Manpower planning atau perencanaan sumber daya manusia ( SDM ) adalah salah satu bagian penting dalam serangkaian aktivitas manajemen HR. Melalui penyusunan manpower planning, perusahaan memiliki ketersediaan tenaga kerja yang cukup agar operasional bisnis tetap berjalan.
Bahkan, sebagai aset paling berharga di sebuah perusahaan, SDM wajib memenuhi ekspektasi dan kebutuhan perusahaan. Jika tidak, besar kemungkinan perusahaan bisa berjalan pincang.
Marcus Lemonis pengusaha asal Amerika Serikat mengatakan, “The Customers is no.2 for me right behind the employee”. Lantas, apa itu manpower planning dan apa strateginya? Simak ulasan lengkapnya di artikel Mekari Talenta berikut.
Pengertian Manpower Planning dalam Dunia HR
Manpower Planning atau perencanaan tenaga kerja adalah proses sistematis untuk menentukan jumlah dan jenis tenaga kerja yang dibutuhkan oleh organisasi agar dapat mencapai tujuannya secara efektif dan efisien, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
Perencanaan ini mencakup analisis terhadap permintaan dan ketersediaan tenaga kerja, pengelolaan perekrutan, pelatihan, promosi, hingga penggantian karyawan. Dengan kata lain, manpower planning adalah alat strategis dalam manajemen SDM untuk memastikan bahwa organisasi memiliki orang yang tepat, di waktu yang tepat, dan di tempat yang tepat.
Meski begitu, saat ini istilah manpower planning tidak hanya berbicara tentang pemenuhan serta permintaan tenaga kerja. Namun bagaimana perusahaan bisa memastikan tenaga kerja yang sudah ada bisa memiliki skill yang dibutuhkan perusahaan serta memastikan teknologi apa yang dibutuhkan untuk mengoptimalkan skill yang dimiliki karyawan tersebut.
Komponen Utama dalam Manpower Planning
| Komponen | Penjelasan |
|---|---|
| Forecasting Kebutuhan SDM | Prediksi jumlah dan jenis tenaga kerja yang akan dibutuhkan di masa depan |
| Analisis Ketersediaan SDM | Evaluasi terhadap tenaga kerja yang tersedia saat ini dan potensinya |
| Gap Analysis | Mengidentifikasi perbedaan antara kebutuhan dan ketersediaan |
| Strategi Pemenuhan Kebutuhan | Rencana perekrutan, pelatihan, promosi, atau alih daya |
| Monitoring dan Evaluasi | Menilai efektivitas pelaksanaan perencanaan tenaga kerja |
Tujuan Manpower Planning
Manpower planning adalah proses integral dan esensial bagi kelangsungan bisnis jangka panjang. Proses ini menggabungkan analisis beban kerja, proyeksi kebutuhan SDM, adaptasi terhadap teknologi serta tren industri, dan perencanaan regenerasi talenta. Implementasi yang terstruktur dan berkelanjutan akan mendorong peningkatan produktivitas, efisiensi biaya, stabilitas operasional, dan kesiapan perusahaan dalam menghadapi tantangan masa depan.
Tujuan Perencanaan Kebutuhan Tenaga Kerja (Manpower Planning)
Perencanaan kebutuhan tenaga kerja—atau manpower planning—merupakan proses strategis dan berkelanjutan yang dijalankan perusahaan untuk memastikan ketersediaan tenaga kerja sejalan dengan kebutuhan operasional dan visi jangka panjang. Proses ini tidak bersifat sekali jadi, melainkan harus dilakukan secara rutin dan dinamis sepanjang siklus bisnis perusahaan. Di bawah ini kami menjabarkan tujuan utama dari manpower planning, serta bagaimana prosesnya mendukung kesuksesan organisasi secara menyeluruh:
1. Menjamin Kecocokan Jumlah SDM dengan Kebutuhan Operasional
Perusahaan wajib memiliki jumlah tenaga kerja yang proporsional dengan beban kerja yang ada. Kekurangan dapat mengakibatkan beban kerja berlebih dan kelelahan, sementara kelebihan bisa menyebabkan efisiensi menurun dan pemborosan biaya. Manpower planning menetapkan jumlah ideal SDM yang tepat waktu dan tepat guna, sehingga operasional dapat berlangsung optimal tanpa hambatan.
2. Menyusun Proses Rekrutmen yang Terstruktur dan Tepat Waktu
Manpower planning menjadi fondasi pelaksanaan rekrutmen dan seleksi. Dengan proyeksi kebutuhan tenaga kerja, HR dapat menetapkan estimasi kapan jendela rekrutmen dibuka, menentukan kualitas kandidat yang dibutuhkan, serta memilih kanal pencarian sesuai karakteristik posisi. Hasilnya proses rekrutmen berjalan lebih cepat, akurat, dan hemat biaya.
3. Mencegah Overstaffing dan Understaffing
Keberadaan tenaga kerja berlebih (overstaffing) atau terlalu sedikit (understaffing) memengaruhi produktivitas, moral karyawan, dan biaya gaji. Melalui perhitungan kebutuhan tenaga kerja secara kuantitatif (workload analysis) dan kualitatif (kompetensi yang diinginkan), manpower planning membantu HR menyeimbangkan beban kerja sesuai standar uptime jam kerja.
Keterkaitan dengan Perkembangan Teknologi dan Tren Industri
Industri global berevolusi secara cepat, baik dalam hal teknologi maupun cara kerja. Untuk tetap kompetitif, perusahaan harus menyelaraskan SDM-nya dengan perkembangan ini. Berikut aspek pentingnya:
1. Adaptasi Teknologi Baru: Cloud Computing hingga AI
Sebagai contoh, sepuluh tahun lalu penerapan cloud computing dan kecerdasan buatan (AI) belum merata di korporasi. Kini, teknologi–teknologi tersebut menjadi fondasi operasi bisnis modern. Manpower planning memprediksi dan menyiapkan tenaga kerja yang kompeten dalam mengembangkan dan mengoperasikan teknologi ini. Misalnya, apabila suatu perusahaan merencanakan adopsi teknologi AI dalam 5 tahun ke depan, HR harus sudah mulai menyiapkan staff untuk mengikuti pelatihan AI, mencari talenta baru, atau menjalin kolaborasi dengan institusi teknik.
2. Perencanaan SDM pada Ekspansi atau Proyek Baru
Ketika perusahaan buka peluang bisnis baru—misalnya perluasan fasilitas, peluncuran produk, atau layanan digital—manpower planning menentukan komponen kritis yang perlu dipenuhi: tenaga kerja, waktu pengerjaan, sarana infrastruktur, dan anggaran. Dengan pola perencanaan ini, HR mencegah ketidaksesuaian antara jumlah karyawan yang direkrut dan kesiapan infrastruktur. Contohnya, jika baru menambah lima orang tanpa dukungan infrastruktur, maka rekrutmen itu akan kurang optimal, bahkan merugikan.
Tujuan Spesifik Manpower Planning
Di bawah ini penjabaran lebih detail setiap tujuan strategis, yang dirancang agar manpower planning benar-benar berkontribusi terhadap keberlangsungan dan pertumbuhan perusahaan.
1. Menjamin Kecukupan Tenaga Kerja Tepat Waktu
Ketersediaan tenaga kerja sesuai jadwal operasional mampu menjaga kelancaran proses bisnis. Manpower planning menggunakan perhitungan berbasis beban kerja dan rotasi shift, untuk menentukan kebutuhan staf harian. Secara berkala—misalnya tiap kuartal—kebutuhan dievaluasi ulang untuk menyesuaikan kondisi nyata lapangan.
2. Menghindari Efisiensi Suboptimal karena Fluktuasi SDM
Kelebihan tenaga kerja (overstaffing) menyebabkan beban gaji tidak dibarengi produktivitas, sementara kekurangan staf menciptakan beban berlebih. Manpower planning memproyeksikan tren tenaga kerja dan perubahan musiman—misalnya meningkatnya permintaan pada hari raya—untuk memitigasi risiko ini dan menjaga rasio produktivitas tetap tinggi.
3. Mendukung Strategi Bisnis, Ekspansi, dan Restrukturisasi
Perusahaan yang bergerak dinamis—melakukan ekspansi pasar, merger, atau peluncuran divisi baru—membutuhkan SDM sesuai profil, jumlah, dan waktu yang tepat. Manpower planning bekerja sama dengan tim bisnis untuk menyelaraskan strategi perusahaan dengan kebutuhan staf. Lepaskan peran fungsional—apakah untuk unit R&D, divisi digital, atau layanan pelanggan—dengan menentukan kapan dan berapa banyak tenaga kerja perlu diaktifkan.
4. Meningkatkan Produktivitas, Efisiensi Biaya, dan Kualitas Kerja
Dengan jumlah tenaga kerja yang tepat dan kompeten, perusahaan memperoleh berbagai dampak positif: seluruh personel bekerja optimal, struktur budget SDM bisa dikontrol, dan kualitas hasil kerja menghasilkan kepuasan pelanggan. Manpower planning menuntun HR dalam membuat keputusan seperti: peran mana yang bisa di-outsourcing, kebutuhan pelatihan untuk meningkatkan kompetensi, atau rotasi jabatan untuk meregenerasi keahlian.
5. Menyiapkan Regenerasi dan Suksesi (Succession Planning)
Manpower planning bukan hanya tentang hari ini, tetapi juga masa depan. HR harus merancang jalur pengganti untuk posisi kunci—seperti manajer, supervisor, atau tim teknis—agar terus ada kader yang siap mengambil alih. Program pelatihan, mentoring, rotasi jabatan, dan evaluasi karier harus direncanakan dalam manpower planning. Strategi ini berkontribusi pada kesinambungan bisnis dan meminimalkan disrupsi saat terjadi pergantian personel.
Kenapa Perusahaan Harus Merencanakan Manpower Planning dengan Baik
Salah satu permasalahan terbesar yang dialami oleh industri adalah adanya talent gap dan skill gap.
Tentu ini menjadi pekerjaan rumah bagi para HR manager.
Talent gap sendiri adalah istilah yang menggambarkan kondisi suplai tenaga kerja yang lebih rendah dibanding kebutuhan yang diminta oleh perusahaan. Baik dari segi jumlah maupun skill yang dibutuhkan.
Kebutuhan skill perusahaan yang tinggi karena adanya perubahan teknologi namun dengan suplai yang tidak memadai, istilah ini disebut sebagai skill gap.
Note: Fitur Manpower Planning dalam Mekari Talenta dirancang untuk memaksimalkan potensi sumber daya manusia di perusahaan Anda. Dengan fitur ini, perusahaan dapat merencanakan jumlah karyawan setiap bulan dan menemukan pengganti saat ada karyawan yang mengundurkan diri. Akses ke fitur ini tersedia bagi Super Admin atau Admin. Lebih jelasnya, simak video berikut untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.
Melalui laporan The 2022 Global Talent Shortage oleh ManpowerGroup, rata-rata talent shortage atau ketimpangan tenaga kerja di dunia sebesar 75 persen di tahun 2022.
Sektor yang paling terdampak adalah pemerintahan, pendidikan, kesehatan, teknologi, manufaktur, keuangan, dan ritel.
Sementara melalui laporan World Bank di tahun 2018, Indonesia setidaknya membutuhkan 9 juta tenaga kerja di bidang IT selama periode 2015 hingga 2030.
Hal tersebut juga didukung dengan data dari Korn Ferry pada tahun 2017 dimana Indonesia diprediksi akan mengalami defisit tenaga kerja ahli hingga 3.8 juta di tahun 2030.
Jika kedua hal tersebut terjadi di perusahaan Anda, laju pertumbuhan bisnis jadi jauh lebih lambat. Perusahaan juga akan sulit bersaing dan bertahan terutama di masa depan.
Salah satu strategi untuk memperkecil jarak talent gap atau bahkan kemampuan perusahaan untuk bisa memenuhi kebutuhan tenaga kerjanya adalah adanya manpower planning.
Jadi, seorang HR manager tidak hanya bisa mengelola operasional karyawan namun juga bisa berpikir secara strategis salah satunya dengan menyusun manpower plan.
Manfaat Manpower Planning Untuk Perusahaan
Penerapan manpower planning secara strategis mampu memberikan dampak tidak hanya pada HRD saja namun bisnis secara keseluruhan.
Berikut beberapa manfaat yang bisa didapatkan oleh perusahaan melalui manpower planning yang baik:
- Meningkatkan produktivitas bisnis karena perusahaan mampu memperkirakan jumlah dan jenis tenaga kerja serta teknologi yang dibutuhkan
- Perusahaan mampu memiliki tenaga kerja yang berkualitas sesuai dengan kebutuhan dan target bisnis yang ingin dicapai
- Mampu mendeteksi adanya permasalahan secara dini dalam sistem manajemen terutama di bidang HR sekaligus bagaimana strategi mitigasinya
- Mampu menciptakan administrasi tenaga kerja yang efisien sehingga ketika ada turnover karyawan, perusahaan tidak memiliki posisi yang kosong yang menyebabkan kepincangan di dalam organisasi
- Mempermudah HR manager untuk mengambil langkah keputusan strategis dalam mengembangkan tenaga kerja baik dari segi teknologi, skill, hingga kepuasan karyawan.
- Mengutip Deloitte, manpower planning mampu mengefisiensi biaya tenaga kerja. Hal ini karena perusahaan bisa menganggarkan jumlah tenaga kerja dan biaya yang harus dikeluarkan secara tepat
- Mampu menciptakan kepuasan pelanggan. Dengan adanya manpower planning yang baik, secara otomatis manajemen perusahaan memiliki sistem dan standar yang baik dan hal tersebut berdampak pada kepuasan pelanggan.
Baca juga: Manfaat Pengelolaan Database Karyawan bagi Perusahaan
Proses dan Langkah dalam Menyusun Manpower Planning
Sebagai pedoman, ada 4 langkah utama dalam menyusun manpower planning secara strategis, yaitu sebagai berikut.
1. Ketahui Kondisi dan Rencana Bisnis Perusahaan
Meski manpower planning adalah proses tanpa henti yang berjalan secara berkelanjutan, tentu perusahaan setiap tahunnya memiliki rencana bisnis dan evaluasi kondisi saat ini dan di masa depan.
HR manager dalam hal ini harus berkoordinasi dengan seluruh departemen dan unit bisnis. Apa rencana strategis dari masing-masing unit bisnis dana apa saja yang dibutuhkan.
Untuk mengenal perusahaan Anda agar sejalan dengan manpower planning, setidaknya harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:
- Jumlah tenaga kerja saat ini, berapa unit bisnisnya, dan tipe pekerjaan yang ada saat ini
- Budaya kerja saat ini. Apakah sudah memenuhi ekspektasi baik bagi perusahaan, karyawan, dan pelanggan
- Prioritas tujuan bisnis baik jangka pendek maupun jangka panjang
- Jenis individu dan skill apa yang dibutuhkan oleh tiap-tiap bisnis unit
- Ketahui juga tahap growth circle di perusahaan Anda, apakah startup, growth, mature, atau decline. Nantinya ini menentukan kapasitas tenaga kerja yang dibutuhkan
- Potensi risiko bisnis baik yang sudah ada maupun di masa depan
2. Memetakan Kebutuhan Tenaga Kerja Perusahaan di Masa Depan
Langkah selanjutnya adalah dengan memetakan kebutuhan tenaga kerja di masa depan atau manpower forecasting.
Melalui manpower forecasting, Anda bisa memperkirakan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dan kemampuan apa yang dimiliki oleh tenaga kerja tersebut.
Manpower forecasting sendiri memiliki dua pendekatan yaitu internal dan eksternal.
Analisis internal meliputi:
- Analisis ahli (expert analysis) dengan melibatkan seluruh karyawan termasuk pemangku masing-masing departemen dan juga C-level. Bisa berupa survei atau diskusi informal
- Analisis beban kerja (workload analysis) dengan memperhatikan budaya kerja yang sudah ada, fungsi, serta skill apa yang paling dibutuhkan oleh masing-masing departemen atau unit bisnis
- Analisis tenaga kerja (workforce analysis) yaitu memperhatikan jumlah rekrutan, tingkat turnover tahunan, rekaman absensi dengan aplikasi online, dan performa karyawan
- Analisis lainnya yang berkaitan dengan tenaga kerja seperti analisis keuangan, bisnis, dan lainnya.
Sementara analisis eksternal meliputi:
- Analisis tren pasar tenaga kerja yang dibutuhkan dan dampaknya bagi perusahaan
- Analisis pihak ketiga. Baik itu stakeholder yang mampu menyediakan data eksternal maupun suplai teknologi yang mampu mendukung proses manpower planning perusahaan. Misalnya penggunaan aplikasi rekrutmen karyawan.
Baca juga: Mengenal Apa Itu Performance Management Tools
3. Susun Program Tenaga kerja
Langkah selanjutnya adalah menyusun program tenaga kerja yang meliputi model proses rekrutmen, Standar Operasional Prosedur, dan penempatan tenaga kerja.
Selain itu, perlu diingat bahwa dalam manpower planning, perusahaan tidak hanya berfokus mendapatkan tenaga kerja yang dibutuhkan namun juga bagaimana cara mempertahankannya.
Program kompensasi, jam kerja, absensi, kemudahan akses, dan cara-cara lainnya agar karyawan memiliki tingkat kepuasan yang tinggi kepada perusahaan pun pantang Anda lewatkan.
4. Mendesain Program Pengembangan Tenaga Kerja
Terakhir adalah melakukan pengembangan tenaga kerja untuk memenuhi permintaan skill yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, manpower planning tidak hanya berfokus pada rekrutmen talenta baru. Namun mengembangkan talenta yang sudah ada.
Mengutip laporan Huawei melalui Future of Work: 2022 Digital Talent Insight, ada tiga program utama yang bisa diterapkan oleh perusahaan dalam program pengembangan tenaga kerja, yaitu:
- Leadership: Membangun budaya tenaga kerja pada tahap manajemen sehingga nantinya tenaga kerja yang ada memiliki mindset yang sama sesuai dengan visi perusahaan
- Upskilling dan reskilling: Mengembangkan skill karyawan yang sudah ada atau memperkenalkan skill baru kepada karyawan
- New skilling: Memberikan keterampilan baru kepada lulusan baru misalnya melalui program magang atau pelatihan eksternal
Aplikasi Mekari Talenta Bisa Bantu Perencanaan SDM Dengan Lebih Baik
Salah satu strategi dalam melakukan manpower planning adalah dengan mengandalkan pihak ketiga. Salah satunya adalah teknologi di bidang HRIS.
Melalui teknologi HRIS, Anda bisa memanfaatkan data tenaga kerja secara lebih mudah dan komprehensif. Data ini nantinya bisa Anda gunakan dalam menentukan arah bisnis ke depannya terutama di bidang HR.
Menurut laporan Gartner, baru 12% perusahaan yang baru memanfaat data tenaga secara efektif terutama dalam membantu mengambil keputusan bisnis.
Salah satu penyedia teknologi aplikasi HRIS di Indonesia adalah Mekari Talenta.
Mekari Talenta adalah penyedia aplikasi HRIS meliputi aplikasi absensi online, payroll, performance management, employee self-service, hingga fitur pengelolaan database karyawan.
Selain itu melalui fitur database karyawan aplikasi Mekari Talenta, Anda bisa melakukan personalisasi data karyawan, mengelola data karyawan yang besar dalam hitungan menit, memperbarui data secara real-time, dan personalisasi aturan HR secara khusus.
Dengan segala fitur tersebut, Anda bisa mengelola data karyawan menjadi data komprehensif yang membantu Anda dalam menyusun perencanaan SDM perusahaan jadi lebih baik.
Jika Anda berencana melakukan perencanaan SDM dalam waktu dekat, konsultasikan permasalahan HR Anda bersama tim sales kami sekarang juga.
