Setiap pekerja memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda-beda pada suatu perusahaan. Tugas ini dikenal dengan istilah job description. Job desctription pasti bukanlah hal yang asing di telinga para karyawan maupun calon karyawan. Mengingat, seorang pencari kerja biasanya akan mempertimbangkan suatu lowongan berdasarkan job desc dari posisi tersebut.
Oleh karena itu, peran job description pada suatu perusahaan merupakan hal yang fundamental. Untuk lebih mengenal job description secara jelas bagi perusahaan dan karyawan, berikut penjelasannya.
Apa Itu Job Description bagi Perusahaan?
Job description pada suatu perusahaan merupakan petunjuk dan gambaran jelas sebuah pekerjaan yang sebelumnya telah ditetapkan. Job desc menjelaskan tugas, peran, serta wewenang setiap karyawan dalam melaksanakan kewajibannya sebagai pekerja. Sebagai contoh seorang desain grafis, job desc pada posisi ini bertanggung jawab untuk membuat desain, logo, atau hal-hal yang hanya berkaitan dengan desain.
Dengan kata lain tugas atau job description yang harus dipenuhi fokus pada tugas tertentu dan tidak melenceng dari pedoman awal. Setiap karyawan akan berpegang pada job descnya masing-masing ketika bekerja. Hal ini tentu bertujuan untuk memberi kejelasan setiap karyawan dalam bekerja dan mencapai target yang diberikan.
Selain itu, manfaat dari job desc ini sangat penting untuk keberlangsungan aktivitas karyawan di semua divisi dan posisi. Berikut manfaat yang dihasilkan dari adanya job description berdasarkan posisi atau jabatan sebuah perusahaan.
-
CEO atau Atasan Perusahaan
Seorang CEO yang memiliki peranan penting pada job descriptionnya, di mana pemutusan kebijakan, prosedur serta standar aturan perusahaan. Wewenang CEO dalam membuat keputusan strategi meliputi kerjasama, aliansi, investasi, pemanfaatan anggaran, dan hal-hal yang dapat mengembangkan perusahaan juga menjadi manfaat adanya job description pada sebuah perusahaan
-
Manajer atau Pemimpin Perusahaan
Membawahi anggota-anggota yang ditunjuk untuk mengatur setiap kinerja karyawan sudah diatur pada job description seorang manajer. Oleh karena itu, manajer harus mampu memimpin operasional perusahaan dan memberikan motivasi kepada setiap karyawannya demi mencapai target perusahaan.
-
Perekrut
Dalam hal mencari sumber daya manusia untuk memenuhi aktivitas operasional perusahaan adalah job desc dari seorang perekrut. Manfaat yang diberikan tentu seorang perekrut akan paham kandidat mana yang cocok dan sesuai dengan kebutuhan posisi di sebuah perusahaan.
-
Trainer atau Pelatih
Lain halnya dengan seorang trainer yang memiliki job description sebagai pemberi pelatihan bagi karyawan terkait. Di mana, manfaat dari tugas ini adalah menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas
-
Succession Planner atau Perencana Karir
Perencana karir harus mampu menempatkan individu pada peran yang sesuai kapasitas dan potensi yang dimiliki. Dengan adanya job description ini sebuah perusahaan mampu melakukan perencanaan serta pengembangan, mempersiapkan susunan skala prioritas, dan membantu terjalinnya kordinasi secara lancar.
Hal-hal tadi hanya sebagian dari banyaknya manfaat-manfaat pada job description untuk internal perusahaan.
Bagaimana Cara Menyusun Job Description secara Baik?
Posisi seorang karyawan berjalan seiring dengan job desc yang telah ditetapkan. Hal ini akan memberikan dampak positif pada perusahaan dalam tahap pengembangan dan dapat maju. Oleh karena itu, job description yang baik menjadi peranan penting dalam mewujudkannya. Lalu, bagaimana perusahaan dapat menyusun job desc yang baik dan efektif bagi para karyawannya? Jawabannya ada pada 5 elemen fundamental dalam membentuk job description yang baik. Berikut penjelasan elemen-elemen tersebut:
-
Spesifikasi Pekerjaan
Langkah dini yang diambil perusahaan dalam membuat job desc yaitu spesifikasi setiap pekerjaan. Spesifikasi ini dilakukan untuk mengetahui dan menilai kualitas pekerjaan. Jika dijabarkan, penilaian ini bisa berdasarkan tanggung jawab, kinerja, keterampilan serta situasi pekerjaan yang diberikan.
Seperti contoh penilaian berdasarkan keterampilan bisa dari segi pengalaman, pendidikan yang diambil, dan inisiatif.
-
Akuntabilitas
Unsur berikutnya yang harus dipahami dalam menyusun job desc adalah akuntabilitas. Di mana, penilaian ini akan didasarkan pada pengetahuan tentang kebijakan perusahaan, produk perusahaan, keputusan dan tindakan yang diambil. Oleh karena itu, akuntabilitas menjadi unsur penting untuk menghasilkan job description yang baik dengan maksud memberikan pandangan pada pemilik jabatan untuk mampu menjalankan aturan dan ketentuan yang telah dibuat.
-
Tugas serta Tanggung Jawab
Unsur yang paling penting pada sebuah job decs yaitu tugas dan tanggung jawab. Seorang karyawan harus menjalankan tugasnya sebagai pekerja dan bertanggung jawab atas apa yang dihasilkan. Baik itu kinerja yang buruk atau capaian target yang sesuai. Selain itu, karyawan akan lebih memahami tidak dan harus melakukan apa dalam mengambil keputusan yang tepat.
Tugas ini dapat dirincikan dengan poin-poin secara deskriptif tentang apa saja yang harus dilakukan pada pekerjaan di posisi tersebut. Alhasil, setiap karyawan dapat memaksimalkan kemampuan mereka untuk mencapai target yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
-
Ringkasan Pekerjaan
Unsur atau elemen ini merupakan dukungan dari beberapa unsur yang telah dijelaskan berupa gambaran dari pekerjaan. Isi yang dilampirkan dapat menggunakan garis besar dari tugas apa yang harus dilakukan. Hal selanjutnya dapat dikembangkan oleh karyawan atau penanggung jawab.
Mengingat perusahaan tidak perlu repot-repot menjabarkan penjelasan yang dirasa tidak begitu penting dengan maksud menghindari kesalahan pemahaman setiap karyawan.
-
Identifikasi Pekerjaan
Yang terakhir yaitu identifikasi pekerjaan, di mana hal ini berkaitan dengan proses identifikasi pekerjaan yang disampaikan dalam satu hingga dua kalimat sebagai informasi pekerjaan, jabatan, pengalaman, dan pendidikan. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan tenaga-tenaga yang ahli dan kompeten di bidangnya.
Kelima unsur ini dapat dijadikan acuan untuk menyusun job desc secara baik sehingga hasil dari job description ini dapat dipahami secara jelas setiap detailnya. Hal ini berkaitan dengan performa pekerja yang tidak dan sudah memahami setiap detail job desc. Selain itu, job desc yang baik akan menjadi pengingat setiap karyawan ketika menemukan hal ambigu atau membingungkan pada tugas mereka.
Balik lagi menggunakan job desc sebagai acuan tentu akan menjawab kebingungan dari setiap karyawan saat mereka memutuskan sesuatu terkait pekerjaan. Oleh karena itu, penting sekali menghasilkan job description yang baik, jelas, dan dapat diterapkan oleh semua divisi serta jabatan terkait.
Perusahaan tentu harus lebih memerhatikan kualitas dari setiap job description yang ditetapkan dan diberikan kepada setiap karyawannya. Sama halnya dengan meningkatkan kualitas dan kinerja setiap karyawan, suatu perusahaan dapat menggunakan bantuan aplikasi karyawan seperti Talenta. Talenta memberikan kemudahan yang jelas dengan beberapa layanan meliputi absensi online, payroll system, database karyawan, dan masih banyak lainnya.
Dengan layanan layaknya job description yang harus dipenuhi, tentunya layanan Talenta dapat menjadi solusi setiap pekerjaan HR. akan terbantu secara mudah, praktis, aman dan otomatis hanya dalam satu platform. Cari tahu lebih banyak tentang Talenta di sini.
