Administrasi HR 6 min read

7 Langkah – Langkah Rekrutmen Efektif dan Efisien untuk Perusahaan

By Guest GuestPublished 04 Apr, 2022

Menurut Soekidjo Notoadmodjo (2003: 130), perekrutan adalah proses mencari dan mengikat calon karyawan yang memiliki kemampuan untuk memenuhi kebutuhan yang direncanakan organisasi. Jika menilik penjabaran beliau, tujuan dari rekrutmen sendiri adalah untuk memenuhi kebutuhan SDM sesuai dengan tujuan organisasi/perusahaan. Jika berhasil mempekerjakan SDM yang kompeten dan sesuai dengan kebutuhan, hal itu akan menjadi kunci pertama yang akan menyukseskan sebuah perusahaan di waktu mendatang.

Tentu saja untuk mendapatkan SDM seperti di atas, diperlukan pemahaman atas proses rekrutmen. Kita tidak ingin membuang effort dalam pencarian kandidat jika sebagai recruiter, kita tidak mengerti proses apa yang diperlukan.

rekrutmen efektif

Mari kita simak kangkah – langkah yang ada dalam sebuah perekrutan seperti di bawah ini.

Perekrut, Inilah 7 Langkah Rekrutmen yang Perlu Diketahui

1. Identifikasi Kebutuhan Tenaga Kerja

Memahami kebutuhan tenaga kerja di perusahaan tentunya poin paling pertama yang perlu disiapkan di dalam proses rekrutmen. Kebutuhan tersebut misalnya datang dari keinginan perusahaan untuk melebarkan bisnisnya dan membutuhkan orang-orang yang kompeten. 

Dalam mengidentifikasi kebutuhan rekrutmen, berikut adalah poin-poin yang perlu diperhatikan:

  • Pastikan perusahaan memang memiliki kebutuhan tenaga kerja, seperti orang yang memiliki kemampuan lebih baik dari sebelumnya, kinerja cemerlang, dan/atau dengan memastikan bahwa beberapa pekerjaan sedang tidak bisa ditangani.
  • Cek kembali volume workload untuk meyakinkan Anda akan adanya kebutuhan rekrutmen tersebut.
  • Cek  performa tim dan analisis juga skill, kualifikasi yang harus ada di dalam tim Anda. Dari sini, akan terlihat Anda butuh spesifikasi karyawan baru yang seperti apa nantinya.
  • Jika ada karyawan yang resign, ini adalah tanda utama dimana Anda harus mempersiapkan proses rekrutmen.

2. Membuat Rencana Perekrutan

Setelah HR mengetahui apa kebutuhan perusahaan, tugas selanjutnya adalah untuk merancang rencana perekrutan. Rencana yang dimaksud mencakup pembuatan job description, job specification, termasuk juga perencanaan rentang waktu, cost, pihak yang terlibat selama proses rekrutmen berlangsung, dsb. Perencanaan yang baik dapat memberikan efisiensi selama proses berjalan, khususnya jika dikejar waktu.

Apabila untuk memenuhi posisi tersebut kandidat harus melakukan sebuah tes, persiapkan juga tesnya sebaik mungkin. 

3. Pencarian Kandidat

Dalam proses pencarian kandidat, terdapat dua metode yang bisa digunakan, yaitu Metode Tertutup dan Metode Terbuka.

Metode tertutup adalah metode pencarian kandidat yang terbatas pada lingkup internal perusahaan. Cara ini bisa dilihat pada contoh promosi karyawan lama atau rotasi divisi.

Metode terbuka adalah metode pencarian kandidat dengan cara menyebarkan informasinya ke luar lingkungan perusahaan. Terdapat banyak pilihan untuk mencari kandidat dengan metode ini, misalnya dengan online job posting. Jangan lupa untuk memasang iklan Anda semenarik mungkin agar membuka peluang untuk mendapatkan kandidat yang sesuai kebutuhan.

4. Penyaringan Kandidat

Setelah mendapatkan CV dari para kandidat, tentunya HR harus melakukan penyaringan siapa yang perlu diambil untuk menuju proses berikutnya, yaitu interview dengan pihak berkepentingan di perusahaan.

Hal yang diperhatikan dalam penyaringan kandidat, tentu saja kecocokan spesifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dengan yang ada di dalam diri karyawan. Terkadang, ada tipe orang yang kurang bisa menggambarkan keahliannya secara tertulis melalui CV. Maka dari itu, saringlah CV karyawan secara baik-baik agar Anda dapat memilih orang yang tepat untuk diajak bertemu dalam sesi interview.

5. Interview Karyawan Baru

Interview atau wawancara kerja adalah proses yang paling mudah dikaitkan jika mendengar kata rekrutmen. Pada proses ini, perekrut dan kandidat bertemu dan berbincang secara langsung dengan tujuan perekrut mendapatkan informasi lebih dalam dari kandidat-kandidat tersebut. Informasi tersebut nantinya akan diolah oleh HR dan pihak terkait (user, manager atau direktur) agar dapat disaring lagi mana kandidat yang ingin dipekerjakan perusahaan.

Proses interview biasanya terjadi lebih dari satu kali dan disertai pula tes kemampuan dan/atau psikotes untuk menilai kandidat lebih jauh.

Tidak hanya melakukan wawancara, perekrut juga wajib untuk melakukan candidate reference untuk mengecek background kandidat. Ingat, cukup lakukan pengecekan secukupnya dan sesuai dengan peraturan Hukum HAM Indonesia.

6. Job Offering & Hiring

Ketika perusahaan sudah memutuskan kandidat mana yang ingin dipekerjakan, akhirnya sampailah pada tahap job offering. Biasanya berkas yang digunakan adalah offering letter yang berisi job description, hak dan tanggung jawab karyawan (termasuk besaran gaji yang ditawarkan perusahaan). Selain itu, offering letter juga bisa berisi mengenai syarat dan ketentuan detail untuk bergabung di perusahaan tersebut. 

Apabila kandidat setuju dengan syarat dan kondisi yang ditawarkan oleh perusahaan, maka karyawan bisa menandatangani offering letter tersebut dan secara resmi menandakan bahwa kandidat berhasil direkrut. Tetapi di proses ini jangan kaget jika kandidat melakukan negosiasi terhadap tawaran perusahaan, terlebih di perihal gaji. Negosiasikan sebaik mungkin agar Anda tidak kehilangan kandidat terbaik Anda!

7. Onboarding Karyawan Baru

Setelah kandidat resmi diterima di perusahaan, jangan sampai karyawan baru tersebut merasa awkward atau merasa tidak nyaman di hari pertama bekerja di tempat baru.

Proses onboarding memberikan kesempatan bagi karyawan mengenal perusahaan lebih dekat lagi. Tidak hanya mengenalkan tentang perusahaan saja, support juga mereka dengan cara bantu sediakan kebutuhannya untuk bekerja dan ajak makan siang bersama sebagai langkah awal menjalin hubungan kerja yang baik.

Faktor yang Tidak Kalah Penting dalam Proses Rekrutmen

Jadi kita sudah mengetahui alur rekrutmen mulai dari identifikasi kebutuhan pekerjaan, sampai dengan onboarding karyawan baru. Tapi, apakah proses rekrutmen bisa berjalan lancar jika kita menjalankan semua alurnya begitu saja? Tentu tidak semudah itu. Ada banyak faktor yang bisa menentukan keberhasilan rekrutmen, apalagi jika kita ingin menangkap golden candidate.

Simak hal apa saja yang bisa menjadi kunci dalam menjalankan rekrutmen yang efektif.

  1. Job Description yang Jelas

Buatlah job description yang jelas maksud dan tujuannya, dan berhati-hatilah untuk membuat isinya tetap masuk akal. Informasikan juga poin apa yang bersifat diutamakan dan dipertimbangkan. Job description akan membantu Anda menghemat waktu dalam candidate screening. Tidak hanya itu, memperjelas job description akan membantu perekrut, user, dan manajemen dalam menyeleksi kandidat.

  1. Bentuk Company/Employer Brand

Terkadang, meskipun perekrut sudah berupaya menyebarkan lowongan, jumlah kandidat yang melamar tidak sesuai dengan harapan perusahaan. Coba lah tinjau kembali kondisi company brand Anda. Memperkuat company/employer brand akan membantu Anda dalam proses rekrutmen, karena kandidat cenderung memiliki kebiasaan mencari tahu identitas perusahaan. Setidaknya, aktif di media sosial bisa menjadi salah satu solusinya.  

  1. Ingin Proses Rekrutmen yang Cepat? Coba Otomatisasi

Otomatisasi pada proses rekrutmen bukanlah lagi merupakan hal yang baru. Sistem seperti Applicant Tracking System atau Recruitment Management System sudah mulai hadir di Indonesia dan banyak membantu perusahaan dalam menyaring kandidat. Ke depannya, bisa jadi otomatisasi pada proses rekrutmen menjadi sebuah kebiasaan baru. Jadi, kenapa tidak menocbanya dari sekarang?

  1. Cocokkan dengan Budaya Perusahaan

Hal ini tidak kalah pentingnya di dalam proses rekrutmen SDM. Perusahaan yang memiliki visi, misi, dan sudah tercipta budaya perusahaan pastinya ingin memiliki SDM yang bisa mengikuti nilai-nilai yang sudah ada. Pastikan kandidat memahami nilai-nilai pada perusahaan dan pertimbangkan pendapatnya.

Talenta by Mekari Rekomendasi Aplikasi Rekrutmen Karyawan

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal. Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing.

Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada aplikasi pembayaran gaji karyawan, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif. Masih terdapat benefit lainnya yang dapat Anda temukan pada: https://www.talenta.co/fitur/software-payroll/aplikasi-pembayaran-gaji/.

Kelebihan Talenta by Mekari:

  1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Talenta By Mekari adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya

  • Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
  • Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
  • Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
  • Aplikasi database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya. Selengkapnya mengenai aplikasi database karyawan kunjungi tautan berikut: https://www.talenta.co/fitur/software-hris/software-database-karyawan-perusahaan/.
  1. Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

  1. Tim Support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan. 

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di Talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.

Demikian informasi dan tips dalam proses perekrutan. Tentu semua proses adalah poin penting dan tidak boleh terlewatkan dalam proses rekrutmen; identifikasi pekerjaan, mematangkan rencana perekrutan, persiapan elemen wawancara, hingga tahap penerimaan kerja.

Terdapat juga faktor lain selain skill dan pengalaman yang harus dinilai dalam diri kandidat untuk memaksimalkan tujuan pencarian SDM baru yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan, seperti kemampuan bekerja sama yang baik di internal maupun eksternal, sikap kerja, juga komitmen terhadap keberhasilan.

Guest Guest