- Karyawan outsourcing adalah pekerja dari perusahaan alih daya yang digunakan untuk mendukung efisiensi serta fungsi operasional pendukung bisnis.
- Pengelolaan outsourcing yang efektif membutuhkan kesepakatan KPI, komunikasi dengan vendor, kepatuhan regulasi, dan pemanfaatan sistem HRIS.
Di tengah persaingan bisnis yang semakin ketat, banyak perusahaan di Indonesia mulai mengandalkan tenaga kerja outsourcing untuk menjaga operasional tetap efisien sekaligus lebih fleksibel dalam memenuhi kebutuhan SDM.
Praktik ini tidak hanya dimanfaatkan oleh perusahaan besar, tetapi juga semakin banyak diterapkan oleh bisnis yang ingin fokus pada aktivitas inti tanpa harus menangani seluruh proses pengelolaan tenaga kerja secara langsung.
Meski menawarkan berbagai keuntungan, mempekerjakan karyawan outsourcing tetap memerlukan pemahaman terhadap ketentuan hukum, prosedur kerja sama dengan perusahaan penyedia jasa, hingga best practice agar hubungan kerja berjalan sesuai regulasi.
Artikel ini membahas panduan mempekerjakan karyawan outsourcing, mulai dari prosedur, aspek hukum, hingga best practice yang perlu diterapkan perusahaan.
Apa itu Karyawan Outsourcing?
Karyawan outsourcing adalah pekerja yang dipekerjakan oleh perusahaan alih daya (outsourcing) untuk melaksanakan pekerjaan tertentu di perusahaan pengguna berdasarkan perjanjian alih daya.
Dalam skema ini, hubungan kerja terjalin antara pekerja dan perusahaan alih daya, sedangkan perusahaan pengguna memanfaatkan jasa tenaga kerja tersebut untuk mendukung kebutuhan operasionalnya.
Di Indonesia, ketentuan mengenai outsourcing diatur dalam Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja beserta aturan turunannya.
Regulasi terbaru yang secara khusus mengatur pekerjaan alih daya adalah Peraturan Menteri Ketenagakerjaan (Permenaker) Nomor 7 Tahun 2026 tentang Pekerjaan Alih Daya.
Peraturan ini mengatur jenis dan bidang pekerjaan yang dapat dialihdayakan, mekanisme perjanjian alih daya, kewajiban perusahaan alih daya, pelindungan hak pekerja, serta pengawasan pelaksanaannya.
Aturan ini diterbitkan sebagai tindak lanjut dari Putusan Mahkamah Konstitusi Nomor 168/PUU-XXI/2023 dan untuk memperkuat perlindungan bagi pekerja outsourcing.
Dalam praktiknya, perusahaan umumnya menggunakan tenaga outsourcing untuk mendukung fungsi-fungsi operasional tertentu, seperti keamanan (security), kebersihan (cleaning service), layanan pelanggan, administrasi, hingga pekerjaan lain yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
Meski demikian, penggunaan tenaga outsourcing tetap harus memenuhi ketentuan hukum yang berlaku agar hak pekerja terlindungi dan kerja sama antara perusahaan pengguna dengan perusahaan penyedia jasa berjalan sesuai regulasi.
Baca Juga: 5 Perbedaan Karyawan Outsourcing dan Karyawan Kontrak
Kapan Perusahaan Sebaiknya Menggunakan Karyawan Outsourcing?
Tidak semua kebutuhan tenaga kerja harus dipenuhi melalui rekrutmen karyawan tetap.
Dalam kondisi tertentu, penggunaan karyawan outsourcing justru dapat menjadi solusi yang lebih efisien dan fleksibel bagi perusahaan.
Berikut beberapa situasi ketika outsourcing layak dipertimbangkan.
1. Ketika Membutuhkan Tenaga Kerja untuk Fungsi Pendukung Operasional
Outsourcing umumnya digunakan untuk mendukung fungsi-fungsi operasional yang tidak menjadi inti bisnis perusahaan, seperti layanan keamanan, kebersihan, administrasi, atau customer service.
Dengan mengalihdayakan pekerjaan tersebut, perusahaan dapat lebih fokus mengembangkan bisnis utama tanpa harus mengelola seluruh kebutuhan tenaga kerja secara langsung.
Pendekatan ini juga membantu memastikan operasional tetap berjalan optimal dengan dukungan tenaga kerja yang kompeten.
2. Ketika Menghadapi Lonjakan Beban Kerja atau Proyek Sementara
Kebutuhan tenaga kerja sering kali meningkat pada periode tertentu, misalnya saat musim penjualan, peluncuran produk, pembukaan cabang baru, atau proyek yang memiliki durasi terbatas.
Dalam kondisi ini, outsourcing memungkinkan perusahaan memperoleh tambahan tenaga kerja dengan lebih cepat dibandingkan proses rekrutmen karyawan tetap.
Setelah kebutuhan tersebut berakhir, perusahaan juga dapat menyesuaikan jumlah tenaga kerja tanpa harus melakukan perubahan struktur organisasi secara permanen.
3. Ketika Ingin Meningkatkan Efisiensi Operasional
Outsourcing juga menjadi pilihan bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan efisiensi operasional dan penggunaan sumber daya.
Sebagian proses administrasi ketenagakerjaan, seperti rekrutmen, penggajian, hingga pengelolaan hubungan kerja, umumnya ditangani oleh perusahaan penyedia jasa outsourcing.
Dengan demikian, tim HR dapat lebih fokus menjalankan fungsi yang bersifat strategis, seperti pengembangan talenta dan perencanaan kebutuhan tenaga kerja jangka panjang.
Manfaat Mempekerjakan Karyawan Outsourcing
Kalau mengikuti aturan mempekerjakan karyawan outsourcing sesuai aturan pemerintah, perusahan akan mendapatkan beberapa manfaat.
Mempekerjakan karyawan outsourcing dapat menghemat waktu tim HR dalam menyeleksi karyawan.
Hal itu dikarenakan pekerjaan tersebut telah dilakukan oleh perusahaan alih daya yang bekerja sama dengan perusahaan.
Sehingga, tim HR akan lebih fokus pada bagian produksi karyawan.
Dengan demikian, kualitas pekerja juga dapat tim HR serahkan kepada perusahaan alih daya yang lebih mengetahui kualitas pekerja yang layak dalam fungsi tertentu.
Perusahaan alih daya juga yang nantinya akan mengurus proses administrasi dari karyawan tersebut.
Selain itu, pekerja alih daya akan membantu dan mendukung operasional perusahaan.
Jika operasional perusahaan berjalan dengan baik, maka kepuasan kinerja karyawan akan meningkat.
Hal ini karena kegiatan pokok perusahaan harus disertai dengan kegiatan penunjang yang mampu melayani karyawan secara maksimal.
Ketika kepuasan kinerja karyawan meningkat, maka perputaran karyawan akan rendah sehingga produktivitas perusahaan akan stabil atau meningkat.
Mempekerjakan karyawan dari perusahaan alih daya memiliki banyak keuntungan.
Selain menghemat waktu, tapi juga membuat operasional perusahaan semakin efektif.
Langkah dan Prosedur Mempekerjakan Karyawan Outsourcing
Agar kerja sama outsourcing berjalan optimal, perusahaan perlu mengikuti beberapa langkah penting, mulai dari perencanaan kebutuhan hingga evaluasi kinerja.
Berikut prosedur yang dapat diterapkan.
1. Identifikasi Kebutuhan Tenaga Kerja
Langkah pertama adalah mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja yang ingin dipenuhi melalui outsourcing.
Perusahaan perlu menentukan alasan penggunaan tenaga outsourcing, jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, serta durasi penugasannya.
Dengan perencanaan yang jelas, perusahaan dapat memilih skema outsourcing yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis.
2. Tentukan Ruang Lingkup Pekerjaan
Setelah kebutuhan tenaga kerja ditetapkan, perusahaan perlu menyusun ruang lingkup pekerjaan (scope of work) secara rinci.
Dokumen ini sebaiknya mencakup tugas dan tanggung jawab, target kerja, jam kerja, keterampilan yang dibutuhkan, hingga standar kinerja yang diharapkan.
Ruang lingkup yang jelas akan memudahkan vendor dalam menyediakan tenaga kerja yang sesuai.
3. Pilih Vendor Outsourcing
Pemilihan vendor menjadi salah satu tahap yang paling penting dalam proses outsourcing.
Pastikan perusahaan memilih penyedia jasa yang memiliki legalitas, reputasi yang baik, serta pengalaman dalam menyediakan tenaga kerja sesuai kebutuhan industri.
Selain itu, periksa juga bagaimana vendor mengelola administrasi ketenagakerjaan, kepatuhan terhadap regulasi, dan perlindungan hak-hak pekerja.
4. Buat Perjanjian Kerja Sama
Sebelum tenaga outsourcing mulai bekerja, perusahaan dan vendor perlu menyusun perjanjian kerja sama yang mengatur hak dan kewajiban masing-masing pihak.
Perjanjian tersebut umumnya memuat ruang lingkup layanan, durasi kerja sama, mekanisme pembayaran, standar layanan (SLA), hingga pembagian tanggung jawab apabila terjadi kendala selama pelaksanaan pekerjaan. Kesepakatan yang jelas dapat mengurangi potensi sengketa di kemudian hari.
5. Lakukan Onboarding Tenaga Outsourcing
Meskipun bukan merupakan karyawan tetap, tenaga outsourcing tetap memerlukan proses onboarding agar dapat beradaptasi dengan lingkungan kerja.
Perusahaan dapat memberikan orientasi mengenai budaya kerja, prosedur operasional, aturan keselamatan kerja, serta penggunaan sistem atau perangkat yang dibutuhkan.
Onboarding yang baik membantu tenaga outsourcing bekerja lebih cepat dan mengurangi risiko kesalahan pada masa awal penugasan.
6. Monitoring dan Evaluasi Kinerja
Setelah tenaga outsourcing mulai bekerja, perusahaan tetap perlu melakukan monitoring dan evaluasi secara berkala.
Penilaian dapat dilakukan berdasarkan indikator kinerja yang telah disepakati, seperti kualitas pekerjaan, produktivitas, ketepatan waktu, maupun kepatuhan terhadap prosedur perusahaan.
Hasil evaluasi tersebut dapat menjadi dasar untuk memberikan umpan balik kepada vendor, memperbaiki kualitas layanan, atau menentukan kelanjutan kerja sama di masa mendatang.
Baca Juga: Bingung Tentukan Gaji Karyawan Outsourcing? Begini Hitungannya
Best Practice Mengelola Karyawan Outsourcing
Pengelolaan karyawan outsourcing tidak berhenti setelah proses penempatan selesai.
Perusahaan juga perlu menerapkan praktik yang tepat agar produktivitas tetap terjaga, kerja sama dengan vendor berjalan baik, dan kepatuhan terhadap regulasi tetap terpenuhi.
1. Tetapkan KPI dan Standar Kinerja yang Jelas
Tetapkan indikator kinerja utama (Key Performance Indicator/KPI) yang sesuai dengan peran dan tanggung jawab tenaga outsourcing.
KPI yang jelas akan memudahkan perusahaan dalam mengukur produktivitas, kualitas pekerjaan, serta pencapaian target secara objektif.
Selain itu, standar kinerja yang terdokumentasi juga dapat menjadi acuan bagi vendor dalam memastikan kualitas layanan.
2. Bangun Komunikasi yang Efektif dengan Vendor Outsourcing
Komunikasi yang baik antara perusahaan dan vendor menjadi kunci keberhasilan kerja sama outsourcing.
Lakukan koordinasi secara rutin untuk membahas perkembangan pekerjaan, kendala yang dihadapi, hingga kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang.
Dengan komunikasi yang terbuka, potensi masalah dapat diidentifikasi dan diselesaikan lebih cepat.
3. Lakukan Evaluasi Kinerja Secara Berkala
Evaluasi kinerja sebaiknya dilakukan secara berkala untuk memastikan tenaga outsourcing tetap memenuhi standar yang telah ditetapkan.
Penilaian dapat mencakup aspek produktivitas, kualitas hasil kerja, kedisiplinan, hingga kepatuhan terhadap prosedur perusahaan.
Hasil evaluasi juga dapat menjadi bahan diskusi dengan vendor untuk meningkatkan kualitas layanan.
4. Pastikan Kepatuhan Terhadap Regulasi Ketenagakerjaan
Perusahaan perlu memastikan bahwa kerja sama outsourcing telah memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Hal ini mencakup penggunaan vendor yang memiliki legalitas, pelaksanaan perjanjian kerja sama yang sesuai, serta pemenuhan hak-hak pekerja oleh perusahaan penyedia jasa.
Kepatuhan terhadap regulasi dapat membantu meminimalkan risiko hukum sekaligus menciptakan hubungan kerja yang lebih profesional.
5. Manfaatkan HRIS untuk Mengelola Absensi, Shift, dan Administrasi Outsourcing
Penggunaan Human Resource Information System (HRIS) dapat membantu perusahaan mengelola tenaga outsourcing secara lebih efisien.
Melalui HRIS, perusahaan dapat memantau absensi, mengatur jadwal kerja dan shift, menyimpan data karyawan, hingga menyusun laporan administrasi secara lebih terintegrasi.
Dengan proses yang terdigitalisasi, pengelolaan tenaga outsourcing menjadi lebih akurat, transparan, dan mudah dipantau.
Kelola Karyawan Outsourcing Lebih Efisien dengan Mekari Talenta
Mengelola karyawan outsourcing tidak hanya berhenti pada proses pemilihan vendor dan penandatanganan kerja sama.
Tim HR juga perlu memastikan kehadiran, jadwal kerja, serta administrasi tenaga outsourcing tetap berjalan secara tertib, terutama jika mereka bekerja dengan sistem shift atau tersebar di berbagai lokasi.
Melalui solusi HRIS dari Mekari Talenta, perusahaan dapat mengelola administrasi tenaga outsourcing secara lebih efisien dalam satu platform, mulai dari pencatatan kehadiran hingga integrasi dengan proses payroll.
Beberapa fitur yang dapat dimanfaatkan antara lain:
- Attendance Management untuk mencatat kehadiran secara real-time melalui GPS, geofencing, maupun face recognition.
- Shift Management untuk menyusun dan mengelola jadwal kerja shift secara lebih fleksibel.
- Payroll Integration untuk mengintegrasikan data kehadiran dengan proses penggajian sehingga perhitungan menjadi lebih cepat dan akurat.
- HR Dashboard & Analytics untuk memantau tingkat kehadiran, keterlambatan, serta data tenaga kerja melalui dashboard yang terpusat.
Selain memanfaatkan HRIS, perusahaan juga dapat menggunakan layanan Payroll Outsourcing dari Mekari Talenta untuk membantu proses penggajian karyawan secara lebih efisien dan akurat.
Mulai dari perhitungan gaji, kepatuhan terhadap regulasi perpajakan dan BPJS, hingga distribusi slip gaji, seluruh proses dikelola oleh tim profesional sehingga HR dapat lebih fokus pada pengembangan SDM dan operasional bisnis.
Ingin mengelola karyawan outsourcing dengan lebih praktis? Hubungi tim Mekari Talenta untuk berkonsultasi terkait kebutuhan operasional perusahaan Anda.
