HR Planning 6 min read

Bagaimana Menanggapi Karyawan yang Sering Izin?

By EchaPublished 23 Apr, 2023 Diperbarui 03 Januari 2024

Memiliki karyawan sering izin harus tetap memperhatikan produktivitas dalam perusahaan.

Produktivitas adalah tujuan bisnis yang memiliki misi mencapai keuntungan bagi perusahaan.

Oleh karena itu, pengelolaan karyawan dilakukan sedemikian rupa, sehingga produktivitas karyawan bisa berjalan baik.

Tapi kadang dalam perjalanan bisnis pasti ada masalah, salah satunya adalah problematika karyawan, yaitu karyawan sering izin.

Yang paling sering terjadi adalah sering izinnya karyawan karena sakit.

Hal ini menjadi dilema perusahaan, apalagi bila karyawan sering sakit dan sakit-sakitan.

Tentang Dilema Karyawan Sering Izin

Karyawan Sering Izin Enaknya Diapain Ya?

Seorang karyawan memiliki hak untuk beristirahat bila keadaannya memang sedang sakit.

Biasanya karyawan membuktikan dirinya dengan berobat ke dokter.

Kemudian mendapatkan surat keterangan sakit dari dokter.

Surat keterangan itu akan diberikan pada bagian staff HR atau atasan langsung di tempat karyawan bekerja.

Akhirnya akan diberikan ke bagian HR sebagai absensi tertulis karena sakit.

Selain karena sakit, karyawan sering izin juga disebabkan oleh beberapa hal.

Misalnya, urusan keluarga, atau urusan-urusan yang berhubungan dengan luar kantor.

Dasar Hukum Karyawan Mendapatkan Hak Ijin Sakit

UU Ketenagakerjaan yang ada pada Kementrian Ketenagakerjaan membahas secara cukup detil mengenai hak-hak karyawan, termasuk hak karyawan bila ada yang sakit.

Proses HR jadi lebih cepat dengan software HR terautomasi Mekari Talenta.

Isi Undang-undang Yang Mengatur dan Untuk Atasi Karyawan Sering Izin

Dalam Undang Undang Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003 Pasal 93 menyebutkan secara garis besar, perusahaan tetap harus membayar upah karyawan ketika karyawan sakit dan tidak mampu menunaikan pekerjaannya.

Bila diberikan sanksi pemotongan gaji, maka perusahaan bisa terindikasi melanggar peraturan ketenagakerjaan.

Tapi perusahaan bisa tidak memberikan tunjangan uang makan, uang transportasi selama tidak masuk bekerja di kantor.

Undang Undang Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003 Pasal 153 ayat 1 huruf a mengatakan bahwa seorang pengusaha dari perusahaan dilarang melakukan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) dengan alasan pekerja berhalangan masuk kerja karena sakit.

Dengan tolerir masa sakitnya tidak melampaui 12 bulan secara terus-menerus.

Jika karyawan di-PHK karena sakit dan dapat membuktikannya dengan surat keterangan dokter, maka pemutusan hubungan kerjanya batal demi hukum dan pengusaha wajib mempekerjakan kembali pekerja yang bersangkutan seperti sedia kala beserta hak karyawan.

Tapi jika karyawan tidak dapat membuktikan bahwa ia sakit dengan surat keterangan dokter, maka Undang Undang Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003 Pasal 168 dan Pasal 162 yang bersangkutan dapat dikategorikan mangkir atau bolos kerja.

Maka Perusahaan berhak memberikan teguran atau surat peringatan kepada karyawan yang bersangkutan karena telah melanggar perjanjian kerja. Selain itu, Perusahaan juga dapat melakukan PHK kepada karyawan tersebut.

Dengan syarat perusahaan telah memberikan surat panggilan.

Diberikan secara patut kepada karyawan yang bersangkutan 2 (dua) kali berturut-turut dalam jangka waktu 5 hari kerja (Pasal 162 Undang Undang Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003).

Bila tiba-tiba diputus hubungan kerja tanpa ada peringatan, itu tidak boleh karena perusahaan melanggar perjanjian kerja.

Cara Perusahaan Mengatasi Karyawan Yang Sering Izin Tidak Masuk Kerja

Bila karyawan sering izin karena sakit, perusahaan wajib memberikan gaji sesuai perjanjian kerja.

Tapi bila karyawan terlalu sering sakit, bahkan sampai tiap minggu sakit, maka Perusahaan bisa melakukan kebijakan persuasif sampai kebijakan lainnya seperti surat peringatan hingga PHK.

Berikut beberapa pertimbangan yang bisa digunakan untuk mengambil keputusan saat menghadapi karyawan yang sering tidak masuk kerja karena sering sakit :

Melakukan Langkah Persuasif

Perusahaan melakukan analisa yang lebih dalam terhadap penyebab sakit karyawan tersebut yang sering membuat izin tidak masuk kerja.

Penyakit yang dideritanya apakah merupakan penyakit yang sama atau berbeda-beda berdasarkan analisa dokter.

Jika penyakit yang sama, sebaiknya Perusahaan memberikan saran agar si karyawan pergi berobat ke dokter spesialis atau dokter yang lebih tinggi plus lengkap dengan analisa laboratorium Rumah Sakit.

Minta Hasil Medical Check Up (MCU) Karyawan

Untuk menegakkan diagnosa dokter, karyawan bisa dibiayai atau disarankan menjalankan medical check up agar bisa terlihat sakit yang diderita apa.

Lihat hasil dari MCU apakah ada yang mengindikasikan karyawan tersebut mengalami sakit sesuai dengan surat keterangan dokter yang biasa HR terima.

Misalnya kejadian surat sakit dokter yang biasa diterima berbeda dengan hasil analisa MCU, Perusahaan perlu memeriksa kebenaran surat dokter tersebut dengan menelepon atau mendatangi praktik kerja dokter.

Yang sudah memberikan surat ijin istirahat karena sakit tersebut kepada karyawan.

Jangan lupa memastikan hasil analisa MCU yang karyawan lakukan juga sesuai kebenaran dengan mengkonfimasi langsung kepada rumah sakit atau klinik yang mengeluarkan hasil analisa medical check up tersebut.

Lakukan Interview Lebih Dalam Kepada Karyawan Tersebut

Seorang HR harus bisa menjadi penjembatan antara karyawan dan perusahaan.

Bila terdapat karyawan yang sering sakit seperti ini.

Maka harus dilakukan pendekatan interview tambahan agar bisa memutuskan apa yang akan dilakukan oleh perusahaan pada karyawan tersebut.

Seorang HR bisa menanyakan permasalahan yang dihadapi oleh karyawan.

Baik sisi internal dan ekternal karyawan yang kadang perusahaan dan teman kantor karyawan tersebut tidak mengetahuinya.

Misalnya seorang HR menggali sisi internalnya yaitu karyawan diri sendiri, cari tahu kenapa karyawan sering izin.

Apa yang dirasakan karyawan, kesehatannya, keluarga.

Dan hal-hal sensitif yang kadang karyawan sembunyikan dari perusahaan.

Ini akan menjadi faktor pendukung kenapa karyawan tersebut sering sakit atau ijin sakit terlalu sering.

Kalau dari sisi eksternal, seorang HR bisa banyak bertanya tentang pekerjaan, teman kerja, atasan atau hal lain.

Kepada karyawan yang ternyata sangat mempengaruhi karyawan sakit atau sakit-sakitan hingga karyawan malas bekerja.

Pekerjaan yang berat dan tidak berhenti-henti kadang membuat karyawan marah dan bosan. Sehingga mempengaruhi kesehatannya dan jatuh sakit.

Buat Surat Peringatan untuk karyawan

Bila keadaan tidak berubah, padahal sudah diberikan pendekatan dan kebijakan persusif dari perusahaan, maka perusahaan bisa memberikan surat peringatan kepada karyawan.

Surat peringatan atau SP ini ada bermacam-macam, tergantung kadar seringnya karyawan tidak masuk kerja karena sakit.

Ada SP 1, SP 2, SP 3 yang biasanya terdapat dalam perjanjian kerjasama perusahaan dan karyawan.

Surat peringatan ini merupakan langkah terakhir yang dapat dilakukan perusahaan kepada karyawan sering bolos tanpa izin.

Dan biasanya  dalam banyak kasus surat peringatan tidak memiliki dampak signifikan untuk merubah karyawan.

Surat Peringatan adalah salah satu bukti perhatian perusahaan terhadap karyawan, karena tujuan dikeluarkan Surat Peringatan bukanlah PHK. Melainkan perubahan karyawan dengan tidak melakukan kesalahannya lagi.

Kalau karyawan berubah menjadi baik barulah Surat Peringatan keluarkan dinyatakan berhasil.

Bila semua sudah dilakukan dan karyawan tidak berubah, dalam hal ini masih sering ijn sakit (sakit-sakitan).

Maka perusahaan memiliki kewenangan dengan memberikan pemutusan hubungan kerja atau PHK.

Sebenarnya PHK ini merupakan langkah akhir yang bisa dilakukan setelah pendekatan di atas dilakukan.

Bahkan biasanya ada karyawan ingin diberi PHK agar mendapat pesangon.

Dan perusahaan pun akhirnya lepas dari produktifitas karyawan yang jarang masuk kantor karena sering bermasalah sakit.

Hal ini akan membuat roda bisnis perusahaan kembali normal kembali.

Untuk persentase dan cara pemutusan hubungan kerja yang baik, perusahaan dapat merujuk tetap kepada Undang Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003.

Agar antara karyawan dan perusahaan tetap saling menghormati dan melakukan kewajiban plus sama-sama mendapatkan haknya.

Tidak susah kan menghadapi karyawan sering izin sakit. Yang pasti, HRD harus benar-benar memastikan kalau karyawan tersebut sakit atau pura-pura sakit karena malas bekerja.

Di sini, tantangan seorang HR untuk melakukan pekerjaan dengan hati nuraninya.

Sebagai HRD, Anda harus bisa mengerti apa yang menjadi permasalahan karyawan juga agar produktifitas karyawan berjalan kembali seperti biasa.

Kelola Izin Dan Cuti Karyawan Lebih Mudah dengan Aplikasi Mekari Talenta

Menggunakan aplikasi adalah salah satu cara untuk atasi masalah karyawan sering izin, tanpa ganggu produktivitas.

Dengan memanfaatkan ini, Karyawan dapat melakukan pengajuan izin sakit hanya menggunakan satu aplikasi yang terintegrasi dengan solusi software HR.

Kelola Izin Dan Cuti Karyawan Lebih Mudah dengan Aplikasi Mekari Talenta

Salah satu software yang memiliki fitur ijin sakit melalui aplikasi adalah Mekari Talenta.

Selain izin sakit, Anda juga dapat mengajukan cuti tahunan hingga cuti lahiran.

Mekari Talenta berguna untuk memudahkan Anda mengelola karyawan terutama yang sering izin, terutama dalam hal pembuatan contoh surat teguran karyawan serta langsung mengirim melalui fitur Reprimand.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami.

Tambahan, Begini Cara Perusahaan Mengatasi Karyawan Yang Sering Bolos Tanpa Izin

Karyawan yang sering bolos dapat menyebabkan gangguan pada produktivitas tim dan dampak negatif pada perusahaan.

Oleh karena itu, perlu dilakukan beberapa cara untuk mengatasi masalah ini, antara lain:

Lakukan Pendekatan Komunikasi yang Baik

Lakukan pendekatan komunikasi yang baik dengan karyawan yang sering bolos.

Cari tahu penyebab dari kebiasaan ini, bisa jadi ada masalah di luar pekerjaan yang sedang dihadapi.

Jangan menghakimi atau menuduh karyawan secara langsung, tapi carilah solusi bersama-sama.

Perjelas Konsekuensi dari Kebiasaan Bolos

Perjelas konsekuensi dari kebiasaan bolos, baik itu sanksi atau tindakan lain yang diterapkan.

Hal ini penting untuk memberikan pemahaman kepada karyawan bahwa kebiasaan bolos tidak dapat diterima dan akan berdampak pada kinerja dan karirnya.

Berikan Motivasi dan Dukungan

Beri motivasi dan dukungan untuk meningkatkan kinerja karyawan, dengan memberikan masukan yang konstruktif, serta tawarkan bantuan dan dukungan dalam menghadapi masalah.

Bantu karyawan untuk menemukan cara untuk meningkatkan motivasi kerja dan menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi.

Monitor Kehadiran Karyawan Yang Sering Bolos Tanpa Izin

Lakukan pemantauan terhadap kehadiran karyawan secara teratur, dengan memberikan penghargaan atau pengakuan kepada karyawan yang selalu hadir dan mengikuti jadwal kerja dengan baik.

Hal ini akan memberikan dorongan positif untuk karyawan yang ingin berkinerja dengan baik.

Berikan Sanksi Sesuai Aturan

Berikan sanksi sesuai aturan dan prosedur yang berlaku apabila karyawan tetap melakukan kebiasaan bolos.

Sanksi ini perlu diterapkan dengan adil dan konsisten agar memberikan efek jera dan meningkatkan disiplin kerja.

Evaluasi Sistem Kerja dan Lingkungan Kerja, Cari Tahu Kenapa Karyawan Sering Bolos Tanpa Izin

Evaluasi sistem kerja dan lingkungan kerja di perusahaan. Perhatikan apakah ada faktor internal yang mempengaruhi karyawan dalam melakukan kebiasaan bolos.

Jika ada, maka lakukan perbaikan pada sistem atau lingkungan kerja untuk mengatasi masalah tersebut.

Dalam mengatasi karyawan yang sering bolos, perlu dilakukan dengan hati-hati dan bijaksana.

Upayakan agar karyawan tetap merasa dihargai dan diperlakukan dengan baik, namun tetap mengedepankan kepentingan perusahaan.

Echa