Layoff: Panduan HR Mengelola Pengurangan Tenaga Kerja

Keputusan lay off sering dianggap sebagai solusi cepat untuk menekan biaya operasional, padahal dampaknya terhadap tim yang tersisa justru bisa jauh lebih besar dari yang diperkirakan.

Fenomena yang dikenal sebagai “survivor syndrome” ini bahkan berdampak pada reputasi perusahaan: 87% karyawan yang bertahan mengaku menjadi lebih kecil kemungkinannya merekomendasikan perusahaan sebagai tempat kerja yang baik, dan 61% meragukan prospek perusahaan ke depannya.

Data ini menunjukkan bahwa lay off yang dijalankan tanpa strategi komunikasi dan dukungan yang tepat justru berisiko menciptakan masalah baru, mulai dari turunnya produktivitas hingga rusaknya kepercayaan karyawan yang tersisa.

Artikel ini akan membahas apa itu layoff, penyebab dan perbedaannya dengan PHK (Pemberhentian Hubungan Kerja), jenis pemutusan hubungan kerja lainnya, serta proses dan tips bagi HR dalam mengelola layoff dan PHK. 

Apa Pengertian Layoff?

Layoff adalah tindakan perusahaan untuk menghentikan hubungan kerja dengan karyawan, biasanya karena alasan bisnis seperti efisiensi biaya, restrukturisasi, atau penurunan kondisi ekonomi.

Layoff tidak selalu berkaitan dengan kinerja karyawan, melainkan lebih sering terjadi karena kebutuhan operasional perusahaan.

Layoff dapat bersifat sementara maupun permanen, tergantung kondisi dan kebijakan perusahaan. Dalam kondisi tertentu, karyawan dapat kembali bekerja apabila kondisi perusahaan membaik. 

Istilah Terkait Layoff

Berikut ini beberapa istilah yang berkaitan dengan layoff.

1. Quiet Cutting

Proses di mana perusahaan memindahkan seorang karyawan ke posisi lain (biasanya dengan tanggung jawab yang lebih kecil atau tanpa kenaikan gaji) sebagai alternatif dari pemberhentian formal.

Ini agar perusahaan dapat mengurangi biaya atau memenuhi kebutuhan struktur organisasi tanpa memberhentikan karyawan secara langsung.

Karyawan mungkin merasa tidak puas karena pergeseran posisi sering dianggap sebagai “paksaan terselubung” untuk keluar secara sukarela.

2. Voluntary Layoff

Layoff yang dilakukan berdasarkan kesediaan karyawan untuk mengundurkan diri dengan tawaran tertentu, seperti kompensasi tambahan.

Tujuannya adalah memberikan pilihan bagi karyawan yang ingin keluar secara sukarela, sehingga perusahaan dapat mengurangi tenaga kerja tanpa melakukan pemutusan secara sepihak.

Misalnya, program pensiun dini atau insentif pengunduran diri sukarela.

Baca Juga: Pentingnya Mengetahui Alasan Karyawan Mengundurkan Diri

3. Furlough

Layoff sementara di mana karyawan tidak bekerja untuk jangka waktu tertentu, tetapi tetap memiliki harapan untuk dipanggil kembali ketika situasi membaik.

Selama furlough, karyawan mungkin kehilangan gaji tetapi tetap menerima beberapa tunjangan (seperti asuransi kesehatan).

Misalnya terjadi pada perusahaan dalam industri musiman atau saat terjadi resesi ekonomi.

Apa Penyebab Perusahaan Melakukan Layoff?

Berikut adalah penyebab perusahaan melakukan layoff.

1. Alasan Ekonomi

Ketika pendapatan perusahaan tidak cukup untuk menutupi biaya operasional, perusahaan mungkin terpaksa mengurangi tenaga kerja untuk menekan pengeluaran.

Misalnya pada saat terjadi penurunan permintaan pasar, persaingan yang meningkat, atau kegagalan produk.

Krisis seperti resesi global juga dapat berdampak besar pada berbagai industri, memaksa perusahaan untuk mengurangi skala operasionalnya.

Misalnya pada saat krisis keuangan 2008 yang menyebabkan banyak perusahaan mengurangi tenaga kerja untuk bertahan.

2. Restrukturisasi Perusahaan

Perusahaan dapat melakukan restrukturisasi untuk meningkatkan efisiensi, misalnya dengan menghapus posisi yang dianggap tidak strategis atau merampingkan hierarki organisasi.

Selanjutnya ketika dua perusahaan bergabung atau terjadi akuisisi, seringkali ada tumpang tindih dalam peran karyawan, yang menyebabkan pengurangan tenaga kerja.

Sebagai contoh, setelah merger, divisi yang serupa dari kedua perusahaan mungkin digabungkan, dan beberapa posisi menjadi tidak diperlukan.

3. Penggunaan Teknologi

Pekerjaan yang sebelumnya dilakukan secara manual kini digantikan oleh mesin atau teknologi otomatis, mengurangi kebutuhan tenaga kerja manusia.

Misalnya otomasi di lini produksi pabrik atau penggantian layanan pelanggan manual dengan chatbot.

Kemudian, transformasi digital sering kali mengubah cara kerja perusahaan, dengan mengurangi peran tradisional dan menggantinya dengan peran berbasis teknologi.

Baca Juga: Pemutusan Hubungan Kerja? Ini Alasan Perusahaan!

4. Force Majeure atau Keadaan Darurat

Kondisi force majeure atau keadaan darurat dapat mengganggu operasional perusahaan dan berdampak pada kebutuhan tenaga kerja. 

Misalnya, bencana alam, konflik, atau kondisi lain yang menyebabkan perusahaan harus menghentikan atau mengurangi aktivitas operasionalnya.

Pandemi COVID-19 yang terjadi pada 2020 juga menjadi salah satu contoh kondisi yang berdampak pada operasional dan kebutuhan tenaga kerja di berbagai perusahaan. 

Dalam situasi seperti ini, perusahaan dapat melakukan penyesuaian tenaga kerja sebagai bagian dari langkah untuk mempertahankan keberlangsungan bisnis.

Apa Perbedaan Layoff dan PHK?

Berikut adalah perbedaan layoff dan PHK serta aspek hukum terkait di Indonesia.

Berikut adalah perbedaan layoff dan PHK serta aspek hukum terkait di Indonesia.

1. Sifat Layoff vs. PHK

Sifat Layoff

Layoff bisa juga diartikan pemberhentian karyawan yang dilakukan karena alasan bisnis, bukan karena kesalahan karyawan dalam melakukan pekerjaan. 

Hal ini sering terjadi ketika perusahaan mengalami penurunan pendapatan, penghematan biaya operasional, kegagalan proyek, merger, dan akuisisi.

Dapat bersifat sementara (misalnya furlough) atau permanen.

Dalam banyak kasus, karyawan yang di-layoff memiliki potensi untuk dipanggil kembali jika situasi perusahaan membaik.

Sifat PHK (Pemutusan Hubungan Kerja)

Selain itu, PHK merupakan pemutusan kontrak kerja yang sudah ditetapkan perusahaan dan bersifat final dengan alasan tertentu. Beberapa faktor antara lain:

• Penurunan kinerja
• Pelanggaran kedisiplinan
• Masa kontrak habis
• Alasan Hukum

PHK Bersifat permanen, karena hubungan kerja diakhiri secara formal dan hukum.

Setelah PHK, karyawan tidak memiliki hubungan kerja lagi dengan perusahaan kecuali direkrut ulang sebagai pegawai baru.

2. Alasan yang Mendasari

Contoh alasan layoff: :

Biasanya terkait dengan kondisi ekonomi atau kebutuhan bisnis perusahaan, bukan karena kesalahan karyawan, seperti:

• Penurunan pendapatan perusahaan.
• Restrukturisasi organisasi.
• Automasi pekerjaan.

Contoh alasan PHK: 

Lebih beragam, termasuk alasan personal maupun non-personal, seperti

• Karyawan melakukan pelanggaran berat (seperti pencurian atau pelanggaran etika).
• Berakhirnya masa kontrak kerja.
• Penutupan perusahaan atau pengurangan karyawan.

Baca Juga: 9 Alasan Perusahaan Melakukan PHK Terhadap Karyawan

3. Aspek Hukum PHK di Indonesia

Menurut UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan dan perubahannya dalam UU Cipta Kerja (UU No. 6 Tahun 2023), prosedur PHK formal harus ada pemberitahuan resmi kepada karyawan.

Perusahaan wajib berupaya menghindari PHK melalui cara lain, seperti pengurangan jam kerja atau perundingan. Jika tetap dilakukan, PHK harus melalui persetujuan dari Dinas Ketenagakerjaan atau Pengadilan Hubungan Industrial.

Hak Karyawan yang Di-PHK:

• Uang pesangon: Sesuai masa kerja karyawan (diatur dalam Pasal 156).
• Uang penghargaan masa kerja: Jika karyawan sudah bekerja dalam waktu tertentu.
• Uang penggantian hak: Misalnya sisa cuti tahunan yang belum diambil.

Jika PHK dilakukan secara sepihak tanpa memenuhi prosedur, karyawan dapat mengajukan gugatan ke Kementerian Ketenagakerjaan.

Ringkasan Perbedaan Layoff dan PHK

Perbedaan utama terletak pada sifat dan alasan yang mendasarinya, di mana PHK memiliki kerangka hukum yang lebih jelas di Indonesia.

Jenis Pemutusan Hubungan Kerja Lainnya

Berikut adalah jenis-jenis pemutusan hubungan kerja (PHK) lainnya selain layoff.

1. Pengunduran Diri

Pemutusan hubungan kerja yang terjadi atas inisiatif karyawan secara sukarela, bukan karena tekanan dari perusahaan. Pengunduran diri biasanya diajukan melalui surat resmi (resignation letter).

Karyawan tetap berkewajiban memberikan pemberitahuan sebelumnya, biasanya sesuai dengan ketentuan kontrak atau kebijakan perusahaan.

2. PHK Karena Usia Pensiun

Pemutusan hubungan kerja yang terjadi ketika karyawan mencapai usia pensiun yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau diatur dalam undang-undang.

PHK karena batas usia pensiun terjadi pada usia 55-60 tahun, tergantung kebijakan perusahaan atau regulasi.

Pada jenis PHK ini, karyawan berhak menerima manfaat pensiun, seperti dana pensiun atau kompensasi sesuai perjanjian kerja.

Hal ini telah diatur dalam UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 dan Peraturan Pemerintah No. 45 Tahun 2015 tentang penyelenggaraan program pensiun di mana pengusaha wajib memberikan pesangon atau manfaat pensiun sesuai ketentuan.

3. PHK Karena Kejahatan atau Pelanggaran Serius

Pemutusan hubungan kerja akibat pelanggaran berat yang dilakukan oleh karyawan, seperti tindakan kriminal, pelanggaran etika, atau pelanggaran kebijakan perusahaan.

Pelanggaran harus dapat dibuktikan secara sah, misalnya melalui investigasi internal atau putusan hukum.

Selanjutnya, pemutusan ini bersifat langsung, dan karyawan biasanya tidak berhak atas pesangon kecuali ada kesepakatan lain.

Contoh kejahatan atau tindakan kriminal yang umumnya dianggap pelanggaran serius seperti pencurian, penipuan, atau kekerasan di tempat kerja, pelanggaran kebijakan seperti pelecehan seksual, penyalahgunaan wewenang, atau mengungkap informasi rahasia perusahaan.

Peraturan terkait PHK ini telah diatur dalam Pasal 158 UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003, yang menyebutkan PHK dapat dilakukan jika karyawan terbukti melakukan pelanggaran berat, dengan bukti-bukti yang memadai.

Baca Juga: PHK Karyawan Perusahaan, Inilah yang Harus Diperhatikan

Ringkasan Jenis Pemutusan Kerja

Bagaimana Proses Layoff yang Perlu Dilakukan HR?

Proses layoff perlu dilakukan secara terencana agar keputusan perusahaan dapat disampaikan dengan jelas dan tetap memperhatikan kebutuhan bisnis serta hak karyawan. 

HR dapat mengikuti beberapa langkah berikut.

1. Evaluasi Kebutuhan Perusahaan

Identifikasi alasan dan kebutuhan bisnis yang mendasari layoff, seperti efisiensi biaya, restrukturisasi, atau perubahan kebutuhan tenaga kerja. Pastikan keputusan didukung oleh data dan pertimbangan yang objektif.

2. Tentukan Karyawan yang Terdampak

Tentukan posisi atau karyawan yang terdampak berdasarkan kriteria yang jelas, objektif, dan konsisten. HR juga perlu mempertimbangkan status hubungan kerja, peran, serta kebutuhan tenaga kerja perusahaan.

3. Periksa Ketentuan Hubungan Kerja

Tinjau perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama yang berlaku bagi karyawan terdampak. Langkah ini penting untuk memastikan proses layoff dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

4. Siapkan Hak dan Kompensasi Karyawan

Hitung hak dan kompensasi yang perlu diberikan kepada karyawan sesuai status hubungan kerja, alasan pengakhiran hubungan kerja, dan ketentuan yang berlaku. Pastikan perhitungannya dilakukan secara akurat sebelum keputusan disampaikan.

5. Komunikasikan Keputusan kepada Karyawan

Sampaikan keputusan layoff secara langsung, jelas, dan profesional. HR perlu menjelaskan alasan, waktu pelaksanaan, serta informasi mengenai hak karyawan agar tidak menimbulkan ketidakjelasan.

6. Selesaikan Administrasi dan Dokumentasi

Pastikan seluruh dokumen terkait proses layoff tersimpan dengan baik, termasuk pemberitahuan kepada karyawan, dokumen penyelesaian hubungan kerja, serta catatan pemenuhan hak karyawan.

7. Evaluasi Dampak Setelah Layoff

Setelah proses selesai, HR perlu mengevaluasi dampaknya terhadap operasional, beban kerja, dan kebutuhan tenaga kerja yang tersisa. Evaluasi ini dapat menjadi dasar untuk menyesuaikan kembali struktur organisasi dan perencanaan tenaga kerja perusahaan.

Tips bagi HR dalam Mengelola Proses Layoff dan PHK HR 

Berikut adalah tips menghadapi PHK untuk HR. 

1. Komunikasikan Layoff dengan Transparansi

HR harus menjelaskan alasan layoff atau PHK secara jelas dan terbuka kepada karyawan, termasuk kondisi bisnis yang mendasarinya. Transparansi membantu mengurangi kebingungan, spekulasi, dan ketidakpercayaan.

Tips:

• Gunakan komunikasi yang empatik dan profesional.
• Lakukan pengumuman melalui pertemuan resmi atau komunikasi langsung, bukan melalui email massal.

2. Berikan Kompensasi dan Dukungan yang Sesuai

Pastikan karyawan menerima hak dan kompensasi yang sesuai dengan status hubungan kerja, ketentuan yang berlaku, dan kebijakan perusahaan. HR juga perlu membantu karyawan memahami rincian hak yang mereka terima.

Tips:

• Siapkan dokumen terkait, seperti surat PHK, rincian kompensasi, secara lengkap dan tepat waktu.
• Pastikan karyawan memahami semua detail kompensasi yang diberikan.

3. Bantu Karyawan Melalui Program Penempatan Kerja atau Pelatihan Ulang

HR dapat mendukung karyawan yang terdampak dengan menyediakan akses ke program pelatihan keterampilan baru atau membantu mereka mendapatkan pekerjaan di perusahaan lain.

Tips:

• Bermitra dengan lembaga pelatihan atau perekrut kerja.
• Sediakan surat rekomendasi atau referensi untuk karyawan yang terkena PHK.
• Pertimbangkan program outplacement untuk mendukung transisi mereka.

Kelola Kebutuhan Talenta dengan Lebih Terstruktur Bersama Mekari Talenta 

Layoff atau PHK dapat membuat perusahaan perlu melakukan penyesuaian terhadap struktur dan kebutuhan tenaga kerja. 

Ketika kondisi bisnis mulai kembali stabil, perusahaan mungkin perlu mengisi posisi yang kosong atau mencari talenta baru sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Dengan Mekari Talenta, perusahaan dapat mengelola proses rekrutmen secara lebih terstruktur melalui Aplikasi Rekrutmen Karyawan. 

HR dapat mengelola informasi lowongan, kandidat, hingga tahapan rekrutmen dalam satu sistem sehingga proses pencarian talenta dapat dilakukan dengan lebih terorganisir.

Pengelolaan kandidat secara terpusat juga membantu HR memantau perkembangan setiap kandidat dan mengurangi pekerjaan administratif selama proses rekrutmen. 

Dengan demikian, perusahaan dapat lebih mudah menyesuaikan kebutuhan tenaga kerja dengan kondisi dan strategi bisnis setelah melakukan restrukturisasi.

Hubungi Mekari Talenta untuk mengetahui bagaimana Mekari Talenta dapat membantu perusahaan mengelola proses rekrutmen secara lebih terstruktur sesuai kebutuhan tenaga kerja.