Pengertian Aplikasi Reimbursement Online dan Kelebihannya

By SelyPublished 15 Feb, 2024 Diperbarui 16 Februari 2024

Salah satu contoh penggunaan teknologi dalam mengefektifkan tugas administrasi HR adalah reimbursement online. Memang, teknologi dapat memberikan berbagai manfaat di dalam suatu bisnis, salah satunya pada bidang Human Resource atau HR yang biasanya yang bisanya disibukkan dalam pekerjaan administratif.

Apa itu reimbursement dan bagaimana reimbursement online dapat memaksimalkan kinerja HR dan meningkatkan transparansi?

Apa yang Dimaksud dengan Reimbursement?

Pengertian Aplikasi Reimbursement Online dan Kelebihannya

Reimbursement adalah proses penggantian atau pengembalian uang kepada seseorang atau entitas atas biaya yang telah dikeluarkan. Biasanya, reimbursement terkait dengan penggantian biaya yang telah dikeluarkan oleh seseorang untuk kepentingan perusahaan atau organisasi, seperti biaya perjalanan dinas, biaya pelatihan, atau pembelian barang atau layanan tertentu.

Setelah seseorang mengeluarkan uang, mereka akan mengajukan permohonan reimbursement kepada perusahaan atau organisasi dengan menyertakan bukti atau faktur yang sesuai.

Proses ini kemudian akan dievaluasi dan disetujui, dan uang akan dikembalikan kepada individu tersebut sesuai dengan kebijakan perusahaan atau organisasi. Reimbursement adalah cara yang umum digunakan oleh perusahaan untuk mengganti biaya yang dikeluarkan oleh karyawan untuk keperluan kerja.

Bagaimana dengan reimbursement online? Secara umum, reimbursement online dapat diartikan sebagai sebuah proses penggantian sejumlah uang oleh perusahaan kepada karyawan yang berdasarkan pada klaim pengeluaran sebelumnya yang dilakukan karyawan untuk kepentingan perusahaan secara online.

Beberapa Kategori Reimbursement

Reimbursement dapat dibagi menjadi beberapa kategori tergantung pada jenis biaya yang diajukan untuk penggantian. Beberapa kategori reimbursement yang umum meliputi:

  • Biaya Perjalanan Dinas: Reimbursement untuk biaya transportasi, akomodasi, makan, dan pengeluaran lainnya yang terkait dengan perjalanan dinas karyawan.
  • Biaya Pelatihan: Reimbursement untuk biaya registrasi, biaya kursus, biaya materi pelatihan, dan pengeluaran terkait dengan pelatihan dan pengembangan karyawan.
  • Biaya Pengadaan Barang atau Jasa: Reimbursement untuk pembelian barang atau layanan tertentu yang dibutuhkan untuk keperluan perusahaan, seperti peralatan kantor, perlengkapan komputer, atau layanan profesional.
  • Biaya Kesehatan: Reimbursement untuk biaya perawatan kesehatan tertentu, seperti biaya kunjungan dokter, biaya obat-obatan, atau biaya pengobatan.
  • Biaya Lainnya: Reimbursement untuk biaya lainnya yang mungkin terjadi dalam konteks bisnis atau pekerjaan tertentu, seperti biaya representasi, biaya pemasangan, atau biaya keanggotaan organisasi profesional.

Bagaimana Perbedaan Proses Klaim Reimbursement Manual dengan Online?

Penggantian uang oleh perusahaan kepada karyawan harus didasarkan pada klaim pengeluaran yang dibuat oleh karyawan bersangkutan, secara manual proses ini bisa memakan waktu yang tidak sedikit sehingga prosedur klaim tidak efektif baik bagi perusahaan maupun karyawan.

Umumnya dalam melakukan proses klaim reimbursement manual ada beberapa hal yang harus dipersiapkan terlebih dahulu sebelumnya.

Beberapa hal yang harus dipersiapkan bila Anda ingin mengajukan klaim reimbursement secara manual seperti menyiapkan dokumen-dokumen secara lengkap hingga memastikan jumlah pengajuan klaim telah sesuai.

Dan juga waktu pengajuan klaim reimbursement secara manual biasanya akan lebih lama dibandingkan dengan reimbursement online, karena tim HR dan pihak-pihak terkait harus melakukan checking data secara manual terhadap request klaim reimbursement tersebut.

Sebaliknya, proses reimbursement online dapat memakan waktu yang lebih sebentar dibandingkan waktu proses manual, hal ini karena cara online dapat memangkas proses sebagian besar pekerjaan yang bersifat administratif dalam proses tersebut.

Permasalahan Apa Saja yang Biasanya Ditemui dalam Proses Reimbursement Manual?

Dari tingkat efektivitas baik waktu maupun tenaga, reimbursement online memiliki berbagai kelebihan dibandingkan dengan cara manual.

Berikut merupakan beberapa permasalahan yang biasanya ditemui oleh karyawan dan perusahaan terkait dengan proses reimbursement:

Bagi Karyawan

Permasalahan reimbursement manual pada sisi karyawan antara lain adanya perbedaan cara pembayaran antara pembayaran yang berkaitan dengan pekerjaan dan pembayaran pribadi bagi karyawan, hal ini akan menambah pekerjaan ekstra bila kemudian karyawan tersebut harus mengatur kembali budget yang sebelumnya sudah ditetapkan.

Selain itu, bila jumlah biaya pribadi yang dikeluarkan untuk keperluan kantor berjumlah sedikit, pengeluaran ini akan lebih mudah terlupakan apalagi bila bukan pengeluaran rutin. Padahal meskipun berjumlah sedikit, pengeluaran ini adalah hak karyawan yang harus tetap dibayarkan perusahaan.

Yang terakhir permasalahan yang harus diperhatikan oleh karyawan terkait dengan reimbursement adalah karyawan harus memahami dan mengingat lagi prosedur dari reimbursement.

Hal ini akan menyulitkan karyawan yang memang membutuhkan proses cepat dalam penggantian dana.

Bagi Perusahaan

Pada sisi perusahaan, reimbursement manual juga memiliki beberapa masalah yang harus diperhatikan seperti adanya dokumen yang tidak lengkap atau malah kekeliruan dalam menuliskan jumlah penggantian biaya karena adanya human error pada proses manual.

Dari sisi karyawan tentu ingin proses penggantian dana dapat dilakukan segera, namun disisi lain tim HR mendapatkan request dari banyak karyawan yang bisa datang kapan saja selama kuartal berjalan. Hal ini tentu saja jadi menyulitkan kedua belah pihak, baik tim HR maupun karyawan terkait.

Permasalahan yang terakhir dari sisi perusahaan adalah banyaknya proses administrasi seperti data entry secara manual sehingga memakan waktu yang tidak sebentar serta sangat rawan dengan kesalahan.

Untuk meminimalisir adanya permasalahan-permasalahan tersebut, Anda dapat memilih menggunakan reimbursement online dibandingkan dengan cara manual.

Software HR Mekari Talenta memiliki fitur ESS yang dapat memudahkan akses karyawan dalam melakukan klaim reimbursement melalui smartphone di mana saja dan kapan saja.

Cari tahu mengenai produk Mekari Talenta selengkapnya di website atau isi formulir ini untuk jadwalkan demo gratis Mekari Talenta secara langsung.

Sely