Anda pasti pernah mendengar ChatGPT, Bard, atau Bing Chat. Ya, ketiganya adalah satu dari sekian banyak dari platform generative AI.
AI atau artificial intelligence adalah sebuah program komputer yang dapat meniru kecerdasan kognitif manusia. Seperti memecahkan suatu masalah, memilah-milih, dan pekerjaan lainnya yang umum dikerjakan oleh manusia.
AI sendiri memiliki peran dan fungsi yang berbeda-beda. Salah satunya generative AI. Lalu, apa itu generative AI? Bagaimana perannya di industri khususnya di bagian HR?
Menjawab pertanyaan tersebut, Mekari Talenta mencoba menjelaskannya melalui artikel berikut ini.
Pengertian generative AI
Generative AI adalah sebuah sistem berbasis algoritma yang mampu mengubah perintah menjadi sesuatu yang baru dengan hasil mirip seperti apa yang dikerjakan oleh manusia.
Sesuatu yang baru di sini bisa berupa mentah atau jadi seperti teks, artikel, gambar, instruksi, video, audio, hingga kode.
Belakangan, meski banyak pro-kontra, generative AI mulai jamak digunakan di berbagai bidang. Mulai dari social media, desain grafis, administrasi, marketing, bahkan HR.
Peran generative AI pada HR juga tidak terlepas dari kemudahan yang ditawarkan terutama untuk pekerjaan yang sifatnya operatif dan repetitif.
Pendekatan humanis yang dilakukan HR juga bisa diimplementasi secara maksimal menggunakan generative AI. Lalu, kenapa HR perlu menguasai hal ini?
Kontribusi generative AI dalam HR
Sama seperti pekerjaan lain, generative AI dapat digunakan untuk membantu pekerjaan jauh lebih mudah bahkan dengan hasil yang lebih baik. Hal ini pun berlaku dengan HR.
Ada banyak pekerjaan HR yang dapat dioptimasi dengan generative HR. Mulai dari pekerjaan strategis, operasional, hingga layanan karyawan. Lalu, apa saja itu?
Membantu proses rekrutmen karyawan
Generative AI mampu membantu perusahaan dalam melakukan proses rekrutmen. Bahkan menurut riset, hampir 70% perusahaan di dunia sudah menggunakan AI dalam proses rekrutmen.
Salah satu bentuk dari fungsi AI dalam proses rekrutmen karyawan adalah proses screening resume yang masuk, latar belakang pelamar, menjadwalkan interview, hingga layanan informasi yang bisa diakses oleh pelamar.
Bahkan, fungsi generative AI pada HR lebih jauh bisa merangkum seluruh sekaligus menjaring data calon karyawan sehingga proses rekrutmen jauh lebih efisien dan cepat.
Melakukan analisis data karyawan dengan cepat dan mudah
Sebagai HR manager, Anda pasti pernah ingin melihat data tertentu secara komprehensif, cepat, dan otomatis? Melalui generative AI, Anda bisa melakukannya.
Teknologi satu ini memungkinkan HR mampu menganalisis data karyawan sesuai dengan parameter yang diinginkan, data historis tertentu, dan tentunya lebih komprehensif.
Misalnya, melalui generative AI, Anda bisa mengetahui tren absensi karyawan A, berapa kali cuti yang sudah diambil dalam setahun, bahkan data-data absensi karyawan A di periode-periode sebelumnya.
Membantu HR dalam mengambil keputusan strategis lebih cepat
Cara berpikir kognitif AI yang selayaknya manusia, membuat Anda bisa mendapatkan pertimbangan keputusan strategis dengan cepat.
Bahkan, dengan penggunaan prompt yang tepat Anda tidak hanya mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan langkah strategis. Namun juga hasil akhir keputusan bisa juga dijabarkan oleh generative AI.
Memberikan akses layanan yang lebih baik bagi karyawan
Keberadaan teknologi AI ini juga memungkinkan Anda memiliki sistem layanan HR yang lebih mudah diakses oleh karyawan.
Dengan kata lain, generative AI tidak hanya digunakan oleh HR manager tapi seluruh karyawan untuk mengakses segala kebutuhan administratif karyawan.
Kemudahan akses ini juga bukan berarti tanpa efek. Dengan kemudahan akses ini memungkinkan tingkat kepuasan karyawan Anda meningkat yang membuat karyawan Anda lebih happy dan engaged terhadap perusahaan.
Otomatisasi Pekerjaan yang Repetitif
Pada akhirnya, benang merah dari penggunaan generative AI adalah menjadikan pekerjaan yang repetitif menjadi lebih praktis dan otomatis.
Teknologi ini memungkinkan pekerjaan repetitif seperti merekap data, memilah data, menghitung payroll, hingga mengubah data karyawan jauh lebih cepat.
Jika pekerjaan repetitif ini dapat diselesaikan hanya dalam hitungan detik, HR pada akhirnya bisa lebih fokus pada hal-hal strategis terutama mendukung organisasi karyawan yang memiliki pendekatan human-sentris.
Transformasi HR dan bisnis
Menurut Boston Consulting Group, transformasi HR bisa membuat perusahaan memiliki 5 hal berikut ini.
- Platform employee self-service yang memungkinkan karyawan bisa mengakses kebutuhan administratif HR
- Proses administratif yang terotomasi sehingga lebih efektif, efisien, dan hemat biaya
- Proses operasional dan transaksi antara HR dengan karyawan yang lebih cepat dan tepat. Misalnya rekrutmen, payroll, hingga evaluasi kinerja
- Data yang komprehensif sesuai dengan kebutuhan HR
- Kualitas hubungan eksternal yang lebih baik. Entah itu antara perusahaan-konsumen atau perusahaan dengan vendor
Jika melihat penjelasan di atas, fungsi generative AI tidak hanya dari sisi manajemen. Transformasi HR juga berdampak pada organisasi secara holistik terutama karyawan.
Mengutip Gartner, selama ini banyak HR perusahaan yang masih fokus pada hal-hal administratif misalnya mengelola payroll, rekap timesheet, atau hal-hal yang sifatnya regulatif.
Pada akhirnya HR hanya berfokus melihat dari sisi manajemen dan cenderung tidak menguntungkan karyawan.
Dampaknya, turnover karyawan tinggi dan produktivitas menurun karena tidak merasa dihargai, dilibatkan, atau tidak puas terhadap perusahaan.
Hal ini terbukti, masih mengutip Boston Consulting Group, penggunaan AI pada HR bisa meningkatkan produktivitas hingga 30% terutama pada siklus HR mulai dari penyusunan strategi, rekrutmen, operasional, hingga retensi.
Melalui penggunaan generative AI, HR bisa melakukan pekerjaan administratif hanya dalam hitungan detik. Fokusnya pun tidak lagi terbagi.
Dengan kata lain HR bisa lebih berfokus pada hal-hal strategis dan bisa bersaing di industri dari sisi HR. Salah satunya adalah talent war.
Studi kasus penggunaan generative AI pada HR
Sebagai gambaran, berikut beberapa studi kasus penggunaan generative AI pada HR yang jamak digunakan oleh kebanyakan perusahaan saat ini.
Screening CV
Perusahaan bisa melakukan screening sesuai dengan profil, pengalaman, job desc, riwayat akademis, dan parameter lain sesuai dengan kebutuhan dalam jumlah banyak dan otomatis.
Bahkan AI juga bisa melakukan skoring berdasarkan parameter yang ditentukan oleh HR tadi
Tentu hal ini bisa membuat Anda mendapatkan kandidat secara efektif, cepat, dan tepat dalam jumlah banyak.
Asesmen kemampuan dan kinerja
Melalui generative AI, HR bisa melakukan asesmen skill yang dibutuhkan oleh perusahaan. Misalnya Anda membutuhkan karyawan di bidang quality assurance.
Anda bisa mengandalkan AI untuk membuat studi kasus yang harus dipecahkan sekaligus membuat AI membandingkan hasil dari masing-masing kandidat.
Memilah Data sesuai Kebutuhan
Semakin besar bisnis Anda tentu semakin besar jumlah karyawan yang dimiliki. Belum lagi dengan berbagai data yang kompleks. Mulai dari jabatan, timesheet, payroll, hingga data-data analisis seperti performa dan turnover.
Hadirnya generative AI ini memungkinkan Anda bisa memilah sekaligus menganalisis data karyawan yang dibutuhkan secara spesifik.
Misal, Anda ingin melihat performa sekaligus tingkat turnover di divisi tertentu, dengan menggunakan teknologi AI, Anda bisa mendapatkan hasil data yang komprehensif.
Help desk
Salah satu studi kasus generative AI yang cukup jamak digunakan bagi first adopter teknologi satu ini yaitu menjadikannya sebagai platform help desk yang dapat digunakan baik oleh karyawan maupun HR.
Bagi karyawan, fitur ini memungkinkan mereka untuk mendapatkan informasi secara lengkap terkait aturan, performa mereka, jumlah sisa cuti, bahkan tren gaji yang diterima.
Masih banyak studi kasus lainnya yang bisa Anda gunakan untuk aktivitas operasional HR Anda. Misal mengubah suara phone call menjadi teks, membuat format timesheet, hingga perhitungan payroll untuk kondisi kontrak tertentu.
Tantangan dan pertimbangan etis
Penggunaan generative AI bukan tanpa tantangan. Bahkan penggunaanya sering kali mengalami titik buntu karena pertimbangan etis seperti berikut.
- Masalah keamanan privasi. Generative AI tentunya mengambil banyak data secara kognitif. Risiko data privasi karyawan yang sangat sensitif bisa saja diolah oleh generative AI ini.
- Adanya bias informasi. Hingga artikel ini ditulis, generative AI masih dalam tahap pengembangan di mana data yang diambil pun bisa saja tidak tepat dan dapat menimbulkan bias. Jika digunakan serampangan, perusahaan bisa memperoleh informasi yang keliru.
- Meski mampu berpikir secara kognitif, kekurangan AI adalah rasa empati. Misal, ketika Anda menggunakan AI dalam proses rekrutmen. Hal ini bisa menimbulkan rasa ketidakpercayaan kandidat apakah informasi yang disampaikan oleh mereka benar-benar dipahami oleh AI.
Jika melihat risiko tersebut, penggunaan AI juga harus diiringi dengan kebijakan humanis dari HR itu sendiri. Dengan kata lain HR tidak bisa bergantung sepenuhnya terhadap AI.
Setidaknya HR memahami dasar-dasar pengetahuan dan keilmuan terkait manajemen SDM, undang-undang, dan hal-hal lainnya yang berkaitan dengan administrasi organisasi.
Kesimpulan
Generative AI merupakan salah satu bentuk transformasi digital yang mana HR tidak terlepas dari hal tersebut agar mampu bersaing di tengah gempuran industri digital.
Selain itu, HR bisa berfokus pada hal-hal strategis karena hal operasional sudah dapat diselesaikan dengan teknologi tersebut.
Meski begitu, penggunaan AI juga perlu dilakukan penuh kesadaran akan risiko keamanan dan etika privasi. Sehingga perusahaan juga harus menyiapkan SDM-nya agar bisa beradaptasi dengan teknologi satu ini.
Di Indonesia, teknologi AI di bidang HR sendiri sudah bisa Anda temukan di salah satu software HRIS yaitu Mekari Talenta dengan nama Airene.
Airene adalah fitur generative AI yang terintegrasi dengan software HRIS Mekari Talenta. Hadirnya Airene pada Mekari Talenta bisa mengoptimalkan kinerja tata kelola HR Anda.
Melalui Airene, Anda bisa mengetahui data-data yang dibutuhkan mulai dari tingkat turnover, siapa karyawan yang sering absen, dan data-data lain yang diolah secara personalized.
Apabila penasaran, Anda bisa mencoba Airene dari Mekari Talenta dan konsultasi secara gratis sekarang juga.
