Cara Mudah Atur Pengeluaran Perjalanan Dinas Karyawan dengan Fitur Cash Advance

Organisasi atau perusahaan yang karyawannya memiliki mobilitas tinggi sudah pasti memerlukan manajemen biaya yang baik. Pencatatan yang baik diperlukan oleh kedua belah pihak agar pengeluaran bisa lebih terkontrol dan dapat dipertanggungjawabkan. Penggunaan teknologi dalam manajemen pengeluaran pun menjadi modal yang wajib dimiliki.

Namun, kenyataannya masih banyak perusahaan yang belum meninggalkan cara-cara manual dalam memproses reimbursement atau uang muka kerja mereka. Sebanyak 35 persen entitas bisnis masih menggunakan sistem pelaporan pengeluaran berbasis manual untuk perusahaannya.

Perusahaan-perusahaan tersebut diprediksi tidak akan mampu mengimbangi kecepatan bisnis di era seperti sekarang ini. Selain itu, penggunaan cara-cara manual juga akan membuka celah bagi beberapa risiko seperti kesalahan input data, penipuan karyawan yang disengaja, atau kehilangan bukti-bukti fisik.

Menurut Entrepreneur.com, 82 persen perusahaan gagal karena masalah cashflow yang tidak terstruktur dan tidak rapi. Untuk menghindari hal tersebut, perusahaan mestinya mulai memperhatikan dengan detail bagaimana mereka mengelola pengeluaran setiap harinya. 

Cash Advance, Fitur Manajemen Pengeluaran dari Talenta

Perkembangan automasi HR telah memperkenalkan kemudahan dalam mengelola pembiayaan aktivitas kerja karyawan, termasuk di dalamnya transformasi reimbursement dan uang muka kerja. Fitur Cash Advance hadir sebagai salah satu layanan dari Talenta dan melengkapi layanan reimbursement, membentuk sistem manajemen pengeluaran yang modern dan fleksibel. 

Fitur Cash Advance memberikan kemudahan dan jaminan yang lebih baik atas ketersediaan biaya untuk kegiatan kerja. Selain itu, pengaturan keuangan juga lebih terkendali karena pengeluaran biaya didasarkan pada data-data valid, bukan pengeluaran karyawan yang sulit dikontrol dan dimonitor.

Manfaat yang ditawarkan fitur ini termasuk:

1. Pengajuan yang Mudah Tanpa Pencatatan Manual
   

   Fitur Cash Advance Talenta memungkinkan pengajuan dan administrasi dilakukan tanpa menggunakan formulir fisik. Persetujuan atau penolakannya pun bisa dilakukan hanya dengan mengakses aplikasi mobile. Seluruh alurnya tercatat secara digital dalam sistem Talenta. Hal ini mengurangi beban ruangan dan akomodasi yang dibutuhkan jika proses manual.

   

2. Visibilitas Pengeluaran yang Lebih Baik
   

   Cash Advance juga membantu perusahaan untuk memperoleh catatan pengeluaran yang lebih transparan dan akuntabel. Segala bentuk pemenuhan fasilitas bisa dilihat secara real-time dan terekam dengan jelas. Melalui fitur ini, perusahaan mampu terhindar dari praktik penggelembungan biaya dan klaim berlebih.

3. Jaminan Ketersediaan Dana
   

   Dengan menggunakan fitur Cash Advance, ketersediaan biaya dapat lebih terjamin karena karyawan tak harus mencadangkan biaya kegiatan dari kantong pribadinya sendiri. Karyawan pun tidak perlu khawatir untuk semua pengeluaran yang akan dibutuhkan setiap kali perjalanan dinas, karena semua kebutuhan biaya terjamin oleh perusahaan.
   

Implementasi Penggunaan Cash Advance

Fitur Cash Advance dapat diakses melalui aplikasi Talenta di website. Untuk menggunakannya, Admin perlu melakukan pengaturan melalui halaman Setting di dashboard Talenta.

Pengaturan ini meliputi pemilihan kategori expense, kebijakan dan aturan perusahaan, serta melakukan assignment mengenai siapa saja karyawan yang diperbolehkan mengakses fitur Cash Advance.

Misalnya saja, jika perusahaan memiliki kebijakan fitur ini hanya bisa digunakan oleh Divisi Sales, maka dalam pengaturan tersebut ditentukan hanya Divisi Sales yang dapat mengaksesnya.

Setelah itu, Admin melakukan pengaturan approval berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan masing-masing. Kini, fitur Cash Advance bisa langsung digunakan oleh employee melalui aplikasi Talenta.

Untuk dapat memahami penggunaan Cash Advance lebih lanjut, perhatikan studi kasus berikut ini.

Budi bekerja di PT Maju Bersama Bangsa yang telah menggunakan Talenta sebagai software HR dan payroll management-nya. Suatu ketika, Budi mendapatkan tugas di luar kota dan memerlukan budget untuk berbagai keperluan, seperti memesan hotel, menyewa kendaraan, dan juga membeli makan.

Sebelum perusahaannya menggunakan Talenta, Budi biasanya menggunakan uang pribadinya untuk berbagai keperluan. Namun, saat ini, Budi dapat langsung mengajukan uang di muka dari kantor untuk memenuhi semua kebutuhannya selama perjalanan dinas. Budi pun mengakses aplikasi Talenta yang sudah ter-install di handphone miliknya.

Pada menu utama Talenta website, Budi memilih “Cash Advance” untuk melakukan request. Kemudian, ia memasukkan nominal sesuai dengan estimasi pengeluaran yang telah ia rincikan sebelumnya, yakni sebesar Rp3.000.000,00. Setelah itu, Budi mensubmit request-nya untuk disetujui oleh atasannya.

Beberapa waktu kemudian, Budi mendapatkan notifkasi bahwa request-nya telah disetujui oleh atasannya. Kemudian, sejumlah uang sesuai dengan nominal yang diminta, yakni Rp3.000.000,00, ditransfer melalui rekening gajinya. Budi kini dapat ke luar kota dengan tenang tanpa khawatir berbagai kebutuhannya tidak terpenuhi karena permasalahannya.

Usai Budi melakukan perjalanan dinas, Budi kemudian menghitung semua pengeluaran yang dia butuhkan. Ternyata, dari total pengeluarannya itu, Budi hanya menggunakan uang sejumlah Rp2.800.000,00.

Ini berarti ada Rp200.000,00 dari total Cash Advance yang diajukan. Jumlah ini kemudian direkap dan dilaporkan melalui aplikasi Talenta saat Budi melakukan settlement.

Penutup

Talenta sebagai salah satu HRIS dengan fitur software database karyawan perusahaan terlengkap di Indonesia memberikan beberapa opsi bagi perusahaan untuk melakukan kontrol, tak hanya pada administrasi HR seperti cuti ataupun lembur, tetapi juga pada manajemen pengeluaran. Fitur Cash Advance pun mampu menjawab permasalahan perusahaan dalam mengelola pengeluaran karyawan dengan lebih komprehensif, cukup dengan satu aplikasi.

Cari tahu lebih banyak mengenai aplikasi manajemen kehadiran karyawan dari Talenta di website kami atau coba langsung demo gratis produk ini.