilih. Dari sini barulah kita bisa mulai memeriksa referensi hingga latar belakang kandidat terpilih.

  1. Periksa latar belakang, referensi hingga pengalaman kerja terakhir kandidat

Pada tahap ini kita akan memeriksa semua hal yang dituliskan kandidat dalam lamaran maupun CV-nya. Beberapa hal yang bisa kita periksa adalah riwayat pendidikan, pekerjaan hingga latar belakang kriminalnya. Sebagai saran, kita bisa mendapatkan informasi terbaik tentang kandidat melalui manajer atau atasan langsungnya di kantor sebelumnya.

Selain itu, kita bisa mengenal lebih dalam tentang karakter dan sifat kandidat dengan melihat akun media sosialnya. Mintalah kepada kandidat untuk mem private akun media sosial mereka setidaknya hingga batas waktu tertentu. Dengan begitu kita dapat mengetahui apa yang mereka post, bagaimana mereka membuat caption, dsb.

  1. Seleksi kandidat terbaik

Setelah berbagai prosedur rekrutmen karyawan tersebut dilewati tentunya hanya tinggal beberapa kandidat saja yang tersisa. Kita bisa membuat penilaian kandidat dari berbagai faktor, selanjutnya kita dapat memilih kandidat terbaik dengan nilai tertinggi.

Pastikan pula prosedur rekrutmen karyawan tidak berlangsung lama agar kandidat terbaik tidak segera berpaling ke perusahaan lain. Lakukan pemanggilan terhadap kandidat terpilih sesegera mungkin untuk menegosiasikan gaji dan kapan bisa mulai bekerja.

  1. Negosiasi gaji dan kapan mulai bekerja

Umumnya jabatan atau posisi yang semakin tinggi akan semakin besar pula kemungkinan kandidat untuk menegosiasikan gaji, jaminan kesehatan dan ketenagakerjaan hingga upah lembur. Apabila kandidat memang benar-benar berkualitas, jangan ragu untuk menawarkan gaji sedikit diatas rata-rata asalkan masih dalam budget perusahaan.

Untuk lebih menarik minat kandidat, sampaikan pula kelebihan yang dimiliki perusahaan yang mungkin tidak dimiliki perusahaan lain atau sebelumnya. Apabila kandidat masih aktif sebagai karyawan di suatu perusahaan, negosiasikan pula kapan ia bisa mulai bekerja. Sebab ia juga membutuhkan waktu untuk proses pengunduran diri dari perusahaan lamanya.

Permudah Prosedur Rekrutmen Karyawan dan Kerja HRD dengan Software Personalia

Dari berbagai hal tersebut kita menjadi tahu bahwa tugas HRD tidak hanya masalah administrasi saja seperti absensi, cuti, izin, lembur, dll. Namun dapat dikatakan sangat kompleks, khususnya untuk perusahaan besar dengan banyak karyawan karena HRD berperan mengurus semua SDM perusahaan.

Tentunya bila pekerjaan HRD masih dilakukan secara manual akan sangat menyita waktu. Namun dengan adanya aplikasi atau Software Personalia akan sangat membantu dalam tugas dan pekerjaan HRD. Di sini HRD dapat mengerjakan berbagai tugas dengan mudah dalam satu dashboard Talenta saja pada: https://www.talenta.co/solusi/aplikasi-personalia/.

Bahkan salah satu pekerjaan penting dan cukup sensitif seperti payroll atau penggajian juga bisa dipermudah. Talenta dilengkapi Aplikasi Penghitung Gaji Karyawan yang mempermudah proses penghitungan gaji karyawan secara cepat dan akurat. Anda dapat mengakses aplikasi penghitung gaji karyawan by Talenta pada: https://www.talenta.co/fitur/software-payroll/aplikasi-hitung-gaji-karyawan/.

Selain itu keuntungan lainnya adalah minimnya kesalahan penghitungan yang dapat merugikan perusahaan atau karyawan. Dengan Mekari Talenta, mari kembangkan bisnis Anda dengan memudahkan berbagai proses di dalam perusahaan agar pekerjaan dapat diselesaikan secara efektif dan efisien.

Selain itu, keamanan data perusahaan juga akan lebih terjamin karena dikelola oleh tenaga ahli dan berkompeten. Kunjungi website Talenta untuk mendapatkan konsultasi, demo aplikasi atau software hingga pemesanan yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda. 


PUBLISHED10 Jun 2022
Made
Made