Job Specification: Pengertian, Contoh dan Tips Pembuatan

Tidak sedikit perekrut yang mengeluhkan bahwa dari sekian banyaknya kandidat yang melamar, hanya sedikit yang cocok atau mendekati kriteria pada job description dan specification yang sudah dibuat.

Jika melihat dari sisi perekrut, bisa saja mereka mengalami kendala menemukan kandidat yang cocok, mulai dari screening yang memakan waktu hingga seleksi saat tahap interview, diakibatkan kurangnya perhatian pada pembuatan job specification.

Melalui artikel kali ini, mari simak tips menulis job spesifikasi yang strategis untuk proses rekrutmen yang lebih lancar.

Apa Itu Job Specification?

Job specification adalah penjelasan tentang kualifikasi minimal yang harus dimiliki di dalam sebuah pekerjaan, sesuai apa yang digambarkan dalam job description.

Jika job description menjelaskan tentang bagaimana gambaran pekerjaan pekerjaan dan tugas yang akan dilakukan dalam pekerjaan, maka job specification berisi dengan persyaratan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut.

Job specification adalah spesifikasi jabatan yang merupakan suatu uraian tertulis tentang tentang latar belakang pendidikan atau pengetahuan, keterampilan, pengalaman, kemampuan dan kompetensi atau hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki untuk mengisi jabatan tertentu sehingga dapat berfungsi dengan efektif.

Job specification adalah alat penting di dalam proses rekrutmen, seleksi, dan penempatan.

Job specification yang jelas akan membantu tugas HRD dalam menyeleksi kandidat yang tepat, mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu, dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan.

Manfaat Penulisan Job Specification yang Jelas

Menentukan job specification sangat penting, karena dengan adanya job specification di awal memberikan beberapa manfaat baik bagi pencari kerja maupun perusahaan.

Berikut beberapa manfaat dari job specification bagi perekrut:

Syarat Pekerjaan Menjadi Jelas Dengan Adanya Job Specification

Dengan adanya job specification maka syarat dari tenaga kerja yang diinginkan oleh suatu perusahaan bisa menjadi lebih jelas.

Pentingnya job specification adalah untuk memahami secara menyeluruh dari detail sebuah gambaran pekerjaan.

Sebuah perusahaan mungkin saja membutuhkan karyawan atau tenaga kerja dengan kualifikasi tertentu.

Jadi dalam masa pencarian tenaga kerja maka perusahaan bisa memberikan beberapa syarat atau ketentuan tertentu.

Untuk HRD, job specification adalah dasar petunjuk dalam melakukan rekrutmen juga dalam menyeleksi kandidat yang paling cocok dengan kebutuhan.

Selain itu, job specification bisa juga menjadi alat screening CV dan menentukan mana yang paling cocok dengan pekerjaan yang dibutuhkan.

Dengan kata lain spesifikasi kerja dapat membantu proses penerimaan karyawan dengan cara memberikan batasan mengenai kualifikasi karyawan yang diperlukan oleh perusahaan.

Job Specification Digunakan Sebagai Dasar untuk Melakukan Seleksi Awal

Adanya spesifikasi kerja yang turut dicantumkan dalam mencari karyawan akan menjadi sebuah proses seleksi awal bagi calon pelamar kerja.

Sebelum melamar tentunya seseorang akan menyeleksi dirinya sendiri apakah kira-kira ia bisa mendapatkan posisi kerja yang sedang ditawarkan di suatu perusahaan ataukah tidak.

Tentunya kandidat yang ingin melamar pekerjaan di perusahaan akan melakukan peninjauan kembali pada dirinya sendiri apakah mereka telah memenuhi kriteria yang diinginkan oleh perusahaan atau tidak sama sekali.

Hal ini biasanya terjadi di luar perusahaan dan merupakan tahap awal bagi seseorang yang ingin melamar posisi kerja tertentu di perusahaan.

Dengan adanya job specification ini, dapat membantu HRD melakukan seleksi awal.

Job Specification Yang Jelas Bisa Mendukung Perusahaan Mencapai Tujuan

Job specification memberikan detail penting terkait pekerjaan seperti pendidikan, keterampilan, pengalaman sebelumnya, sifat, dan sebagainya.

Yang nantinya akan membantu karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan dan mencapai tujuan perusahaan.

Karyawan yang memiliki keahlian dan kemampuan sesuai spesifikasi pekerjaan yang dibutuhkan akan bekerja sesuai dengan keahliannya tersebut, sehingga mereka dapat melakukan pekerjaannya dengan sangat baik.

Bagaimanapun adanya spesifikasi kerja akan membuat perusahaan bisa dengan lebih mudah mencapai tujuannya.

Membantu Peningkatan Kualitas SDM Dengan Adanya Job Specification Yang Spesifik

Job specification juga membantu HRD dalam meningkatkan kualitas sumber daya manusia, atau meningkatkan keterampilan karyawan.

Adanya job specification membantu HRD mengetahui pengetahuan atau kemampuan apa yang perlu diberikan kepada karyawan guna menunjang pekerjaannya.

Dalam hal ini karyawan akan terus mengembangkan kemampuan dan keahliannya selama ia bekerja di perusahaan.

Kompetensinya akan terus dikembangkan sehingga semakin hari ia akan menjadi tenaga kerja ahli.

Disinilah terjadi proses peningkatan kualitas tenaga kerja atau kualitas SDM yang sangat dibutuhkan oleh sebuah perusahaan.

Komponen Penting di Dalam Job Specification

Ada banyak poin yang dijadikan parameter dalam menentukan job specification, tergantung profil kandidat seperti apa yang dicari dan dibutuhkan oleh perusahaan.

Namun pada dasarnya job specification terdiri dari KSAO, yaitu:

• Knowledge, pengetahuan utama yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas
• Skill, keterampilan untuk mengerjakan tugas. Merupakan keterampilan yang bersifat dapat dipelajari.
• Ability, kemampuan dasar atau bawaan untuk mengerjakan beragam tugas, memperoleh pengetahuan, atau mengembangkan skill/keahlian.
• Other characteristic atau karakteristik lain merupakan faktor personal

Jika dijabarkan lebih lanjut, maka akan menjadi seperti berikut:

Knowledge

Biasanya terdiri dari latar belakang pendidikan atau pengetahuan yang harus dikuasai sebagai dasar untuk menunjang pekerjaan.

Parameter ini memberikan pengetahuan tentang kualifikasi kandidat dari background pendidikannya, baik pendidikan formal non-formal.

Skill

Biasanya terdiri dari requirement keterampilan yang dibutuhkan secara spesifik, seperti skill mengoperasikan suatu mesin atau seperti skill leadership, komunikasi, manajemen waktu, orang, dan lain-lain.

Termasuk juga di dalamnya pengalaman bekerja sebelumnya yang menunjang skill tersebut.

Ability

Bisa terdiri dari kemampuan penglihatan, karakteristik fisik, atau kemampuan bawaan lainnya.

Other Characteristic

Biasanya seperti kepribadian, sikap, kemauan, minat, dan motivasi, serta faktor terukur seperti perizinan, gelar, pengalaman industri, posisi, lama pengalaman, dan lain-lain.

5 Tips dalam Membuat Job Specification yang Baik

Seperti disinggung di atas, berikut adalah tips startegis yang bisa dipraktikkan ketika rekan-rekan perekrut meletakkan spesifikasi pekerjaan pada job description.

1. Buat sespesifik mungkin tentang tanggung jawab pekerjaan, termasuk tenggat waktu pengiriman dan pengukuran keberhasilan.
2. Berikan ruang untuk fleksibilitas dalam spesifikasi pekerjaan, dan jelaskan apakah peran tersebut kemungkinan besar akan berubah atau tumbuh dalam waktu dekat. Ini membantu untuk menghindari karyawan kesal karena mengambil tanggung jawab tidak dalam deskripsi pekerjaan aslinya.
3. Berhati-hatilah dengan kata-kata Anda, misalnya apakah suatu kualifikasi benar-benar diperlukan atau apakah seseorang yang memiliki Kualifikasi oleh Pengalaman (QBE) masih cocok?
4. Sangat penting untuk tidak melakukan diskriminasi atas dasar jenis kelamin, usia, etnis, seksualitas atau kesehatan, jadi hindari persyaratan yang tidak tepat, misalnya “harus memiliki pengalaman x tahun” atau kata-kata seperti “dinamis” atau “dewasa”. Baca informasi lebih lanjut tentang menghindari diskriminasi di sini.
5. Jika peran tersebut terkait dengan pemberian layanan, Anda mungkin ingin menanyakan kepada klien pilihan tentang pendapat mereka tentang tipe orang yang ingin mereka ajak kerja sama.

Contoh Sederhana Job Specification yang Bisa Dibuat Siapa Saja Untuk Posisi Manajer Pemasaran

Berikut adalah contoh spesifikasi pekerjaan untuk posisi Manajer Pemasaran di sebuah perusahaan telekomunikasi.

Pendidikan

• Sarjana Teknik atau Magister Pemasaran dari universitas terkemuka.

Pengalaman Kerja

• Pengalaman kerja minimal 1 tahun di bidang pemasaran dan penjualan (diutamakan dari industri telekomunikasi atau FMCG).

Keterampilan dan Pengetahuan

• Kemampuan komunikasi yang baik dan mampu memimpin tim.
• Pengalaman dalam mengelola kegiatan ATL-BTL (Above The Line dan Below The Line) dan mengkoordinasikan acara promosi.
• Mahir dalam mengelola media sosial seperti Facebook, Twitter, dan membangun brand online.
• Pengalaman dalam mengelola hubungan dengan media dan kegiatan public relations.
• Kemampuan analitis yang kuat dan mampu memecahkan masalah.
• Memahami bisnis, mampu menghasilkan produk inovatif, dan meluncurkannya.

Kepribadian dan Sikap

• Berpenampilan rapi dan memiliki kemampuan berbicara yang baik.
• Tenang dalam menghadapi situasi yang kompleks dan memiliki keterampilan kepemimpinan dalam mengelola tim yang besar.
• Emosional yang stabil dan mampu memberikan hasil pekerjaan tepat waktu.

Daftar di atas adalah contoh spesifikasi pekerjaan.

Detail yang lebih spesifik juga dapat ditambahkan untuk memberikan pemahaman yang lebih baik tentang tugas dan tanggung jawab dalam pekerjaan tersebut.

Dapat disimpulkan bahwa spesifikasi pekerjaan berbeda dengan deskripsi pekerjaan.

Spesifikasi pekerjaan lebih menjelaskan kriteria atau kualifikasi yang dibutuhkan untuk suatu jabatan tertentu.

Spesifikasi pekerjaan ini memiliki manfaat yang penting dalam pengelolaan sumber daya manusia, baik dalam proses rekrutmen maupun pengembangan sumber daya manusia.

Dalam menyusun spesifikasi pekerjaan, perlu memperhatikan komponen dasar yang harus ada, yaitu pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan karakteristik lainnya.

Contoh Sederhana Job Specification yang Bisa Dibuat Siapa Saja Untuk Posisi Digital Marketing

Berikut adalah contoh spesifikasi pekerjaan yang sederhana untuk posisi Digital Marketing:

Pendidikan

• Lulusan Sarjana dalam bidang Pemasaran, Komunikasi, atau bidang terkait.

Keterampilan dan Pengetahuan

• Memiliki pemahaman mendalam tentang strategi pemasaran digital dan tren terkini.
• Mampu mengelola kampanye pemasaran digital melalui berbagai platform seperti media sosial, mesin pencari, email, dan iklan online.
• Mahir dalam menggunakan alat dan software pemasaran digital seperti Google Analytics, Google AdWords, Facebook Ads, dan lainnya.
• Memahami konsep SEO (Search Engine Optimization) dan teknik optimasi konten.
• Kemampuan untuk menganalisis data dan membuat laporan tentang performa kampanye pemasaran digital.
• Kreatif dan inovatif dalam merancang strategi pemasaran yang efektif.
• Memiliki kemampuan menulis konten pemasaran yang menarik dan menghasilkan.

Kepribadian dan Sikap

• Berjiwa muda, energik, dan antusias terhadap dunia digital.
• Kemampuan beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan tren dan teknologi.
• Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
• Komunikator yang baik dengan kemampuan presentasi yang kuat.
• Kemampuan manajemen waktu dan pemecahan masalah yang baik.

Pengalaman

• Pengalaman kerja di bidang pemasaran digital atau industri terkait adalah nilai tambah.

Spesifikasi pekerjaan ini memberikan gambaran tentang kualifikasi dan persyaratan yang diharapkan dari calon karyawan untuk posisi Digital Marketing.

Detail yang lebih spesifik juga dapat ditambahkan sesuai kebutuhan perusahaan.

Perlu diingat bahwa spesifikasi pekerjaan ini dapat disesuaikan dan diperluas untuk memenuhi kebutuhan spesifik perusahaan dan posisi yang ditawarkan.

Contoh Sederhana Job Specification yang Bisa Dibuat Siapa Saja Untuk Posisi SEO Specialist

Berikut adalah contoh spesifikasi pekerjaan yang sederhana untuk posisi SEO Specialist:

Pendidikan

• Lulusan Sarjana dalam bidang Komunikasi, Pemasaran, Teknologi Informasi, atau bidang terkait.

Keterampilan dan Pengetahuan

• Memiliki pemahaman mendalam tentang SEO (Search Engine Optimization) dan prinsip dasar yang terkait.
• Mahir dalam melakukan riset kata kunci (keyword research) dan mampu mengoptimalkan konten sesuai dengan kata kunci yang relevan.
• Memahami teknik On-Page SEO seperti pengoptimalan struktur situs, penggunaan tag heading, meta tag, dan URL yang ramah SEO.
• Familiar dengan teknik Off-Page SEO seperti link building, social bookmarking, dan strategi backlink.
• Mengerti dan mampu menggunakan alat analitik seperti Google Analytics untuk melacak dan menganalisis data trafik organik.
• Memiliki pengetahuan tentang optimasi mesin pencari (search engine) terkemuka seperti Google, Bing, dan Yahoo.
• Memiliki kemampuan menulis konten yang SEO-friendly dan menarik bagi pengguna.
• Mampu menerapkan prinsip-prinsip SEO dalam desain dan pengembangan situs web.
• Mengikuti perkembangan terbaru dalam industri SEO dan memiliki keinginan untuk terus belajar.

Kepribadian dan Sikap

• Berjiwa analitis, detil, dan berorientasi pada hasil.
• Kemampuan problem solving yang baik.
• Kemampuan beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan algoritma mesin pencari.
• Kemampuan kerja mandiri maupun dalam tim.
• Komunikator yang baik dan mampu berkolaborasi dengan anggota tim lainnya.

Pengalaman

• Pengalaman kerja di bidang SEO atau digital marketing merupakan nilai tambah.

Spesifikasi pekerjaan ini memberikan gambaran tentang kualifikasi dan persyaratan yang diharapkan dari calon karyawan untuk posisi SEO Specialist.

Detail yang lebih spesifik juga dapat ditambahkan sesuai kebutuhan perusahaan.

Perlu diingat bahwa spesifikasi pekerjaan ini dapat disesuaikan dan diperluas untuk memenuhi kebutuhan spesifik perusahaan dan posisi yang ditawarkan.

Kelola Kebutuhan Karyawan dengan Mekari Talenta

Mekari Talenta adalah salah satu software HRIS untuk manajemen sumber daya manusia.

Software penilaian kinerja karyawan dapat membantu Anda dalam mengelola kinerja karyawan secara objektif dengan goals yang efektif.

Selain itu, Anda dapat memberikan menyeluruh terhadap karyawan.

Hadirnya Mekari Talenta memberikan solusi dengan menghadirkan aplikasi HRD yang dapat diakses secara online dan dapat membantu mengotomatisasi proses speerti pembayaran gaji dan absensi dalam suatu dashboard yang mudah digunakan.

Tertarik mencoba Talenta secara gratis? Konsultasi dengan tim sales sekarang juga.