Cara Melakukan Negosiasi Bisnis dengan Strategi yang Tepat

Negosiasi sebenarnya adalah aktivitas yang sering Anda lakukan setiap hari. Tidak hanya saat berbelanja, obrolan ringan dengan teman bisa saja terjadi proses negosiasi di dalamnya.

Namun berbeda dalam konteks bisnis, negosiasi punya cara dan strategi tersendiri agar aktivitas ini dapat memberikan hasil yang diinginkan baik bagi Anda dan pihak lainnya.

Bagaimana cara dan strategi negosiasi yang tepat pada bisnis? Simak dan simpan artikel ini untuk jadi bahan bacaan Anda.

Apa itu Negosiasi?

Mengutip Investopedia, negosiasi adalah komunikasi strategis antara dua atau beberapa pihak yang bertujuan untuk memecahkan masalah yang dapat diterima oleh masing-masing pihak tersebut.

Menurut Calum Coburn, negosiasi terjadi ketika adanya konflik antara dua pihak atau terdapat pihak yang membutuhkan pihak lainnya untuk memecahkan masalah.

Selain itu, menurut Roger Fisher dan William Ury dalam buku Getting to Yes, pihak-pihak yang melakukan negosiasi memiliki kepentingannya masing-masing.

Perlu dicatat, tipe komunikasi dalam negosiasi biasanya berbentuk offering (penawaran) dan receiving (penerimaan) di mana pihak yang bernegosiasi saling tawar-menawar untuk mencapai suatu kesepakatan.

Oleh karena itu, sebuah negosiasi khususnya dalam situasi formal seperti bisnis harus dibekali dengan langkah strategis. Hal ini karena negosiasi sangat memengaruhi jalannya bisnis perusahaan.

Misalnya saja negosiasi antara konsumen dan sales. Tanpa negosiasi yang efektif, Anda bisa saja kehilangan potensi penjualan.

Contoh lainnya, negosiasi Anda dengan karyawan. Jika dilakukan tanpa strategi, Anda bisa kehilangan karyawan terbaik Anda.

Elemen Utama dalam Negosiasi

Mengutip Harvard Law School, sebuah negosiasi yang efektif setidaknya harus memiliki 7 elemen berikut ini:

• Komunikasi. Adanya pertukaran informasi antar pihak yang terlibat. Selain itu cara penyampaian komunikasi juga memengaruhi jalannya negosiasi.
• Kepentingan. Dalam negosiasi, kepentingan merupakan acuan penting dalam menyampaikan argumen atau informasi. Kepentingan bisa berupa keinginan, hal yang merugikan, kebutuhan, dan motivasi.
• Pilihan atau penawaran. Tanpa adanya pilihan atau penawaran, kesepakatan dalam negosiasi tidak akan terjadi. Adanya pilihan menjadikan pihak-pihak mampu melihat peluang yang saling menguntungkan.
• Analisis alternatif. Sebelum membuat pilihan, sebagai negosiator Anda harus melakukan analisis alternatif untuk menghindari negosiasi yang alot.
• Legitimasi. Negosiasi membutuhkan legitimasi seperti dokumen pengajuan dan persetujuan. Hal ini dilakukan apabila terjadi sengketa atau konflik yang berasal dari negosiasi dapat dipertanggungjawabkan.
• Hubungan baik. Negosiasi yang baik didasari atas hubungan yang baik sebelum maupun pasca negosiasi agar kesepakatan bisa berjalan berkelanjutan.
• Komitmen. Sebuah negosiasi bersifat terikat dan harus dipatuhi oleh pihak yang terlibat ketika sudah menemui kata sepakat.

Baca juga: Efisiensi: Pengertian, Jenis, dan Pentingnya dalam Bisnis

Ciri-ciri Negosiasi

Sebuah komunikasi dapat dikatakan sebagai negosiasi apabila memiliki ciri-ciri berikut.

• Adanya pihak-pihak yang terlibat dan memiliki kepentingan. Contoh: Karyawan dengan perusahaan, perusahaan dengan vendor
• Adanya pokok permasalahan. Contoh: Karyawan menuntut kenaikan gaji
• Adanya media komunikasi. Contoh: Diskusi terbuka, interview, atau media daring seperti video conference atau email
• Adanya pertukaran informasi: Contoh: Karyawan menginginkan alasan kenapa perlu adanya kenaikan gaji dan perusahaan mengemukakan kondisi perusahaan saat ini
• Adanya tawar-menawar (bargaining). Contoh: Perusahaan akan menaikkan gaji perusahaan apabila target penjualan tercapai sekian persen
• Adanya jangka waktu. Contoh: Waktu dilakukannya negosiasi hingga terjadi kata kesepakatan
• Adanya evaluasi. Contoh: Selama pasca-negosiasi, apakah pihak-pihak menjalankan apa yang menjadi kesepakatan atau tidak

Tujuan Negosiasi dalam Bisnis

Segala aktivitas bisnis bisa dikatakan bersifat transaksional. Baik antara perusahaan-karyawan, perusahaan-vendor, perusahaan-pesaing, atau perusahaan dengan pihak eksternal lainnya.

Di antara pihak satu dengan lainnya pasti memiliki kepentingan sehingga dibutuhkan negosiasi agar aktivitas transaksional tersebut berjalan lancar dan efektif.

Secara lengkap, berikut beberapa tujuan adanya negosiasi dalam bisnis.

Mengembangkan Bisnis

Melalui negosiasi, perusahaan bisa memaksimalkan nilai bisnis guna mengembangkan bisnis dengan lebih baik.

Contohnya, negosiasi dengan vendor untuk mengatur harga agar tetap terjaga sehingga keuntungan menjadi maksimal atau mencari vendor baru saat bisnis ingin melakukan eskalasi bisnis.

Menjaga Hubungan Baik

Setiap hubungan baik harus dijaga. Bagi bisnis hal ini penting karena akan memengaruhi citra dan operasional bisnis.

Contoh: Negosiasi gaji karyawan agar hubungan antara perusahaan dan karyawan terjaga dengan baik.

Resolusi Konflik

Hubungan transaksional dalam bisnis pasti akan menemui konflik yang berpotensi merugikan bisnis. Dalam hal ini, negosiasi sering dijadikan sebagai alat untuk meresolusi konflik.

Contoh, Ketika perusahaan berkonflik dengan masyarakat sekitar atau ketika konsumen mengeluhkan produk yang diterima.

Mengelola Risiko

Negosiasi juga dapat digunakan untuk melakukan mitigasi atau mengelola risiko yang terjadi pada bisnis.

Contoh, Negosiasi dengan vendor penyedia jasa layanan keamanan siber untuk memastikan keamanan data perusahaan terjaga.

Menjaga atau Meningkatkan Keunggulan Kompetitif Bisnis

Keunggulan kompetitif merupakan aspek penting yang membuat bisnis memiliki keunggulan dibanding pesaing.

Misalnya, menjaga sistem layanan konsumen yang sudah dikenal baik oleh konsumen dan menjaga hak eksklusif untuk memegang proyek tertentu.

Memastikan Kepatuhan (Compliance) Bisnis tetap Terjaga

Negosiasi memastikan bahwa perusahaan dan pihak-pihak yang terkait sudah mematuhi aspek hukum agar terhindar dari pelanggaran atau sengketa hukum.

Misalnya, persetujuan kerjasama, negosiasi gaji dan kontrak kerja, adanya merger atau akuisisi dengan perusahaan lain.

Menjaga Stabilitas Bisnis

Setiap perusahaan pasti akan mengalami perubahan. Entah itu restrukturisasi organisasi atau perubahan kebijakan dan sistem.

Negosiasi ini lah yang memastikan bahwa semua pihak menyetujui adanya perubahan-perubahan tersebut.

Baca juga: Skill Penting dan Contoh Technopreneurship di Era Digital

Macam Jenis Strategi Negosiasi

Jenis-jenis strategi negosiasi yang cukup populer bahkan menjadi acuan untuk teori strategi negosiasi modern adalah apa yang dikemukakan oleh Calum Coburn.

Mungkin Anda hanya mengenal win-win negotiation. Namun Calum Coburn membagi 5 jenis strategi negosiasi berdasarkan model konflik dan jenis perilaku pihak yang bernegosiasi.

1. Kolaboratif atau Integratif

Jenis strategi negosiasi kolaboratif atau disebut juga integratif merupakan kondisi dimana yang jamak disebut dengan win-win solution.

Pihak-pihak yang bernegosiasi sama-sama mendapatkan keuntungan bahkan dapat memaksimalkan kepentingan masing-masing.

Biasanya, negosiasi jenis ini terjadi ketika pihak-pihak yang terlibat memiliki tujuan yang sama dan memiliki sisi tawar-menawar yang rendah.

Contoh, perusahaan software as a service (SaaS) di bidang HR bekerjasama dengan perusahaan rintisan yang sedang berkembang dan ingin memaksimalkan proses operasional HR.

Dalam hal ini perusahaan SaaS mendapatkan klien dan perusahaan rintisan dapat memaksimalkan operasional HR-nya.

Adapun ciri-ciri strategi negosiasi kolaboratif adalah sebagai berikut.

• Daya tawar-menawar rendah atau hampir tidak ada konsesi
• Adanya kepentingan bersama
• Komunikasi cenderung fleksibel dan terbuka
• Membuka peluang dan potensi dari masing-masing pihak

2. Kompetitif atau Distributif

Jenis strategi negosiasi yang cenderung memiliki daya tawar-menawar yang cenderung tinggi sehingga adanya pihak yang kalah.

Negosiasi yang juga dikenal dengan win-lose solution ini biasanya terjadi ketika pihak-pihak yang terlibat berusaha mempertahankan prinsip dan kepentingan yang memaksa pihak lainnya untuk menerima.

Contoh, perusahaan makanan terkenal melakukan negosiasi dengan vendor periklanan terkemuka sehingga harga sewanya cukup tinggi.

Namun perusahaan makanan tersebut berusaha menekan harga karena ingin berekspansi dalam waktu

Di sisi lain, vendor tersebut juga memiliki daya tawar yang tinggi karena portofolio yang cukup bagus sebagai pengiklan.

Melihat situasi tersebut, baik perusahaan makanan maupun perusahaan pengiklan dalam prosesnya akan mengalami kekalahan.

Adapun ciri-ciri strategi negosiasi kompetitif adalah sebagai berikut.

• Adanya konsesi
• Proses negosiasi panjang dan adanya tarik-ulur
• Masing-masing pihak memberikan tekanan

3. Menghindar

Strategi yang juga dikenal dengan lose-lose solution ini adalah strategi untuk menunda negosiasi karena tidak adanya titik temu, komunikasi berjalan alot, atau ketidakpastian antara pihak yang bernegosiasi.

Negosiasi menghindar biasanya terjadi dengan melibatkan lebih dari dua pihak atau adanya pihak-pihak sekunder lain yang terlibat.

Contoh, negosiasi untuk mendapatkan hak eksklusif proyek tertentu antara pihak pemilik proyek dan beberapa vendor yang biasanya berujung dengan penundaan untuk mengkaji ulang kerjasama.

Contoh lainnya, perusahaan menunda untuk menjadikan karyawan tertentu sebagai karyawan tetap karena adanya restrukturisasi organisasi.

Adapun ciri-ciri strategi negosiasi menghindar adalah sebagai berikut.

• Negosiasi tidak dilakukan sekali dan membutuhkan waktu lama
• Kesepakatan akhir biasanya tidak sama dengan kesepakatan awal
• Komunikasi bersifat terbuka dan berkelanjutan selama proses penghindaran

4. Akomodatif

Meski dikenal dengan win-lose solution seperti negosiasi kompetitif namun tujuan dari negosiasi akomodatif berbeda.

Negosiasi akomodatif terjadi ketika pihak yang satu lebih dominan dibanding dengan pihak lainnya.

Tujuannya adalah untuk membuka peluang baru, menghindari konflik, dan menjaga hubungan baik.

Contoh, perusahaan instalasi listrik rintisan melakukan negosiasi dengan perusahaan hotel terkemuka.

Adanya dominasi dari perusahaan hotel tersebut membuat perusahaan tadi menerima pekerjaan dengan bayaran yang lebih kecil namun dengan syarat.

Apabila perusahaan instalasi listrik tadi memiliki kinerja baik, maka hotel mau menjadikan perusahaan instalasi tadi menjadi vendor tetap.

Adapun ciri-ciri strategi negosiasi akomodatif adalah sebagai berikut.

• Dominasi dari satu pihak
• Adanya potensi untuk negosiasi lainnya
• Pengorbanan jangka pendek dengan konsesi jangka panjang

5. Kompromi atau Tawar-Menawar

Negosiasi yang terjadi ketika pihak satu dan lainnya saling menerima penawaran namun masing-masing pihak tetap diuntungkan.

Dengan kata lain, kesepakatan terjadi karena sama-sama memiliki keuntungan meskipun ada kepentingan yang tidak dapat diterima.

Contoh, negosiasi antara Sony dan Disney untuk membuat saga film Spider-Man. Properti intelektual (IP) film Spider-Man masih dipegang oleh Sony, di sisi lain Disney tetap mendapatkan keuntungan dari film tersebut.

Dalam hal ini, meski IP film Spider-Man masih dipegang Sony, ketika kerjasama berlangsung Sony tidak diizinkan untuk membuat film Spider-Man sendiri.

Adapun ciri-ciri strategi negosiasi akomodatif adalah sebagai berikut.

• Adanya trade-off atau pihak-pihak mengorbankan sesuatu untuk keuntungan lainnya
• Komunikasi terbuka dan fleksibel
• Biasanya melibatkan pihak ketiga untuk mengawasi proses negosiasi
• Pendekatan negosiasi dilakukan bertahap

Tahapan Negosiasi

Ada lima tahapan penting dalam proses negosiasi yaitu sebagai berikut.

1. Persiapan

Dalam hal ini pihak negosiator melakukan riset informasi pihak lain serta analisis alternatif yang akan dijadikan sebagai bahan negosiasi.

2. Pembukaan

Bisa disebut juga proses pendekatan dimana pihak-pihak yang terlibat memperkenalkan diri, menjelaskan motif atau tujuan, dan menetapkan hal-hal lainnya. Seperti tempat, suasana, dan syarat-syarat negosiasi.

3. Penawaran

Pihak-pihak melakukan komunikasi bolak-balik seperti menyampaikan penawaran dan permintaan, serta menjawab, menolak, atau menerima konsesi.

4. Dokumentasi atau Penutupan

Termasuk di dalamnya merangkum poin penting, pernyataan tindak lanjut baik dari kesepakatan yang tercapai maupun tidak, hingga penandatanganan perjanjian.

5. Evaluasi

Proses untuk menilai kembali apakah negosiasi yang disepakati berjalan sesuai rencana atau tidak dan menjadi acuan untuk negosiasi selanjutnya baik dengan pihak yang sama maupun berbeda.

Tips Melakukan Negosiasi

Berikut beberapa tips ketika Anda ingin melakukan negosiasi bisnis:

• Persiapan matang termasuk di dalamnya menganalisis alternatif-alternatif penawaran dalam negosiasi
• Fokus pada masalah yang dibahas bukan pihak yang diajak negosiasi baik.
• Fokus pada kepentingan bukan posisi Anda saat ini. Contoh: Dari pada hanya bilang saya ingin naik gaji kepada perusahaan, lebih baik berikan alasan kenapa Anda butuh kenaikan gaji dan kemukakan apa saja yang bisa Anda tawarkan
• Jangan libatkan emosi dan tetap profesional
• Kenali beberapa taktik konsesi. Misalnya, red herring yaitu mengalihkan topik, hardball atau memainkan emosi, dan taktik konsesi lainnya
• Terbuka dan fleksibel dengan kemungkinan yang ada
• Jangan ragu untuk meminta waktu jeda untuk berdiskusi dengan tim
• Sewa negosiator atau arbitrator profesional
• Jika negosiasi melibatkan banyak pihak, sempatkan untuk melakukan one-on-one dengan pihak yang ingin Anda ajak negosiasi

Demikian penjelasan singkat tentang strategi negosiasi bisnis di mana setiap strategi memiliki pendekatan yang berbeda tergantung situasi dan jenis konflik yang sedang dihadapi.

Negosiasi bisnis juga melibatkan antara Anda sebagai pemilik perusahaan dengan karyawan biasanya terkait gaji dan jenjang karir.

Pastikan, ketika karyawan ingin membuka negosiasi terkait gaji atau jenjang karir, Anda memiliki informasi yang cukup sebagai bahan pertimbangan.

Seperti kinerja karyawan, tren tenaga kerja di perusahaan Anda hingga pemetaan karyawan di seluruh organisasi.

Semua itu sejatinya bisa diakses dengan mudah saat ini melalui software HRIS Mekari Talenta.

Melalui fitur Talent Development, Anda bisa mengetahui informasi karyawan dari berbagai aspek seperti pemetaan karyawan, kinerja karyawan, dan informasi lainnya.

Pahami fitur-fitur Mekari Talenta di sini dan permudah proses negosiasi Anda dengan karyawan.