Berapa Biaya yang Dihabiskan Perusahaan untuk Melakukan Proses Payroll?

Salah satu tugas HR pada sebuah perusahan adalah mengurusi payroll process atau proses penggajian.

Menghitung berapa gaji karyawan tentu bukan pekerjaan yang mudah. Beberapa faktor seperti, jam kerja, kehadiran, serta pajak perlu diperhatikan agar seorang karyawan menerima gaji yang sesuai.

Tak hanya itu, seorang HR juga perlu memperhatikan biaya yang dikeluarkan dalam proses penggajian agar biaya produksi perusahaan tetap optimal.

Namun, pernahkah perusahaan memikirkan berapa biaya yang dikeluarkan dalam proses penggajian? Untuk apa saja biaya tersebut?

Faktanya, proses penggajian yang dilakukan secara manual bukan hanya menghabiskan banyak waktu, tapi juga bisa memakan banyak biaya perusahaan.

Perusahaan akan menghabiskan 44% biaya untuk waktu dan SDM, serta 43% untuk kertas dan dokumen.

Biaya yang dikeluarkan untuk proses penggajian akan semakin banyak jika risiko kesalahan perhitungan gaji juga semakin tinggi.

Untuk memahami lebih lanjut tentang apa saja yang membuat proses penggajian memakan banyak biaya, simak uraiannya berikut ini.

Waktu Lebih Banyak & Tidak Fleksibel

Penelitian yang dilakukan American Payroll Association menunjukkan bahwa proses penggajian secara manual membutuhkan banyak biaya dan waktu pengerjaan.

40% perusahaan menghabiskan banyak waktu lebih dari 80 jam dalam setahun hanya untuk proses penggajian secara manual.

Kenapa proses payroll manual bisa menghabiskan waktu dan biaya? Hal ini karena tim HR perlu menghitung total kehadiran, menghitung PPh 21, barulah kemudian didapatkan gaji total dari penghitungan tersebut.

Belum lagi jika ada peraturan ketenagakerjaan yang berubah, tim HR perlu untuk menyesuaikan juga dengan hal tersebut

Berisiko Salah Dalam Perhitungan Gaji

Bayangkan saja, tim HR yang bertanggung jawab pada proses penggajian, pengelolaan daftar kehadiran, serta penyimpanan data karyawan harus melakukan semua tugas tersebut secara manual dan bersamaan.

Belum lagi jika peraturan terkait ketenagakerjaan terus berubah-ubah. Hal tersebut hanya akan membuat tim HR kewalahan dan menjadi tidak fokus.

Apalagi, tim HR juga memiliki tugas lain yang berkaitan dengan produktivitas secara langsung dalam perusahaan.

Jika hal tersebut terjadi, risiko terjadi kesalahan pada penghitungan gaji akan meningkat dan efektivitas kerja karyawan akan terganggu.

Jika kesalahan hitung tersebut terus menerus terjadi, tim HR perlu melakukan tugas ekstra untuk menghitung ulang, dan biaya yang dikeluarkan perusahaan pun akan semakin membengkak.

Double Work Model

Banyak perusahaan yang tim HRnya harus melakukan lembur hanya untuk menghitung gaji. Maka pertanyaan yang sering terlintas, “mengapa harus lembur untuk menghitung gaji di saat cut off date?”

Nyatanya, permasalahan utama adalah pada keterlambatan data yang diberikan bagian produksi ke bagian payroll. Misalnya, keterlambatan pemberian surat perintah lembur, pergantian shift, yang sumbernya dari bagian produksi.

Belum lagi jika ada data kehadiran karyawan yang tidak dapat dicetak karena terjadi masalah pada mesin pencatat kehadiran.

Pembuatan data di bagian produksi dan pengolahan data di bagian payroll hanya akan membuat terjadinya double work, satu pekerjaan yang sama dilakukan berulang oleh orang yang berbeda.

Dengan penerapan proses penggajian dengan model di atas, maka tak hanya memakan banyak waktu, namun juga SDM dan biaya produksi perusahaan.

Membutuhkan Banyak SDM

Seperti yang dijelaskan di poin sebelumnya, proses penggajian akan memakan banyak SDM jika proses yang digunakan rumit dan membutuhkan waktu lama.

Perusahaan tidak bisa mempertahankan jumlah SDM yang terbatas jika waktu yang dihabiskan untuk proses penggajian terbilang lama.

Perusahaan juga tidak bisa memaksa karyawan yang sama untuk lembur terus menerus karena hal tersebut akan melanggar peraturan ketenagakerjaan.

Sebagai solusinya, perusahaan biasanya akan menambah SDM di bidang tertentu untuk menyeimbangkan tenaga kerja dan memperkecil waktu yang dihabiskan.

Dengan penambahan SDM, otomatis biaya perusahaan yang akan dikeluarkan untuk proses penggajian akan bertambah.

Software Payroll sebagai Solusi

Rincian di atas merupakan hal-hal yang membuat perusahaan memakan banyak biaya dalam proses penggajian. Lalu, bagaimana cara menekan biaya tersebut agar penggajian tetap bisa berjalan optimal?

Dengan perkembangan teknologi saat ini, perusahaan dapat menggunakan software payroll untuk menghemat biaya tersebut. Proses penggajian dengan software payroll dinilai lebih menghemat waktu dan SDM di perusahaan.

Jika perusahaan Anda telah yakin untuk menggunakan software payroll dalam proses penggajian, maka perlu bagi Anda untuk mencari jasa layanan yang tepat. Software payroll yang tepat dapat meningkatkan efektivitas penggajian di perusahaan.

Sebagai acuan, layanan software tersebut harus memuat fitur payroll untuk penggajian, antara lain:

• Payroll Calculation ; fitur penghitungan gaji secara otomatis yang disesuaikan dengan aturan dan regulasi perusahaan.

• Flexible Payroll Components; penghitungan dapat disesuaikan dengan regulasi perusahaan, seperti denda, iuran, kehadiran, dan lain sebagainya.

• Pyaroll Tax Calculator (Kalkulator PPh 21); fitur dapat secara otomatis menghitung pemotongan pajak untuk PPh 21 dan PPh 26.

• BPJS; fitur payroll yang baik dapat memungkinkan perusahaan mendapatkan Nomor Pokok Perusahaan secara mudah untuk mengurus dan mendaftarkan Jaminan Kecelakaan Kerja dan variabel lain.

• THR; fitur payroll dapat menghitung jumlah dan besaran THR secara otomatis masing-masing karyawan.

Jadi, sudahkan perusahaan Anda menentukan software payroll yang paling tepat?

Fitur payroll terbaik yang telah disebutkan di atas dapat Anda temukan di layanan Talenta. Dengan layanan Talenta, penggajian karyawan dapat dilaksanakan secara lebih cepat, efektif, dan efisien sehingga tim HR mampu menggunakan waktunya untuk keperluan perusahaan lainnya.

Selain itu, tak ada lagi proses penggajian karyawan yang berantakan, boros waktu ataupun biaya.

Yuk daftarkan perusahaan Anda di Talenta sekarang juga dan segera manfaatkan kelengkapan fiturnya!