Organisasi atau perusahaan yang karyawannya memiliki mobilitas tinggi sudah pasti memerlukan manajemen biaya yang baik. Pencatatan yang baik diperlukan oleh kedua belah pihak agar pengeluaran bisa lebih terkontrol dan dapat dipertanggungjawabkan. Penggunaan teknologi dalam manajemen pengeluaran seperti fitur cash advance pada Mekari Talenta pun menjadi modal yang wajib dimiliki.
Namun, kenyataannya masih banyak perusahaan yang belum meninggalkan cara-cara manual dalam memproses reimbursement atau uang muka kerja mereka.
Sebanyak 35 persen entitas bisnis masih menggunakan sistem pelaporan pengeluaran berbasis manual untuk perusahaannya.
Perusahaan-perusahaan tersebut diprediksi tidak akan mampu mengimbangi kecepatan bisnis di era seperti sekarang ini.
Selain itu, penggunaan cara-cara manual juga akan membuka celah bagi beberapa risiko seperti kesalahan input data, penipuan karyawan yang disengaja, atau kehilangan bukti-bukti fisik.
Menurut Entrepreneur.com, 82 persen perusahaan gagal karena masalah cashflow yang tidak terstruktur dan tidak rapi.
Untuk menghindari hal tersebut, perusahaan mestinya mulai memperhatikan dengan detail bagaimana mereka mengelola pengeluaran setiap harinya.
Apa Itu Cash Advance Perusahaan?
Cash advance perusahaan adalah fasilitas yang diberikan kepada karyawan untuk memperoleh sejumlah uang tunai secara sementara sebelum gajinya dibayarkan.
Ini adalah bentuk pinjaman pendek yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan dengan tujuan memberikan akses cepat ke dana dalam situasi darurat atau kebutuhan mendesak.
Karyawan yang membutuhkan uang tunai sebelum tanggal gajian dapat mengajukan permohonan cash advance kepada departemen keuangan atau HRD perusahaan.
Jumlah yang dapat dipinjam biasanya dibatasi oleh kebijakan perusahaan dan dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan dan kemampuan karyawan.
Cash advance perusahaan umumnya akan dibayarkan kembali oleh karyawan melalui pemotongan langsung dari gaji mereka dalam periode waktu yang disepakati.
Biasanya, perusahaan akan menetapkan persyaratan dan prosedur pengajuan cash advance, termasuk batas maksimum pinjaman, jangka waktu pengembalian, dan persetujuan yang diperlukan sebelum pencairan.
Cash advance perusahaan dapat membantu karyawan mengatasi situasi darurat keuangan atau memenuhi kebutuhan mendesak dengan cepat.
Namun, penting bagi karyawan untuk menggunakan fasilitas ini secara bertanggung jawab dan memahami konsekuensi pemotongan dari gaji mereka di masa mendatang.
Contoh Kasus Terkait Cash Advance di Perusahaan
Berikut adalah contoh cash advance:
Misalkan seorang karyawan, Maria, membutuhkan dana tambahan untuk keperluan mendesak sebelum tanggal gajian.
Dia mengajukan permohonan cash advance ke departemen keuangan perusahaannya.
Setelah memenuhi persyaratan dan mendapatkan persetujuan, Maria diberikan uang diawal sebesar Rp 2.000.000.
Dana tersebut dia gunakan untuk membayar tagihan medis yang mendesak.
Kesepakatan yang dibuat dengan perusahaan adalah Maria akan mengembalikan uang tersebut dalam dua bulan dengan cara pemotongan sebesar Rp 500.000 dari gajinya setiap bulan.
Dengan adanya cash advance, Maria dapat memenuhi kebutuhannya yang mendesak tanpa harus menunggu tanggal gajian.
Dia dapat membayar tagihan medis tepat waktu dan menyelesaikan kewajiban keuangannya.
Pada tanggal gajian berikutnya, perusahaan memotong sejumlah Rp 500.000 dari gaji Maria untuk mengembalikan cash advance yang dia terima.
Proses ini berlanjut selama dua bulan sampai seluruh uang telah dikembalikan ke perusahaan.
Contoh di atas menunjukkan bagaimana cash advance dapat membantu karyawan dalam situasi darurat keuangan dengan memberikan akses cepat ke dana yang dibutuhkan.
Namun, penting bagi karyawan untuk menggunakan cash advance dengan bijaksana dan mengembalikannya tepat waktu sesuai dengan kesepakatan yang telah disepakati.
Cash Advance, Fitur Manajemen Pengeluaran dari Talenta
Perkembangan automasi HR telah memperkenalkan kemudahan dalam mengelola pembiayaan aktivitas kerja karyawan, termasuk di dalamnya transformasi reimbursement dan uang muka kerja.
Fitur Cash Advance hadir sebagai salah satu layanan dari Mekari Talenta dan melengkapi layanan reimbursement, membentuk sistem manajemen pengeluaran yang modern dan fleksibel.
Fitur Cash Advance memberikan kemudahan dan jaminan yang lebih baik atas ketersediaan biaya untuk kegiatan kerja.
Selain itu, pengaturan keuangan juga lebih terkendali karena pengeluaran biaya didasarkan pada data-data valid, bukan pengeluaran karyawan yang sulit dikontrol dan dimonitor.
Manfaat yang ditawarkan fitur ini termasuk:
Pengajuan yang Mudah Tanpa Pencatatan Manual
Fitur Cash Advance dari Mekari Talenta memungkinkan pengajuan dan administrasi dilakukan tanpa menggunakan formulir fisik.
Persetujuan atau penolakannya pun bisa dilakukan hanya dengan mengakses aplikasi mobile. Seluruh alurnya tercatat secara digital dalam sistem Mekari Talenta.
Hal ini mengurangi beban ruangan dan akomodasi yang dibutuhkan jika proses manual.
Visibilitas Pengeluaran yang Lebih Baik
Cash Advance juga membantu perusahaan untuk memperoleh catatan pengeluaran yang lebih transparan dan akuntabel.
Segala bentuk pemenuhan fasilitas bisa dilihat secara real-time dan terekam dengan jelas.
Melalui fitur ini, perusahaan mampu terhindar dari praktik penggelembungan biaya dan klaim berlebih.
Jaminan Ketersediaan Dana
Dengan menggunakan fitur Cash Advance, ketersediaan biaya dapat lebih terjamin karena karyawan tak harus mencadangkan biaya kegiatan dari kantong pribadinya sendiri.
Karyawan pun tidak perlu khawatir untuk semua pengeluaran yang akan dibutuhkan setiap kali perjalanan dinas, karena semua kebutuhan biaya terjamin oleh perusahaan.
Implementasi Penggunaan Cash Advance
Fitur Cash Advance dapat diakses melalui aplikasi Mekari Talenta.
Untuk menggunakannya, Admin perlu melakukan pengaturan melalui halaman Setting di dashboard Talenta.
Pengaturan ini meliputi pemilihan kategori expense, kebijakan dan aturan perusahaan, serta melakukan assignment mengenai siapa saja karyawan yang diperbolehkan mengakses fitur Cash Advance.
Misalnya saja, jika perusahaan memiliki kebijakan fitur ini hanya bisa digunakan oleh divisi sales, maka dalam pengaturan tersebut ditentukan hanya divisi sales yang dapat mengaksesnya.
Setelah itu, Admin melakukan pengaturan approval berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan masing-masing.
Kini, fitur Cash Advance bisa langsung digunakan oleh employee melalui aplikasi Talenta.
Studi Kasus Penggunaannya Dengan Aplikasi Mekari Talenta
Untuk dapat memahami penggunaan Cash Advance lebih lanjut, perhatikan studi kasus berikut ini.
Budi bekerja di PT Maju Bersama Bangsa yang telah menggunakan Mekari Talenta sebagai software HR dan payroll management-nya.
Suatu ketika, Budi mendapatkan tugas di luar kota dan memerlukan budget untuk berbagai keperluan, seperti memesan hotel, menyewa kendaraan, dan juga membeli makan.
Sebelum perusahaannya menggunakan Talenta, Budi biasanya menggunakan uang pribadinya untuk berbagai keperluan.
Namun, saat ini, Budi dapat langsung mengajukan uang di muka dari kantor untuk memenuhi semua kebutuhannya selama perjalanan dinas.
Budi pun mengakses aplikasi Talenta yang sudah ter-install di handphone miliknya.
Pada menu utama Talenta website, Budi memilih “Cash Advance” untuk melakukan request.
Kemudian, ia memasukkan nominal sesuai dengan estimasi pengeluaran yang telah ia rincikan sebelumnya, yakni sebesar Rp3.000.000,00.
Setelah itu, Budi mensubmit request-nya untuk disetujui oleh atasannya.
Beberapa waktu kemudian, Budi mendapatkan notifkasi bahwa request-nya telah disetujui oleh atasannya.
Kemudian, sejumlah uang sesuai dengan nominal yang diminta, yakni Rp3.000.000,00, ditransfer melalui rekening gajinya.
Budi kini dapat ke luar kota dengan tenang tanpa khawatir berbagai kebutuhannya tidak terpenuhi karena permasalahannya.
Usai Budi melakukan perjalanan dinas, Budi kemudian menghitung semua pengeluaran yang dia butuhkan.
Ternyata, dari total pengeluarannya itu, Budi hanya menggunakan uang sejumlah Rp2.800.000,00.
Ini berarti ada Rp200.000,00 dari total Cash Advance yang diajukan. Jumlah ini kemudian direkap dan dilaporkan melalui aplikasi Mekari Talenta saat Budi melakukan settlement.
Kesimpulan
Mekari Talenta sebagai salah satu HRIS dengan fitur software database karyawan perusahaan terlengkap di Indonesia memberikan beberapa opsi bagi perusahaan untuk melakukan kontrol, tak hanya pada administrasi HR seperti cuti ataupun lembur, tetapi juga pada manajemen pengeluaran.
Fitur Cash Advance pun mampu menjawab permasalahan perusahaan dalam mengelola pengeluaran karyawan dengan lebih komprehensif, cukup dengan satu aplikasi.
Cari tahu lebih banyak mengenai aplikasi manajemen kehadiran karyawan dari Mekari Talenta di website kami atau coba langsung demo gratis produk ini.
