Payroll compliance merupakan salah satu aspek krusial dalam manajemen sumber daya manusia di perusahaan.
Pengelolaan penggajian tidak hanya berkaitan dengan pembayaran gaji tepat waktu, tetapi juga menyangkut kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan dan perpajakan yang berlaku.
Kesalahan dalam payroll dapat berdampak langsung pada hak karyawan serta menimbulkan risiko hukum bagi perusahaan.
Sebagai kewajiban hukum, payroll compliance berfungsi sebagai bentuk perlindungan terhadap karyawan agar mereka menerima hak upah, tunjangan, dan potongan secara adil dan transparan.
Di sisi lain, kepatuhan penggajian juga melindungi perusahaan dari sanksi administratif, denda, maupun potensi sengketa ketenagakerjaan.
Oleh karena itu, memahami dan menerapkan payroll compliance dengan baik menjadi kebutuhan mendasar bagi setiap organisasi.
Apa Itu Payroll Compliance?
Payroll compliance atau kepatuhan penggajian adalah kondisi di mana perusahaan menjalankan seluruh proses penggajian sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Hal ini mencakup perhitungan gaji, pemberian tunjangan, pemotongan pajak, hingga pelaporan payroll kepada instansi terkait.
Cakupan payroll compliance meliputi berbagai komponen penting, seperti gaji pokok, tunjangan tetap dan tidak tetap, potongan gaji, pajak penghasilan (PPh 21), iuran jaminan sosial, serta pelaporan rutin dan tahunan.
Dengan payroll compliance yang baik, perusahaan dapat memastikan bahwa seluruh proses penggajian berjalan akurat, konsisten, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Baca juga: Perbandingan Waktu Proses Payroll Manual vs Sesudah Otomasi: Mana yang Lebih Efisien?
Mengapa Payroll Compliance Penting bagi Perusahaan?
Payroll compliance memiliki dampak langsung terhadap kelangsungan bisnis perusahaan. Kepatuhan yang baik membantu menjaga hubungan kerja yang sehat, meningkatkan kepercayaan karyawan, dan mendukung stabilitas operasional.
Karyawan yang merasa haknya dipenuhi dengan benar cenderung memiliki tingkat kepuasan dan loyalitas yang lebih tinggi.
Sebaliknya, ketidakpatuhan dalam penggajian dapat menimbulkan berbagai risiko. Dari sisi hukum, perusahaan dapat dikenakan sanksi administratif atau denda.
Dari sisi finansial, kesalahan payroll berpotensi menyebabkan pembengkakan biaya akibat koreksi dan penalti. Sementara dari sisi reputasi, masalah penggajian dapat merusak citra perusahaan sebagai tempat kerja yang profesional dan terpercaya.
Elemen Penting dalam Payroll Compliance
Agar berjalan dengan baik dan minim risiko hukum, perusahaan perlu memperhatikan beberapa elemen utama berikut:
1. Perhitungan dan Pembayaran Gaji Karyawan
Perusahaan wajib memastikan bahwa seluruh komponen gaji, seperti gaji pokok, tunjangan tetap dan tidak tetap, uang lembur, serta insentif, dihitung secara akurat dan dibayarkan tepat waktu.
Perhitungan ini harus mengacu pada:
- Kontrak kerja karyawan
- Struktur dan skala upah perusahaan
- Upah minimum yang berlaku
- Ketentuan jam kerja dan lembur
Kesalahan dalam perhitungan gaji dapat menimbulkan ketidakpuasan karyawan serta berpotensi melanggar regulasi ketenagakerjaan.
2. Potongan Gaji dan Pajak Payroll
Payroll compliance juga mencakup kewajiban perusahaan dalam melakukan pemotongan gaji sesuai ketentuan yang berlaku. Potongan ini meliputi:
- PPh Pasal 21 sebagai pajak penghasilan karyawan
- BPJS Kesehatan
- BPJS Ketenagakerjaan (JHT, JKK, JKM, dan JP jika berlaku)
Perusahaan tidak hanya wajib menghitung potongan dengan benar, tetapi juga menyetorkannya tepat waktu ke instansi terkait. Keterlambatan atau kesalahan setor dapat dikenakan sanksi administratif hingga denda.
Baca juga: Cut-off dalam Penggajian: Definisi, Proses, dan Dampaknya
3. Pelaporan Payroll dan Pajak Akhir Tahun
Selain pemotongan dan pembayaran, perusahaan juga wajib melakukan pelaporan payroll secara rutin. Kewajiban ini meliputi:
- Laporan pajak bulanan (SPT Masa PPh 21)
- Penerbitan bukti potong pajak untuk karyawan
- Pelaporan SPT Tahunan PPh Badan
- Rekap data penghasilan dan pajak karyawan selama satu tahun
Pelaporan yang tertib dan akurat membantu perusahaan menghindari risiko pemeriksaan pajak dan sanksi hukum.
4. Dokumentasi dan Arsip Payroll
Perusahaan harus menyimpan seluruh dokumen payroll sebagai bagian dari kepatuhan administratif. Dokumen ini mencakup:
- Slip gaji
- Rekap penggajian
- Bukti setor pajak dan BPJS
- Bukti potong PPh 21
Dokumen payroll perlu disimpan secara aman dan rapi dalam jangka waktu tertentu sesuai ketentuan hukum, untuk keperluan audit atau pemeriksaan di kemudian hari.
Regulasi Payroll dan Pengupahan di Indonesia
Dasar hukum payroll di Indonesia diatur dalam berbagai regulasi ketenagakerjaan. Salah satunya adalah Undang-Undang No. 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja, yang membawa sejumlah perubahan dalam pengaturan ketenagakerjaan dan pengupahan.
Regulasi ini kemudian dijabarkan lebih lanjut melalui Peraturan Pemerintah No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan.
Dalam regulasi tersebut, pemerintah mengatur kebijakan pengupahan yang mencakup upah minimum, struktur dan skala upah, pembayaran lembur, hak cuti, serta komponen upah yang wajib dipenuhi oleh perusahaan.
Prinsip dasar pengupahan yang harus dijunjung adalah keadilan, non-diskriminasi, dan upah yang setara untuk pekerjaan dengan nilai yang sama.
Baca juga: Memahami Payroll Cycle: Pengertian dan Jenis-Jenisnya
Tantangan Payroll Compliance yang Sering Dihadapi HR
Dalam praktiknya, tim HR dan payroll sering menghadapi berbagai tantangan dalam menjaga kepatuhan penggajian, antara lain:
1. Perubahan regulasi yang dinamis
Update kebijakan ketenagakerjaan dan perpajakan yang terjadi secara berkala menuntut perusahaan untuk terus menyesuaikan sistem payroll.
2. Risiko kesalahan payroll manual
Penggunaan proses manual atau spreadsheet meningkatkan potensi human error dalam perhitungan gaji dan pajak.
3. Beban administrasi HR dan payroll yang tinggi
Banyaknya data, dokumen, dan proses berulang membuat tim HR sulit fokus pada pengelolaan SDM yang bersifat strategis.
Cara Memastikan Kepatuhan dalam Penggajian
Agar payroll compliance dapat terjaga secara konsisten dan berkelanjutan, perusahaan perlu menerapkan langkah-langkah strategis yang tidak hanya fokus pada proses penggajian, tetapi juga pada sistem, data, dan kedisiplinan administrasi. Berikut penjelasannya:
1. Menggunakan Software Payroll
Penggunaan software payroll seperti Mekari Talenta membantu perusahaan mengotomatisasi proses perhitungan gaji, pajak, dan berbagai potongan secara sistematis.
Dengan sistem otomatis, risiko kesalahan manual (human error) seperti salah hitung gaji, pajak, atau lembur dapat diminimalkan secara signifikan.
Selain itu, software payroll umumnya telah disesuaikan dengan regulasi ketenagakerjaan dan perpajakan yang berlaku, sehingga perhitungan PPh 21, BPJS Kesehatan, dan BPJS Ketenagakerjaan dapat dilakukan secara lebih akurat dan konsisten.
Hal ini sangat membantu HR dan finance dalam menjaga kepatuhan tanpa harus menghitung ulang secara manual setiap periode.
2. Mengelola Jadwal Penggajian dan Pelaporan Secara Konsisten
Kepatuhan payroll juga sangat bergantung pada ketepatan waktu. Oleh karena itu, perusahaan perlu menetapkan kalender payroll yang jelas dan terdokumentasi dengan baik. Kalender ini mencakup:
- Tanggal pembayaran gaji karyawan
- Batas waktu penyetoran pajak dan iuran jaminan sosial
- Jadwal pelaporan pajak bulanan dan tahunan
Dengan jadwal yang konsisten, perusahaan dapat menghindari keterlambatan pembayaran atau pelaporan yang berpotensi menimbulkan denda dan sanksi administratif.
Konsistensi juga membantu membangun kepercayaan karyawan terhadap sistem penggajian perusahaan.
3. Memastikan Klasifikasi Karyawan dan Pencatatan Kehadiran yang Akurat
Klasifikasi karyawan memiliki dampak langsung terhadap perhitungan gaji, pajak, dan iuran BPJS. Kesalahan klasifikasi dapat menyebabkan ketidaksesuaian perhitungan payroll dan berujung pada pelanggaran regulasi.
Selain itu, data kehadiran yang akurat (absensi, cuti, izin, dan lembur) menjadi fondasi utama dalam penghitungan gaji.
Sistem absensi yang terintegrasi dengan payroll membantu memastikan bahwa setiap jam kerja, keterlambatan, atau lembur tercatat dengan benar dan transparan.
4. Melakukan Penyetoran Potongan Gaji Secara Rutin dan Tepat Waktu
Setelah melakukan pemotongan gaji, perusahaan memiliki kewajiban untuk menyetorkan pajak dan iuran jaminan sosial ke instansi terkait sesuai dengan batas waktu yang telah ditentukan. Penyetoran yang terlambat atau tidak sesuai jumlah dapat menimbulkan:
- Denda administratif
- Sanksi bunga
- Risiko pemeriksaan atau audit
Oleh karena itu, perusahaan perlu memastikan bahwa proses penyetoran dilakukan secara rutin, terdokumentasi, dan dapat dilacak dengan baik sebagai bagian dari sistem kontrol internal payroll.
Kesimpulan
Payroll compliance merupakan fondasi penting dalam pengelolaan SDM dan kepatuhan regulasi perusahaan.
Dengan memastikan perhitungan gaji, pajak, dan pelaporan dilakukan sesuai ketentuan, perusahaan dapat melindungi hak karyawan sekaligus meminimalkan risiko hukum dan finansial.
Di tengah kompleksitas regulasi dan operasional payroll, penggunaan software payroll menjadi solusi yang relevan untuk mendukung perhitungan otomatis gaji, pajak, serta penyediaan slip gaji digital yang sesuai regulasi.
Dengan sistem yang tepat, perusahaan dapat menjaga payroll compliance secara lebih akurat, efisien, dan berkelanjutan.
Menjaga payroll compliance bukan hanya soal memahami regulasi, tetapi juga memastikan seluruh proses penggajian dijalankan secara konsisten, akurat, dan terdokumentasi dengan baik.
Untuk itu, perusahaan membutuhkan software payroll yang mampu mengotomatisasi perhitungan gaji, pemotongan pajak, serta pelaporan sesuai regulasi ketenagakerjaan dan perpajakan di Indonesia.
Fitur Payroll dari Mekari Talenta membantu perusahaan mengelola payroll secara end-to-end, mulai dari integrasi data absensi, perhitungan PPh 21 dan BPJS, hingga penyediaan slip gaji digital dengan audit trail yang jelas.
Dengan sistem terpusat dan berbasis cloud, HR dan tim keuangan dapat mengurangi risiko kesalahan manual, meningkatkan kepatuhan, serta menghemat waktu operasional secara signifikan.
Jika perusahaan Anda ingin memastikan payroll compliance tetap terjaga sekaligus meningkatkan efisiensi penggajian, saatnya beralih ke Mekari Talenta Payroll sebagai solusi payroll modern yang dirancang khusus untuk kebutuhan bisnis di Indonesia.
Tunggu apalagi? Coba gratis demo aplikasinya dengan menghubungi tim sales kami sekarang juga.
