Insight Talenta

Mengenal Laporan Kinerja, Metode, Tujuan dan Cara Meningkatkan Kinerjanya

Laporan kinerja karyawan adalah laporan hasil pelaksanaan suatu kegiatan atau pekerjaan perseorangan atau perusahaan atas penggunaan anggaran. Laporan kinerja menjadi bentuk akuntabilitas pelaksanaan suatu tugas. Hal terpenting yang diperlukan dalam penyusunan laporan kinerja adalah pengukuran kinerja dan evaluasi serta pengungkapan (disclosure) secara memadai hasil analisis terhadap pengukuran kinerja.

Tujuannya yakni untuk memberikan informasi kinerja yang terukur kepada pemberi mandat tugas yang seharusnya dicapai. Laporan tersebut akan berisi indikator kinerja yang mengukur pencapaian organisasi dan programnya. Misalnya, untuk departemen kepolisian, laporan tersebut mungkin menunjukkan jumlah penangkapan, jumlah hukuman menurut kategori kejahatan dan perubahan tingkat kejahatan.

Laporan tersebut dapat membandingkan hasil aktual dengan anggaran atau standar, serta perbedaan antara kedua angka tersebut. Penerima laporan kinerja diharapkan mengambil tindakan bila ada varian yang tidak menguntungkan. Contoh laporan kinerja adalah:

  • Seorang karyawan menerima laporan kinerja tahunan, merinci aktivitasnya versus rencana tindakan aslinya.
  • Seorang manajer proyek menerima laporan kinerja berkala, mencatat kelebihan biaya dan waktu sebagai tonggak proyek terbaru.
  • Pemerintah kota mengeluarkan laporan kinerja tahunan, yang menunjukkan layanan yang diberikan oleh masing-masing departemen kota.

Bagian penting dari laporan kinerja adalah dasar dari mana angka tersebut dihitung. Jika baseline tidak masuk akal, maka hasil apapun yang diperoleh akan menjadi tidak valid. Laporan kinerja disampaikan paling lambat 2 (dua) bulan setelah tahun anggaran berakhir.

Penilaian Kinerja Karyawan

5 Metode Penilaian Kinerja Karyawan

Format yang dipakai untuk melakukan penilaian ini sangat bervariasi, tergantung jenis industri dan bidang usahanya. Biasanya, yang termasuk ke dalam daftar evaluasi kinerja adalah penilaian diri sendiri, review manajerial, review dari sesama rekan kerja, ataupun review dari pelanggan.

Proses penilaian kinerja karyawan sangat penting bagi organisasi, karena sangat berguna untuk meningkatkan produktivitas karyawan dan meningkatkan hasil kerja mereka. Penilaian kinerja biasanya merupakan proses tahunan di mana kinerja dan produktivitas karyawan dievaluasi dengan serangkaian standar yang telah ditentukan.

Manajemen kinerja sangat penting, tidak hanya karena merupakan faktor penentu kenaikan dan promosi upah karyawan tetapi juga karena dapat mengevaluasi keterampilan, kekuatan, dan kekurangan karyawan secara akurat.

Namun, penilaian kinerja jarang dimanfaatkan dengan baik karena metode penilaian kinerja yang ada gagal untuk menginternalisasi hasil kinerja karyawan.

Untuk mencegah penilaian kinerja menjadi tidak lebih dari kata-kata kosong, manajer SDM perlu mengubah proses yang ada dan mencoba menerapkan salah satu dari lima metode penilaian kinerja modern yang tercantum di bawah ini.

1. Management by Objectives (MBO)

Dikenal sebagai Management by Objectives atau Manajemen yang dilakukan berdasarkan tujuan. Dalam metode ini, penilaian dilakukan oleh manajer dan karyawan bersama-sama. Saling mengidentifikasi, merencanakan, mengorganisasikan, dan mengkomunikasikan tujuan yang menjadi fokus selama periode penilaian tertentu.

Setelah menetapkan tujuan yang jelas, manajer dan karyawan secara berkala akan membahas kemajuan yang dibuat untuk mengendalikan dan memperdebatkan kelayakan mencapai tujuan yang ditetapkan tersebut.

Metode penilaian kinerja ini digunakan untuk mencocokkan tujuan organisasi menyeluruh dengan tujuan karyawan secara efektif sambil memvalidasi tujuan menggunakan metode pintar untuk melihat apakah tujuan yang ditetapkan spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan peka waktu.

Pada akhir periode peninjauan (triwulan, setengah tahunan, atau tahunan), karyawan dinilai berdasarkan hasil mereka. Kesuksesan tersebut nantinya dihargai dengan promosi dan kenaikan gaji sedangkan kegagalan ditangani dengan pelatihan lebih lanjut.

Proses ini biasanya lebih menekankan pada tujuan nyata dan aspek tidak berwujud seperti keterampilan interpersonal, komitmen, dan lainnya. 

2. Penilaian 360 Derajat

Penilaian 360 derajat adalah metode penilaian kinerja multidimensi yang mengevaluasi karyawan menggunakan umpan balik yang dikumpulkan dari lingkaran pengaruh karyawan yaitu manajer, rekan kerja, pelanggan, dan laporan langsung.

Metode ini tidak hanya akan menghilangkan bias dalam ulasan kinerja tetapi juga menawarkan pemahaman yang jelas tentang kompetensi individu.

3. Ulasan Rekan Kerja

Bukan tidak mungkin jika perusahaan melakukan metode ini. Dimana rekan kerja mendapatkan kesempatan untuk memberikan perspektif unik tentang kinerja karyawan lainnya sehingga menjadikan mereka penilai yang paling relevan.

Ulasan ini membantu menentukan kemampuan karyawan untuk bekerja dengan baik dengan tim, mengambil inisiatif, dan menjadi kontributor yang dapat diandalkan. Namun, pertemanan atau persaingan dapat mempengaruhi hasil akhir yang kurang objektif. Sehingga perlu dipertimbangan kembali penggunaannya.

4. Penilaian Kerja Berdasarkan Hierarki

Komponen penilaian ini, merupakan umpan balik 360 derajat. Menjadi langkah yang baik dan signifikan. Pemberi umpan balik cenderung memiliki perspektif yang dilihat dari sudut pandang manajerial. Namun, keengganan atau rasa takut kepada orang lain yang berada pada posisi lebih tinggi, biasanya akan memberikan hasil yang kurang maksimal atau objektif.

5. Ulasan Pelanggan atau Klien

Komponen klien dari fase ini dapat mencakup pelanggan internal seperti pengguna produk dalam organisasi atau pelanggan eksternal yang bukan merupakan bagian dari perusahaan tetapi berinteraksi dengan karyawan khusus ini secara teratur.

Ulasan pelanggan dapat mengevaluasi output karyawan dengan lebih baik, namun, pengguna eksternal ini sering tidak melihat dampak proses atau kebijakan terhadap output karyawan.

Itulah beberapa metode sederhana yang dapat dilakukan. Namun agar lebih akurat, Anda bisa menggunakan sistem untuk melakukan penilaian seperti yang disediakan Talenta, dimana bagian HR dapat dengan mudah mengakses laporan kinerja karyawan melalui feed.

Hal ini nantinya akan memudahkan Anda untuk mengidentifikasi serta menyelesaikan masalah yang ada.

Selain itu hanya dengan menggunakan aplikasi ini, semua data yang dibutuhkan sudah tersedia dalam satu menu. Sehingga hal ini memungkinkan untuk mengakses semua laporan karyawan dalam waktu singkat. Anda juga bebas mengunduh berbagai jenis dan periode laporan yang dibutuhkan dalam format yang Anda butuhkan.

Tujuan Penilaian Kinerja Karyawan

Tujuan pengukuran kinerja karyawan yaitu untuk memberikan motivasi kepada karyawan untuk meraih tujuan perusahaan dan sesuai dengan standar perilaku perusahaan demi menggapai hasil yang diharapkan.

Penilaian kinerja karyawan bermanfaat untuk mengurangi adanya sikap dan perilaku yang tidak sesuai serta menumbuhkan dan mengimplementasikan perilaku yang diinginkan dengan feedback yang tepat waktu dari penghargaan kinerja.

Selain yang disebutkan diatas, manfaat dari penilaian kinerja karyawan adalah untuk:

  1. Mengetahui aspek apa saja yang perlu dilatih dari karyawan dan menjadi dasar untuk mengembangkan program pelatihan karyawan.
  2. Membuat pengelolaan organisasi menjadi efektif dan efisien berkat motivasi karyawan yang diberikan secara maksimal.
  3. Memberikan dukungan bagi perusahaan saat mengambil keputusan mengenai karyawan seperti promosi, transfer, dan pemutusan hubungan kerja.
  4. Menjadi dasar dalam pemberian hadiah atau penghargaan kepada karyawan yang layak mendapatkannya.

Cara Meningkatkan Kinerja Karyawan

Kini setelah mengetahui mengenai berbagai hal dari pengertian hingga tujuan kinerja karyawan, Anda mungkin berpikir bagaimana cara untuk meningkatkan kinerja karyawan. 

Jika memang benar, maka pada bagian ini, Talenta akan memberikan lima cara untuk meningkatkan kinerja karyawan. Berikut penjelasannya.

1. Memberikan Pelatihan

Salah satu hal yang perlu dilakukan perusahaan untuk meningkatkan kinerja karyawan adalah dengan mengadakan pelatihan untuk meningkatkan skill karyawan. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa karyawan tetap up-to-date dengan perkembangan teknologi serta ilmu pengetahuan yang ada. 

Kegiatan yang menambah wawasan ini dapat membuat karyawan lebih produktif dan efisien dalam bekerja karena berbagai pengetahuan baru yang ia dapatkan.

2. Transparan dalam Melakukan Performance Appraisal

Selain melakukan pelatihan, perusahaan juga dapat melakukan performance appraisal atau penilaian kinerja dengan lebih transparan. Hal ini dilakukan untuk memberitahukan kepada karyawan seperti apa performa mereka sebenarnya menurut perusahaan dan apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kinerja.

Namun, pemberian penilaian kinerja secara manual dapat memakan waktu yang terlampau banyak. Untuk mempercepat proses penilaian kinerja karyawan, perusahaan dapat menggunakan aplikasi seperti Talenta yang memiliki fitur performance appraisal langsung di dalam aplikasi.

3. Melakukan Diagnosis

Diagnosis adalah hal lain yang dapat dilakukan perusahaan untuk meningkatkan kinerja karyawan. Perusahaan akan mengetahui cara karyawan berpikir, mengamati kinerja, mendengarkan umpan balik mengenai suatu kejadian, dan hal lain sejenisnya.

Semua data tersebut kemudian digabung sehingga perusahaan dapat mengetahui tindakan apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kinerja karyawan. 

4. Memberikan Reward dan Punishment

Salah satu cara paling ampuh untuk meningkatkan kinerja karyawan adalah menerapkan sistem yang memberikan reward dan punishment. Karyawan yang memiliki kinerja yang melebihi target yang ditentukan perusahaan sudah sepantasnya diberikan penghargaan atau reward. Contoh, perusahaan bisa memberikan bonus sejumlah uang jika memang prestasi karyawan dapat dikatakan di atas ekspektasi.

Begitu juga dapat dikatakan jika karyawan melakukan pelanggaran atau terus menerus tidak mencapai target. Perusahaan dapat menerapkan punishment yang akan memberikan efek jera bagi karyawan sehingga dapat memotivasi mereka untuk berprestasi.

5. Memaparkan Jenjang Karir yang Jelas

Jenjang karir yang jelas juga dapat memotivasi karyawan untuk bekerja lebih keras. Penjelasan mengenai jenjang karir dalam perusahaan yang lengkap dengan gaji yang lebih tinggi serta fasilitas lainnya akan meningkatkan motivasi karyawan untuk menggapai jenjang karir yang lebih tinggi.

Tidak adanya jenjang karir yang jelas dapat menurunkan motivasi karyawan dan sangat mungkin memalingkan kepala mereka dari perusahaan dan kepada perusahaan lain.

Kesimpulan

Dapat dilihat bahwa kinerja karyawan sangat berpengaruh bagi kesuksesan suatu perusahaan. Faktor-faktor seperti lingkungan kerja, sarana prasarana, bonus dan insentif, cara komunikasi, serta gaya kepemimpinan dapat memiliki dampak yang besar terhadap kinerja karyawan. Oleh karena itu, perusahaan perlu memenuhi berbagai faktor-faktor tersebut demi menjaga kinerja karyawan.

Untuk melakukan penilaian kinerja karyawan, perusahaan dapat melakukan salah satu dari lima metode, yaitu management by objectives, penilaian 360 derajat, ulasan rekan kerja, berdasarkan hierarki, atau ulasan pelanggan atau klien.

Untuk memberikan penilaian karyawan yang efektif, perusahaan akan membutuhkan satu sistem yang berisi kinerja karyawan dan juga sebuah kanal yang dapat dimanfaatkan untuk memberikan umpan balik. Dengan Talenta, keduanya dapat dilakukan di dalam aplikasi.

Talenta dapat membantu Anda memantau kinerja karyawan Anda dalam fitur employee performance yang berisi semua data yang Anda butuhkan, baik progress KPI, pekerjaan apa yang sedang dilakukan, hingga, pekerjaan apa saja yang telah selesai dikerjakan. 

Anda juga dapat memberikan umpan balik langsung di dalam fitur employee performance tersebut. Hal ini akan membantu Anda mempertahankan tingkat produktivitas karyawan. Terdapat benefit lainnya mengenai software penilaian kinerja karyawan yang dapat Anda temukan pada link berikut: https://www.talenta.co/fitur/aplikasi-penilaian-kinerja-karyawan/.

Bagian terbaiknya? Anda dapat melakukan semuanya kapanpun Anda butuhkan di dalam satu aplikasi Talenta dengan keamanan yang terjamin. 

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Sehingga hadirnya Talenta by Mekari memberikan solusi dengan menghadirkan aplikasi HRD yang dapat diakses secara online dan dilengkapi dengan KPI dashboard sehingga akan memudahkan HR dalam memastikan pekerjaan karyawan sudah sejalan dengan goals perusahaan atau belum. Selengkapnya mengenai KPI dashboard Talenta dapat Anda akses pada: https://www.talenta.co/fitur/aplikasi-penilaian-kinerja-karyawan/manajemen-kpi/.

Talenta menggunakan business model managed subscription, jadi anda berlangganan secara tahunan ke Talenta untuk menggunakan software ini. Tidak bisa bayar sekali didepan lalu pakai selamanya.

Selain itu, semua data yang ada di dalam aplikasi Talenta by Mekari akan terjamin keamanannya, karena kami memiliki kualitas keamanan standar ISO 27001 yang setara dengan bank.

Talenta juga menggunakan teknologi enkripsi sehingga data-data yang tersimpan tidak akan dapat dilihat oleh pihak yang tidak berwenang.

Fitur Talenta by Mekari:

Berikut beberapa fitur utama yang dapat membantu HR dalam mengelola sumber daya manusia suatu perusahaan.

  • Software attendance management: untuk mengelola cuti, absen, jadwal shift kerja, perhitungan lembur dan timesheet karyawan.
  • Aplikasi absensi online: untuk mengelola kehadiran karyawan tanpa perlu menggunakan mesin fingerprint.
  • Aplikasi HRIS: untuk mengelola database karyawan, proses rekrutmen hingga manajemen aset.
  • Software payroll: untuk melakukan penggajian lebih efisien dengan perhitungan yang akurat dan cepat.
  • Aplikasi slip gaji: untuk mengelola slip gaji karyawan dengan lebih aman dan mudah diakses kapan saja dan dimana saja.

Dengan fitur – fitur ini, HR dapat mengelola rekrutmen karyawan dengan lebih mudah, mulai dari job listing, penjadwalan interview, hingga onboarding hanya dalam satu aplikasi yang terintegrasi dan berbasis online.

Tertarik mencoba Talenta secara gratis? Kunjungi Talenta.co sekarang juga!

 

 

 


PUBLISHED21 Mar 2022
Made
Made