Atasi 6 Masalah Penggajian dengan Software Payroll Online

Atasi 6 Masalah Penggajian dengan Software Payroll Online

Jika Anda sebagai pemilik usaha yang mempekerjakan karyawan, Anda perlu tahu cara menjalankan penggajian atau biasa disebut dengan payroll. Mengelola payroll  tidak hanya sekedar memastikan Anda membayar upah karyawan secara akurat, tetapi juga membantu memastikan Anda tetap mematuhi undang-undang yang berlaku di Indonesia. Berikut penjelasan lengkap seputar pengertian payrol, komponen penggajian dan masalahnya serta penggunaan software payroll online yang diyakini menjadi solusi paling terkini.

Apa Itu Payroll?

Payroll adalah proses menghitung sejumlah uang  yang harus dibayarkan kepada karyawan. Dengan kata lain, payroll adalah sebuah sistem administrasi penggajian perusahaan yang mempunyai pegawai atau karyawan, sehingga sistem payroll ini dapat dikatakan sebagai aplikasi yang memudahkan pekerjaan rutin dari staf HRD setiap bulannya. 

Dalam hal menghitung gaji yang harus dibayarkan dan dihitung berdasarkan gaji pokok, tunjangan transport, uang makan, dan uang lembur. Proses ini dilakukan secara teratur per periode, sehari sekali, seminggu sekali atau sebulan sekali. 

Komponen Gaji Karyawan

Atasi 6 Masalah Penggajian dengan Software Payroll Online

Untuk menjalankan payroll, Anda harus terlebih dahulu mengetahui detail apa yang diperlukan. Berikut rincian dari berbagai elemen yang membentuk daftar gaji

1. Detail Data Karyawan

Sebelum Anda dapat menjalankan penggajian, Anda harus mengakses rincian karyawan Anda seperti nama, alamat, nomor asuransi nasional, dan gaji.  

2. Jam Kerja Karyawan

Jika Anda membayar karyawan Anda dengan tarif per jam, Anda harus memiliki sistem payroll untuk memantau jam kerja mereka sehingga Anda dapat memastikan mereka dibayar dengan jumlah yang benar.Anda juga harus mencatat hari sakit dan lembur setiap karyawan yang tergantung pada kebijakan perusahaan Anda.

3. Perhitungan Gaji atau Upah Kotor

Anda perlu mencatat berapa jumlah upah atau gaji karyawan, karena ini akan menentukan bagaimana Anda menghitung gaji bersih mereka.Gaji adalah uang yang diterima karyawan setiap bulan atau per periode. Pembayaran ini didasarkan pada jumlah tahunan yang dibagi menjadi 12 pembayaran individu. Sedangkan upah adalah jumlah bayaran karyawan per jam. Tetapi tergantung pada sifat bisnis Anda, Anda dapat memilih cara pembayaran karyawan Anda dengan upah atau gaji.

Lalu pada slip gaji karyawan, Anda harus menunjukkan gaji kotor dan bersih mereka. Gaji kotor adalah total gaji karyawan dalam satu periode dan gaji bersih adalah jumlah yang mereka terima setelah pajak dan potongan lainnya.

4. Pembayaran Bonus dan Tunjangan

Tentukan bagaimana kebijakan bonus yang dilakukan atas lembur atau pencapaian tertentu. Setelah itu, terapkan juga kebijakan tunjangan di perusahaan tanpa melanggar undang-undang. Terdapat 9 tunjangan yang dapat diberikan perusahaan kepada karyawan.

5. Pajak dan Potongan

Secara hukum, setiap karyawan harus membayar pajak penghasilan dan asuransi nasional dari total gaji kotor mereka. Jumlah ini dapat bervariasi tergantung pada jumlah total yang diterima seorang karyawan dan keadaan mereka. Apapun, hal ini adalah tanggung jawab perusahaan agar memastikan karyawan mendapat jumlah yang benar setelah dikurangi pajak PPh 21 dan asuransi. Sangat penting Anda menyelesaikan ini tepat waktu setiap bulan atau Anda dapat dikenakan penalti. 

Note:  Dapatkan informasi Seputar Aplikasi Penggajian Karyawan hanya di Artikel HR & Payroll Talenta.

Masalah Umum Terkait Payroll 

1. Memproses Data  yang Tidak Benar

Salah satu masalah payroll paling umum adalah pemrosesan data yang tidak akurat. Hal ini mengakibatkan karyawan dibayar dalam jumlah yang salah. Meskipun sebagian karyawan secara pribadi tidak memperhatikan kelebihan gaji yang didapat, tetapi hal tidak baik untuk  perusahaan secara keseluruhan. 

Kerugian finansial akan mempengaruhi laba perusahaan. Di sisi lain, jika karyawan dibayar kurang dari yang seharusnya, hal ini menyebabkan ketidakpuasan karyawan. Tapi sayangnya, memperbaiki proses payroll yang benar ini terkadang membutuhkan banyak pengerjaan ulang dan waktu.

2. Pembayaran Terlambat

Karyawan harus dibayar tepat waktu. Titik. Ketika gaji diproses terlambat, karyawan merasa tidak dihargai pekerjaannya dan seperti yang Anda bayangkan,hal ini akan sejalan dengan penurunan produktivitas dan semangat kerja karyawan.

3. Pembayaran Tidak Tepat Sasaran

Ada banyak jenis pekerja, termasuk karyawan tetap, karyawan freelance, dan karyawan magang. Sangat penting untuk memiliki klasifikasi data karyawan dengan benar karena masing-masing memiliki persyaratan pajak yang berbeda. Jika seorang karyawan penuh-waktu diklasifikasikan secara salah sebagai magang, misalnya, tentu ini akan mempengaruhi segala proses payroll yang berjalan. Belum lagi, jika perusahaan memiliki karyawan yang banyak sehingga harus di cek satu per satu kepada siapa pembayaran yang salah tersebut. 

4. Tidak Mengetahui Perubahan Undang-Undang

Biasanya, terdapat sejumlah Undang-Undang dan peraturan payroll yang terus dikaji dan diperbarui. Misalnya, perusahaan mungkin perlu mengikuti pajak penghasilan terbaru, upah minimum karyawan sesuai wilayah dan aturan kebijakan lainnya.

Ketika perusahaan gagal mengikuti peraturan yang berubah, risikonya tidak hanya sekedar reputasi tetapi juga denda yang biasanya lebih tinggi dibanding pembayaran yang seharusnya. Sebagai contoh, katakanlah Undang-Undang berlaku yang memotong pajak penghasilan sebesar 5% untuk semua orang. Jika tim payroll tidak mengetahui hal ini, karyawan dan perusahaan akan sama-sama merugi.

5. Perhitungan Lembur yang Tidak Akurat

Masalah umum lain dalam payroll adalah perhitungan lembur. Pertama, terdapat Undang-Undang yang mengharuskan perusahaan membayar upah lembur karyawannya. Misalnya, katakanlah seorang karyawan bekerja total 10 jam dalam lembur selama hari kerja. Lalu ia kembali lembur selama 5 jam pada hari libur. Pembayaran upah lembur antara hari kerja dan hari libur memiliki perhitungan yang berbeda.

Seperti yang Anda lihat, perhitungan lembur bukanlah hal mudah! Hal ini akan membawa kita ke masalah kedua, yaitu ketika jam lembur tidak dihitung dan dilaporkan secara akurat. 

6. Hari Libur Bank

Tidak jarang  karyawan yang mengurus payroll lupa bahwa pembayaran gaji pada seluruh karyawan jatuh pada hari libur. Akibatnya? Pembayaran gaji karyawan pun telat. Ini sangat sering terjadi dan beberapa pimpinan masih saja mengabaikan masalah yang satu ini.

Note: Baca juga artikel Talenta yang menjawab pertanyaan, Kenapa Aplikasi Gaji Penting saat Hadapi New Normal?

Software Payroll Online, Solusi Atas Berbagai Masalah Penggajian

Software Payroll Online, Solusi Atas Berbagai Masalah Payroll

Sebetulnya, ada banyak sekali masalah payroll lain yang sering terjadi di lingkungan kita. Oleh karena itu, kebutuhan akan solusi payroll yang tepat semakin tinggi. Misalnya dengan software payroll online Talenta. 

Talenta adalah software payroll online yang siap membantu Anda dengan berbagai penyelesaian masalah gaji di perusahaan. 

Dengan Talenta, banyak sekali manfaat aplikasi payroll yang didapatkan. Contohnya, proses data karyawan sudah pasti benar, pembayaran gaji tidak akan terlambat, pembayaran pasti tepat sasaran, keterbaruan pajak penghasilan sudah ada dan tentu saja segala perhitungan cuti dan lembur sudah pasti akurat dan proses yang cepat. 

Tunggu apalagi? Segera jadikan Talenta sebagai solusi payroll perusahaan Anda dengan mencoba demo gratis Talenta sekarang juga.


PUBLISHED14 May 2020
Septina Muslimah
Septina Muslimah