Menentukan kebutuhan sumber daya manusia (SDM) adalah bagian integral dari strategi manajemen organisasi yang berkelanjutan. Proses ini dikenal dengan istilah Workforce Planning, dan bertujuan untuk memastikan bahwa organisasi memiliki jumlah, jenis, serta kualitas tenaga kerja yang tepat untuk mencapai sasaran bisnis secara efisien.
Apa manfaat menentukan kebutuhan SDM secara akurat?
| Manfaat | Penjelasan |
|---|---|
| Efisiensi Biaya | Menghindari kelebihan atau kekurangan tenaga kerja yang dapat meningkatkan biaya operasional. |
| Produktivitas Meningkat | Karyawan bekerja sesuai kapasitas dan beban kerja optimal. |
| Pengembangan Lebih Tepat Sasaran | Pelatihan dan pengembangan SDM lebih fokus pada kebutuhan kompetensi. |
| Kepatuhan Regulasi | Jumlah dan jenis tenaga kerja sesuai dengan ketentuan hukum ketenagakerjaan. |
| Dukungan Strategis | SDM yang tepat mendukung pencapaian tujuan jangka pendek maupun jangka panjang perusahaan. |
Dalam artikel Mekari Talenta ini, kita akan membahas secara rinci setiap langkah yang perlu dilakukan untuk menetapkan kebutuhan SDM yang tepat di dalam organisasi, lengkap dengan rumus perhitungan, contoh praktis, hingga manfaat strategisnya.
1. Analisis Tujuan dan Strategi Organisasi
Langkah pertama dalam perencanaan kebutuhan SDM adalah memahami secara mendalam visi, misi, serta arah strategis organisasi. Tanpa pemahaman ini, sulit untuk mengukur berapa banyak tenaga kerja yang dibutuhkan atau kompetensi seperti apa yang perlu dimiliki karyawan di masa depan.
Misalnya, apabila perusahaan sedang merencanakan ekspansi ke pasar internasional, maka kebutuhan SDM akan bergeser—tidak hanya dari sisi jumlah, tetapi juga dari kompetensi seperti bahasa asing, pengetahuan regulasi luar negeri, dan kemampuan manajemen proyek multikultural.
Organisasi yang fokus pada transformasi digital juga akan memerlukan lebih banyak talenta digital seperti data analyst, UI/UX designer, atau digital marketing strategist. Oleh karena itu, pemetaan strategi bisnis harus dijadikan dasar untuk menyusun kebutuhan SDM.
Poin-poin yang perlu dianalisis:
- Target pertumbuhan tahunan
- Produk/jasa baru yang akan diluncurkan
- Perubahan struktur organisasi
- Strategi jangka panjang (5–10 tahun)
2. Evaluasi Struktur Organisasi yang Berlaku
Struktur organisasi yang tidak relevan dengan kebutuhan bisnis saat ini bisa menyebabkan ketidakseimbangan beban kerja, ketidakefisienan proses, dan kesalahan dalam distribusi tugas. Oleh karena itu, sebelum memetakan kebutuhan tenaga kerja, HR perlu mengevaluasi apakah struktur organisasi saat ini masih sesuai.
Pertanyaan yang bisa digunakan dalam evaluasi:
- Apakah struktur organisasi saat ini terlalu gemuk atau terlalu ramping?
- Adakah peran atau divisi yang berlebihan atau justru kurang?
- Apakah ada kebutuhan untuk menambah tim spesialis seperti tim R&D, cyber security, atau customer success?
Hasil dari evaluasi ini menjadi landasan penting untuk menentukan apakah diperlukan pembentukan unit baru atau penggabungan/divisi ulang peran yang ada.
3. Analisis Beban Kerja (Workload Analysis)
Workload Analysis adalah metode kuantitatif yang digunakan untuk menghitung berapa jam kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu dalam kurun waktu tertentu, dan berapa jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan berdasarkan jam kerja efektif masing-masing individu.
Rumus Umum:
Jumlah SDM yang Dibutuhkan = Total Jam Kerja yang Dibutuhkan / Jam Kerja Efektif per Karyawan
Contoh:
Jika sebuah proyek pemasaran memerlukan total 960 jam kerja dalam satu bulan, dan satu orang karyawan hanya dapat bekerja efektif selama 160 jam per bulan, maka:
960÷160=6960
Artinya, diperlukan 6 orang untuk menjalankan proyek tersebut secara efisien.
Perhitungan ini bisa diadaptasi untuk berbagai departemen, mulai dari produksi, layanan pelanggan, hingga tim pengembangan produk.
Baca Juga: Rumus dan Metode Dalam Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja
4. Gap Analysis: Mengidentifikasi Selisih Kebutuhan dan Ketersediaan SDM
Setelah mengetahui berapa jumlah dan jenis SDM yang dibutuhkan, langkah selanjutnya adalah membandingkan kebutuhan tersebut dengan kondisi riil organisasi saat ini. Inilah yang disebut sebagai analisis kesenjangan SDM (Gap Analysis).
Analisis Kuantitatif:
- Apakah jumlah karyawan saat ini mencukupi untuk memenuhi kebutuhan operasional dan strategis?
Analisis Kualitatif:
- Apakah kompetensi yang dimiliki karyawan saat ini sesuai dengan kebutuhan pekerjaan?
Contoh:
Organisasi membutuhkan 10 data analyst untuk mendukung pengembangan platform digital, namun saat ini hanya tersedia 4 karyawan dengan kemampuan yang memadai → terdapat gap sebanyak 6 orang.
Identifikasi gap ini akan membantu HR dalam menyusun strategi pengembangan SDM, baik melalui rekrutmen, pelatihan, promosi internal, atau outsourcing.
5. Forecasting Kebutuhan SDM Berdasarkan Tren
Peramalan (forecasting)Â kebutuhan SDM sangat penting untuk mengantisipasi perubahan jangka menengah hingga panjang. Forecast ini biasanya dilakukan dengan menganalisis data historis dan tren bisnis yang sedang berlangsung.
Indikator yang bisa digunakan:
- Tingkat turnover atau pergantian karyawan
- Fluktuasi beban kerja musiman
- Tren ekspansi bisnis
- Perkembangan teknologi dan otomatisasi
Contoh sederhana adalah perusahaan retail yang mengalami peningkatan penjualan selama Ramadan dan Lebaran. Dengan forecasting, perusahaan dapat mempersiapkan SDM tambahan secara sementara untuk mendukung kebutuhan tersebut.
6. Identifikasi Kebutuhan Kompetensi (Skill Mapping)
Selain dari sisi kuantitas, HR juga perlu memetakan kompetensi yang dibutuhkan. Kompetensi ini mencakup hard skill (keterampilan teknis) dan soft skill (kemampuan perilaku).
Hard skill:
- Akuntansi
- Programming
- Digital marketing
- Proses manufaktur
Soft skill:
- Komunikasi
- Kerja tim
- Kepemimpinan
- Adaptasi terhadap perubahan
Proses ini bisa dilakukan melalui pendekatan Competency Mapping dan Job Analysis, yaitu dengan menyusun spesifikasi jabatan serta keterampilan minimum yang dibutuhkan untuk mengisi posisi tersebut.
7. Menyusun Rencana Tindak Lanjut (Action Plan)
Setelah seluruh kebutuhan SDM dipetakan, organisasi harus menyusun rencana untuk menutup kesenjangan tersebut. Rencana ini mencakup berbagai tindakan seperti:
- Rekrutmen:Â Menarik dan menyeleksi kandidat baru sesuai kualifikasi.
- Pelatihan dan pengembangan:Â Menyediakan program upskilling dan reskilling.
- Promosi internal:Â Memberikan kesempatan karier bagi karyawan yang potensial.
- Rotasi jabatan:Â Memberikan pengalaman lintas fungsi bagi karyawan.
- Otomatisasi:Â Menggantikan tugas repetitif dengan sistem digital.
- Outsourcing:Â Menyewa tenaga kerja eksternal untuk fungsi non-inti.
8. Gunakan Tools Pendukung Penentuan Kebutuhan SDM
Beberapa tools dan metode yang bisa digunakan antara lain:
- Workload Analysis Sheet (Excel): Untuk menghitung volume pekerjaan dan jam kerja.
- HR Planning Matrix: Untuk membandingkan kebutuhan dan ketersediaan SDM di tiap departemen.
- Job Analysis Form: Untuk mendeskripsikan pekerjaan dan kompetensi yang dibutuhkan.
- Competency Gap Matrix: Untuk memetakan kesenjangan kompetensi berdasarkan jabatan.
Tools tersebut akan membantu proses perencanaan menjadi lebih sistematis dan berbasis data yang objektif.
Kesimpulan
Menentukan kebutuhan SDM organisasi adalah proses yang memerlukan pendekatan holistik—mulai dari pemahaman strategi bisnis, analisis struktur organisasi, hingga perhitungan beban kerja dan kompetensi. Perencanaan SDM yang baik tidak hanya membantu menghindari kelebihan atau kekurangan tenaga kerja, tetapi juga memastikan bahwa organisasi siap menghadapi tantangan bisnis dengan tim yang tepat.
Jika Anda memerlukan template Excel untuk menghitung kebutuhan SDM berdasarkan divisi atau beban kerja proyek, saya siap membantu menyediakannya sesuai kebutuhan organisasi Anda.
