Aplikasi Absensi Online: Solusi Terbaik HRD saat WFH

Aplikasi Absensi Online: Solusi Terbaik HRD saat WFH

Absensi karyawan adalah fondasi penting perusahaan. Tanpa absensi, kesetiaan dan kinerja karyawan terhadap perusahaan akan sulit diukur. Dampak lain dari manajemen absensi karyawan yang buruk adalah sulitnya perusahaan memberi bonus kepada karyawan secara objektif. 

Kinerja tidak hanya diukur dari seberapa rajinnya karyawan. Kepatuhan terhadap peraturan dan budaya kantor juga merupakan aspek penting. Sayangnya, hal ini masih sulit diukur jika HRD masih mencatat absensi karyawan secara manual apalagi ketika sedang WFH. Inilah sebabnya kenapa aplikasi absensi online saat ini sedang dibutuhkan berbagai perusahaan dalam mendukung penerapan WFH.

5 Alasan Pentingnya Aplikasi Absensi Online

1. Praktis

Ada banyak cara absensi yang mudah dilakukan. Misalnya menggunakan mesin fingerprint, menggunakan kartu akses hingga menggunakan mesin yang menggunakan pengenalan wajah. Metode seperti ini akan menghindari kecurangan karyawan untuk meminta rekan kerja membantu mengisi absensi jika dilakukan secara manual. Sayangnya, metode ini tidak dapat digunakan ketika perusahaan sedang WFH.

Oleh karena itu, bagi HRD, absensi akan lebih mudah diatur dan dipantau jika menggunakan absensi online di smartphone atau di laptop. Karyawan dan HRD memiliki aplikasi yang sama tetapi dengan fitur yang berbeda yang sudah disesuaikan sendiri oleh aplikasinya. Lalu HRD selanjutnya akan mudah mengetahui apakah karyawan bekerja atau tidak pada hari tersebut.

2. Data Real-Time

Ada saat-saat ketika HRD perlu memeriksa apakah karyawan terlambat atau tidak. Dengan menggunakan sistem absensi di smartphone, HRD dapat mengolah data absensi karyawan di mana saja dan kapan saja secara real-time.

Terlebih saat WFH, sistem absensi online akan sangat memungkinkan karyawan mengisi absensi di mana saja di dunia tanpa perlu khawatir absensi mereka tidak tercatat. Dengan teknologi cloud, karyawan bisa mengisi absensi asalkan ada koneksi internet.

3. Keamanan

Menggunakan absensi online tidak hanya terbatas pada input absensi yang dilakukan karyawan atau pantauan HRD. Absensi online juga dapat memberi keamanan sehingga data  hanya diakses oleh karyawan tertentu. Tidak semua orang dapat mengolah data dan mengacak data absensi seperti penggunaan spreadsheet. Tentu, ini akan meningkatkan keamanan perusahaan secara signifikan.

4. Pemusatan

Banyak perusahaan besar yang memiliki cabang di beberapa daerah. Perusahaan ini biasanya memiliki ribuan karyawan yang memiliki hak dan kewajiban sendiri. Pada level ini, ketika WFH, perusahaan tidak mungkin mengelola kehadiran secara manual menggunakan spreadsheet. Perusahaan membutuhkan sistem yang dapat mengotomatisasi manajemen kehadiran karyawan yang bisa dikelola dari satu aplikasi yang terpusat dan lengkap.

5. Efisiensi dan Transparansi

Tidak hanya manajer atau HRD, karyawan juga perlu mengakses data absensi mereka. Ketika mereka ingin memeriksa berapa banyak absen yang tersisa atau berapa kali mereka terlambat memulai kerja. Secara manual, karyawan harus meminta riwayat absensi dari HRD. Jika Anda sebagai HRD tetap memaksa cara ini, ucapkan selamat tinggal pada efisiensi.

Kelebihan Absensi Online bagi Perusahaan

1. Mengumpulkan dan Menyimpan Data secara Otomatis

Dengan bantuan aplikasi, data dapat dikumpulkan dan disimpan secara otomatis. Data tersebut nantinya digunakan untuk menghitung kehadiran karyawan dan disimpan oleh sistem dalam aplikasi. Dengan demikian, absensi dapat dikelola dengan baik.

2. Membantu Tugas HRD

Penggunaan aplikasi benar-benar akan memangkas tugas administrasi HRD. Tugas berulang setiap bulan tidak perlu dilakukan karena sudah diotomatisi oleh sistem.

Note: Apakah anda seorang HR dikantor anda? Kami menyediakan Ebook gratis untuk anda dalam mempermudah hitung payroll. Download Ebook Panduan Menghitung Gaji Karyawan GRATIS

3. Menghindari Human Error

Manusia cenderung melakukan kesalahan. Beberapa kesalahan mungkin butuh keseriusan untuk ditangani. Penggunaan aplikasi menghindari atau bahkan menghilangkan human error secara sepenuhnya. 

4. Memperbarui Catatan Absensi

Memperbarui dan menjaga data absensi karyawan secara manual merupakan tugas yang sulit bagi HRD. Tetapi dengan menggunakan aplikasi absensi, Anda sebagai HRD dapat dengan mudah memperbarui dan menjaga data tersebut karena berada dalam satu data terpusat. 

Baca juga : Keuntungan Karyawan Gunakan Teknologi Cloud saat Work From Home

5. Menghemat Uang dengan Meningkatkan Kinerja dan Produktivitas Karyawan 

Aplikasi absensi karyawan online dapat membatasi pergerakan karyawan yang tidak diperlukan. Kemalasan karyawan dapat dikurangi dan dengan demikian juga membantu perusahaan meningkatkan produktivitas. Karenanya, aplikasi juga dapat meningkatkan laba perusahaan.

6. Menunjukkan Pengaturan Waktu Akurat

Waktu yang ditunjukkan oleh aplikasi akan akurat. Ketidakkonsistenan dalam pengaturan waktu sangat berpengaruh dalam menilai  produktivitas karyawan yang akhirnya akan memainkan peran penting saat penggajian. 

7. Mudah Dioperasikan

Tidak ada hal yang sulit dalam penggunaan aplikasi absensi, terutama saat ini berbagai perusahaan di dunia memang menuju dunia digitalisasi. Pembelajaran penggunaan aplikasi baik itu bagi HRD maupun karyawan memang seharusnya mulai dilakukan dari sekarang.

Note: Ingin tahu lebih lanjut tentang keuntungan aplikasi absensi online? Baca artikel 9 Keuntungan Penggunaan Aplikasi Absen Online

Contoh Aplikasi Absensi Online Terbaik

Contoh Aplikasi Absensi Online Terbaik

1. Talenta

Talenta merupakan aplikasi absensi online terbaik nomor 1. Terbukti bahwa Talenta menjadi jumlah download terbanyak di antara semua aplikasi absensi yang ada. Semua kelebihan absensi online sudah ada di Talenta, bahkan Talenta memiliki banyak fitur selain absensi yang memudahkan karyawan maupun HRD perusahaan selama WFH. Misalnya pengajuan cuti, lembur maupun pergantian shift karyawan.

Proses payroll hingga berhari-hari kini akan jadi cerita lama. Sistem payroll Talenta terintegrasi dengan absensi, cuti, lembur, dan berbagai komponen lainnya. 

Meskipun berbayar, bayaran yang diberikan akan sepadan dengan segala fitur dan kemudahan yang diberikan. Anda dapat mencari tahu selengkapnya mengenai produk Talenta di website Talenta atau isi formulir berikut ini untuk mencoba demo gratis Talenta secara langsung. 

Note: Beralih ketalenta sekarang dan dapatkan bonus 2 bulan, GRATIS! Daftar Sekarang

2. Attendance by Talenta

Attendance by Talenta merupakan solusi bagi Anda yang tidak ingin mengeluarkan biaya atau perusahaan juga masih berskala kecil. Aplikasi absensi online terbaik yang satu ini dapat diunduh secara gratis melalui smartphone. Meskipun fitur yang diberikan tidak selengkap Talenta, tetapi aplikasi sudah memiliki pengaturan pengelolaan shift, absensi karyawan secara online hingga perekapan absensi secara otomatis. Anda dapat mengunduh melalui google playstore saat ini juga untuk mulai menggunakan aplikasi absensi online secara gratis. 

3. Sleekr

Sleekr merupakan aplikasi absensi online yang sudah beroperasi sejak tahun 2015. Mulai dari face recognition, penggunaan GPS dalam aplikasi, pengelolaan penggajian juga sudah termasuk dalam aplikasi ini. Aplikasi ini berbayar, Anda diharuskan untuk menghubungi tim mereka untuk menyesuaikan harga dan melakukan negosiasi. 

Baca juga : 10 Rekomendasi Aplikasi Absensi Karyawan Gratis Tahun 2020


PUBLISHED14 Apr 2020
Septina Muslimah
Septina Muslimah