Pengertian Succession Plan dan Bagaimana Penerapannya

Apa itu succession plan? Istilah ini mungkin masih terdengar asing untuk beberapa orang. Namun succession plan adalah salah satu program yang sangat penting untuk karyawan.

Succession plan dianggap penting karena seiring dengan berkembangnya perusahaan, program ini akan menghemat biaya yang Anda keluarkan untuk mengembangkan karyawan yang Anda miliki saat ini ketimbang merekrut orang baru.

Sayangnya, banyak yang belum tahu atau bahkan tidak memprioritaskan hal ini.

Mereka memilih untuk fokus pada pertumbuhan bisnis secara langsung, bukan pada SDM yang mereka miliki.

Nah, apa sebenarnya succession plan itu? Berikut adalah penjelasan lengkapnya dari Mekari Talenta.

Mengenal Apa Itu Succession Plan

Secara sederhana, succession plan atau lebih lengkapnya leader succession planning adalah sebuah perencanaan yang berfokus untuk mengidentifikasi karyawan-karyawan yang berpotensial menjadi pemimpin dan menggantikan peran-peran penting di perusahaan.

Peran-peran ini biasanya berkaitan dengan peran dari seorang pemimpin, misalnya manajer, direktur, dan sejenisnya.

Lewat program ini, perusahaan dapat membantu mereka mengembangkan kemampuan sehingga mereka dapat meningkatkan karirnya di dalam perusahaan.

Jadi ketika karyawan terdahulu yang memegang peran penting di perusahaan harus pergi entah karena pensiun, resign, dan hal lainnya, Anda sudah memiliki pengganti dengan kemampuan yang sudah matang.

Jadi secara garis besar, succession plan memastikan proses bisnis Anda akan terus berjalan tanpa hambatan karena orang lama Anda sudah langsung bisa digantikan dengan yang baru.

Untuk itu, program perencanaan ini sangat lah berguna untuk mempertahankan karyawan Anda yang memiliki performa yang sangat baik.

Baca juga: Cara Perusahaan Melakukan Promosi Jabatan untuk Karyawan

Manfaat dari Succession Plan

Ada beberapa manfaat yang bisa dirasakan oleh perusahaan ketika menerapkan leader succession planning. Berikut di antaranya.

Membantu Perusahaan Mengidentifikasi Pemimpin Baru

Leader succession planning dapat membantu Anda mengidentifikasi karyawan yang memiliki kemampuan unik dan mampu membantu mereka meningkatkan karier menuju posisi yang lebih tinggi.

Proses succession planning ini juga dapat membantu mengidentifikasi area yang menjadi kelemahan mereka.

Selanjutnya dengan memberikan pelatihan, Anda dapat meningkatkan performa karyawan.

Pergantian posisi pemimpin yang datang dari dalam perusahaan memiliki keunggulan karena mereka mengerti proses operasi perusahaan secara menyeluruh.

Ketika datang masa harus restrukturisasi, manajemen perusahaan dapat melakukan perubahan dengan cepat tanpa terhambat oleh karyawan yang kualifikasinya kurang.

Meminimalisir Biaya Rekrutmen

Karena proses leader succession planning memungkinkan pergantian yang berasal dari dalam perusahaan, Anda bisa menghemat budget yang seharusnya dipakai untuk mengadakan rekrutmen eksternal.

Budget pada saat membuka rekrutmen pada dasarnya cukup besar, apalagi jika posisi yang ditawarkan semakin besar.

Terlebih akan lebih menguntungkan jika kandidat suksesor dapat bekerja dengan karyawan senior untuk menyerap ilmu mereka sebelum mereka melengserkan jabatannya.

Mengidentifikasi dan Memperbaiki Jarak Kompetensi

Dengan melakukan succession planning yang strategis, perusahaan dapat mengidentifikasi adanya jarak atau gap kompetensi di antara karyawan.

Jarak ini adalah perbedaan antara level kompetensi karyawan saat ini dengan kompetensi yang dibutuhkan untuk meningkatkan level.

Jarak ini dapat terjadi bisa karena kurangnya kemampuan karyawan, syarat-syarat yang dibutuhkan untuk mencapai level manajerial, atau kompetensi-kompetensi lainnya yang mungkin dibutuhkan di masa mendatang.

Adanya jarak ini akan membantu karyawan untuk melakukan perencanaan pelatihan atau program-program yang membantu karyawan bisa meraih skill yang dibutuhkan.

Menjaga Performa Perusahaan

Adanya perubahan dapat membuat perusahaan maju atau malah mundur, tergantung bagaimana manajemen menanganinya.

Dengan perginya karyawan kunci yang memang merupakan bagian dari manajemen atas, perusahaan harus mencari pengganti yang memiliki performa lebih baik dari karyawan sebelumnya.

Jika Anda tidak dapat menemukannya, perusahaan dapat merasakan tantangan yang bisa jadi pemicu kemunduran, jika tidak diidentifikasi sejak dini.

Namun jika dapat dilakukan dengan benar, kebangkitan tersebut dapat menginspirasi karyawan untuk lebih terlibat pada pembuatan keputusan yang lebih kritis.

Kemudian, karyawan juga bisa menjadi lebih loyal karena leader succession planning akan mempersiapkan progres karier mereka.

Cara Menerapkan Succession Plan

Berikut adalah langkah awal bagaimana menerapkan succession plan yang baik.

Lihat Perusahaan Secara Menyeluruh

Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah mengidentifikasi semua SDM yang Anda miliki dan menentukan mana saja yang menjadi posisi penting dan karyawan-karyawan kunci di perusahaan.

Anda juga perlu menyadari bahwa terkadang ada karyawan yang memiliki peran penting namun ia tidak berada di posisi leadership.

Dengan mengidentifikasi hal ini, Anda akan lebih mudah dalam merencanakan succession plan yang baik.

Tentukan Strategi Succession Plan Anda

Ada banyak cara yang bisa Anda lakukan dalam menerapkan succession plan dan yang terbaik adalah yang cocok dengan perusahaan Anda.

Langkahnya, Anda perlu menjawab beberapa pertanyaan ini terlebih dahulu.

• Apakah Anda ingin menerapkan succession plan yang meng-cover semua posisi dan karyawan di perusahaan atau yang hanya meng-cover jabatan-jabatan teratas saja?
• Apakah mengidentifikasi dan mengembangkan karyawan berpotensi akan dimasukkan ke dalam penilaian kinerja dari seorang manajer?
• Apakah perusahaan Anda memiliki kelemahan di titik tertentu, seperti misalnya tingginya tingkat turnover di divisi tertentu?
• Apa tujuan serta hasil yang Anda harapkan?

Pada akhirnya, perencanaan ini adalah tentang apa yang bisa Anda lakukan dalam memanfaatkan SDM yang Anda miliki untuk meningkatkan produktivitas.

Baca juga: Mengenal Istilah Apa Itu Talent Pool

Mengidentifikasi Karyawan Terbaik Anda

Ketika Anda sudah mengidentifikasi posisi penting yang ingin dimasukkan ke dalam perencanaan ini, Anda butuh mencari dua sampai tiga orang yang sekiranya dapat menjadi penerus yang cocok untuk masing-masing posisi tersebut.

Hal ini membutuhkan penilaian yang sangat objektif dari perusahaan.

Terkadang, karyawan terbaik tidak selalu terlihat oleh perusahaan.

Maka dari itu, Anda butuh ekstra hati-hati ketika menilai kemampuan calon kandidat Anda.

Calon kandidat ini adalah orang-orang yang dapat menyelesaikan masalah dengan baik, dapat beradaptasi dengan mudah, dan dapat memikul tanggung jawab yang lebih besar.

Diskusi dengan Karyawan

Anda juga diharuskan untuk dapat berkomunikasi dengan karyawan dan menemukan apa yang menjadi ambisi dan tujuan karir mereka, bagaimana mereka melihat diri mereka di masa depan, dan apa saja yang mereka butuhkan untuk mencapai hal itu.

Bersiaplah untuk menemukan bahwa terkadang, karyawan yang Anda pikir dapat menjadi masa depan perusahaan justru tidak tertarik dengan rencana yang Anda buat.

Jika dilakukan dengan baik, succession plan bisa menjadi nilai plus perusahaan dalam meningkatkan retensi di perusahaan.

Manfaatkan Teknologi agar Succession Plan Berjalan Lancar

Salah satu cara terbaik agar succession plan di perusahaan berjalan lancar adalah dengan menerapkan teknologi dalam memantau performa karyawan berpotensi secara berkala.

Menjawab hal ini, Mekari Talenta memiliki fitur baru bernama Succession Plan di mana akan memfasilitasi kebutuhan suksesor yang juga menyesuaikan kompetensi karyawan.

Melalui fitur ini, Anda dapat memantau kinerja karyawan secara berkala dan ada integrasi antara penilaian kinerja mereka selama ini dan juga pencapaiannya.

Dengan demikian, Anda dapat menilai performa mereka dengan lebih objektif karena sudah berdasarkan dengan data.

Tertarik untuk mengeksplor fitur ini lebih lanjut? Anda bisa mencoba demo aplikasi Mekari Talenta secara gratis dengan mendaftarkan perusahaan Anda pada form berikut ini.

Anda juga bisa menghubungi tim sales kami untuk berdiskusi bertanya seputar permasalahan terkait administrasi HR yang Anda alami.