Pandemi COVID-19, Kelola Absensi Online Saat WFH dengan Talenta

Pandemi COVID-19, Kelola Absensi Online Saat WFH dengan Talenta

Bagaimana cara absen online dari rumah atau cara absensi online saat WFH yang efisien? Saat ini, tren pengelolaan tenaga kerja telah memperkenalkan sistem kerja yang lebih fleksibel dan lebih mengakomodir banyak kepentingan karyawan.

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Seperti tren remote working, work from home (WFH), absensi online, atau juga digitalisasi semua proses administrasi HR, rekam kehadiran misalnya. Teknologi, terutama cloud computing, telah memberikan paradigma baru bagi HR dalam mengatur jam kerja dan kehadiran karyawan.

Tak perlu lagi melakukan absen dengan fingerprint yang dianggap tidak efektif dan menghabiskan biaya banyak atau melakukan monitor kehadiran secara real-time tanpa perlu kesulitan menarik data dari mesin fisik.

Talenta, sebagai salah satu penyedia layanan cloud HRIS di Indonesia juga mempunya fitur aplikasi absensi online yang mampu meringkas pengelolaan jam kerja dan kehadiran, bahkan untuk perusahaan dengan ribuan karyawan.

Bagaimana Cara Absen Online Dari Rumah Yang Efisien? Kelola Saja Absensi Online Saat WFH Dengan Aplikasi HRIS Talenta

Ini dia alasannya.

  • Lebih dari clock-in/clock-out, solusi absensi online yang mudah, terkendali, dan tanpa batasan fisik

Pengelolaan jam kerja dan kehadiran karyawan adalah salah satu bagian vital dari pekerjaan HR, apalagi untuk industri-industri yang bergerak dengan sistem multiple shift atau beroperasi 7×24 jam.

Jika HRIS perusahaan tidak mendukung integrasi dengan sistem payroll dan modul absensi online, maka staff administrasi HR akan kewalahan untuk melakukan proses-proses tersebut. 

Faktanya, 67% perusahaan manufaktur terbaik menggunakan sistem absensi dan jam kerja yang telah diautomasikan. Transformasi menggunakan teknologi cloud juga mampu membantu HR untuk mengakomodir model kerja baru seperti work from home.

Selain itu, survei dari Replicon menyebutkan bahwa dengan menggunakan teknologi cloud, perusahaan bahkan bisa menghemat total biaya hingga 6% per tahun sebagai hasil dari absensi yang tertib dan transparan. Lantas, bagaimana Talenta mengemas fitur absensi online-nya?

  • Absensi online saat WFH bisa langsung dari smartphone karyawan

Menjadi salah satu fitur unggulan di Talenta yang memungkinkan karyawan untuk melakukan absen tanpa menggunakan mesin fisik seperti fingerprint atau time cards.

Karyawan dapat melakukannya dengan membuka aplikasi dan melakukan Clock In/Out langsung dari handphone.

Cukup dengan membuka menu Live Attendance di halaman utama aplikasi dan mencatatkan absensinya dengan sekali menekan tombol clock in.

Bagaimana Cara Absen Online Dari Rumah Yang Efisien? Kelola Saja Absensi Online Saat WFH Dengan Aplikasi HRIS Talenta

Selain menghilangkan kebutuhan untuk memasang infrastruktur tambahan yang kaku dan sulit beradaptasi dengan kebutuhan, penggunaan aplikasi absensi online saat WFH bisa membuat proses di lapangan menjadi lebih rapi.

Karyawan tidak perlu mengantri untuk bisa melakukan absensi dan tidak bisa lagi melakukan absen untuk rekannya jika menggunakan time cards. Fitur ini juga akan sangat bermanfaat bagi perusahaan untuk menerapkan remote working atau work from home.

Fitur absensi online ini juga memungkinkan perusahaan untuk mensyaratkan pemberian deskripsi dan/atau lampiran berupa foto sebagai unggahan bukti. Hal ini akan sangat berguna bagi karyawan dengan job desc dengan mobilitas tinggi, sehingga absensi tradisional seperti penggunaan fingerprint hanya akan menghambat pekerjaan.

Karyawan tersebut bisa dengan mudah menambahkan deskripsi bahwa dirinya sedang bekerja di luar kantor ditambah unggahan foto selfie atau foto lainnya yang relevan.

  • Pencatatan absensi online saat WFH dengan Talenta bisa real-time dan otomatis

Absensi online dengan menggunakan Talenta juga akan membantu HR untuk bisa memonitor kehadiran karyawan saat work form home. Contohnya, seorang karyawan bernama Talita sudah lima tahun bekerja bekerja di kantor pusat perusahaan bernama Mekari.

Sebelum menggunakan Talenta, karyawan mekari harus mengantri di depan mesin fingerprint. Namun setelah beralih ke Talenta, karyawan Mekari hanya perlu membuka aplikasi di handphone pribadi dan mengakses menu Live Attendance. 

Talita kemudian menekan tombol Clock-In di layar. Ia kemudian diarahkan ke halaman absensi di mana ia harus memberikan deskripsi dan attachment berupa foto selfie sebagai lampiran kehadirannya.

Setelah semua selesai dan lokasi absensi sudah sesuai dengan GPS, ia kemudian menekan tombol Clock-In di bagian bawah layarnya. 

Pencatatan absensi online saat WFH dengan Talenta bisa real-time dan otomatis

Rekam kehadiran Talita otomatis tercatat dan sudah masuk ke dalam database yang bisa dilihat oleh HR kapan saja dan di mana saja. Tak perlu mesin fingerprint, proses absensi online saat WFH tak lagi menjadi halangan, catatkan kehadiran karyawan dengan sederhana, cepat dan akurat. 

HR pun akan dengan mudah melakukan monitor kehadiran karyawan secara real-time karena pencatatan absensi yang langsung masuk dalam database cloud Talenta.

Tak perlu lagi melakukan monitor secara manual dengan menarik data dari mesin finger print, semua bisa langsung dilihat dalam perangkat mobile admin. Monitoring keterlambatan jadi lebih sederhana dan praktis dengan absensi online dari Talenta.

  • Berbasis GPS, proses absensi online akurat dan tak dapat dicurangi

Absensi dari aplikasi Talenta dicatat berdasarkan lokasi GPS handphone karyawan, karenanya fitur Live Attendance juga sangat berguna bagi karyawan yang melakukan perjalanan dinas ke luar kota atau melakukan meeting pagi di luar kantor.

Fitur Live Attendance ini juga tak dapat dicurangi menggunakan aplikasi mock location seperti Fake GPS atau sejenisnya. Karyawan yang mengaktifkan aplikasi mock location akan diminta untuk mematikan aplikasi tersebut sebelum bisa melakukan absensi online.

Berbasis GPS, proses absensi online akurat dan tak dapat dicurangi

Di sisi lain, manajer atau staff HR, yang berperan sebagai admin, juga dapat memantau status Clock In/Out masing-masing karyawan secara langsung kapan saja dan di mana saja melalui menu Time Attendance di dasbor jika menggunakan sistem absensi online saat WFH seperti Talenta.

Hebatnya lagi, jika perusahaan masih ingin menerapkan kebijakan penggunaan mesin fingerprint, HR juga bisa mengintegrasikan fitur absensi online Talenta ke mesin fingerprint perusahaan. Melalui fitur ini, HR tak perlu lagi khawatir untuk melaksanakan work from home, karena pencatatan yang akurat dan tak dapat dicurangi.

Mari kita lihat contoh sederhananya. Pagi ini Talita teringat bahwa dirinya harus menghadiri sebuah meeting penting di luar kantor. Namun, Talita tidak sempat ke kantor terlebih dahulu untuk melakukan absensi fingerprint karena akan membuatnya terlambat datang ke meeting.

Dia juga tak ingin mengurus administrasi yang rumit karena kehadirannya yang tidak tercatat pagi itu. Untungnya, kantor Talita, Mekari, telah mengadopsi Talenta sebagai HRIS. 

Selain mesin fingerprint Talenta juga memungkinkan karyawan Mekari untuk Absen menggunakan handphone pribadinya. Mengetahui hal tersebut, Talita mencatatkan absensinya dengan fitur Live Attendance dan mengunggah foto selfie-nya dengan rekan meeting sebagai bukti.

Talita juga tak perlu khawatir jika dia sedang dinas di Bali atau Maluku, karena fitur Live Attendance di Talenta akan langsung menyesuaikan zona waktu sesuai lokasi GPS dari handphone-nya. Pekerjaan jadi lancar, tak perlu lagi repot mengurus masalah absensi, semua selesai dengan bantuan teknologi.

  • Terapkan physical distancing di tempat kerja, atur shift karyawan dengan mudah 

Kenyataannya, model kerja work from home tidak bisa diterapkan untuk beberapa industri. Namun, kebijakan pembatasan sosial berskala besar harus tetap dilaksanakan sebagai upaya menanggulangi penyebaran virus COVID-19.

Ada satu solusi yang bisa dijadikan jalan keluar di situasi ini, yakni dengan menerapkan physical distancing di lingkungan kerja. Salah satu cara sederhananya adalah dengan memberikan fasilitas kerja yang membatasi karyawan untuk bisa bersentuhan langsung.

Contohnya dengan mengganti absensi karyawan yang sebelumnya dengan fingerprint menjadi absensi online melalui aplikasi cloud HRIS seperti Talenta. Penggunaan sistem absensi online saat WFH akan mendukung lebih lanjut penerapan physical distancing.

Fitur live attendance dari Talenta memberikan kemudahan bagi HR untuk menerapkan physical distancing dengan cepat, tetapi tanpa menghambat proses pencatatan kehadiran karyawan.

HR tak perlu lagi melakukan setting manual di mesin fingerprint, karena proses pembuatan/pengubahan shift karyawan bisa langsung diselesaikan dalam aplikasi. Jam kerja setiap karyawan pun bisa langsung disesuaikan dengan shift yang telah ditetapkan dalam aplikasi.

  • Lakukan survei gejala COVID-19 ke karyawan dan berikan izin sakit dengan lebih mudah di Talenta

Tak hanya fitur absensi dan self-service karyawan, Talenta juga membantu HR dalam menanggulangi dampak COVID-19 dengan memberikan fitur survei kesehatan khusus untuk gejala virus ini.

Fitur ini merupakan seperangkat survei kesehatan yang dikirimkan langsung kepada pengguna Talenta untuk mendapatkan laporan dari kondisi kesehatan karyawan yang saat ini sedang bekerja.

Karyawan dapat mengisi survei dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan melalui aplikasi Talenta dan mendapatkan hasil asesmennya secara langsung.

Apabila terdapat indikasi karyawan sakit atau berada di kondisi yang buruk dan menampakkan tanda-tanda terinfeksi COVID-19, HR akan mendapatkan update real-time melalui email admin.

Super admin talenta juga bisa mendapatkan rekap harian untuk melihat secara keseluruhan kondisi kesehatan karyawan dengan laporan yang dikirim melalui email.

Kami memahami bahwa menanggulangi dampak pandemi ini tidaklah mudah, khususnya bagi HR yang ikut terlibat dalam menjaga produktivitas melalui kesejahteraan karyawan.

Berdasarkan laporan survei dan fitur employee self-service di Talenta, HR dapat dengan mudah memberikan izin sakit tanpa mengharuskan karyawan untuk keluar rumah atau proses manual menggunakan kertas yang lama dan berisiko tinggi.

  • Selain untuk absensi online saat WFH, dengan Talenta, proses semua kebutuhan cuti langsung dari smartphone pribadi

Salah keunggulan Talenta dibandingkan cloud HRIS yang lain adalah tersedianya fitur-fitur teknis yang memberikan lebih banyak kemudahan, baik bagi perusahaan tetapi juga karyawan.

Absensi online di Talenta juga dilengkapi interface khusus pada karyawan dalam bentuk employee self-service (ESS). 

Selain untuk absensi online saat WFH, dengan Talenta, proses semua kebutuhan cuti langsung dari smartphone pribadi

Melalui fitur ini, Talenta memungkinkan akses karyawan pada layanan HR secara mandiri, seperti mengecek kehadiran pribadi, melakukan permohonan koreksi absensi, melakukan permohonan cuti, atau mengajukan penggantian jadwal kerja.

Tak perlu lagi mengajukan cuti dengan kertas dan tanda tangan basah, semua proses bisa dilakukan dalam smartphone pribadi setiap karyawan.

Sebuah studi menyebutkan bahwa 70 persen waktu HR habis untuk pekerjaan yang sifatnya administratif. Oleh karena itu Fitur ESS ini dapat membantu HR meringankan beban pekerjaan administrasi secara signifikan. Karyawan diajak ikut terlibat aktif dalam proses administrasi HR sehingga input data menjadi lebih mudah, cepat, dan dua arah.

Contoh sederhananya, Talita seorang karyawan di Mekari merasa bahwa beberapa waktu lalu dirinya salah melakukan input absensi di menu Live Attendance di Talenta. Ia berniat memperbaiki catatan absensinya, tetapi kantor sedang melakukan program work from home.

Untungnya, terdapat fitur ESS di Talenta yang memungkinkan administrasi ini cukup dilakukan menggunakan perangkat mobile milik Talita. Ia kemudian masuk ke menu Request Attendance dan memberikan rincian Clock In/Out yang benar, disertai dengan deskripsi dan lampiran yang mendukung sebagai bukti.

Di kesempatan lain, Talita sedang sakit dan akhirnya berobat ke klinik terdekat. Ia berniat mengajukan izin sakit ke perusahaan. Talita ingin tahu berapa jumlah izin sakit yang tersedia saat ini untuknya. Ia kemudian melihat jumlah cuti yang tersedia dengan masuk ke menu Request Time Off

Ternyata ia masih memiliki jatah cuti sakit selama 6 hari untuk tahun ini. Ia pun memprosesnya di menu yang sama dengan mengisi tanggal hari ini, jenis cuti yang ingin diakses, deskripsi keperluan cuti, delegasi pekerjaan, dan terakhir mengunggah foto surat keterangan sakit dari dokter.

Talita akhirnya bisa memproses cutinya saat itu juga tanpa harus datang ke kantor, tanpa harus khawatir kehilangan surat dokter sebagai lampiran, praktis langsung dari handphone pribadinya. 

  • Tanpa batas, aplikasi HRIS Talenta bisa buat rekap laporan absensi online saat WFH dalam hitungan detik

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, Talenta memberikan dua pilihan absen yang bisa diimplementasikan secara bersamaan, absensi online dan integrasi ke mesin fingerprint yang telah ada. Independensi dari mesin fisik dengan absensi online membuat HR tidak perlu lagi melakukan export data absensi secara manual lagi.

HR tak perlu lagi kerepotan dalam menerapkan work from home karena tak lagi perlu bergantung pada mesin fingerprint di kantor.

Misalnya saja Herman, seorang manajer HR di Mekari yang diminta untuk memberikan laporan absensi saat melakukan meeting pagi dengan vendor di luar kantor. Sebelum menggunakan Mekari, selain data absensi hanya bisa ditarik saat mesin fingerprint sedang standby (tidak digunakan untuk melakukan absen).

Hal ini akan menyulitkan Herman karena harus menunggu penarikan data pada jam-jam tertentu saat bukan jam padat karyawan melakukan absen.

Selain itu, data tersebut harus diolah terlebih dahulu sebelum bisa digunakan. Ketergantungan dengan mesin fingerprint juga membuat data hanya bisa ditarik di kantor, memperpanjang arus komunikasi dan mempersulit perolehan data.

Namun untungnya, sekarang Mekari telah menggunakan Talenta sebagai HRIS perusahaan. Herman jadi bisa menarik data di mana pun dan kapan pun tanpa terikat infrastruktur fisik perusahaan.

Tak hanya itu, Herman juga bisa melihat langsung data keterlambatan karyawan kapan pun, tak perlu menunggu setiap periode payroll. Semua pencatatan absensi, termasuk keterlambatan dan overtime akan otomatis terekam dalam aplikasi Talenta.

Fitur rekap laporan dari Talenta memberikan detil yang lengkap bahkan ke jumlah jam kerja hilang untuk setiap karyawan yang ada.

  • Terintegrasi payroll, hitung gaji otomatis berdasarkan laporan absensi

Fitur absensi di Talenta juga langsung terintegrasi dengan fitur Payroll di Talenta, sehingga absensi yang tercatat akan langsung masuk ke perhitungan payroll secara otomatis.

HR tak perlu lagi mengekspor data dari mesin fingerprint kemudian mengkalkulasikan secara manual untuk setiap periode payroll.

Semua bisa diproses bahkan untuk periode yang lebih singkat seperti mingguan atau dwimingguan. Itu artinya perhitungan gaji berdasarkan laporan absensi online saat WFH bukan jadi masalah lagi.

Terintegrasi payroll, hitung gaji otomatis berdasarkan laporan absensi

Sebagai gambaran ringkas mari kita lihat Talita, seorang staff HR di perusahaan bernama Mekari. Talita tak perlu lagi melakukan export data absensi dari mesin fingerprint/time cards karena semuanya sudah tercatat di sistem Talenta.

Ia hanya perlu mengingatkan karyawan untuk melakukan review pribadi terhadap absensi mereka masing-masing. Jika tak ada koreksi terhadap absensi, misal ada karyawan yang lupa melakukan absen, Talita bisa langsung melakukan proses perhitungan payroll di aplikasi.

Talenta memungkinkan semua proses HR menjadi lebih mudah dan lebih lancar saat work from home.

  • Mudah dioperasikan, atur jam kerja dan roster shift karyawan jadi lebih ringkas 

Melalui dasbor versi website Talenta yang bisa anda coba gratis disini, admin Talenta dapat membuat jadwal atau roster shift karyawan dengan lebih mudah dan cepat. Jadi atur kerja shift dan absensi online saat WFH makin mudah.

Admin dapat mengatur jadwal dengan masuk ke menu Company Settings di halaman dasbor awal. HR juga bisa melakukan setting pattern shit setiap harinya untuk menyesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan.

Assignment jadwal pun bisa berbeda untuk setiap karyawan, tergantung dari posisi dan fungsi jabatannya. HR dapat membuka lebih dari satu tipe jam kerja untuk berbagai jenis karyawan, yang bekerja pada office hour atau bekerja dengan sistem roster shift.

Hal ini akan sangat membantu perusahaan dengan multi-working hours seperti industri manufaktur dan ritel. Pengelolaan model kerja seperti remote working dan work from home pun jadi lebih mudah saat HR mampu mengatur jadwal dengan lebih fleksibel.

HR bisa mengatur jam kerja sefleksibel mungkin untuk mendukung program work from home perusahaan. Selain itu, admin juga bisa mengontrol jumlah jam kerja agar tetap mematuhi ketentuan yang berlaku, yakni selama maksimal 8 jam per hari.

Terlepas dari jam berapa pun karyawan melakukan clock-out/clock-in, admin dapat langsung melihat catatan absensi secara langsung lengkap dengan jumlah jam kerja per karyawan tanpa harus menghitung manual lagi. Semua otomatis tercatat di Talenta.

Berbagai kemudahan yang dibawa melalui teknologi aplikasi absensi karyawan dari Talenta akan sangat membantu perusahaan untuk bisa menerapkan work from home secara lebih efektif dan terukur.

Penggunaan Talenta memungkinkan sistem absensi online saat WFH. Itu artinya pengelolaan kehadiran karyawan tidak lagi terbatas pada infrastruktur fisik perusahaan, memberikan fleksibilitas yang lebih baik tanpa mengurangi kualitas layanan.

Talenta sebagai platform HRIS yang lengkap mampu menjawab tantangan-tantangan pengelolaan kehadiran karyawan bahkan di berbagai situasi dan bermacam jenis industri.

Selain itu, sebagai bentuk dukungan Talenta terhadap program pembatasan sosial berskala besar (social distancing) dan work from home kami memberikan promo gratis 3 bulan dengan berlangganan selama minimal 12 bulan. Promo ini berlaku hingga 30 April 2020. 

Segera daftarkan diri Anda untuk jadwalkan demo semua solusi HRIS dari Talenta dengan mengisi form ini. Temukan berbagai kemudahan lainnya dalam mengelola karyawan, hanya di Aplikasi HRIS Terbaik Indonesia Talenta.

 


PUBLISHED20 Apr 2020
Ageng
Ageng