Status Karyawan: Definisi, Jenis, & Tips Menentukannya Bagi Perusahaan

Status karyawan bukan sekadar klasifikasi administratif, melainkan dasar hubungan kerja yang memengaruhi seluruh aspek manajemen sumber daya manusia dalam perusahaan. Pemahaman mendalam terhadap jenis dan konsekuensi status karyawan sangat penting bagi kedua belah pihak untuk menciptakan hubungan kerja yang adil, aman, dan produktif.

Terkait pekerjaan sendiri di Indonesia, hukum ketenagakerjaan mengenal ada dua jenis status kerja yang utama. Keduanya yakni perjanjian kerja waktu tidak tertentu atau PKWTT dan juga perjanjian kerja waktu tertentu atau PKWT.  Di dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan, keduanya memiliki fungsi dan juga ketentuan yang berbeda untuk masing-masing karyawan. Berikut penjelasan lengkap dari Mekari Talenta terkait pengertian, jenis, dan kenapa karyawan juga perusahaan harus memahaminya.

Pengertian Status Karyawan dalam Dunia Kerja

Status karyawan merupakan suatu penetapan formal yang menunjukkan hubungan kerja antara individu dengan organisasi atau perusahaan. Penetapan status ini tidak sekadar bersifat administratif, melainkan juga berdampak langsung pada hak, kewajiban, dan perlindungan hukum yang akan diterima oleh karyawan. Status ini biasanya dituangkan dalam dokumen perjanjian kerja yang disepakati kedua belah pihak.

Perjanjian kerja tersebut mencakup berbagai unsur penting seperti durasi masa kerja, ruang lingkup tugas dan tanggung jawab, sistem pengupahan, hingga syarat pemutusan hubungan kerja. Dengan demikian, pemahaman yang tepat terhadap status karyawan tidak hanya penting bagi individu yang terlibat dalam hubungan kerja, melainkan juga bagi perusahaan untuk memastikan operasional yang sesuai regulasi dan efisien.

Penetapan status ini menjadi acuan dalam pemberian benefit, penghitungan gaji, hingga implementasi program kesejahteraan karyawan seperti jaminan sosial dan asuransi. Oleh sebab itu, status karyawan harus ditetapkan secara jelas sejak awal proses rekrutmen dan dinyatakan secara tertulis dalam kontrak kerja.

Baca juga: Berikut Contoh dan Penjelasan Kontrak Kerja Karyawan PKWT, PKWTT, serta Freelance

Jenis-Jenis Status Karyawan di Dunia Kerja

1. Karyawan Tetap (Permanent Employee)

Karyawan tetap adalah individu yang dipekerjakan oleh perusahaan dalam jangka waktu yang tidak ditentukan. Hubungan kerja ini diatur dalam Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT). Mereka memiliki kestabilan kerja serta berhak atas berbagai fasilitas yang diatur oleh Undang-Undang Ketenagakerjaan, seperti BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, cuti tahunan, THR, dan pesangon jika terjadi pemutusan hubungan kerja.

Karyawan tetap biasanya diharapkan memiliki loyalitas yang tinggi serta mampu berkembang seiring visi jangka panjang perusahaan. Dari sisi perusahaan, keberadaan karyawan tetap memungkinkan penerapan program pelatihan dan pengembangan berkelanjutan untuk menciptakan SDM yang kompeten dan produktif.

2. Karyawan Kontrak (Temporary Employee)

Karyawan kontrak bekerja berdasarkan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) dan umumnya dipekerjakan untuk kebutuhan proyek atau posisi yang bersifat sementara. PKWT memiliki batas waktu yang jelas, biasanya maksimal dua tahun dengan satu kali perpanjangan selama satu tahun. Jika kontrak diperpanjang lebih dari batas tersebut tanpa pengangkatan menjadi tetap, maka akan menyalahi aturan perundangan.

Karyawan kontrak seringkali dimanfaatkan untuk mengisi kebutuhan operasional mendesak seperti proyek pembangunan, peluncuran produk baru, atau seasonal campaign. Meskipun hak-haknya tidak selengkap karyawan tetap, sistem kerja kontrak memberikan kesempatan bagi tenaga kerja untuk mendapatkan pengalaman dan relasi industri.

3. Karyawan Paruh Waktu (Part-Time Employee)

Karyawan paruh waktu bekerja dengan durasi yang lebih pendek dibanding karyawan penuh waktu, biasanya di bawah 40 jam per minggu. Status ini umum ditemukan dalam sektor ritel, F&B, pendidikan, atau industri kreatif. Sistem penggajian part-time umumnya dihitung berdasarkan jam kerja atau hari kerja aktual.

Kelebihan dari sistem part-time adalah fleksibilitas tinggi yang cocok bagi mahasiswa, ibu rumah tangga, atau individu yang membutuhkan pekerjaan sampingan. Bagi perusahaan, part-time dapat digunakan untuk mengisi kebutuhan operasional yang fluktuatif tanpa membebani biaya tenaga kerja jangka panjang. Informasi terkait jenis pekerjaan part-time ini bisa baca artikel Kupas Tuntas Jenis Kerja Part Time yang Sedang Naik Daun.

4. Karyawan Harian Lepas (Casual Employee)

Karyawan harian lepas dipekerjakan berdasarkan kebutuhan harian. Hubungan kerjanya tidak bersifat tetap dan biasanya tanpa adanya jaminan kelanjutan pekerjaan. Upah diberikan berdasarkan hari kerja yang telah dijalani. Status ini banyak digunakan di sektor informal, manufaktur, hingga logistik.

Meski tidak memiliki jaminan kerja, sistem ini memberikan peluang penghasilan bagi masyarakat yang membutuhkan fleksibilitas atau tidak dapat bekerja secara penuh waktu. Bagi perusahaan, skema ini sangat berguna dalam mengantisipasi lonjakan kebutuhan tenaga kerja secara mendadak.

5. Karyawan Outsourcing

Outsourcing adalah sistem kerja di mana tenaga kerja disediakan oleh pihak ketiga (vendor) untuk ditempatkan di perusahaan pengguna. Perusahaan pengguna tidak berkewajiban untuk membayar langsung gaji maupun tunjangan, karena hal ini menjadi tanggung jawab vendor. Umumnya, sistem ini digunakan untuk pekerjaan non-core seperti cleaning service, security, atau call center.

Salah satu keuntungan sistem ini adalah efisiensi biaya dan pengurangan beban administratif bagi perusahaan. Namun, penting bagi perusahaan pengguna untuk memastikan vendor telah memenuhi standar ketenagakerjaan agar hak pekerja tetap terlindungi.

6. Pekerja Musiman

Pekerja musiman dipekerjakan untuk mengatasi lonjakan pekerjaan dalam periode tertentu, misalnya saat masa panen, liburan, atau saat event besar berlangsung. Kontrak kerja bersifat sementara, namun dilakukan langsung oleh perusahaan pengguna. Pekerja musiman tetap memiliki hak-hak dasar seperti upah minimum dan perlindungan kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

7. Pekerja Sementara dari Pihak Ketiga

Pekerja sementara yang direkrut melalui perusahaan alih daya juga termasuk dalam kelompok outsourcing. Bedanya, mereka umumnya memiliki keahlian khusus atau digunakan untuk proyek tertentu dalam bidang teknologi, konstruksi, atau administrasi. Meskipun tidak memiliki hubungan kerja langsung dengan perusahaan pengguna, namun mereka tetap tunduk pada peraturan kerja yang berlaku di tempat penempatan.

Baca juga: Tentang Seputar PKWT dan Hal-hal Penting yang Harus Diperhatikan

Strategi Menentukan Status Karyawan yang Tepat dalam Perusahaan

Menentukan status karyawan adalah bagian penting dalam pengelolaan sumber daya manusia yang berdampak besar terhadap efisiensi operasional, kepatuhan hukum, dan kesejahteraan karyawan. Dalam lingkungan bisnis yang dinamis, pemilihan status kerja yang tepat bukan hanya tentang mengisi posisi kosong, tetapi juga tentang bagaimana menyeimbangkan antara kebutuhan organisasi dan hak-hak pekerja yang dilindungi undang-undang.

Berikut ini adalah pembahasan menyeluruh mengenai tips yang dapat digunakan oleh perusahaan dalam menentukan status karyawan secara strategis dan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku di Indonesia.

Analisis Kebutuhan: Menentukan Status Karyawan Berdasarkan Strategi dan Operasional Bisnis

Langkah pertama yang krusial adalah melakukan analisis mendalam terhadap kebutuhan organisasi. Tidak semua posisi dalam perusahaan membutuhkan status kepegawaian yang sama. Oleh karena itu, pendekatan ini harus disesuaikan dengan:

1. Jenis pekerjaan: Apakah pekerjaan bersifat jangka panjang atau hanya diperlukan untuk proyek tertentu? Pekerjaan yang sifatnya permanen tentu lebih cocok diisi oleh karyawan tetap (PKWTT), sedangkan pekerjaan jangka pendek atau musiman bisa diisi oleh karyawan kontrak (PKWT) atau harian lepas.
2. Volume dan fluktuasi pekerjaan: Apakah pekerjaan memiliki beban tetap setiap bulannya atau cenderung fluktuatif? Jika fluktuatif, perusahaan dapat mempertimbangkan untuk menggunakan tenaga kerja paruh waktu atau outsourcing agar lebih fleksibel dan hemat biaya.
3. Pertimbangan strategis jangka panjang: Untuk posisi yang menyangkut fungsi inti (core function) seperti pengembangan produk, pengelolaan keuangan, atau hubungan pelanggan strategis, idealnya diisi oleh karyawan tetap agar dapat membangun kontinuitas dan loyalitas kerja.
4. Ketersediaan anggaran dan efisiensi SDM: Dalam kondisi anggaran yang terbatas, perusahaan tetap harus mempertimbangkan efektivitas biaya dengan tetap memperhatikan peraturan ketenagakerjaan dan etika kerja yang berlaku.

Dengan melakukan analisis kebutuhan yang cermat, perusahaan dapat menentukan status karyawan yang paling tepat tanpa mengorbankan produktivitas ataupun hak-hak tenaga kerja.

Gunakan Kontrak yang Jelas: Kepastian Hukum bagi Karyawan dan Perusahaan

Penerapan perjanjian kerja yang transparan dan legal adalah fondasi dalam membangun hubungan kerja yang sehat. Kontrak kerja bukan sekadar formalitas administratif, tetapi menjadi bukti hukum yang menjelaskan hak dan kewajiban kedua belah pihak.

1. Komponen penting dalam kontrak:
   • Jenis hubungan kerja (tetap, kontrak, outsourcing, harian)
   • Durasi kontrak (tertentu atau tidak tertentu)
   • Uraian pekerjaan dan tanggung jawab
   • Jadwal kerja dan jumlah jam kerja
   • Rincian hak seperti gaji, cuti, tunjangan, dan kompensasi lainnya
   • Ketentuan pemutusan hubungan kerja (PHK)
2. Keuntungan kontrak yang jelas:
   • Meminimalkan konflik dan sengketa ketenagakerjaan
   • Memberikan rasa aman bagi karyawan
   • Memastikan perusahaan memiliki perlindungan hukum apabila terjadi pelanggaran dari salah satu pihak

Penting bagi HR dan legal perusahaan untuk menyusun dokumen kontrak sesuai standar ketenagakerjaan dan menyesuaikannya dengan jenis status kerja. Kontrak harus diberikan kepada karyawan sebelum memulai pekerjaan dan ditandatangani kedua belah pihak.

Baca Juga: Tentang Masa Percobaan pada Kontrak PKWTT, Seputar Aturan Dan Durasi

Patuhi Peraturan Ketenagakerjaan: Menyesuaikan Kebijakan Perusahaan dengan Hukum yang Berlaku

Pemerintah Indonesia melalui UU Ketenagakerjaan, Peraturan Pemerintah, dan keputusan Mahkamah Konstitusi (MK) mengatur secara tegas mengenai klasifikasi status kerja, hak-hak pekerja, hingga kewajiban perusahaan. Untuk itu, perusahaan wajib memastikan bahwa seluruh kebijakan dan keputusan yang berkaitan dengan status karyawan mengikuti ketentuan hukum yang berlaku.

1. Contoh peraturan yang harus diperhatikan:
   • UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
   • PP No. 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu
   • Putusan MK mengenai pembatasan perpanjangan PKWT
   • Aturan jaminan sosial melalui BPJS Ketenagakerjaan
2. Risiko bila melanggar ketentuan:
   • Gugatan hukum atau perselisihan industrial
   • Tuntutan pembayaran kompensasi kerja
   • Kerugian reputasi perusahaan

Oleh karena itu, perusahaan perlu melakukan evaluasi berkala terhadap regulasi terbaru, termasuk memperbarui SOP dan template kontrak. Bila perlu, HR dapat bekerja sama dengan konsultan ketenagakerjaan atau bagian hukum agar seluruh implementasi status kerja berjalan sesuai dengan perundang-undangan.

Berikan Sosialisasi: Komunikasi yang Transparan Sejak Proses Rekrutmen

Keterbukaan informasi sejak proses awal rekrutmen sangat penting untuk membangun kepercayaan antara karyawan dan perusahaan. Banyak konflik ketenagakerjaan terjadi karena kurangnya pemahaman atau miskomunikasi mengenai status kerja dan hak-hak yang menyertainya.

1. Hal-hal yang harus disosialisasikan kepada calon karyawan:
   • Jenis status kerja yang ditawarkan
   • Durasi kontrak dan kemungkinan perpanjangan
   • Benefit yang akan diterima (gaji, tunjangan, cuti, BPJS)
   • Kesempatan untuk menjadi karyawan tetap (jika ada)
2. Strategi sosialisasi yang efektif:
   • Gunakan deskripsi pekerjaan yang transparan di lowongan kerja
   • Bahas secara terbuka saat wawancara dan onboarding
   • Sediakan buku panduan karyawan atau FAQ status kerja
   • Selenggarakan sesi tanya jawab dan konsultasi HR secara berkala

Dengan memberikan informasi secara jujur dan lengkap, perusahaan tidak hanya membantu calon karyawan membuat keputusan yang tepat, tetapi juga membentuk citra sebagai tempat kerja yang adil dan transparan.

Apa Pentingnya Memahami Status Karyawan?

Berikut penjelasannya.

Bagi Karyawan

Memahami status kerja sangat penting bagi tenaga kerja karena berhubungan langsung dengan keamanan kerja, benefit yang diterima, dan peluang karir. Karyawan tetap cenderung memiliki stabilitas dan jaminan kerja jangka panjang, sedangkan karyawan kontrak atau harian lepas perlu menyadari keterbatasan hak mereka.

Pengetahuan tentang status kerja juga membantu karyawan dalam merencanakan masa depan, memilih jenis pekerjaan yang sesuai dengan tujuan hidup mereka, dan mengetahui mekanisme penyelesaian sengketa jika terjadi konflik hubungan kerja.

Bagi Perusahaan

Penetapan status karyawan yang tepat membantu perusahaan mematuhi ketentuan hukum ketenagakerjaan dan menghindari sanksi administratif atau litigasi. Selain itu, strategi pengelolaan status kerja juga mendukung efisiensi biaya tenaga kerja dan pengelolaan beban kerja yang lebih dinamis.

Perusahaan juga dapat meningkatkan retensi dan kepuasan kerja dengan memberikan transparansi kepada karyawan mengenai status kerja mereka dan hak yang melekat padanya. Ketika karyawan merasa dihargai dan diperlakukan adil, produktivitas serta loyalitas kerja akan meningkat.

Kelola Status Karyawan Lebih Mudah Dengan Software HRD Mekari Talenta

Saya Mau Coba Gratis Mekari Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Mekari Talenta Sekarang!

Solusinya adalah software HRIS berbasis cloud dari Mekari Talenta.

Software HRIS Mekari Talenta memiliki fitur Database Management yang lengkap di mana salah satu keunggulannya adalah pemberian notifikasi apabila ada karyawan yang masa kontraknya akan habis.

Dengan demikian, HR dapat dengan sigap mempersiapkan kontrak karyawan yang baru atau membuat keputusan apakah akan melanjutkan kontrak karyawan yang bersangkutan atau tidak.

Mekari Talenta merupakan aplikasi terbaik yang memberikan Anda berbagai fitur yang membantu kebutuhan HR.

Misalnya, payroll otomatis, pengelolaan absensi kehadiran yang sederhana, hingga pengelolaan dan perhitungan PPh pasal 21 karyawan.

Jika Anda tertarik mencoba Mekari Talenta, Anda dapat mencoba demonya terlebih dahulu gratis dengan mendaftarkan perusahaan Anda pada form berikut ini.