Semakin berkembanganya sebuah perusahaan, biasanya akan diikuti oleh perkembangan sistem dan manajemen di dalamnya. Salah satunya adalah model penggajian yang dimulai dengan sistem manual yaitu dilakukan transfer ke rekening karyawan satu per satu setiap bulan. Lalu perlahan mulai berubah menggunakan software payroll dengan sistem yang otomatis melalui kerjasama bank atau pihak ketiga lainnya.
Bukan berarti dengan adanya perubahan sistem penggajian, perusahaan menjadi tidak memiliki masalah. Seiring dengan berjalannya waktu, masalah-masalah pada sistem penggajian karyawan di sebuah perusahaan akan terus ada. Yang membedakan adalah bagaimana perusahaan terus berinovasi untuk mengatasinya masalahnya. Kurang efisiensi waktu, semakin bertambahnya karyawan, kesalahan memilih software payroll menjadi penyebab komplain sehingga produktivitas kerja semakin menurun.
Masalah yang Sering Terjadi pada Sistem Penggajian Perusahaan
Gaji adalah hak yang diterima oleh karyawan setelah mereka bekerja untuk menyelesaikan kewajibannya. Bagi perusahaan, gaji adalah kewajiban yang harus dibayarkan tepat waktu dengan jumlah akurat sesuai kesepakatan dengan karyawan. Kekayaan bersih perusahaan dapat dilihat dari gaji yang dibayarkan kepada karyawannya setiap satu periode.
Meningkatnya pertumbuhan sebuah bisnis biasanya akan diimbangi pula dengan meningkatnya sistem penggajian. Hal ini mengingat bahwa jumlah karyawan tidak lagi sedikit dan jumlah benefit yang diberikan semakin menyesuaikan. Dengan beralih menggunakan software payroll bagian HRD dan finance di perusahaan menjadi lebih cepat dan akurat dalam menyelesaikan pekerjaannya.
Namun faktanya, sebaik apapun software payroll yang Anda gunakan, masih ada risiko untuk terjadinya masalah dan kesalahan lainnya. Berikut ini adalah masalah yang sering terjadi pada sistem penggajian perusahaan, yang sebaiknya Anda hindari:
- Salah Hitung Jumlah Gaji yang Diberikan
Baik kelebihan maupun kekurangan dalam penghitungan gaji karyawan memiliki dampak yang kurang baik bagi perusahaan dan karyawan. Kelebihan dalam penghitungan gaji membuat keuangan perusahaan defisit sedangkan saat gaji yang dibayarkan masih kurang tentu sangat merugikan karyawan. Biasanya kesalahan hitung ini terjadi karena adanya masalah pada sistem absensi saat menghitung jam kerja karyawan. Eror yang terjadi pada sebuah sistem memang tidak bisa begitu saja dihindari, namun masih sangat bisa diminimalisir. - Keterlambatan Laporan Lembur ataupun Cuti
Perubahan jam kerja karyawan sangatlah cepat terjadi setiap minggu dan bulannya. Adakalanya karyawan harus lembur atau pergi ke luar kantor sehingga pencatatan absensi menjadi berbeda. Masalah terjadi saat pelaporan perubahan jadwal kerja karyawan ini terlambat didistribusikan ke bagian finance sehingga mempengaruhi perhitungan gaji saat tutup buku. - Proses Input Data yang Lama
Semakin besar perusahaan biasanya memiliki jumlah karyawan yang banyak, sehingga data yang harus dimasukkan untuk penggajian membutuhkan waktu yang lama. Ditambah lagi, sedikitnya SDM yang mengerti tentang data entry di bagian finance. - Keterlambatan Surat Perintah Lembur
Data lembur karyawan menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi perubahan nominal. Permasalahan yang sering terjadi pada sistem penggajian adalah keterlambatan surat perintah lembur (SPL) sehingga mengganggu data yang sudah dibuat sebelumnya.
Baca juga: Menghitung Gaji Karyawan Secara Manual atau Lewat Excel: Praktiskah?
Bagaimana Software Payroll dapat Menyelesaikan Masalah Perusahaan
Eror yang terjadi selama penggunaan software payroll memang tidak bisa begitu saja dihilangkan, namun masih bisa diminimalisir. Untuk mengatasinya, Anda harus menggunakan software yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Berikut ini adalah cara software payroll dapat menyelesaikan permasalahan penggajian:
- Data Lebih Akurat
Software payroll yang bagus akan menghasilkan data yang akurat sehingga meminimalisir terjadinya kesalahan penghitungan. Secara otomatis, software payroll dapat menghasilkan data dalam satu klik, seperti tunjangan, potongan pajak, iuran kesehatan, dan yang lainnya. Pastikan bahwa software payroll yang Anda pilih memiliki selalu menawarkan update versi software secara berkala. - Data Lebih Cepat
Dengan menggunakan versi terbaru dari software payroll pilihan Anda, tentu pengolahan data yang dilakukan lebih cepat untuk ditarik hasilnya. Bagi perusahaan yang sedang berkembang pesat, memiliki software yang cepat dan akurat seperti Talenta sangatlah penting. - Mudah Akses Siapa Saja, Kapan Saja dan Di mana Saja
Salah satu faktor yang menyebabkan terjadinya keterlambatan surat perintah lembur ataupun data entry adalah keterbatasan SDM di bagian finance. Di sinilah peran pentingnya software karena karyawan yang bersangkutan dapat langsung mengakses, termasuk mengedit dan memasukkan data personal. Pastikan bahwa software payroll Anda memiliki tampilan user friendly agar memudahkan selama pengoperasian. - Sistem Keamanan Tinggi
Yang tidak kalah penting dari peran software payroll adalah menjaga keamanan data-data perusahaan yang sifatnya penting dan rahasia. Untuk menghindari penyalahgunaan data perusahaan, biasanya software payroll hanya dapat diakses oleh bagian yang bersangkutan saja.
Baca juga: 5 Masalah yang Dapat Diselesaikan dengan Mudah Lewat Software HR
Jika saat ini Anda sedang mencari software payroll untuk perkembangan perusahaan Anda, percayakan saja pada Talenta yang dapat membantu sistem penggajian menjadi lebih mudah. Dengan sistem payroll yang baik, permasalahan-permasalahan yang terjadi di atas dapat diselesaikan dengan cepat.
