9 Box Matrix: Pengertian, Manfaat dan Penerapannya

By Jordhi FarhansyahPublished 25 Apr, 2023 Diperbarui 20 Maret 2024

Selain mengelola karyawan, salah satu tugas seorang HRD adalah mengembangkan karyawan. Berbagai matriks pengukuran pun digunakan. Salah satunya adalah model 9 box matrix.

Model 9 box matrix merupakan salah satu alat model pengukuran yang digunakan untuk mengembangkan SDM dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Melalui artikel ini, Insight Talenta akan sedikit membahas apa itu model matriks 9 box dan apa prinsip kerjanya.

Apa Itu Pengertian Dari 9 Box Matrix?

9 Box Matrix adalah suatu alat manajemen sumber daya manusia yang digunakan untuk mengukur potensi dan performa karyawan dalam suatu organisasi.

Matriks ini pertama kali dikembangkan oleh McKinsey & Company pada tahun 1970-an dan sejak itu menjadi salah satu alat yang paling banyak digunakan dalam talent management.

9 Box Matrix terdiri dari matriks 3×3 dengan sumbu x dan y yang merepresentasikan dua dimensi yaitu potensi dan performa karyawan.

Di dalam matriks tersebut, karyawan ditempatkan pada salah satu dari sembilan kotak berbeda yang mewakili kombinasi tinggi rendahnya potensi dan performa.

Berikut adalah penjelasan dari setiap kotak dalam 9 Box Matrix:

  • High Potential High Performer (Kotak 1). Karyawan yang termasuk dalam kotak ini adalah karyawan yang memiliki potensi dan performa yang sangat baik. Mereka adalah karyawan yang dapat dijadikan pemimpin di masa depan.
  • High Potential Average Performer (Kotak 2). Karyawan yang termasuk dalam kotak ini adalah karyawan yang memiliki potensi yang sangat baik, tetapi performa mereka masih rata-rata. Perlu diberikan pelatihan dan pengembangan agar mereka dapat mencapai performa yang lebih baik.
  • High Potential Low Performer (Kotak 3). Karyawan yang termasuk dalam kotak ini adalah karyawan yang memiliki potensi yang sangat baik, tetapi performa mereka masih rendah. Perlu diberikan perhatian dan bantuan agar mereka dapat meningkatkan performanya.
  • Average Potential High Performer (Kotak 4). Karyawan yang termasuk dalam kotak ini adalah karyawan yang memiliki performa yang sangat baik, tetapi potensi mereka masih rata-rata. Mereka cocok untuk dipromosikan pada posisi yang tidak memerlukan potensi yang terlalu tinggi.
  • Average Potential Average Performer (Kotak 5). Karyawan yang termasuk dalam kotak ini adalah karyawan yang memiliki potensi dan performa yang rata-rata. Mereka dapat diberikan pelatihan dan pengembangan agar dapat mencapai performa yang lebih baik.
  • Average Potential Low Performer (Kotak 6). Karyawan yang termasuk dalam kotak ini adalah karyawan yang memiliki potensi yang rata-rata, tetapi performa mereka masih rendah. Perlu diberikan perhatian dan bantuan agar mereka dapat meningkatkan performanya.
  • Low Potential High Performer (Kotak 7). Karyawan yang termasuk dalam kotak ini adalah karyawan yang memiliki potensi yang rendah, tetapi performa mereka sangat baik. Mereka cocok untuk posisi yang memerlukan performa tinggi dan tidak memerlukan potensi yang terlalu tinggi.
  • Low Potential Average Performer (Kotak 8). Karyawan yang termasuk dalam kotak ini adalah karyawan yang memiliki potensi dan performa yang rendah. Perlu diberikan perhatian dan bantuan agar mereka dapat meningkatkan potensi dan performanya.
  • Low Potential Low Performer (Kotak 9). Karyawan yang termasuk dalam kotak ini adalah karyawan yang memiliki potensi dan performa yang sangat rendah. Perlu dipertimbangkan untuk memberikan pelatihan atau mempertimbangkan kembali posisi mereka di perusahaan atau mungkin bahkan harus dipertimbangkan untuk memberhentikan mereka.

Dengan menggunakan 9 Box Matrix, perusahaan dapat memahami kinerja dan potensi karyawan, serta mengambil langkah yang tepat dalam hal pengembangan dan manajemen talenta.

Matrix ini dapat digunakan untuk memutuskan langkah-langkah seperti pengembangan karyawan, promosi, rotasi, atau bahkan pemecatan.

Namun, perlu diingat bahwa 9 Box Matrix hanya sebagian dari keseluruhan manajemen talenta dan tidak boleh digunakan sebagai satu-satunya metode dalam pengambilan keputusan.

Selain itu, penempatan karyawan dalam kotak tertentu juga dapat dipengaruhi oleh faktor lain seperti karakteristik posisi atau bahkan kebijakan perusahaan.

Dalam praktiknya, perusahaan juga dapat mengembangkan matriks 9 Box sesuai dengan kebutuhan mereka.

Hal ini dapat dilakukan dengan menyesuaikan sumbu x dan y yang merepresentasikan dimensi potensi dan performa yang ingin diukur.

Tujuan Model 9 Box Matrix

Model 9 Box Matrix atau biasa dikenal juga sebagai 9 box talent management adalah konsep atau model yang digunakan dalam talent management untuk memberikan visualisasi yang dapat membantu HR dalam mengembangkan potensi karyawan.

Meski begitu 9 Box Matrix bukan lahir dari ilmu talent management, namun bisnis secara keseluruhan yang ditemukan oleh perusahaan General Electronic yang saat ini dikenal dengan GE Matrix.

Dalam ruang lingkup talent management, 9 Box Matrix memiliki dua faktor matriks yaitu potensi (potential) dan juga kinerja (performance).

Dimana matriks potensi berada pada sumbu vertikal dan matriks kinerja pada sumbu horizontal. Semakin ke atas indikator potensi dan kinerja maka nilainya semakin baik.

Penggunaan prinsip dari model ini juga cukup sederhana. Di mana HR akan mengelompokkan masing-masing SDM ke dalam 9 kotak yang disusun berdasarkan kedua matriks tersebut.

Untuk lebih jelasnya, berikut visualisasi dari model 9 box matrix.

9 box matrix

Tujuan dibuatnya analisis model ini dapat membantu HR dalam melakukan pemetaan untuk menentukan arah strategi dalam pengembangan karyawan.

Anda bisa mendapatkan gambaran secara sederhana ketika akan melakukan evaluasi atas kinerja karyawan.

Misalnya, Anda memiliki karyawan yang berpotensi namun dari segi kinerja buruk tentu penanganannya akan berbeda dengan karyawan yang tidak memiliki potensi namun gigih dalam bekerja.

Oleh karena itu, pengukuran atau asesmen dengan model ini tidak bisa bekerja sendiri namun membutuhkan keterlibatan banyak pihak termasuk manajer divisi dan karyawan yang bersangkutan.

Mengapa Perlu Menggunakan 9 Box Matrix?

9 box matrix pada dasarnya adalah sebuah alat manajemen talenta yang digunakan oleh organisasi untuk mengevaluasi kinerja karyawan dan mengidentifikasi potensi pengembangan karyawan. Berikut beberapa manfaat dari penggunaannya.

Membantu identifikasi potensi karyawan

Matriks 9 box membantu organisasi untuk mengidentifikasi karyawan yang memiliki potensi pengembangan dan karyawan yang tidak.

Memberikan pandangan holistik tentang kinerja karyawan

Dengan 9 box matrix, Anda dapat mengevaluasi karyawan berdasarkan pada kinerja dan potensi mereka, sehingga memberikan pandangan yang lebih holistik tentang karyawan.

Memfasilitasi pengambilan keputusan yang lebih baik

9 box matrix membantu manajer membuat keputusan yang lebih baik tentang pengembangan karyawan dan pemilihan karyawan untuk promosi.

Membantu mengidentifikasi kesenjangan dalam keterampilan dan pengetahuan

9 box matrix juga bisa membantu organisasi untuk mengidentifikasi kesenjangan dalam keterampilan dan pengetahuan karyawan sehingga dapat merencanakan program pelatihan dan pengembangan yang efektif.

Menunjukkan arah pengembangan karir

Terakhir, 9 box matrix dapat membantu karyawan memahami di mana mereka berada dalam organisasi dan memberikan arah pengembangan karir yang jelas.

Proses HR jadi lebih cepat dengan software HR terautomasi Mekari Talenta.

Langkah-Langkah dalam Menggunakan Model 9 Box Matrix

Untuk memaksimalkan penggunaan model visual 9 box matrix, ada beberapa tahapan yang perlu Anda lalui di antaranya sebagai berikut.

1. Tentukan Pihak yang Terlibat dalam Penilaian

Perlu diakui penggunaan model 9 box matrix ini sifatnya sangat subjektif sehingga akan memunculkan ketimpangan yang dipengaruhi pengalaman kerja, kedekatan, atau emosi.

Untuk itu dalam menggunakan model ini, HR tidak bisa bekerja sendiri dan harus menentukan siapa saja pihak yang terlibat dalam penggunaan matriks ini.

Misal, Anda bisa mendatangkan konsultan HR, para anggota C-suite, pimpinan divisi, hingga karyawan yang akan dinilai.

Melibatkan banyak pihak seperti ini dilakukan agar proses asesmen tidak bias dan memperkaya  informasi sebagai bahan asesmen.

2. Samakan Persepsi

Setelah melibatkan banyak pihak, selanjutnya adalah menyamakan persepsi terhadap penggunaan 9 Box Matrix.

Anda perlu mengemukakan permasalahan, perkembangan, dan tujuan digunakannya matriks tersebut.

Persepsi yang dimaksud juga termasuk pihak apa yang akan dinilai.

Misal divisi apa, tingkat pekerjaan apa, atau cabang perusahaan yang mana.

Hal tersebut dilakukan untuk mencegah adanya bias dan penilaian yang sangat subjektif sehingga memengaruhi hasil asesmen.

3. Menentukan Tolak Ukur Matriks

Seperti yang sudah dijelaskan bahwa 9 box matrix memiliki dua matriks utama yaitu potensi dan kinerja.

Jika Anda melihat gambar sebelumnya, terdapat tiga tingkatan indikator pada masing-masing matriks yaitu low (rendah), fair (menengah), dan high (tinggi).

Misalnya, untuk indikator matriks kinerja maka penjelasannya pada tiap indikator bisa sebagai berikut:

  • Low performance: Berarti berisi karyawan yang tidak mampu memenuhi target kerja
  • Fair performance: Berarti berisi karyawan yang kinerjanya memenuhi target kerja atau target kerjanya sering berubah-ubah.
  • High performance: Berisi karyawan yang mampu melampaui target kerja.

Dalam menganalisis indikator performance atau kinerja itu sangat bergantung pada perusahaan Anda.

Apakah perusahaan Anda memiliki job desc dan target kerja yang jelas atau tidak. Jika Iya, maka akan mempermudah Anda dalam menentukan tolak ukur matriks ini.

Elemen dari 9 Box Matrix?

Bagaimana dengan matriks potensi? Ada beberapa elemen yang bisa mengukur kinerja karyawan dari rendah ke tinggi.

Sama halnya dengan indikator kinerja di mana pada titik low potential maka karyawan kurang atau bahkan tidak memiliki motivasi dan kemampuan kerja.

Sedangkan fair potential berisi kelompok karyawan yang sebenarnya memiliki potensi besar namun tidak terakomodasi dengan baik.

Lalu high potential berisi karyawan yang mencurahkan segala tenaga dan isi hatinya untuk perusahaan.

Penilaian potensi ini juga bisa berasal dari tingkat engagement.

Karena tingkat engagement berpengaruh pada tingkat motivasi kerja karyawan.

Proses Penilaian dan Perencanaan 9 Box Matrix

Dalam talent management, setelah menentukan tolak ukur, saatnya Anda melakukan penilaian. Proses ini sebenarnya sangat bergantung dengan persepsi yang dibangun melalui penilaian 9 box matrix.

Namun sebagai gambaran, Kami menggunakan penilaian yang dikemukakan oleh Erik van Vulpen salah satu praktisi HR sekaligus pendiri AIHR (Academy to Innovate HR).

Menurutnya, penilaian setiap boks dapat disimpulkan sebagai berikut.

Berikut penjelasan dari tiap-tiap matriks box.

9 box matrix

1. Bad Hire

Karyawan memiliki potensi dan kinerja yang buruk. Penyebabnya beragam, bisa jadi karena Anda salah rekrut, persoalan personal dengan rekan kerja, atau penempatan kerja yang salah.

Cara untuk menyusun strategi ini adalah Anda bisa berbicara secara one-on-one apa yang menjadi masalah pada karyawan tersebut.

Jika memang karena tidak sesuai dengan pekerjaan, Anda bisa memindahkannya ke divisi lain atau memberikan wadah komunikasi antara karyawan tersebut dengan anggota divisi lain.

Jika strategi tersebut tidak berhasil, Anda bisa memecatnya atau membiarkannya dalam masa trial kerja karyawan yang dilakukan selama 3 bulan.

2. Up or Out

Up or Out terbagi menjadi dua yaitu dilemma dan grinder. Pada kelompok dilemma, karyawan memiliki potensi pada tingkat sedang namun memiliki kinerja yang buruk.

Pada kelompok ini, Anda dapat menyimpulkan bahwa kesalahan bukan hanya pada karyawan namun pada saat proses rekrutmen.

Misalnya, Anda tidak memberikan ekspektasi kerja atau onboarding sehingga karyawan tidak tahu apa yang mereka akan kerjakan.

Pada kasus ini, Anda bisa melakukan pendekatan melalui one-on-one session atau program mentoring.

Berbeda dengan kelompok grinder, mereka memiliki potensi yang rendah namun performanya biasa-biasa saja.

Kasusnya sama, karyawan cenderung tidak memiliki ekspektasi terhadap pekerjaannya. Entah kurang memahami produk atau cara kerja perusahaan.

Namun yang berbeda dengan kelompok dilemma, para grinders ini masih mau bekerja keras untuk perusahaan. Sehingga Anda bisa berfokus pada potensinya.

Misal, Anda bisa mengikutsertakan karyawan pada pelatihan-pelatihan kerja.

3. Dysfunctional Genius dan Workhorse

Kelompok ini memiliki kinerja yang buruk namun memiliki potensi yang bagus. Faktor yang memengaruhi biasanya adalah faktor eksternal yaitu perusahaan.

Kemungkinan seperti salah penempatan, kurangnya pengalaman kerja, atau benefit yang Anda tawarkan tidak sejalan dengan potensi Mereka.

Sedangkan workhorse sebaliknya, Mereka memiliki kinerja baik namun potensi yang buruk. Karyawan ini cenderung memiliki persentase terbanyak di perusahaan Anda dan ini sangat umum terjadi.

Keduanya memiliki kunci utama yaitu melakukan retensi. Strategi bagaimana HRM bisa mempertahankan kinerja dan potensi mereka serta berusaha untuk mempertahankan mereka tetap bekerja di perusahaan Anda.

Misalnya memberikan benefit yang lebih baik, kenaikan gaji, meningkatkan komunikasi dan engagement, serta meningkatkan nilai budaya kerja.

Namun perlu diingat, kelompok ini bukanlah tipikal karyawan yang bisa bekerja pada pekerjaan yang memiliki tanggung jawab lebih atau memberikan reward berlebih.

Jika Anda terapkan solusi tersebut maka hanya akan memperburuk matriks pada kelompok ini.

4. Stars and Future Stars (High Potential and Performers, Core Players)

Kelompok ini merupakan kelompok karyawan yang memiliki matriks di atas rata-rata.

Action plan bagi kelompok karyawan ini adalah dengan meningkatkan potensi dan kinerja mereka melalui tanggung jawab dan reward yang lebih baik.

Anda sebagai HR juga diharuskan untuk memantau setiap perkembangan Mereka dan melakukan komunikasi secara terbuka terkait kinerja mereka.

Meski begitu, upaya retensi juga harus tetap bisa dilakukan kepada kelompok karyawan ini.

Kelebihan dan Kekurangan 9 Box Matrix

9 Box Matrix dalam prakteknya juga memiliki kelebihan dan kekurangan yaitu:

  • Kelebihan: mudah digunakan karena penggambaran kelompok yang mudah dipahami.
  • Kelebihan: Memungkinkan terbangunnya komunikasi organisasi yang lebih baik karena melibatkan banyak komponen organisasi serta faktor penentu yang lebih komprehensif.
  • Kelebihan: Mengurangi adanya bias atau pendapat yang sangat subjektif.
  • Kelebihan: Penilaian berpusat pada karyawan. Sehingga hasil dari penilaian akan memberikan manfaat bagi karyawan itu sendiri.
  • Kekurangan: Matriks bekerja sesuai dengan budaya dan tingkat kesehatan organisasi. Semakin tidak sehat organisasi, maka hasil yang didapat akan semakin tidak akurat.
  • Kekurangan: Pada bentuk organisasi yang lebih kecil, hasil penilaian akan sangat tidak akurat.
  • Kekurangan: Karena melibatkan banyak pihak, proses bisa saja memakan waktu.

Kesalahpahaman dalam Penilaian 9 Box Matrix

Hal yang sering disalahpahami oleh HR terkait penilaian 9 Box Matrix ini adalah proporsi dan keputusan pecat-memecat.

Pertama, 9 Box Matrix bukan hanya berbicara bagaimana Anda bisa menghilangkan atau menambahkan kelompok matriks tertentu.

Ada yang beranggapan bahwa dengan banyaknya kelompok top performer, maka perusahaan akan semakin baik.

Menurut Martin Sutherland, Direktur global PeopleTree Group ada batasan persentase pada kelompok kerja yang memiliki potensi dan penilaian tinggi.

Misal, pada perusahaan yang memiliki pertumbuhan negatif atau pada kelas menengah persentase kelompok karyawan stars and future stars (high performer and potential) hanya boleh berkisar 5 hingga 10%.

Jika lebih dari itu, para karyawan yang berada di posisi itu tidak memiliki tempat untuk mengembangkan dirinya yang menyebabkan Mereka keluar dari perusahaan Anda.

Dari segi biaya, semakin banyak karyawan di kelompok ini, maka semakin besar pula biaya yang Anda keluarkan untuk gaji atau reward.

Anda tidak perlu menambah karyawan top performer and potential namun bisa melakukan beberapa hal misalnya meningkatkan kualitas lingkungan dan budaya kerja atau menggunakan teknologi otomatisasi.

Berbicara menggunakan teknologi, Anda bisa menggunakan software HRIS Talenta untuk meningkatkan tata kelola HR serta mengatur manajemen performa perusahaan Anda.

Aplikasi Mekari Talenta memiliki fitur Performance Management yang punya beberapa manfaat. Lewat fitur ini, Anda dapat dengan mudah mengelola performa karyawan, mulai dari pendistribusian tugas, manajemen KPI, hingga penilaian kinerja karyawan yang komprehensif dalam satu aplikasi.

Tertarik melihat lebih lanjut fitur-fitur Talenta? Coba gratis demonya dengan mendaftarkan perusahaan Anda dan konsultasikan permasalahan HR Anda pada tim kami.

banner tentu bisa june
Image
Jordhi Farhansyah
Penulis yang selama 2 tahun terakhir fokus memproduksi konten seputar HR dan bisnis. Selain menulis, sehari-hari Jordhi juga aktif merawat hobinya di bidang fotografi analog.