- Klaim nota reimbursement penting bagi karyawan untuk mengembalikan biaya operasional yang dikeluarkan untuk perusahaan.
- Pengajuan klaim harus disertai bukti pembayaran yang sah, seperti nota, untuk mempermudah proses reimbursement.
- Menetapkan batas waktu untuk pengajuan klaim dapat meningkatkan disiplin karyawan dalam mengajukan klaim tepat waktu.
- Penyampaian informasi yang baik tentang proses reimbursement penting untuk menghindari masalah keuangan perusahaan akibat klaim yang tertunda.
Klaim nota reimbursement bukanlah hal yang asing bagi perusahaan. Untuk mempercepat prosesnya, perlu menggunakan aplikasi klaim reimbursement karyawan.
Klaim reimbursement dilakukan oleh karyawan jika ia mengeluarkan biaya pribadi yang digunakan untuk operasional perusahaan.
Misalnya seperti untuk biaya konsumsi selama meeting di luar kantor ataupun biaya kesehatan.
Pengajuan klaim juga harus berdasarkan bukti bahwa sejumlah uang telah dikeluarkan untuk biaya operasional perusahaan.
Bukti yang bisa digunakan untuk pengajuan klaim reimbursement adalah bukti pembayaran sah seperti nota pembayaran.
Sulit Klaim Nota Reimbursement Karyawan? Terapkan 3 Cara ini
Dengan adanya bukti tersebut maka proses klaim biaya akan lebih mudah dilakukan oleh perusahaan.
Akan tetapi, ada saja kendala yang terjadi saat melakukan pengajuan klaim untuk perusahaan.
Beberapa kendala tersebut adalah alasan lupa yang membuat karyawan menunda melakukan klaim nota reimburse.
Melakukan penundaan tentu bisa mengakibatkan masalah untuk perusahaan.
Baik masalah jangka pendek maupun masalah jangka panjang pada keuangan perusahaan.
Beberapa masalah yang bisa muncul adalah alur keuangan perusahaan yang jadi berantakan karena klaim yang dilakukan tidak sesuai dengan tanggal yang tertulis di nota.
Lalu apabila ada beberapa karyawan yang melakukan klaim, maka kemungkinan uang yang diterima tidak akan sesuai dengan pengeluaran.
Klaim juga sering ditunda karena alasan birokrasi perusahaan yang rumit sehingga proses klaim nota reimbursement susah dilakukan.
Lalu bagaimana agar kendala-kendala tersebut tidak terjadi? Terapkan 3 cara berikut ini.
Baca Juga :ย Benefit Karyawan, Ketentuan, Aturan yang Kena Mutasi
Buat Kebijakan yang Jelas
Penting bagi perusahaan untuk membuat peraturan yang jelas agar tidak terjadi kebingungan untuk para karyawan.
Setelah itu komunikasikan dengan baik kepada karyawan agar mereka paham birokrasi yang harus diikuti untuk melakukan reimbursement.
Dengan kejelasan peraturan untuk reimbursement, kedua pihak baik karyawan atau perusahaan akan memiliki peraturan yang jelas.
Serta langkah-langkah klaim nota rembes yang diikuti juga akan lebih mudah.
Baca Juga :ย Cara Mudah Atur Pengeluaran Perjalanan Dinas Karyawan dengan Fitur Cash Advance
Tentukan Biaya Apa Saja yang Bisa Direimburse
Beberapa biaya memang tidak bisa direimburse oleh perusahaan.
Membuat eraturan yang jelas tentang biaya apa saja yang bisa direimburse dan mana saja yang tidak akan sangat membantu karyawan untuk mematuhi peraturan tentang reimbursement.
Setiap perusahaan memiliki peraturan yang berbeda-beda untuk hal ini.
Tetapi dengan menentukan mana biaya yang bisa direimburse dan mana yang tidak akan membantu karyawan mengetahui batasan biaya yang bisa dikeluarkan untuk operasional perusahaan.
Baca Juga : Permudah Prosedur Pengajuan Klaim Karyawan lewat Sistem HR
Gunakan Aplikasi Klaim Nota Reimbursement Mekari Talenta
Tidak jarang masalah yang sering ditemui karyawan adalah birokrasi yang membuat proses klaim memakan waktu lama dan langkah rumit.
Adanya aplikasi akan sangat memudahkan proses klaim tanpa harus memakan waktu yang lama karena bisa diakses kapanpun dan dari manapun.
Dengan adanya aplikasi seperti Mekari Talenta, karyawan yang akan melakukan klaim reimbursement bisa dengan segera mengupload bukti pembayaran.
Salah satu tips yang bisa dilakukan oleh perusahaan adalah dengan cara membayarkan uang reimbursement pada waktu yang spesifik.
Dengan adanya pembatasan waktu yang spesifik, maka karyawan akan lebih disiplin untuk melakukan klaim nota reimbursement tepat waktu tanpa harus menunda-nunda.
Aplikasi reimbursement bisa diatur agar aplikasi klaim hanya bisa dilakukan pada jangka waktu tertentu.
Dengan aplikasi klaim reimbursement, karyawan tidak perlu lagi memakan waktu lama untuk mengajukan klaim dan perusahaan tidak perlu kesulitan menerima klaim dan membayarkan klaim dalam jangka waktu tertentu.
Talenta adalah software attendance management terintegrasi dengan HRIS dan payroll yang dapat mempermudah Anda.
Cari tahu selengkapnya mengenai produk Talenta di website Talenta atau isi formulir berikut ini untuk mencoba demo gratis Talenta secara langsung.
