Panduan Lengkap Business Process Outsourcing (BPO): Definisi dan Fungsinya

Pernah mendengar istilah BPO? BPO atau Business Process Outsourcing merupakan sebuah perusahaan yang membantu perusahaan lainnya dalam menyediakan SDM untuk menunjang pekerjaan.

Adanya alih daya untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu yang dikelola oleh pihak ketiga dapat meningkatkan efisiensi dalam proses bisnis.

Lalu apa saja fungsi BPO secara lengkap? Simak penjelasannya lebih lanjut.

Apa itu Business Process Outsourcing (BPO)?

Business Process Outsourcing (BPO) adalah praktik di mana sebuah perusahaan menyerahkan sebagian proses bisnisnya kepada pihak ketiga yang spesialis di bidang tersebut.

Tujuannya adalah untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya operasional, dan memungkinkan perusahaan fokus pada kegiatan inti mereka.

BPO sendiri biasanya melibatkan outsourcing fungsi-fungsi seperti layanan pelanggan, penggajian, administrasi, teknologi informasi, dan bahkan produksi.

BPO dapat dilakukan secara offshore (di luar negeri) atau onshore (di dalam negeri), tergantung pada kebutuhan perusahaan.

Keuntungan utama dari BPO adalah penghematan biaya, akses ke teknologi dan keahlian terbaru, serta fleksibilitas dalam mengelola sumber daya manusia dan operasi.

Namun, tantangan seperti masalah keamanan data dan kontrol kualitas tetap perlu dikelola dengan baik untuk mendapatkan manfaat maksimal.

Apa itu BPO Company?

Sementara itu, BPO Company adalah perusahaan yang menyediakan layanan outsourcing untuk proses bisnis tertentu, membantu kliennya menangani fungsi-fungsi operasional yang dapat dilakukan secara eksternal.

BPO company mengambil alih tanggung jawab beberapa bagian dari bisnis perusahaan klien, seperti layanan pelanggan, HR, keuangan, IT, dan pemasaran, sehingga klien dapat lebih fokus pada bisnis inti mereka.

BPO companies biasanya memiliki spesialisasi dan infrastruktur yang memungkinkan mereka menyediakan layanan tersebut secara efisien dan dengan biaya lebih rendah dibandingkan jika dilakukan oleh perusahaan klien sendiri.

Perusahaan-perusahaan ini sering menggunakan teknologi mutakhir dan praktik terbaik industri untuk memastikan kualitas layanan yang tinggi.

Baca juga: Mengenal Training Center: Manfaat dan Cara Membangunnya

Contoh BPO Company Terkemuka di Pasar Global

1. Accenture

Accenture adalah salah satu BPO terbesar di dunia yang menawarkan layanan di berbagai sektor, termasuk teknologi, konsultasi manajemen, dan outsourcing bisnis. Layanan mereka mencakup mulai dari keuangan, SDM, hingga teknologi informasi.

2. Tata Consultancy Services (TCS)

Berbasis di India, TCS adalah bagian dari Tata Group, dan dikenal sebagai salah satu penyedia BPO terbesar, dengan fokus pada layanan IT dan proses bisnis outsourcing di berbagai industri.

3. Cognizant

Cognizant adalah perusahaan IT dan BPO global yang memberikan layanan konsultasi teknologi serta proses bisnis outsourcing untuk klien di berbagai sektor, seperti kesehatan, perbankan, dan retail.

4. Infosys BPM

Infosys BPM, bagian dari Infosys Limited, adalah perusahaan BPO yang menyediakan layanan proses bisnis, termasuk layanan SDM, penggajian, layanan finansial, dan dukungan IT di berbagai negara.

5. Teleperformance

Teleperformance adalah perusahaan BPO global yang terkenal untuk layanan contact center dan customer experience management, dengan fokus kuat pada industri ritel, perbankan, dan telekomunikasi.

6. Concentrix

Concentrix adalah salah satu penyedia BPO besar yang berfokus pada layanan pelanggan dan manajemen customer experience di berbagai sektor, seperti teknologi, kesehatan, dan e-commerce.

7. Wipro

Wipro adalah perusahaan teknologi dan BPO yang menawarkan layanan outsourcing di bidang IT, keuangan, dan HR dengan operasi di lebih dari 50 negara.

Apa itu Back Office dan Front Office BPO?

Back office BPO adalah jenis layanan outsourcing yang menangani operasi internal perusahaan yang tidak terlihat oleh pelanggan.

Tugas-tugas yang termasuk dalam back office BPO biasanya mencakup akuntansi, penggajian, manajemen data, IT, dan sumber daya manusia.

Fungsi ini esensial untuk menjaga agar operasi bisnis berjalan lancar tanpa melibatkan interaksi langsung dengan pelanggan.

Back office BPO memungkinkan perusahaan untuk fokus pada fungsi inti bisnis mereka dengan mengalihkan tugas administratif dan teknis ke penyedia layanan eksternal.

Front office BPO, di sisi lain, berfokus pada layanan yang berhubungan langsung dengan pelanggan. Ini termasuk layanan seperti layanan pelanggan, dukungan teknis, penjualan, pemasaran, dan manajemen hubungan pelanggan (CRM).

Layanan ini biasanya berperan penting dalam memastikan kepuasan pelanggan dan menciptakan pengalaman positif bagi pengguna layanan atau produk.

Perusahaan sering kali menggunakan i BPO untuk meningkatkan efisiensi dalam berinteraksi dengan pelanggan, memperluas jangkauan, dan meningkatkan pengalaman konsumen secara keseluruhan.

Tujuan dan Fungsi BPO (Business Process Outsourcing)

Pada dasarnya, BPO membantu meningkatkan produktivitas dengan mempercepat proses dan mengurangi beban tugas yang tidak esensial.

Misalnya, outsourcing layanan pelanggan atau proses administrasi memungkinkan perusahaan untuk bekerja lebih cepat dan lebih efisien.

Selain itu, dengan mengandalkan penyedia BPO yang memiliki teknologi canggih dan praktik manajemen terbaik, perusahaan dapat mengoptimalkan alur kerja dan mengurangi kesalahan, yang secara langsung berkontribusi pada efisiensi operasional.

Berikut adalah beberapa tujuan BPO yang lainnya.

Efisiensi Biaya

Salah satu tujuan utama BPO adalah untuk mengurangi biaya operasional perusahaan. Dengan mengalihdayakan tugas-tugas yang non-inti, perusahaan bisa menghemat biaya tenaga kerja, infrastruktur, dan teknologi.

Penyedia BPO yang beroperasi di negara dengan biaya tenaga kerja lebih rendah memungkinkan perusahaan mendapatkan layanan berkualitas dengan harga lebih terjangkau.

Fokus pada Core Business

Dengan mengalihdayakan proses bisnis yang tidak terkait langsung dengan inti bisnis, perusahaan bisa lebih fokus pada kegiatan utama yang mendorong pertumbuhan dan keuntungan.

Misalnya, perusahaan dapat lebih berkonsentrasi pada inovasi produk, pengembangan pasar, dan strategi bisnis, sementara tugas-tugas seperti administrasi atau IT support diurus oleh penyedia BPO.

Peningkatan Fleksibilitas

BPO memberikan fleksibilitas operasional dengan memungkinkan perusahaan menyesuaikan sumber daya sesuai kebutuhan.

Ketika permintaan meningkat, perusahaan dapat meningkatkan tenaga kerja outsourcing dengan cepat tanpa harus melalui proses perekrutan dan pelatihan internal yang memakan waktu. Sebaliknya, perusahaan dapat mengurangi tenaga kerja BPO saat beban kerja menurun.

Akses ke Keahlian Khusus

Penyedia BPO biasanya memiliki tenaga kerja dengan keahlian khusus di berbagai bidang seperti IT, riset, pemasaran, atau hukum. Dengan bekerja sama dengan BPO, perusahaan mendapatkan akses ke tenaga ahli yang mungkin sulit ditemukan atau terlalu mahal untuk direkrut secara internal.

Ini meningkatkan kualitas pekerjaan yang di-outsourcing dan memungkinkan perusahaan memanfaatkan teknologi terbaru dan praktik terbaik di industri.

Jenis-Jenis BPO atau Business Process Outsourcing

Berikut adalah penjelasan tentang jenis-jenis Business Process Outsourcing (BPO).

1. Nearshore Outsourcing

Nearshore outsourcing adalah pengalihdayaan proses bisnis ke negara-negara yang dekat secara geografis dengan negara asal perusahaan. Contohnya, perusahaan di Amerika Serikat yang melakukan outsourcing ke Meksiko atau Kanada.

Keuntungan dari nearshore outsourcing termasuk kemudahan komunikasi karena perbedaan zona waktu yang lebih kecil, budaya kerja yang serupa, dan biaya yang masih lebih rendah dibandingkan outsourcing di dalam negeri.

2. Offshore Outsourcing

Offshore outsourcing adalah pengalihdayaan ke negara-negara yang jauh secara geografis, biasanya di negara dengan biaya tenaga kerja lebih rendah, seperti India, Filipina, atau Indonesia.

Offshore outsourcing populer karena pengurangan biaya operasional yang signifikan. Namun, tantangannya termasuk perbedaan zona waktu, perbedaan budaya, dan potensi kendala bahasa.

3. Onshore Outsourcing

Onshore outsourcing, juga dikenal sebagai domestic outsourcing, melibatkan pengalihdayaan proses bisnis ke penyedia layanan di dalam negara yang sama. Biasanya, perusahaan memilih onshore outsourcing untuk menjaga kualitas tinggi dan meminimalkan masalah komunikasi.

Meski biaya tenaga kerja lebih tinggi dibandingkan offshore, onshore outsourcing menawarkan kontrol yang lebih besar dan fleksibilitas dalam proses manajemen.

Baca juga: Memahami Struktur Organisasi: Jenis, Fungsi, dan Contoh di Berbagai Sektor

Macam-Macam Bentuk Layanan BPO

Berikut adalah macam-macam bentuk layanan BPO.

Research Process Outsourcing (RPO)

Pengalihdayaan kegiatan riset dan pengembangan (R&D) ke penyedia layanan pihak ketiga. RPO membantu perusahaan dalam melakukan penelitian ilmiah, pasar, dan pengembangan produk tanpa harus mengelola tim riset internal. Ini menghemat waktu dan biaya, serta memungkinkan akses ke keahlian khusus.

Knowledge Process Outsourcing (KPO)

Berfokus pada tugas-tugas yang membutuhkan tingkat pengetahuan dan keahlian yang lebih tinggi. Layanan KPO meliputi analisis pasar, konsultasi manajemen, keuangan, dan analisis data. Penyedia KPO biasanya memiliki tenaga ahli dalam bidang spesifik, memungkinkan perusahaan mendapatkan solusi berkualitas tinggi dengan efisiensi biaya.

Legal Process Outsourcing (LPO)

Pengalihdayaan layanan hukum ke pihak ketiga. Ini mencakup berbagai kegiatan seperti penelitian hukum, pembuatan dokumen hukum, manajemen kontrak, dan pemrosesan litigasi. LPO memungkinkan perusahaan hukum atau departemen legal untuk menghemat biaya sambil tetap menjaga kualitas layanan hukum.

Kelebihan dan Kekurangan BPO

Kelebihan BPO

Efisiensi biaya: BPO memungkinkan perusahaan mengurangi biaya operasional dengan mengalihdayakan tugas-tugas yang memerlukan banyak sumber daya, terutama ke negara-negara dengan biaya tenaga kerja lebih rendah. Ini membantu perusahaan meningkatkan profitabilitas.

Fokus pada inti bisnis: Dengan mengalihdayakan proses-proses non-inti, perusahaan dapat lebih fokus pada aspek-aspek utama dari bisnis mereka, seperti inovasi, strategi, dan pengembangan produk, sehingga dapat bersaing lebih baik di pasar.

Akses ke teknologi dan keahlian baru: Penyedia BPO sering kali memiliki akses ke teknologi terbaru dan keahlian khusus di bidang tertentu, yang dapat membantu perusahaan memanfaatkan teknologi canggih tanpa perlu menginvestasikan sumber daya untuk pengembangannya sendiri.

Skala operasi yang lebih besar: BPO memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan dan memperluas operasi mereka dengan lebih cepat dan efisien, tanpa harus memperbesar organisasi internal secara signifikan.

Kekurangan BPO

Risiko keamanan data: Pengalihdayaan proses bisnis, terutama yang melibatkan data sensitif, bisa menimbulkan risiko keamanan dan privasi. Perusahaan harus memastikan adanya langkah-langkah keamanan yang kuat dari penyedia BPO untuk melindungi data mereka.

Ketergantungan pada pihak ketiga: Ketika suatu proses dialihdayakan, perusahaan menjadi bergantung pada pihak ketiga untuk menjalankan tugas tersebut. Jika penyedia BPO mengalami masalah, ini dapat berdampak pada operasi perusahaan.

Potensi kehilangan kontrol: Mengalihdayakan proses bisnis dapat menyebabkan perusahaan kehilangan sebagian kontrol atas kualitas dan pengelolaan proses yang dilakukan oleh pihak ketiga, terutama dalam hal ketepatan waktu dan hasil yang diharapkan.

Masalah kualitas layanan: Tidak semua penyedia BPO memiliki standar kualitas yang sama dengan perusahaan. Potensi masalah kualitas layanan, seperti hasil yang tidak memuaskan atau kurang sesuai dengan ekspektasi, dapat menjadi tantangan jika tidak ada manajemen yang baik.

Sistem Kerja Operasional BPO

Bagaimana sistem kerja operasional BPO? Simak penjelasannya.

1. Sistem Perekrutan dan Pembayaran Karyawan Outsourcing

Karyawan di perusahaan BPO biasanya direkrut oleh penyedia layanan outsourcing itu sendiri, menggunakan metode yang efisien untuk mencari tenaga kerja dengan keterampilan yang sesuai.

Proses perekrutan ini bisa mencakup tes kemampuan, wawancara, dan pelatihan khusus untuk memenuhi kebutuhan klien.

Kemudian, sistem pembayaran karyawan outsourcing umumnya ditangani oleh perusahaan BPO berdasarkan perjanjian dengan klien.

Karyawan mungkin dibayar berdasarkan kontrak tetap, jam kerja, atau berdasarkan output yang dihasilkan, tergantung pada jenis tugas yang mereka lakukan. Penyedia BPO juga bertanggung jawab atas penggajian, pajak, dan manfaat lain seperti asuransi kesehatan.

2. Sistem Kontrak pada Karyawan Outsourcing

Karyawan outsourcing biasanya bekerja berdasarkan kontrak tertentu yang bisa jangka pendek atau panjang, sesuai dengan kebutuhan klien dan proyek.

Kontrak ini mencakup detail mengenai tanggung jawab kerja, kompensasi, jam kerja, dan ketentuan lain yang sesuai dengan regulasi ketenagakerjaan di negara tempat mereka beroperasi.

Lalu, perjanjian kerja biasanya mencakup aturan-aturan penting seperti disiplin kerja, aturan absensi, waktu istirahat, dan prosedur penyelesaian sengketa. Penyedia BPO juga harus mematuhi regulasi ketenagakerjaan setempat untuk memastikan hak-hak karyawan terlindungi.

3. Bagaimana Cara Menerapkan BPO dalam Organisasi?

Evaluasi proses bisnis internal untuk menentukan tugas-tugas yang bisa dialihdayakan, terutama yang non-inti atau memerlukan tenaga ahli khusus yang tidak tersedia secara internal. Misalnya, proses administrasi, layanan pelanggan, atau IT support sering kali bisa dioutsourcing.

Setelah proses bisnis diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah memilih mitra BPO yang tepat berdasarkan keahlian, rekam jejak, lokasi, dan biaya. Mitra BPO harus dipilih melalui seleksi ketat dengan penilaian terhadap kualitas, kepatuhan pada peraturan, dan kemampuan teknologi.

Setelah memilih mitra, penting untuk menjaga komunikasi yang efektif dan memastikan ada sistem pengawasan yang baik. Ini bisa mencakup pengaturan meeting rutin, laporan kinerja, serta kontrol kualitas untuk memastikan penyedia BPO memenuhi standar perusahaan.

Itulah penjelasan lengkap mengenai BPO. Tidak dapat dipungkiri, menerapkan BPO dengan strategi yang tepat dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, dan memungkinkan fokus pada kegiatan inti bisnis.

Kemudian terlepas apakah Anda menggunakan karyawan outsource atau tidak, pengelolaan SDM akan lebih mudah dengan software HRIS Mekari Talenta karena memiliki beragam fitur mulai dari Payroll Management, Recruitment, hingga Performance Management.

Tertarik menggunakan Mekari Talenta? Hubungi tim sales kami dan diskusikan kebutuhan Anda sekarang juga.